新的人事管理规定.docx

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新的人事管理规定

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第二节　人事管理规定

一、事务处理细则　

（一）总则

第一条　本办事细则依照本公司组织规程制定。

第二条　本公司一般业务行政管理，悉依本细则规定办理，其未经规定事项，适用有关作业程序。

（二）分层负责

第三条　为提高工作效率，严密管理业务与行政，实施分层负责办法，特划分各级主管职责，以处理所属业务。

第四条　总经理职责：

依据有关规定，领导监督所属部门人员，管理本公司全盘业务。

第五条　秘书室总经理特别助理职责：

1．对于个案研究分析与可行性方案拟议。

2．本公司重大兴革事项建议。

3．协助总经理处理公司重要业务或特定业务。

第六条　秘书室总经理执行秘书职责：

1．协助总经理处理公司公文行政作业事项。

2．文稿的撰拟、修校、翻译与档案保管事项。

3．公司会报议程编排及法律事务联络。

4．协助总经理追踪、查催各部门应办事项。

第七条　秘书室专案工作人员职责（简称专员）：

1．执行总经理交办专案的研究、企划、分析、调整。

2．必要时可应各部门主管申请或总经理指派，对各部门主管提供建议或技术支援。

第八条　室、部、组（科）第一级主管职责：

1．承总经理或副总经理指示，负责处理职责有关各项业务。

2．业务范围内各项规定及其工作方案的拟议。

3．业务范围内工作进度、业务绩效及其利弊兴革的报告与建议。

4．对所属人员（含配属）的工作绩效与生活行为考评。

5．审核有关作业文件，视其性质内容，决定初步处理方式，并对所属人员提出要求。

6．业务范围内紧急事件权宜处理或立即转呈核示等。

7．业务内涉及其他单位的协调联系。

8．向总经理提供政策性建议。

9．代行文稿或以室、部、科等一级单位名义行文范围：

（1）处理要点已经签奉核准，按照规定程序具备手续，其业务内不涉及其他部门职责。

（2）研究计划方案，撰述工作报告所需资料的搜集或其意见的征询。

（3）查催该业务有关文书报表。

（4）其他规章所示授权该室、部、组（科）自行处理的文件。

第九条　各部门二级主管或专案工作人员职责：

1．依据作业程序所示要求及上级主管指示，处理该部门经常业务。

2．工作范围内作业程序的研拟。

3．妥善分配所属及配属人员工作，并确实督导达成工作要求，考核其工作表现与工作成果。

4．择拟签稿，并就所属人员签拟作业内容、引用规章体例、措辞等，审阅其是否翔实妥当。

5．业务内有关各项应用资料搜集、汇总、分析。

6．业务内定期作业报告统计资料编制。

7．业务范围内重要工作动态核签。

8．主管业务的检查改进与研究发展。

（三）业务分工

第十条　为明确划分各部门业务权责，分别制定下列条例。

第十一条　秘书室掌理下列事项：

1．公文处理程序的拟订与实施事项。

2．公文的收发、登记、编号及分送事项。

3．文稿的撰拟、修校、翻译、封发与档卷保管事项。

4．公文查催与追踪事项。

5．公司会报议程的编排及记录印发保管事项。

6．各项通知撰拟协调事项。

7．总经理办公会有关文书处理，会议程序编排，记录印发保管事项。

8．综合性计划、报告撰拟事项。

9．有关本公司印信事项。

10．法律事务联络处理。

11．公司重要合同保管与联系及条文增删修改的建议事项。

12．公司大事纪要汇总记载。

13．专案研究、调查、计划的建议处理事项。

14．秘书业务及一般性公共关系。

15．图书、文物的搜集、整理、保管。

16．与顾问联系协调事项。

17．总经理临时交办事项的协调处理。

第十二条　财务室负责下列事项：

1．财务管理与会计制度的研究、设计。

2．年度预算的拟订、执行。

3．财务计划的拟订、执行及控制。

4．年度预算的汇编、控制及执行分析。

5．会计凭证的编制、审核及保管。

6．会计账册的登记、处理与保管。

7．税务会计事项的处理。

8．成本的计算及分析。

9．结算及决算报告的编制。

10．账目及存货的盘查。

11．应收账款的整理及催收事项。

第十三条　本公司管理部分设行政科、电脑科负责下列事项：

1．资产管理事项。

2．电脑化内部档案系统作业事项。

3．人事、日常事务的企划及管理事项。

4．每天财务收支管理事项。

5．本公司行政事务注意事项。

第十四条　本公司于××市设立营业部，为市场经营机构，设置经理一名，秉承总经理之命，负责营业部工作的推行，必要时可设置副经理给予协助。

第十五条　营业部分设营业科、开发科和业务科，分别管理：

1．开发客户的计划及其实施。

2．客户订单的接洽、估价及其联络事项。

3．客户订单作业、设计完稿的处理联络事项。

4．客户订单印刷及运送处理事项。

5．客户货款收缴及催收事项。

6．客户间的联络及维持长期关系所必须注意的处理事宜。

7．同业行情收集、研究并反馈给公司。

8．达成业务目标是一切努力的最终目标。

第十六条　本公司在××工业区设立加工厂，设置厂长一名，秉承总经理之命，负责××业务，必要时可设副厂长协助。

第十七条　厂务部分设总务科、××科、××科、××科。

1．总务科（分设储运组、安全组、杂务组）

（1）关于原料完成品的保管及运输事项。

（2）关于厂区人员、物品等出入管理事项。

（3）关于厂内安全卫生事项的维护。

（4）关于员工伙食的供应事项。

（5）关于厂区其他事务的处理事项。

2．制版科（分设打字组、划稿组、制版组）

（1）根据印刷订单制作印刷打字、美工完稿。

（2）根据完稿制成分色版。

3．印刷科（分设合版组、主机组、追印组、装订组、包装组）

（1）印刷设备的维护及清洗。

（2）印刷工作的进行。

（3）印刷成品的装订及包装工作。

4．厂务科

（1）厂区人事管理事项。

（2）厂区原料的采购事项。

（3）生产计划的协调及管理工作。

（4）成品质量监督的管理事项。

（5）零用金的管理事项。

（四）服务守则

第十八条　各级工作人员应遵守的规定：

1．恪守员工服务准则。

2．各级工作人员对该部门业务有关的作业规定、专业知识决定其业务的发展，所以应力求充分了解，并须经常研习。

3．各级工作人员均应遵照本公司各种规定与要求，根据上级指定分配的工作与职责，接受上级指导，达成任务，同时尊重同事的职责，本着分工合作精神，互为联系，力求配合。

4．各级工作人员处理公司业务，选拟文稿应注意下列要点：

（1）处理具体事务必须全面了解情况。

（2）提供的建议、意见必须确实可行。

（3）各项要求必须贯彻始终。

（4）人力、财力必须合理运用。

（5）观察评判必须公正客观。

（6）称谓、数字必须准确无误。

（7）确保业务机密。

（8）不得积压公务。

（9）恪尽职责，防止一切可能发生的危险及损害。

（10）对每一问题多加思考，积极献策。

（11）维护公司权责与荣誉。

5．各级工作人员对于该部门业务研究处理，应有自己的处理方法，除有特殊事故，或规定欠明，不能自行决定外，不得事事呈请上级核示，推诿责任。

6．各级工作人员差假外出，必须觅妥代理人或由该部门主管指定代理人，代理期间的职权行使，应由代理人负责。

7．各级工作人员，均应按照规定工作时间到达工作场所，公务闲暇时自行研习业务有关书刊，不得有影响工作形象及妨碍他人工作的不当行为。

8．服务成绩优异者或违反以上守则规定者，应由主管部门查证事实，分别视其情节轻重，依据人事规定，给予奖励或惩处。

（五）综合核实

第十九条　各部门负责的各项业务，均应悉心斟酌，就其工作内容、工作要求、工作方法、作业流程等分别制定管理规章、业务范围、工作程序等呈准施行，作为该部门处理业务的准则。

第二十条　各级工作人员，应就该部门主管交付的任务，按照有关规定，具述职责内容（工作说明书）送请人力资源部详鉴查核，以专责成。

第二十一条　本公司为谋业务行政的兴革、改进及经营事业的发展，可视个别事实需要，临时指定人员设置小组或委员会，待相关工作结束，即行解散。

第二十二条　本公司定期或不定期召集主管及有关人员举行业务交流，决议通过的事项应严格执行。

第二十三条　有关室、部、组（科）定期或业务会报比照办理，但会报决定事项关系到业务成败的，仍须签报上级核准办理。

二、人事作业程序　

（一）总则

第一条　为使本公司人事作业正规化、制度化，能在有序可循的情况下，使本公司人事统一、脉络一贯，并加强人力资源部与各部门间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制订本程序。

（二）职能

第二条　人事作业负责单位隶属于管理部（科），设科长一人，承上级之命，　负责下列全盘人事业务。

1．依据公司业务需要，研究组织职责及权责划分的改进方案。

2．配合公司经营目标，依据人力分析及人力预测的结果，拟订人力资源发展计划及人员编制数额，并根据人力发展计划，筹划各项教育及训练。

3．设计、推行及改进人事管理制度及其作业流程，并确保其有效实施。

4．经与各部门主管会商，拟定每一职位的工作标准及其所需资格、条件，以求适才适所。

5．依生活水准、薪资市场情况及公司政策，建议研订合理的员工待遇。

6．制定各项员工福利与工作安全措施，并维持员工与公司间和谐关系。

第三条　人力资源部另设专员及办事员各若干名，分别负责下列工作：

1．专员：

（1）行政公文处理；

（2）员工征信调查及对保工作；

（3）招募行政工作；

（4）考绩行政工作；

（5）培训工作。

2．办事员：

（1）资料档案管理；

（2）劳保行政工作；

（3）考勤行政工作。

第四条　人力资源部组织关系：

1．受秘书处主任指挥及监督，并向其直接报告。

2．以诚恳友善的态度与其他部门协调、联系，并就其所提出的有关本部门工作的询问、质疑予以解答。

3．在权限内督导各部门有关人事事宜。

4．为达成本公司的任务，与其他有关方面建立并保持必要的联络。

（三）组织

第五条　为了完成本公司的任务与目标，而将应处理的工作做适当安排，对所有员工贯彻执行，制定本公司“组织系统表”，并视情况每年定期检查修订。

（四）体制

第六条　区分组织中纵的性质与横的程度及其交错的结构体制，据此而设定本公司“职位（等）及职称配置表”作为人事管理基础。

（五）工作分析

第七条　公司确立组织体制及人事措施实行前，须将各项工作职责的任务，　以及工作人员的条件等予以分析研究，做成“职务说明书”作为人事行政的依据。

（六）分层负责

第八条　为明确划分各层人员的人事权责，拟定“人事权限划分表”，表中所列的权责，各层人员均应确实负责办理，不得借故推诿，实施时如遇困难或特别事情发生，应向上一级人员请示后予以处理。

（七）编制

第九条　本公司为推行业务及基于人事预算控制，对各部门可设职称及可　用人员数量予以规定，订立各部门编制汇总表并视情况每年定期检查修订。

（八）人力控制

第十条　根据编制，本公司定期召开人力检查会，就现有人员适职与否、流动率、缺勤情况及应储备人力及需求人力做正确、客观的检查建议，作为人力资源部研订人力计划，办理开拓人力来源的参考依据。

第十一条　人员拨补申请作业程序如下：

1．各部门如须增补人员，先至人力资源部领取“人员增补申请单”，填妥后汇人力资源部办理。

2．人力资源部接到申请单后，应调查所申请人员是否符合编制需求，其职位薪资预算是否在控制内，其需要时机是否恰当等问题。

3．人力资源部调查后，即就申请人员的来源做正确的拟办建议，呈总经理核准后，根据指示办理招募预备工作。

4．人员拨补申请单经批示完毕后，均应转回申请部门，人力资源部凭副本办理。

（九）人员招聘与甄选

第十二条　人员招募作业程序如下

1．人力资源部收集一定时期内的求职人员信息，即行拟订招募计划，内容包括下列项目：

（1）招募职位名称及名额；

（2）资格条件限制；

（3）职位预算薪金；

（4）预定任用日期；

（5）通报稿或登报稿（信息发布方式）拟具；

（6）资料审核方式及办理日期（截止日期）；

（7）考试方式及日程安排（含面谈主管安排）；

（8）场地安排；

（9）准备事项（通知单、海报、公司宣传资料等）。

2．信息发布：

即将招募消息告诉大众及求职人，内容如下：

（1）登报征求：

先拟广告稿，估计刊登费，决定何时刊登何报，然后联络报社。

（2）同仁推荐：

以海报或公告方式进行。

　　3．应征信处理：

（1）诉求消息发出后，会收到应征资料，经审核后，对合格应征者发出“初试通知单”及“甄选报名单”，通知前来本公司接受笔试或面试。

（2）不合格者的应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应给予退件。

为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发出“谢函”也是应有的礼貌。

4．考试：

新进人员甄选考试分笔试及面谈两种方式。

（1）笔试包括下列内容：

①专业测验（由申请部门拟订试题）；

②定向测验；

③领导能力测验（适合领导级）；

④智力测验。

（2）面谈：

由申请部门主管、人事主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：

①要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松；

②要了解自己所要获知的答案及问题点；

③要了解自己要告诉对方的问题；

④要尊重对方的人格；

⑤将口试结果随时记录于“面谈记录表”。

（3）如初次面谈不够周详，无法做有效参考，可再发出“复谈通知单”，再次安排约谈。

5．背景调查：

经初试合格，初步决定的人选，视情况应做有效的背景调查。

6．结果评定：

经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需，经评定录取人员，由人事主管及用人主管会商进用日期后发给“报到通知单”，并安排职前训练有关准备工作。

7．注意事项：

应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。

（十）任用

第十三条　经核定录用人员，由人力资源部依据甄选报名单发给“报到通知单”，请于报到时携带下列资料：

1．员工资料卡；

2．本人证件相片　×　张；

3．户籍誊本；

4．身份证复印件；

5．体检表；

6．学历证件复印件；

7．专业技术任职资格证书复印件；

8．其他必要资料。

第十四条　领导层人员任用，视情况可发给“聘任书”。

　　第十五条　新进人员于报到日，人力资源部即发给“报到程序单”，并检收其应缴资料，若资料不全，应限期补办，否则首月薪资可暂扣发。

第十六条　人力资源部随后应亲切有礼地引导新进人员依报到程序单上的顺序，　逐项协助办理下列：

1．领取员工手册及识别证；

2．制考勤卡并解释使用；

3．领制服及制服卡（总务科主办）；

4．领储物柜锁匙（总务科主办）；

5．若有需要，填“住宿申请单”；

6．登记参加劳保及参加工会；

7．视情况引导参观公司各部门及安排职前训练。

　　第十七条　前条逐项办理完毕后，人力资源部即填制“新进人员简介及到职通知”，引导新进人员向部门主管报到，由部门主管收存到职通知后依“职前介绍表”逐项给予说明，并于报到程序单上签章交回人力资源部，表示人员报到完毕。

第十八条　人力资源部依据报到程序单随后应办理下列事项：

1．填“人员变动情况记录簿”。

2．登记人力资源部管理用的“人员状况表”。

3．填制“薪资通知单”办理核薪。

4．收齐报到应缴资料（扶养亲属申报表转会计科）连同甄选报名单建立个人资料档案，编号列管。

（十一）试用

第十九条　新进人员试用期为三个月（作业员为40天），届满前一周由人力资源部提供“考核表”，分甲（领导人员）、乙（一般人员）两种，并登记被考核人试用期间出勤资料，依人事权限划分表顺序，逐级考核。

第二十条　人力资源部根据考核表发给“试用期满通知＂。

第二十一条　人力资源部发出试用期满通知后，并依不同的批示，分别办理下列事项：

1．试用不合格者，另发给通知单。

2．调（升）职者，由人力资源部办理任用手续。

3．薪资变更者，由人力资源部填制“薪资通知单”办理调薪。

第二十二条　前条办理完毕后，考核表应归入个人资料袋中。

第二十三条　新进人员在试用期中，表现不合要求，所在部门主管认为有必要停　止试用时，可立即提前办理考核，并填写申请单，报请权限主管核定停止试用。

（十二）职位变更

　第二十四条　晋升（升职、升等、升级）及降级由申请人填写申请手续及办理临时考核，转人力资源部签注意见后，呈权限主管批示。

第二十五条　调职由申请人填写申请手续送调职部门会签，转人力资源部签注意见后，呈权限主管核定。

第二十六条　未批准的升、降、调申请单退回申请部门。

经批准的申请单则由人力资源部依据发布“人事变更通知”，副本抄送申请部门及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职。

若职称变更或工作部门变更，副本应抄发财务部门，通知薪资变更名册。

第二十七条　经批准的岗位变更，涉及调整薪资者，人力资源部应根据人事变更结果，填制“薪资通知单”办理调薪，呈核后转财务部门。

第二十八条　解聘

1．凡符合解聘规定者，由人事主管与所在部门主管商定后填写申请单，签注原因后转呈总经理核准，然后发给“解聘通知单”（副本抄送会计所在部门核发遣散费）及“离职通知单”通知办理离职手续，办妥后始可发给遣散费。

2．解聘工作应另参照人事管理规章中有关规定办理。

第二十九条　免职

1．凡合于免职规定者，可由所在部门主管或人力资源部填写申请单并签署意见后，呈总经理核准，发给离职通知单通知办理离职手续并核发薪资。

2．免职申请应参照人事管理规章中有关规定办理。

第三十条　经批准离职案件，人力资源部应填制薪资通知单办理停薪，转会　计科作业。

第三十一条　人力资源部应依据人事异动申请表逐日整理办理下列工作：

1．填入人员变动记录簿内。

2．登记于个人资料卡内（离职人员，其资料应予归档另行保管）。

3．修正人力资源部管理人员状况表。

（十三）请假

第三十二条　员工因故请假，应至人力资源部领取个人专用请假卡，依人事权限划分表逐级呈核，再转回人力资源部登记于考勤表上。

第三十三条　休假作业应另参照休假办法有关规定办理。

（十四）考勤

第三十四条　本公司除特定人员外，均须总务科或其他相关部门设置打卡单。

第三十五条　各部门主管应于月终前将下月份本部门工作时间表送人力资源部备查；人力资源部收集各部门一级主管出勤时间表呈总经理核阅。

如非轮班人员，每月工作时间固定者不必再排时间。

第三十六条　如需变更出勤与轮休时间，或补充新进人员出勤时间，应填“出勤时间调整单”，经权限主管核准后，转人力资源部登记备查。

第三十七条　员工因故延长上班时间或于假日出勤，应先至人力资源部领取“加班报告单”，经权限主管核准后转人力资源部查核并登记于考勤表上。

第三十八条　　员工因公于上班中外出，应填写“公出单”送本部门一级主管核准后，交警卫室登记。

第三十九条　一级主管因公外出免填公出单，但应向上级主管报备，或向办公室交代去处，联络方法，并于警卫室登记，未赶回公司打卡下班，则由人力资源部依据警卫室出入登记簿记录给予签证。

第四十条　因公而未打卡，应报备人力资源部领取“未打卡证明单”，填写并经一级主管签证后转人力资源部登记于考勤表上加盖公章。

第四十一条　下班忘记打卡，可由本人填送“未打卡证明单”呈一级主管签证，　若举证有据，部门主管得予签明，视早退一次处分，若无法举证，视作未打卡一次处分，若未填送未打卡证明单者一律以旷工论。

第四十二条　人力资源部应于每日检视考勤表，遇异常状况或违规事情，应即主动签办。

第四十三条　员工出勤情况，人力资源部应于每月终了后，编制统计表各两份，一份送会计部门核计薪资加扣，一份公布，三日内接受更正申请。

1．缺勤统计表。

2．全勤人员名单。

3．加班（勤）统计表。

4．值夜人员统计表。

第四十四条　人力资源部应每一员工建立一份年度考勤统计表（印于个人资料卡中），逐月依据考勤表予以登录，经登录后考勤表即可销毁作废。

第四十五条　每一年度终了，人力资源部应即依据年度考勤统计表，统计是否有未休完特别假的人员，予以计入十二月份加班统计表内，换发薪金。

第四十六条　每一年度终了后，人力资源部应即调查编制下一年度享有特别假人员名单，予以造册呈准后公布实施。

第四十七条　有关考勤作业，请参照“人事管理规则”有关规定办理。

（十五）出差

第四十八条　员工因公出差，应至人力资源部领取“出差申请单”，经呈总经理核准后（可向会计部门申请预支差旅费）转人力资源部备查。

第四十九条　出差完毕三天内，须据实填写旅费报告表连同各项单据，一并呈报核销。

第五十条　出差作业，应参照出差办法有关规定办理。

（十六）奖惩

第五十一条　员工遇有功过奖惩时，可由建议人填报“奖惩建议申请单”，先由人力资源部签注意见后，呈总经理核定。

第五十二条　人力资源部根据核准奖惩建议申请单发布“奖惩通知单”公文，副本抄送受奖惩人所在部门及受奖惩人本人，另一份送会计部门加扣薪资。

第五十三条　人力资源部应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内。

（十七）考绩

　第五十四条　考绩分年度考绩与临时考绩两种，其处理程序如下：

1．年度考绩：

每年度终了由人力资源部提供考核表，分甲、乙两种，并予登记年度出勤资料、奖惩资料后依人事权限划分表，逐级考评核定等级，作为年终奖金发放及定期晋级的参考依据。

2．临时考绩：

为申请升降职，应进行临时考绩，以作为上级批示决策的参考依据。

第五十五条　考绩表办理完毕，存于个人资料袋内，并予以登录。

第五十六条　考绩作业应另参照“考绩办法”规定办理。

（十八）薪资

第五十七条　人力资源部应于每月25日整理上月26日以后到职的新进人员甄选报名单，据此填制“薪资通知单”办理核薪，并由部门主管签署，转呈总经理核定，再登录于“薪资名册”后，再转会计部门执行。

第五十八条　人力资源部应于每月25日整理本月份涉及调薪的人事变更申请单及考核表，据此填制薪资通知单办理调薪抄录，由人力资源部主管审核签章后与各相关部门主管会签，登记于薪资名册，转会计部门作业。

第五十九条　经批准离职，人力资源部应据此填制薪资通知单办理停薪，由人力资源部主管审核签章，登录于薪资名册后转会计部门作业。

第六十条　　核薪与调薪案件于归档前，应登录于个人资料卡内。

第六十一条　除人力资源部应备一份全公司人员薪资名册外，各一级部门亦应备一份所属人员薪资名册。

第六十二条　薪资作业应另参照职薪办法中职薪等级表及有关规定办理。

（十九）训练

第六十三条　职前训练

新进人员于报到后，人力资源部应办理以下职前教育：

1．介绍公司沿革、经营方针、工作环境；

2．简介各部门组织、职责、作业状况；

3．出勤规定及注意事项；

4．介绍各部门办公室及主管。

　　第六十四条　在职训练

1．人力资源部于年度开始，依所需训练目标、对象、课程、教材、预算，拟订训练计划。

2．人力资源部于训练期中，应严予考核。

3．员工于接受训练后，视需要提出心得报告，成绩优劣列入考核依据。

第六十五条　专业训练

1．专业知识，视必要可办理专案训练。

2．搜集专业报道或讲座教材，印发给每位员工。

3．各级主管可自行申请或由公司指派参加国内外各种训练机构举办的讲座、观摩、训练。

第六十六条　专业训练作业应另参照“训练办法”规定进行。

　　　（二十）辞职

第六十七条　正式任用的员工如感工作不适应或其他原因想辞职，应于15天前提出辞职申请书，由所在部门主管及公司人事主管签具意见后，呈总经理核准，再转回人力资源部，人力资源部据此填制薪资通知单办理停薪，转会计部门执行。

第六十八条　人力资源部依据辞职申请书发给“离职通知单”，通知本人于批准离职日当天下班前依离职通知单上应办理事项，逐项办理移交，办理完毕后，由人事主管审核无讹后，并签章转会计部门核计当月薪资