关于加强办公用品费用定额管理的规定.doc
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**公司
**函（2011）第001号
关于加强办公用品费用定额管理的规定
为加强办公用品管理，规范办公用品的采购与领用，控制费用开支，特制定本制度。
一、公司办公用品统一归办公室管理。
办公室于每月月底前根据各部门申报购置计划编制公司下月办公用品购置计划，经总经理批准后由办公室负责组织采购等工作。
二、办公室专人负责公司办公用品验收入库、保管、发放与统计等管理工作，各部门负责人负责本部门办公用品的申请、使用、监督和管理。
三、办公用品仓库由办公室专人负责。
办公用品入库需填写《入库单》，入库前严格检查、审核其品种、数量、质量、规格、单价等，按相关制度办理验收入库手续。
未办入库手续者，财务部一律不予报销。
四、财务部设立专人、专账予以登记管理办公用品等，每月底对其购买、入库、领用、余额、库存等进行账账、账实核对，并填写对账单以示核对、负责。
每月的对账单须报总经理审核意见处理账务。
五、办公用品使用管理规定
1、提倡无纸化办公，文件资料起草传阅征求意见阶段杜绝使用办公纸张，以做到节约办公费用。
2、一次性办公用品纳入办公费用定额管理（详见附表《办公用品费用定额标准》），但非一次消耗办公用品（如中性笔、圆珠笔等）提倡更换笔芯重复使用。
3、与经营量相关的表格类办公用品（如出入库单、领料单、随货同行单等），各部门可根据据工作需要提前预领，月底据实申报实际用量和剩余数量，并经办公室审核后予以据实核定办公费用，报总经理批准后交财务部执行。
4、能够长期使用的办公用品（如办公桌、办公柜、办公椅、计算器、茶具、U盘、直尺、文件夹、档案盒、文件筐、笔筒、起钉器、剪刀、美工刀、打孔器、电话、订书机、卫生工具、运动器材等）须由部门提出申请，经总经理批准后方可购买，购买后由办公室办理移交手续，登记台账，并标明其至少使用年限和购买价值，予以统一管理，损坏或丢失自赔，离岗需办理移交手续。
5、员工换岗或离职前应如数交回或转交所领用的非一次性消耗办公用品，由办公室负责办理转交手续、重新核定其办公费用。
6、各部门领取办公用品须有部门负责人签字确认。
六、办公室每月底对各部门领用办公用品进行统计，报财务部审核，对于办公费用超出定额部分，调减下一月份办公费用定额。
本规定自2011年3月25日起实行，3月25日起各部门、个人所领取的费用均计入定额范围。
附：
《办公用品费用定额标准》
《部门办公用品申领单》
《办公用品申请购置计划单》
《办公用品领取登记表》
**有限公司
201*年*月*日
抄报：
公司总经理、副总经理、财务总监
抄送：
公司各部门
办公用品费用定额标准
序号
部门
标准（元/月）
1
高管层
29.4*6
2
财务部
83.3
3
办公室
65.9
4
行政办公室
21.4
5
信息部
54.5
6
物流部
73.0
7
品管部
37.0
8
生技部
15.8
9
餐厅
25.6
合计
552.9
表格设计说明：
一、办公用品分类：
1、一次性消耗物品：
笔芯、笔记本、卷纸、抽纸、复印纸、信纸、橡皮、胶水、订书针、便条纸、便利贴、口取纸、大头针、曲别针、印油、电池、修正液、账本、垃圾袋、纸杯，大桶水、胶带、印油等。
2、非一次性消耗性办公用品，如：
办公桌、办公柜、办公椅、电话、保险柜、铁皮柜、饮水机、茶具、电壶、空调、打孔器、计算器、U盘、直尺、文件夹、档案盒、文件筐、笔筒、起钉器、剪刀、美工刀、中性笔、订书机、卫生工具、运动器材等。
3、与经营量相关的表格类办公用品：
出入库单、随货同行单、领料单、账本等各类单据。
二、办公用品的价格如出现20%以上的波动，办公室将对定额标准进行调整并另行通知各部门。
部门办公用品申领单
申请部门：
经办人：
年月日
编号
名称
规格
单位
数量
是否领取
实际领取量
备注
部门负责人签字
办公室负责人签字
注：
每月25日，由部门负责人统计各自部门下个月所需办公用品，统一交办公室。
办公用品申请购置计划单
日期：
年月日
申请部门
预计购置时间
编号
品名
规格
单位
数量
预算
额度
实际
金额
备注
部门负责人签字
总经理批准签字
办公用品领取登记表
年月
所在部门
登记人
领取时间
物品名称
规格
单位
数量
领取人
备注
4
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