公司报销费用管理制度.doc

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xxx公司费用管理制度

目的

为进一步规范并完善xxx公司对费用的管理，针对其中一些费用（包括移动电话费、差旅费、招待费等）特制订本费用管理制度。

适用范围

本费用管理制度适用于xxx公司及分公司。

审批原则

1、原则上各级分管负责人（或上级）具有对直属下级人员标准内费用的审批权。

如直属上级岗位空缺，可由更上一级领导审批。

大额招待费一万元（含）以上、佣金、超标费用（超出规定限额的费用等）由董事长审批。

各级负责人应承担对直属下级费用的审批责任。

2、原则上上级人员参与到业务活动中所发生的任何费用应由上级人员支付并报销。

不允许下级人员支付并报销上级人员的一切费用。

杜绝管理人员自己花费自己审批的现象。

管理费用：

1、移动电话费

1.1适用范围

享受移动话费补贴的人员，在规定的报销标准内报销；各类人员自聘用之日起按规定享受对应标准；除本标准规定的能够报销个人话费的人员外，其他任何人员不得报销个人话费。

1.2行政管理人员移动话费补贴标准

序列

适用职级

月补贴限额

1

董事长、总经理

400

2

副总经理、

300

3

总监、总工程师、总经理助理

200

4

部门经理、副经理

100

5

主管、车间主任、

80

6

专员、值班长、司机

50

1.3营销、采购人员移动话费补贴标准

序列

适用职级

月补贴限额

1

销售、采购部经理

200

2

销售、采购部副经理、主管

150

3

销售、采购专员

100

1.4话费报销

1.4.1各级人员实行限额报销制（不报销住宅电话费），多不报，少不补。

核报期限：

按季度结报，当年全年话费必须在次年第一季度内结清，过期不得报销。

1.4.2不实行话费定额报销的员工出差期间的话费补助5元/天的通讯费，和其它差旅费一并结报。

1.4.3个人移动话费报销程序：

季度末个人凭有效票据，并且其费用在规定范围内。

经上级主管审核后直接到公司财务部核报。

2、差旅费

2.1适用范围

本制度所规定的差旅费适用公司除司机以外的所有人员。

2.2出差审批程序

2.2.1除公司司机以外的所有人员，出差前必须填写“出差申请单”（见附件1），填制要求见出差申请单。

原则上所有人员在申请单批准后方可出差，否则，财务部门不予领用备用金和报销。

如遇特殊情况的，于出差后立即补办手续，并说明理由。

出差申请单是报销时必备单据之一，否则，财务不予报销。

2.2.2国内出差申请单的审批：

2.2.2.1出差人员逐级上报审批最终报总经理审批

2.2.2.2如遇紧急情况出差时，应事先通过电话、手机短信或电子邮件通知上级，并得到确认，事后要在3个工作日内补办手续，否则不予报销相关费用。

2.2.3国内出差原则上不予领用备用金。

2.3国内出差住宿费标准：

序列

适用职级

国内住宿费控制标准（元）

省会城市

地级市及以下

1

董事长、总经理

500

300

2

副总经理、总监、总工程师

400

300

3

总经理助理、部门经理、副经理

300

200

4

主管、采购专员、销售、行政人员、司机及其他人员

260

180

说明：

两人以上一同出差应本着合理、节约的原则安排房间，如果同住一个酒店人员的级别不同，则按较高级别人员的报销标准报销。

公司办公室应尽早签订各区域的协议酒店，出差人员应尽可能住在公司所签订的协议酒店。

2.4国内出差交通工具的规定

董事长、总经理、副总经理出差，可以乘坐飞机和软卧；其他人员出差，若坐飞机、软卧的，只能在不超过硬卧标准内据实报销。

乘坐火车硬座超过8个小时的，补贴硬座票价的50%。

特殊情况需要乘坐飞机的须事先经总经理批准。

2.5国内出差的报销规定

2.5.1出差天数的计算：

出差时间超过8小时或白天超过半天的按一天计算。

2.5.2出差途中因病或遇意外灾害，或因工作实际需要延时的，必须电话联系请示批准延时，返回后及时办理延长出差手续，否则不予报销差旅费，并依情节轻重进行处罚。

2.5.3公司员工因公出差，伙食补贴30元/天。

2.5.4副总经理以上人员，公司没有安排车辆出差的，可以报销打的费，其他人员在出差地点的市内交通费用标准30元/天，凭票据实报销。

2.5.5每次出差结束后5个工作日内办理出差费用报销手续,须经各级部门负责人及财务经理审核后报公司总经理批准，予以报销。

如领用出差备用金的，应于报销时一次性还清。

2.5.6虽因公出差，但不需要在外就餐或不需要个人承担餐费的（如集体活动，会议统一安排，旅游、参观、会议等），不得享受出差补贴；在外固定话费一律不予报销。

2.6海外出差的报销规定

2.6.1适用于公司各单位任何海外出差人员（副总经理以上人员除外），原则上提前一个月申报“万阳能源科技海外出差申请单（见附件2）”，经销售副总、总经理批准后方能出差。

2.6.2出差办理业务完结返回后，应在两星期之内办理报销手续（没有附“万阳能源科技海外出差申请单”的，财务部门拒绝报销）。

并应附有“万阳能源科技出差报告”（见附件3）

2.6.3差旅费在正常规定标准内的，实行实报实销，由销售副总、总经理批准后方可报销。

2.6.4旅馆及飞机票应尽量提前预定（一个月为佳），使费用尽可能降低。

2.6.5差旅费开支标准：

地区

住宿标准（每人/每晚）

伙食、交通费、通讯

（每人/每天）

单人住

双人住

欧洲（欧元区）

80欧元

50欧元

50欧元

北美

80美元

55美元

50美元

新澳

80美元

55美元

50美元

东南亚

65美元

45美元

25美元

中东

90美元

70美元

45美元

非洲

50美元

50美元

20美元

南美、俄罗斯、欧洲（非欧元区）

70美元

40美元

25美元

东亚

90美元

60美元

60美元

港澳台

70美元

50美元

50美元

2.6.6报销时所附票据都必须是合法、正规的；原则上飞机票应是近期最低价票，火车票须是二等以下票据；话费报销以skype形式，每次充值不高于10美元。

Skype的充值费以回复电邮为依据报销。

3、招待费

3.1招待费用控制的原则

3.1.1实行预算管理、总量控制的总原则，由办公室集中管理。

3.1.2公司年初确定2011年招待费的控制总额及比例，年终考核控制总额＝年度预算总额＊（实际完成销售/年度预算销售额）。

3.1.3各部门应提出月度招待费预算。

3.1.4各部门超过月度预算控制的招待费，不予报销。

3.2招待费用范围

招待费用范围包括招待用餐、招待用烟、酒水、礼品及公关费用等。

3.3招待用餐的管理

3.3.1招待用餐应本着节约的原则，严格控制在预算限度内。

对外来招待，原则上在公司指定餐厅就餐；并在办公室进行登记，写明招待对象及人数，不符合规定程序和手续的招待费用财务不予报销。

3.3.2用餐申请：

所有招待用餐必须填写《用餐申请单》（作为报销必备凭据之一），由部门经理提出办公室审核，报总经理审批（异地可以通过电子邮件形式报批）。

3.3.3公司各部门内部人员聚餐或部门之间相互请客费用（除总经理特批的重大节日、活动，不得超过人均50元标准。

）一律不予报销。

3.3.4公司办公室主任应对业务招待费进行严格审核，并每月定期向总经理汇报业务招待费使用情况。

3.3.5每次业务招待结束后办理招待费报销手续,须经各级部门负责人及财务经理审核后报公司总经理批准，予以报销。

3.3.6对于公司外部招待及出差期间发生的招待费用，须填写“万阳能源科技招待费使用说明表”（参见附件4），报上级领导及办公室审批。

财务经理有责任审查每月招待费用的总预算额度，如超出当月总预算额度须报送总经理审批。

3.3.7报销要求：

招待费用发票，应以：

xxx公司为抬头，禁止报销“个人”抬头的发票；

同次发生的招待，发票的公司名称应一致，如以定额发票的方式，相同金额的定额发票号码应该连续。

所有类型的招待发票应附银联刷卡签购单或消费明细清单，方能报销。

3.4招待用品的管理

3.4.1招待用品包括烟、酒、礼品、礼品卡（卷）等。

3.4.2招待用品的采购管理：

由采购部根据办公室的《招待用品采购申请单》采购要求及时安排采购，其它部门不得自行采购，否则取得的发票不得入账，财务不得付款（董事长、总经理指定的临时招待用品除外）。

3.4.3招待用品由办公室集中存放、专人管理。

3.4.4各部门领用招待用品前应填写《招待用品申请单》，交部门负责人、总经理审核批准后到办公室进行领用，保管员应按规定在《招待用品出库单》上注明实际领用的物品准确规格及数量，由领用人、保管员及办公室负责人签字。

3.4.5若领用的招待用品未用完的，应及时将未用部分退还办公室，并办理退库手续。

3.4.6办公室每月末对各部门的招待用品使用情况进行汇总，并交公司财务部门确认，财务部门根据领用清单，将相关费用核算到部门、人员。

3.4.7xxx分公司招待用品不得可自行采购，需招待用品经审批同意，办公室确认价格数量后，经总经理批准后，可以授权xxx分公司自行采购，但单次招待用品价值超过1000元的由采购部采购。

3.4.8财务经理有责任审查每月招待费用的预算额度，如超出当月预算额度须报送总经理审批。

3.5住房补贴

公司为特聘人员提供住房，但租住房屋费用上限不超过1600每月（含税），房屋其它费用由住房者自行承担，房租由住房者每季度提供一次合法租房发票在财务报销。

3.6交通补贴

xxx分公司工作人员交通补贴标准为200元/月/人。

补贴以报销方式按月度发放。

报销时必须提供合法的相应金额的交通发票。

吴江公司不享受交通补贴。

3.7午餐补贴

xxx公司全体人员正常上班均享受早中晚三餐标准2、5、5元用餐补贴（包括周六、日上班）标准为5元/人/工作日。

用餐补贴不发放个人在后勤部登记用餐，公司统一结算。

吴江公司操作工及上夜班人员工作满8小时后，（公司同意加班人员）每上班满一小时补贴1元/人/小时。

（司机除外）

xxx分公司午餐补贴标准为15元/人/工作日，无加班补贴。

3.8附则

享受补贴待遇的人员必须由部门负责人提报，人力资源部经理审核、总经理批准确认实施。

住房补贴费，交通补贴费报销时必须提供等额合法租房、交通发票凭证方可。

超出标准之外的费用由员工自己承担。

此通知自颁布之日起执行，原制度同时废止；

本标准由办公室、人力资源部和财务部负责解释。

9

附件1：

xxx公司国内出差申请单

申请日期：

年月日

以下各栏在出差前由出差人填制

申请人

所属部门

职务

出差人数

目的地

交通工具

差期

自年月日至年月日共计天

出差目的

日程安排

费用预算

交通费用预算

住宿费用预算

特别费用预算

招待费

市内交通

及餐饮补助

其他费用（请注明）

合计

实领备用金金额（大写）

万千百元整

部门经理或直属领导意见：

签字：

日期：

总经理审批：

以下各栏在出差回来后由出差人填制

实际出差时间

自年月日至年月日共计天

实际发生费用

超支

部门负责人或直属领导审核意见：

签字：

日期：

注：

出差人请按照要求填写此单，并作为报销附件

附件2：

xxx公司海外出差申请单

申请日期：