机械制造企业人事档案管理规定.doc

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机械制造企业人事档案管理规定

1.总则

1.1公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。

它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依据之一。

为加强人事档案的有效管理，特制定人事档案管理制度。

1.2人事档案具有以下特性：

真实性，这是员工个人经历和德才情况的真实记录；保密性，它届党和国家的机密；可靠性，它必须具有完备的手续；独立性，它是以个人为立案单位。

1.3公司人事档案由党委组织部门归口统一管理。

2.人事档案的归档范围

2.1组织人事部门应当归档的材料包括：

a干部履历表；

b中层干部任免、聘任及解聘材料；

c科技干部技术职称确定呈报表；

d大中专毕业生转正定级表；

e各类干部的鉴定材料；

f.出国人员审批表及出国人员鉴定表；

g学历证明；

h干部退休、离休审批表；

i干部违纪处分决定、批复等综合材料，以及本人检查、交待、申诉材料；

j取消或撤销行政违纪处分决定、批复、平反决定材料及本人申诉材料；

k后备干部考核材料及登记表；

1工程技术人员和业务管理人员奖励材料；

m大中专毕业生、对调和单调干部以及转业干部档案；

n发展新党员有关材料，如入党志愿书、入党申请书及入党政审材料和入党转正申请；

o中国共产党党员登记表；

p公司以上先进奖励材料；

q中国共产党党员退党的有关材料；

r预备党员延长预备期及取消预备党员资格材料；

s中共党员违纪处分决定，批复及处分的甄别材料及平反决定材料。

2.2劳资部门应归档的材料主要有：

a员工登记表；

b各种审批表：

如劳动合同制审批表、调整工资审批表、学徒工定级审批表、复职审批表及要害作业岗位审批表；

c各类生产工人档案；

d工人行政违纪处分决定及本人检查材料；

e撤销对工人行政违纪处分决定、平反材料及本人申诉材料；

f.退职、退休人员提高待遇审批表；

g开除厂籍及解除合同的有关材料。

2.3保卫部门应归档的材料主要有：

a各种刑事犯罪和政治犯罪的判决书；

b刑事处分材料；

c劳动教养通知书及教养期满释放有关材料。

2.4公司工会应归档的材料主要有：

a公司级以上先进生产者（劳模）、先进工作者（劳模）登记表及事迹材料；

b干部、工人死亡后组织上写的悼词；

c干部、工人非正常死亡的调查材料及善后处理意见。

2.5团委应归档的材料主要有：

a入团志愿书、入团申请书；

b退团申请书及退团登记表；

c团员及团干部各种奖励材料；

d团员违纪处分材料及撤销处分的决定；

e团员各种鉴定材料。

3人事档案的管理

3.1人事档案归档要求

3.1.1归档的材料及名称（或标题）应确切、清楚，并写在材料醒目的位置。

3.1.2归档的材料，应钢笔或毛笔书写，字迹工整、清晰。

3.1.3归档的材料或表格，一律用十六开纸书写或印刷，如必须用大号开纸印刷，允许按16开折页。

3.1.4形成材料的部门要认真填写以下内容：

a形成材料的部门应盖公章；

b单位负责人应签字；

c个人形成的材料，形成材料人应签字；

d填写形成材料的年、月、日。

3.2人事档案的保管要求：

3.2.1对存放档案的库房要求，主要有：

a库房清洁、适用和牢固；

b有防盗及防火措施和工具；

c既能防潮，又能防晒；

d有防虫及防鼠措施。

3.2.2.按“企业档案分类”规定，必须做到认真鉴别，分类准确编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案、卡片、人员、名册四统一。

3.2.3定期与不定期检查案卷的摆放装置，各项安全措施及库房周围的环境情况，若发现问题及时采取措施加以解决。

3.2.4经常保持人事档案与登记台帐、案卷存放位置相一致，一旦发现问题及时采取措施纠正。

3.2.5每半年进行一次抽查，每年进行一次全面检查。

4人事档案的借阅

4.1凡因下列需要借阅人事档案，必须办理借阅手续：

a调资；b提级考核；c调动工作；d任免事项；e政审；f组织处理；g入党；h出国；I离、退休等。

4.2查阅人事档案的手续

4.2.1只能由查阅单位的党组织指派党员到档案室查阅，一般不外借；必须外借时，需经有关组织部门领导批准，但不得中途转借。

外借档案必须在十五天内归还。

4.2.2查阅人事档案人员，对档案应严加保密，不得向无关人员泄密。

4.2.3查阅人事档案时，不准在材料上圈划、折叠、涂改、污损、撤换、拆毁、拍照、复印。

4.2.4阅档时必须抄录有关材料，需经档案室主管人员同意。

4.2.5组织、人事、纪委、保卫等部门查阅档案时，须经本部门主管领导批准。

4.2.6单位（部门）或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

4.2.6.1由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由、并加盖公章。

4.2.6.2党委组织部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。

4.2.6.3证明材料由党委组织部门主管领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。

5人事档案的转递

5.1人事档案转入或转出，人事档案部门要审批手续完备，登记清楚，责任明确。

5.2凡员工调动工作，做到人事档案随人走，避免人事档案与人的工作单位不一致。

5.3凡调往外省、市的工人、干部，其本人档案内党委组织部门负责邮递。

5.4人事档案转递方式

5.4.1外省、市人事档案，以机密件挂号邮寄，严密包装。

严禁本人携带或以平信邮寄。

5.4.2市内人事档案，由对方单位派人持介绍信提取，一般不应邮寄，不得本人携带