出差及访客管理制度.doc
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文件编号
修订日期
版本
页数
文件名称
出差及访客管理制度
ZX-HR-009
2017-12-30
A
4of4
0.1Revisionhistory修订履历
版本
Revision
修订内容概述
Summarizetherevisioncontents
日期
Date
修订者
RevisedBy
A
首次发行
2017-12-30
罗**
0.2Documentreview&approvalpage文件评审&批准
审批部门
Approval
负责人
Owner
签名/日期
Signature/Date
审批部门
Approval
负责人
Owner
签名/日期
Signature/Date
Preparedby
编制者
罗**
Checkedby
审核者
Approvedby
批准者
■
GM
总经理
全**
■
FG
财务部
蒋**
■
HR
人事行政部
魏**
■
PMC
物控部
***
■
PD
生产部
孙**
■
PE&RG工程研发部
黄**
■
QA
品质部
周**
■
IT
信息技术部
黄**
一、目的：
为了规范出差操作流程，加强出差预算的管理；同时为了加强外来人员进入公司的管理，保证公司正常生产和工作秩序，确保公司商业及技术机密不被窃取，保障公司人员与财产安全，特制定本管理制度。
二、制度适用部门：
财务部、行政人事部、PMC部、生产部、工程研发部、品质部、信息技术部。
三、制度适用范围：
本出差及访客管理制度适用于公司全体员工因公出差的各级员工、出差所涉及的所有事项，以及各部门因业务需要而接待来访人员。
四、定义：
4.1出差：
是指工作人员为了工作需要（如：
联系业务、开展销售、采购等）离开公司驻地而外出办理公事，或者到常驻工作地以外的地点、地区、城市工作或担任临时职务。
4.2来访：
各类供应厂商、协力厂商、客户、应聘者、合作伙伴、政府部门、村委、物业等，提前与我司相关部门人员预约，来我司洽谈与处理事务的相关情况。
五、具体制度如下：
5.1出差管理：
5.1.1公司根据工作需要，安排员工出差，受派遣的员工，无特殊理由应服从公司的安排。
5.1.2公司员工出差应填写《出差申请表》经部门负责人签字后方可外出，经理级人员出差，《出差申请表》需经总经理签字后方可外出，特殊情况下，可先向上司进行口头或者电话形式的申请，事后再补正式书面的《出差申请表》。
同时，还需要在confluence系统的日程表中进行登记，说明出差的姓名、起止时间、出差事项等。
5.1.3出差的员工应该提前做好出差的准备，选择好合适的交通工具出行，提前预订好车票或机票。
5.1.4公司员工在外出差时，应注意个人的人身安全和财产安全，保持较高的个人警惕。
5.1.5在出差过程中，员工应按公司规定的费用标准，选择好用餐、住宿与交通工具，合理地降低出差费用。
5.1.6员工出差完成返回公司后，应在1个工作日内提交相应单据给行政人事部制作考勤，向上级做好出差工作汇报，并在2个工作日内，填写《现金支出证明单》按审批手续及时到财务部进行报销。
5.1.7公司员工差旅费报销标准：
5.1.7.1公司员工出差分“长途”和“短途”两种，即当天能往返的出差为“短途”，出差时间超过一天的为“长途”。
5.1.7.2出差地点区分为省内、省外、港澳台地区、港澳台以外地区四种；
5.1.7.3短途出差者，不能享受住宿费用的报销；
5.1.7.4出差住宿费用的报销标准（元/人/天，币种为人民币）：
职务
省内
省外
港澳台及以外地区
总经理
200-300
300-400
500-800
部门经理级
150-200
200-300
400-600
一般职员
50-80
80-150
5.1.7.5出差餐费用的报销标准:
下班时间已经批准在外面出差的可直接报销餐费，当天出差超过晚上24:
00的须经过上级批准后方可报销夜宵餐费，公司不报销早餐费，餐费报销标准如下：
A.生产部一线工人经上司批准外出，出差每餐15元；
B.写字楼职员及生产车间组长级人员，出差每餐25元；
C.经理以上级别人员，在广东省内，每餐25元；
D.经理以上级别人员，在省外、港澳台每餐40元；
E.经理以上级别人员，在境外（含港澳台以外地区），每餐折算人民币不能超出100元。
5.1.7.6出差交通费用的报销标准：
A.原则上公司员工外出办事，可选择性乘坐合适的交通工具，如：
公交车、滴滴打车、出租车、大巴车、火车、高铁、轮船、飞机；
B.公司员工在本市内出差，原则上只报销公交车费，因特殊情况要滴滴打车或者乘出租车的，须经上级批准后方可报销车费，无特殊情况，不得报销出租车票或者滴滴打车费用；
C.员工长途出差的交通费、部门经理级以上人员的海、陆、空交通费按出差规定的往返地点、里程，凭票据核准报销；
D.公司员工出差需要乘坐飞机的，须由总经理批准，并由公司统一订票。
5.2访客管理：
5.2.1预约客人（包括供应厂商、协力厂商、客户、应聘者、合作伙伴、政府部门、村委、物业等）来访，应首先确认好自己的时间，避免因自己外出或有其它事情而让客人久等；
5.2.2客人来访（包括供应厂商、协力厂商、客户、应聘者、合作伙伴、政府部门、村委、物业等），需要提前准备好接待的会议室，避免出现会议室被占用现象；
5.2.3前台应主动、热情地接待访客，询问来访事项并引导客人登记，传递和反馈被访问部门来访信息；
5.2.3公司重要的客户来访时，接待人员需提前知会行政人事部及相关部门做好准备工作，包括茶水、饮料、水果、小吃等；
5.2.4普通客人来访，由前台人员引导访客落座，俸上茶水，或者由接待人员亲自俸上茶水；
5.2.5接待人员如果需要其他人员协助洽谈业务的，应提前通知陪同人员，陪同人员应做好相应的资料准备工作；
5.2.6未经允许或者无接待人接待的访客，公司将拒绝其进入办公区域、仓库区域和生产区域，对擅自闯入公司者，相关工作人员须即时阻拦并通报上级；
5.2.7访客离开后，前台或者相应接待人员需对接待区域的桌、椅进行及时清洁和整理归位。
六、支持文件/单据
6.1《出差申请单》；
6.2《现金支出证明单》；
6.3《访客证》；
6.4《访客登记表》；
七、备注
7.1未尽事宜，将在实施中不断修改完善；
7.2本管理制度，最终解释权归行政人事部、总经办；
7.3本管理制度自2018年01月10公布，2018年01月15日试运行。
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