公司印鉴及证照管理制度.docx

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***有限公司

公司印鉴及证照管理制度

一、印鉴证照分类

1、重要印鉴：

涉及公司重大权利义务的印鉴，包括公章、合同专用章、财务章、法人章、发票专用章。

2、一般印鉴：

除重要印鉴外的其他印鉴，最常用的为部门印鉴。

3、公司证照：

公司营业执照（正、副本）、组织机构代码证（正、副本）、税务登记证（正、副本）、银行开户许可证、公司章程、股东会决议、验资报告、公司房产证或租赁合同等。

二、印鉴证照的保管与使用

1、保管前的备案

1）公司所有印鉴归口使用前需在《印鉴保管责任书》上加盖备案，公司所有印鉴印模由行政人事中心负责人单独建档永久保存。

2）所有公司证照归口前，需复印一份备案，由行政人事中心负责人单独建档永久保存。

2、公司重要印鉴、证照的保管与使用：

由行政人事总监保管。

各部门需要使用时需执相关资料及《公司印鉴证照使用申请表》、《印鉴证照使用登记表》交行政人事总监审核签字后交总经理审核，总经理签字后到行政人事总监处加盖印章或领取证照复印件，使用申请表及使用登记表原件交予行政人事总监保留，以便日后备查。

3、合同专用章的使用，需持《合同审批表》、《印鉴、证照使用登记表》先由部门负责人出具相关意见，再交行政人事总监审核，最后交总经理审核通过。

审批表及使用登记表交予行政人事总监保留，以便日后备查。

4、一般印鉴使用

员工使用一般印鉴无须经上述程序，由各部门负责人决定使用。

5、外借印鉴及证照

特殊情况需在除公司以外的地点使用印章及证照的，须办理印鉴、证照借出手续。

外借人持《公司印鉴证照借出申请表》、《印鉴证照借出使用登记表》交行政人事总监审核后交总经理复核，总经理签字同意后到行政人事总监处加盖印章，申请单及登记表原件交予行政人事总监保留。

借出人使用完毕后须在当日及时归还行政人事中心，并在借出申请表及登记表中注明归还日期。

6、印鉴的制作

印鉴的新刻或改制应在获得总经理批准后由行政人事总监安排人员办理。

7、印鉴的销毁

1）销毁印鉴须填写《印鉴销毁申请表》，由行政人事总监审核，总经理批准后方可。

2）印鉴销毁由两名以上的人员共同进行。

8、印鉴遗失

印鉴如发生丢失、损毁或被盗情况，印鉴保管人应迅速向行政人事中心负责人汇报，以使及时进行注销。

9、处罚规定

未按本规定办理或造成损失，将酌情予以处罚；情节严重者将移交司法机关处理。

三、盘点

每年6月、12月第二周进行公司证照、印章盘点。

填写《公司证照印章盘点表》注明保管人、印章及证照种类。

四、附录

《印鉴保管责任书》

《印鉴证照使用申请表》

《印鉴证照使用登记表》

《合同审批表》

《印鉴证照借出申请表》

《印鉴证照借出使用登记表》

《印鉴销毁申请表》

《公司证照盘点表》

《公司印鉴盘点表》

***限公司

印鉴保管责任书

印鉴登记日期年月日

印鉴名称：

呈报者：

行政人事部：

种类：

□公司重要章□一般章

形状：

□方□圆□其他

用途：

印章材质：

□金属□水晶□牛角□黄杨木□其他

制成时期：

年月日

制印人：

交接时期：

年月日

保管人：

责任书条款：

1、印鉴保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向总经理报告。

2、必须按公司《印鉴管理办法》规定范围使用。

3、如因保管不当及使用不当给公司造成的经济和名誉损失由责任人承担。

印模：

保管人签字：

授权人签字：

***有限公司

印鉴证照使用申请表

日期：

年月日

申请部门

申请印鉴类别

使用内容

份数

经办人

部门负责人

行政人事部

总经理审批

***有限公司

印鉴证照使用登记表

日期

印鉴、证照类别

使用人

审批人

文件内容

备注

11

***理有限公司

合同审批表

日期：

年月日

合同名称

标的额

合同内容

部门负责人意见

行政人事总监意见

总经理意见

经办人

合同盖章人

***有限公司

印鉴证照借出申请表

借用事由

经办人

联系方式

所属部门

借出时间

年月日时分

归还时间

年月日

行政人事总监

总经理

借用印鉴证照名称

1、营业执照（○正本○副本○复印件○电子版）；

2、组织机构代码证（○正本○副本○复印件○电子版）；

3、公章；

4、财务专用章；

5、其他；

印模：

***有限公司

印鉴销毁申请表

日期：

年月日

印鉴名称

种类：

□公司重要章□一般章

印章材质：

□金属□水晶□牛角□黄杨木□其他

形状：

□方□圆□椭圆□其他

印模

管理部门：

管理人：

申请部门

申请人

申请销毁理由：

销毁方式

部门负责人意见

行政人事中心意见

总经理意见

经手人确认（两名）

***有限公司

公司证照盘点表

日期：

年月日

证照种类

保管人

备注

营业执照正本

营业执照副本

国税登记正本

国税登记副本

地税登记正本

地税登记副本

企业代码证正本

企业代码证副本

银行基本户证（卡）

银行一般户证（卡）

银行开户许可证

公司章程

股东会决议

验资报告

房屋产权证书/房屋租赁合同

注:

保管人负有相应的保管责任，交接或移交必须做好相应手续。

印章名

印章印鉴

保管人

印章名

印章印鉴

保管人

***有限公司

公司印鉴盘点表

日期：

年月日