施工技术资料归档管理规定.docx
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施工技术资料归档管理规定
蒲城清洁能源化工有限责任公司
70万吨/年煤制烯烃项目
施工技术资料归档管理规定
（修改版）
2013年11月
1目的
为统一本工程项目施工技术文件材料的归档工作，建立完整、准确、系统的竣工档案，特制订本规定。
2适用范围
本规定适用于公司建设项目各管理部门、设计单位、工程建设承包商、施工单位、监理单位及参与项目建设的其它单位。
3定义
3.1项目文件
指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的可追溯性文件，包括前期文件、设计文件、项目管理文件、施工文件、设备仪器类文件、监理文件、试生产文件和项目竣工验收文件等。
3.2项目前期文件
指工程开工之前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。
3.3项目竣工文件
指项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
3.4项目施工文件
指项目施工过程中形成的反映建筑、安装情况的文件。
3.5项目竣工图
指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。
3.6项目监理文件
指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。
3.7项目竣工验收文件
指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。
3.8项目文件归档
指建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或者委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。
3.9项目档案
指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
3.10项目档案的移交
项目中间交接后，承包商按照合同、协议或规定向项目档案室移交档案；项目档案通过专项验收后，向生产使用单位移交。
4项目档案管理组织机构及职责
4.1组织机构
为确保工程项目文件材料归档的完整、准确、系统、规范，项目文件归档和移交工作在蒲城清洁能源化工有限责任公司项目竣工资料验收领导小组的统一领导下，实行集中管理、分级负责的原则，
4.2管理职责
4.2.1公司档案管理工作由技术开发部档案室归口管理，负责公司和项目档案的统一管理和档案实体的日常管理工作；负责对项目文件的形成、收集、整理、归档工作进行检查、指导和监督；负责项目档案专项验收的组织工作；接收和管理公司项目档案。
4.2.2项目控制与施工管理部根据归档范围和归档责任负责完成自身所形成文件的收集、整理和归档工作；负责对承包商所移交归档文件的检查、指导、监督、审核、签署等工作，并在交工资料的真实性、准确性、齐全性及完整性严格把关；负责项目文件向技术开发部档案室移交的工作。
5项目文件的收集和编制
5.1收集和归档责任
项目文件由文件形成单位负责整理、归档工作，各责任单位必须按归档要求和归档时间做好归档文件的收集、整理、组卷、编目和移交归档。
具体归档范围及归档责任详见表5.1所示
表5.1工程建设项目文件归档范围、保管期限和归档责任一览表
分类号
归档范围
保管期限、份数
归档责任
6.10
基本建设一期工程
6.10.00.00
工程项目建设管理过程中形成的综合性材料（声像、照片、电子光盘）（包括奠基、开工仪式、建设前原始地形、地貌，项目建设重大节点、中交仪式、国家领导人视察、各专题会、试生产、竣工验收等）
永久/2份
综合管理部、
项目控制与施工管部
承包单位
6.11
前期文件
6.11.01.00
可行性研究文件
2份
技术开发部
1.项目建议书及报批文件
永久
2.项目选址意见书及报批文件
永久
3.可行性研究报告及评估、报批文件
永久
4.项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件
永久
5.环境预测、调查报告、环境影响报告书及报批文件
永久
6.11.02.00
设计基础文件
2份
项目控制与施工管理部、技术开发部
1.工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样报告及说明
永久
2.地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录
永久
3.水文、气象、地震等其它设计基础资料
永久
6.11.03.00
征地移民文件
2份
规划部
1.征用土地申请、批准文件、红线图、坐标图、行政区域图
永久
2.征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书
永久
3.建设前原始地形、地貌的状况图、照片
永久
6.12
设计文件
6.12.00.00
设计管理文件
2份
技术开发部
1.各设计阶段设计审查、会谈纪要、设计评价、鉴定、审批文件
⑴基础设计包终版审查文件（包括工艺及PDP审查文件）
长期
⑵审查意见、审查咨询报告、审查会谈纪要等
长期
⑶设计评价（估）报告、鉴定、审批等
永久
2.设计联络往来文件
长期
⑴开工会纪要、设计交底会议纪要、各专题会议纪要等
⑵传真
⑶信函
⑷通知
⑸备忘录
⑹内部、外部工作联系单
6.12.01.00
总体规划设计文件
永久/2份
技术开发部
6.12.02.XXX（装置代码）
各装置的基础设计文件（初步设计）
永久/2份
技术开发部
6.12.03.XXX（装置代码）
各装置的详细设计图纸（施工图），按照以下专业图号排列
永久/2份
技术开发部
1．工艺
2．管道
3．仪表
4．设备
5．机械
6．电气
7．热工
8．暖通
9．电信
10．给排水
11．建筑
12．结构
13．消防
14．总图
15．储运
16．分析化验
6.12.05.XXX（装置代码）
关键技术设计文件或引进技术文件（工艺包）
永久/2份
技术开发部
6.13
项目管理文件
6.13.00.00
1、专项审批文件
永久/2份
1震评价报告及报批文件
按职能分工由各相关部门负责归档
⑵地质灾害评价报告及报批文件
⑶水土保持评价报告及报批文件
⑷水资源论证报告（含水权转换报告）及报批文件
⑸职业危害预评价报告及报批文件
⑹工业卫生评价报告及报批文件
⑺劳动安全预评价报告及报批文件
⑻消防、人防、规划等申请、批复文件
⑼节能评估报告
⑽矿产资源压覆审批文件
⑾军事文物文件
2、配套协议文件
长期/2份
⑴水、电、天然气、通信、供排水、能源动力、防疫等配套协议文件
2材料、燃料供应、外部运输等来源协议文件
长期/2份
6.13.00.01
项目部管理文件
项目控制与施工管理部
1.项目总体策划及审核、发布文件
永久
2.项目例会、专题会、项目经理例会、协调会、调度会会议纪要
长期
3.签报（阅批件）
长期
4.工程建设大事记
永久
6.13.01.00
投资控制管理文件
2份
规划部、项目控制与施工管理部
1.总体建设进度计划、项目执行计划
长/短期
2.月度、年度进度计划，月度、年度进度统计报告
长/短期
3.月度、年度费用计划，月度、年度费用报告
长/短期
4.工程概算管理及结算文件
长期/永久
5.项目进度控制、费用控制、合同控制管理文件
长/短期
6.13.02.00
工程质量管理文件
2份
项目控制与施工管理部
1.工程质量管理体系文件
长期
2.工程质量监督报告
永久
3.工程质量管理专题纪要、工程质量整改通知单及回复、检查通报、通知
长期
4.工程质量事故处理文件
永久
6.13.03.00
HSE管理文件
2份
HSE管理部
1．安全事故处理文件
永久
2.HSE检查通报及整改回复
短期
6.13.04.XXX（装置代码）
施工管理文件
长/短期
项目控制与施工管理部
1．施工综合管理文件（信函、传真、工作联络单、通知等）
2份
2．项目组施工管理文件（会议纪要、传真、内部工作联络单、通知、备忘录、工程质量整改通知单及回复、HSE检查通报及整改回复、中交验收文件）
2份
6.13.05.00
财务管理文件
2份
财务资产部
1.银行借贷及资本金方面文件及批复
长期
2.税务方面的文件及批复
永久
3.外汇管理方面文件及批复
永久
4、工程建设项目财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计文件
永久
5、交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册、竣工决算文件
永久
6、项目会计档案
短期
6.13.06
商务管理文件
2份
商务与采购部、企业管理部
6.13.06.00
商务管理工作中形成的综合性文件
长/短期
6.13.06.01
商务合同正、副本（包括招标、投标、评标文件）
1.招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
2.投标书、资质材料、委托授权书和投标澄清文件、修正文件（包括承诺函，保证性文件）
永久
3.评标报告、开标记录、评标人员签字表、评标记录
长期
4.中标通知书
长期
5.合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件
永久
6.13.07
采购管理文件
2份
商务与采购部、企业管理部
6.13.07.00
项目采购工作中形成的综合性管理文件
长/短期
6.13.07.01
采购合同正、副本（包括招标、投标、评标文件）
1.招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
长期
2.投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
3.评标报告、开标记录、评标人员签字表、评标记录
长期
4.中标通知书
长期
5.合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件
永久
6.14
施工文件
6.14.00
基础工程
永久/2份
项目控制与施工管理部
承包商
01勘探阶段
02土方阶段
03强夯阶段
04桩基阶段
6.14.XXX（装置代码）.00
各装置综合卷
永久/2份
项目控制与施工管理部
承包商
1．封面A
2．封面B
3．交工文件总目录
4．交工文件总说明
5.交工文件三方会审单
6．施工组织设计
7．单位工程分部分项划分表
8．承包商资质报审
9．综合性工程技术专题洽谈记录、各专业综合性图纸会审纪要
10.综合性会议纪要
11．开工报告
12．停、复工令
13．项目管理计划
14．专业施工三级质量控制点划分表
15.设备、仪表等制造厂商及设备、仪表清单
16．重大质量事故处理鉴定报告
17．工程尾项清单
18．工程中间交接验收申请
19．备品备件移交证明
20．工程实体照管责任移交证明
21．专用操作、维修工具移交证明
22．工程质量保修书
23．单位工程质量评定表
24．工程质量评价报告
25.工程中间交接证书
26.工程交工证书
27.消防报验资料
6.14.XXX（装置代码）
各装置专业卷
（按综合册、技术册、材料质量证明册、施工记录册顺序进行案卷排列）
6.14.XXX．XX．001
一、综合册
永久/2份
项目控制与施工管理部
承包商
XX指专业号
1．封面A
XXX指装置代码
2．封面B
3．专业工程交工文件总目录
4．专业工程交工文件说明
5.交工文件三方会审单
6．特殊工种人员资质报审
7．专业开工报告
10．专业会议纪要
11．备忘录、技术总结
12．价格变更支付审批
13．重大质量事故处理鉴定报告
在综合册后流水排列
二、技术册
1．封面B
2、技术交底、图纸使用说明书
3、专业施工方案及报审表、施工计划、施工安全技术措施、施工工艺文件
4、备忘录、技术总结
在技术册后流水排列
二、材料质量证明册
永久/2份
项目控制与施工管理部
承包商
1．封面B
2.交工文件三方会审单
3．材料变更及材料代用审批单一览表
4.材料质量文件一览表
5．材料报审表
带附件：
（1）数量清单及自检结果
（2）出厂质量证明文件
（3）合格证
（4）检测报告
（5）使用说明书
说明：
卷内文件排列时，按品种、规格集中排列
在材料册后流水排列
三、施工记录册
永久/2份
项目控制与施工管理部
承包商
1．封面B
2.交工文件三方会审单
3.工程变更一览表及设计变更和工程联络单
4．专业工程技术洽商记录
5．设备、材料代用单
6.施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核记录、地质勘探
7.施工质量验收记录
8．分部、分项工程质量验收评定记录
9.专业施工记录
10.检测（验）、试验、调试、试车记录（报告）
6.14.XXX（装置代码）.01
土建专业卷
6.14.XXX（装置代码）.02
设备安装专业卷
6.14.XXX（装置代码）.03
管道专业卷
6.14.XXX（装置代码）.04
电气、电信专业卷
6.14.XXX（装置代码）.05
仪表专业卷
6.14.XXX（装置代码）.06
消防专业卷
6.15.XXX（装置代码）
各装置竣工图（按照设计图纸专业图号顺序归档）
各专业单独组卷，每专业卷前加“封面B”、“交工文件三方会审单”
永久/2份
项目控制与施工管理部
承包商、技术开发部、各设计院
1．工艺
2．管道
3．仪表
4．设备
5．机械
6．电气
7．热工
8．暖通
9．电信
10．给排水
11．建筑
12．结构
13．消防
14．总图
15．储运
16．分析化验
6.16.XXX（装置代码）
各装置监理文件
6.16.XXX（装置代码）.01
施工监理文件
（按综合册、施工监理册顺序进行案卷排列）
长期/2份
项目控制与施工管理部
监理单位
一、综合册
1．封面A
2．封面B
3．交工技术文件总卷宗目录
4．交工技术文件说明
5．监理规划、细则及批复
6．施工及设备器材供应单位资质审核，
7．施工进度、延长工期审核
8．变更价格审查、支付审批、索赔处理文件
9.开（停、复、返）工令、许可证
10.监理通知、监理工程师指令、指示、来往函件、报告
11.协调会议纪要
12.主要材料及工程投资计划、工程量完成报表及分析统计文件
13.监理月报
14.监理工作总结
二、施工监理册
1．封面B
2．设计变更、材料、零部件、设备代用审批
3．外观、质量、文件等检查、抽查记录
4．旁站记录
5．单元工程检查及开工（开仓）签证
6．工程分部、分项质量认证、评定
7．工程质量评价报告
8．监理工作声像材料
6.16.XXX（装置代码）.02
设备采购、监造文件
（按综合册、材料册、施工记录册顺序进行案卷排列）
长期/2份
项目控制与施工管理部
监理单位
1．封面A
2．封面B
3．设备制造单位资质审核
4．会议纪要
5．监理工程师通知单、来往文件
6.监理工作联系单
7．监理月报
8．设计变更、材料、零部件、设备代用审批
9．质量事故处理文件
10．监造工作声像材料
11．设备采购、监造工作总结
6.17.XXX（装置代码）
按以下不同类型设备从01册流水排列，题名中加设备位号
工艺设备、仪器、仪表文件
长期/2份
项目控制与施工管理部、
商务与采购部、负责装置、承包商
1．封面B
2．交工文件三方会审单
3．工艺说明、规程、路线、试验、技术总结
4．产品检验、包装、工装图、检测记录
5．设备采购合同技术附件、产品规格书及出厂质量合格证明文件、商检资料
6．设备、仪器、仪表装箱单、开箱记录、专用工具清单、备品备件清单
7．设备、仪器、仪表图纸、安装使用说明书、零部件目录
8．设备、仪器、仪表测绘、验收记录、商检报告及索赔文件
9．设备、仪器、仪表测定数据、性能鉴定
10．设备、仪器、仪表操作维修手册、操作手册
静设备
动设备
电气设备
通讯设备
环保设备
采暖、通风、空调设备
成套机组
起重、运输设备
机加工设备
工业计算机
仪器（检测、试验、光学、分析仪器等）
仪表（流量、液位、压力、温度计、控制阀、安全阀等）
6.18.XXX（装置代码）.00
生产技术准备、试生产文件
2份
生产部
1．技术准备计划
短期
2．试生产管理、技术责任制
短期
3．开停车方案
短期
4．技术培训材料
短期
5．安全操作规程，设备试车、验收、运转、维护记录，事故分析报告
长期
6．试生产运行记录
短期
7．工业卫生、劳动保护、环保、消防运行检测记录
短期
8．试生产产品质量鉴定报告
短期
9．产品技术参数、性能、图纸
永久
6.19.XX（竣工验收年度后两位）.00
竣工验收文件
2份
项目控制与施工管理部
1．项目竣工验收报告
永久
2．工程设计总结
永久
3．工程施工总结
永久
4．工程监理总结
永久
5．项目质量评审文件
永久
6．工程审计文件、材料、决算报告
永久
7．环境保护、安全、劳动卫生、消防、水土保持、档案等验收审批文件
永久
8．竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件
永久
9．项目评优报奖申报材料、批准文件及证书
长期
10．工程现场声像文件
永久
5.2项目文件编制的基本准则
归档的项目文件必须完整、准确、系统、规范，要能够真实记录和反映工程建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、设备安装、调试、试生产及竣工验收的全过程，做到图物相符、数据可靠、签署完备；项目施工文件按照“存、交分离”的原则，执行《石油化工建设工程项目施工过程技术文件规定》（SH/T3543-2007）、《石油化工建设工程项目交工技术文件规定》（SH/T3503-2007）,一并交业主归档。
项目文件整理时，要保持文件之间的有机联系，分类科学、组卷合理，案卷编目、装订等符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）的要求。
（注：
建设工程中有关铁路、公路、桥梁、电信、35KV以上送变电工程等交工技术文件及格式应按有关国家标准、行业标准规定执行）
5.3项目文件编制质量要求
5.3.1归档文件应做到字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续齐备，并应剔除易腐蚀的金属物。
5.3.2需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯兰墨水、圓珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；用热敏纸形成的需要永久、长期保存的文件归档时应附一份复印件。
5.3.3材料质量证明文件必须是加盖生产厂检验专用章或质量证明专用章的原件,或供应商在产品质量文件复印件加盖确认印章的延续性质量证明文件。
5.3.4竣工图由EPC承包商或设计单位负责编制。
在图签栏内注明“竣工阶段”，图签栏内的设计、校核、审核等签署齐全。
若竣工图根据设计变更在最终版设计发生修改,应在竣工图注明修改依据的变更单号。
竣工图完成后应加盖并签署竣工图章，用章位置宜在图纸标题栏上方空白处。
（注：
竣工图章统一由技术开发部统一发放各EPC承包商、监理单位、施工单位）
5.3．4竣工图章（单位为毫米）
5.3.4.1竣工图章的使用应按照DA／T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定的竣工图章执行，竣工图章的式样、内容、尺寸如图5.3.4所示
5.3.4.2所有竣工图均应逐张加盖竣工图章，图纸目录、说明、材料表、设备表、工艺规格表、仪表规格表等文字材料、表格首页的背面（左下角，距左边20±10mm距下边20±10mm）加盖竣工图章，竣工图章应使用不易裉色的红色印泥，加盖在图纸标题栏上方或附近空白处，无加盖竣工图章的位置时，可加盖在标题栏的背面处。
5.3.4.3编制单位、监理单位应逐张签署竣工图章，竣
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