会议管理制度.docx

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会议管理制度

XXXX有限公司

会议管理制度（试行）

第一条为及时分析山东舜世鸿业投资有限公司各项工作开展情况，全面准确地把握各下属分公司及集团本部各部门工作运行状况，为舜世公司科学决策和加强宏观把控，微观指导提供依据，特制订本制度。

第二条会议要求：

一、会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。

二、会议应注重质量，提高效率。

会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化。

三、讲求实效。

会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，以会议表格的形式落实，责任到人、到岗、到具体完成时间。

四、严格会议纪律。

会议主办部门应加强会议管理，做好会议安排和会议记录；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。

五、严守保密制度。

未经批准或未形成决议向外公布前，不得泄露会议的有关内容和重大事项，否则，一经查实，从严处理。

第三条本制度适用于集团及各部门的工作会议和专业会议。

第四条集团各类会议及其安排如下：

一、集团办公会

（一）集团办公会每月召开一次，定于每月月底最后一周周四，具体时间由行政办公室落实并通知相关人员；

（二）集团办公会研究决定公司重大事项以及通报重要事项，主要内容：

1.各分公司、各部门主要负责人汇报工作情况，下一步工作打算，以及需公司及集团层面需要解决的问题和工作建议；；

2.舜世集团领导点评分析前一阶段工作情况，安排部署下一阶段工作思路及措施。

3.需要会议决定的问题，制度。

4.各分公司及各部门主要负责人的汇报材料要充分反映本公司、部门的工作实际情况，制度、现场、人员管理情况等情况，把解决实际工作中出现的新问题、新难点作为下一步工作的突出重点。

（三）集团办公会参加人员：

集团公司领导成员；各分公司负责人，各部门负责人。

董事长主持会议。

（四）集团办公会议定事项形成《集团办公会纪要》（参见附件2）及《月度工作计划及督办表》（参见附件3），由董事会办公室根据会议记录完成并落实跟踪反馈。

（五）集团办公会需讨论的有关文件会前需要送达与会人员阅研。

（六）集团办公会的材料、记录、纪要均为公司涉密文档，由董事会办公室妥善保存，并于下一年度的二月底前归档。

查阅会议材料、记录、纪要须经总经理批准。

二、公司工作周例会

（一）集团、各分公司、各部门实行周例会工作制度。

工作例会每周召开一次，定为周一上午9:

30召开。

（二）会议由主要负责人主持，各部门负责人参加。

（三）周例会的主要内容是：

会议主持人通报重要事项；各部门负责人汇报本部门上周工作情况，对照上周会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议；提出部门本周工作计划；会议主持人安排和部署下周公司整体工作并提出工作要求。

（四）周例会会议纪要由集团行政办公室、各分公司办公室负责组织和记录，议定事项形成《周例会会议纪要》，各分公司报集团行政办公室备案。

三、公司专项会议

（一）公司专项会议是公司领导依据公司工作部署和要求，按照工作分工或受总经理委托，就专项工作召开的办公会议。

（二）专项会议由总经理或其他公司领导成员召集和主持，有关部门负责人参加。

（三）会议由专项工作主办部门负责组织和记录，行政办公室配合。

会议议定事项形成《专项会议纪要》，由专项工作主办部门起草，经行政办公室审核，报主持会议的公司领导签发，集团行政办备案。

四、部门例会

（一）部门例会分为部门周例会和部门月例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。

（二）部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。

（三）部门例会的主要内容是：

部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报上周/上月工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本周/本月工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下周/下月工作要点、具体安排和有关要求。

（四）部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求，并经部门负责人审核签字确认。

五、公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。

第五条会议安排与统筹

一、会议安排的原则为：

小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。

各类会议的优先顺序为：

集团办公会、周例会、部门会议。

二、因处置突发事件而召集的紧急会议不受本规定限制。

第六条会议准备

一、会议通知遵照以下规定：

1、会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人员和会务服务提供部门；

2、会议通知形式一般为当面沟通、电话通知以及其他便捷式通知。

二、会议的其它准备工作遵照以下规定：

1、会议主办部门应提前准备好会议资料（如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等）；行政办公室协助其落实并清洁、布置会场，准备会议所需的各种设施、用品等；

2、集团召开的公司级会议会务服务统一归口行政办公室负责。

3、各部门召开会议需用公司会议室的，应向行政办公室书面提出，由行政办公室统筹安排。

第七条会议组织

一、参会人员须遵守以下规定：

　　1、应准时到会，并在《会议签到表》（参见附件1）上签到；

　　2、会议发言应言简意赅，紧扣议题；

　　3、遵循会议主持人对议程控制的要求；

　　4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；

　　5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或静音，原则上不允许接听电话，如须接听，需请示会议主持人同意后离开会场接听；

　　6、做好本人的会议纪录。

二、会议记录。

　　公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。

会议记录应遵守以下规定：

1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；

　　2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；

　　3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；

　　4、会议原始记录应于会议当日，会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名；

5、做好会议考勤记录、原始记录的日常归档、保管工作。

　　三、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：

　　1、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政办公室存档备查；

　　2、各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送行政办公室统一归档备查；

　　3、会议记录为公司的机密档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司档案管理制度和保密制度的有关规定执行。

第八条会议跟进

一、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实；

二、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；

三、行政办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况以电子邮件形式发人力资源部、集团总经理，将作为考核当事人工作的依据；

四、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。

第九条管理权责和处罚

一、行政办公室负责公司级会议的统筹协调及本制度的执行监督。

二、会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。

三、迟到、早退、缺席

　　1、迟到：

参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；

　　2、早退：

凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;

　　3、缺席：

凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。

四、处罚

　　1、无正当理由迟到、早退每次处20元的罚款；

　　2、无正当理由缺席每次处以50元的罚款；

3、凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。

第十一条附则　

一、本制度解释修改权归行政办公室。

二、凡本制度未明确规定的奖惩，按公司有关规定执行。

三、本制度由签发之日起生效。

XXXX有限公司

20XX年X月X日

附件1：

会议签到表

会议密级：

秘密□机密□绝密□

会议时间:

年月日时分至时分

会议地点:

会议名称:

会议类型：

会议主持人:

会议记录人：

会议签到：

姓名

时间

姓名

时间

缺席人员：

备注：

1、会议实行签到制度，不准代签、补签，否则一律按缺勤处理。

2、本考勤表会议结束后与会议纪要一同整理归档，其作为绩效考核和处罚的依据。

3、缺席、病假、迟到、早退、事假应详细注明。

附件2：

会议纪要

会议名称

会议时间

年月日时至时

会议地点

主持人

记录人

出席人员

缺席人员

主要议题

会议议程与发言内容

备注

附件3：

XXXX有限公司

月度工作计划及督办表

会议类型

序号

本月主要任务或存在的问题

下月工作计划及安排

汇报部门及汇报人

领导审批意见

落实情况及措施

备注

1

2

3

4

1、由会议纪要人将会议中的问题按照此格式汇总反馈，报请领导审批，由负责人签收。

2、相关部门及责任人需将落实情况及措施及时反馈。

3、会议中出现的跨部门的问题，不便于各部门自己协调的问题，由董事会办公室统一报总经理协调，并将上月会议问题落实情况及措施于会议上进行通报。