公司人事档案管理规定.doc

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人事档案管理规定

第一章 总 则

第一条为加强和规范员工档案管理，制定本办法。

第二条本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。

第三条人事档案管理工作，必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定，确保档案的完整与安全。

第四条中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理，档案管理人员的档案存放于组织部门。

第二章机构和职责

第五条人事档案由人力资源部进行管理。

服从国家档案行政管理部门宏观管理，接受集团公司、公司档案工作的监督指导。

第六条档案管理员职责：

（一）对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护；

（二）办理人事档案的查阅、借阅和转递手续；

（三）为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜；

　　（四）做好员工档案的保护工作；

　　（五）定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。

第三章人事档案保密规定

第七条 涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定，不准向无关人员谈论个人档案内容。

个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案，任何人不得私自保存他人档案或档案材料。

不得擅自泄露档案内容，违者追究法律责任。

第四章材料归档规定

第八条人事档案的内容及分类归档

（一）履历材料

包括：

 履历表（书）、简历表；登记表；普通高中、初中学生毕业登记表；更改姓名材料；就业登记申请书； 委托存档登记表（寄存人事档案登记表）；失业转就业育龄人员婚育情况登记表。

（二）自传材料

包括：

本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。

（三）鉴定、考核、考察材料

包括：

鉴定表（含自我鉴定）；组织正式出具的职工表现材料；考核登记表。

（四）评定岗位技能和学历材料

包括：

报考高校的登记表；能反映一定专业（技术）的毕业生登记表；学历证明、学位证书（证明）；学习（培训）成绩表、成绩单；套改、晋升、聘任技术职务的材料；专业技术任职资格申报表、审批表；创造发明、科研成果、著作及有重大影响论文等目录。

（五）政审材料

包括：

审查职工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、交待或说明材料、主要证明材料；甄别复查结论（意见、决定）、批复；入党、入团、参军、入学、出国等政审调查材料；更改姓名、民族、年龄、国籍等组织审查材料；家庭成员、主要社会关系的政治历史情况证明材料。

（六）参加中国共产党、共青团及民主党派的材料

包括：

入团、入党的各种材料；加入民主党派的有关材料。

（七）奖励材料

包括：

各级先进人物、英雄模范称号登记表（审批表）、模范事迹、嘉奖、通报表扬材料；创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料；立功受勋、表彰材料。

（八）处分材料

包括：

处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见；法院审判判决书；开除党籍、团籍的材料。

（九）任免呈报表和工资、待遇的审批材料

包括：

关于招聘、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、待遇、出国、退休、退职等相关材料；

（十）其他可供组织参考的材料。

包括：

1、企业工人从事特殊工种工作登记卡；

2、企业职工参加工作时间及连续工龄核定表；

3、计划生育审批表；

4、招工、参军、参加工作、毕业生、工作调动等所作的体检表；

5、有残疾的体检表、残疾登记材料；

6、非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书；

7、有关证明单位改制的文件材料；

8、有关证明单位更名的文件材料；

9、有关证明单位性质的材料；

10、有关证明在外地从业期间参保情况的文件材料；

11、有关证明从事特殊工种的文件材料；

12、有关特殊工种岗位的批件；

13、有关证明招工情况的文件材料；

14、有关证明知青身份的文件材料；

15、有关证明户籍迁出迁入的文件材料；

16、有关证明出生时间的文件材料；

17、有关证明参军、复员、转业人员身份、时间的文件材料；

18、其他证明材料。

第九条归档程序

（一）职工个人在一定时期内的再教育学习、学历、职称、技能学习过程中形成的材料（权威部门确认）及时移交到部门兼职档案员处。

（二）公司人事、组织部门的管理人员以及各部门的兼职档案员，负责对日常工作活动中所形成的员工人事档案材料进行收集归档，凡涉及到归档范围内的材料应在审查盖章或个人签字后择其收集整理，及时移交到对口部室，直至移交到人力资源部。

第十条归档时间

人事档案材料属于年度类的在办理完毕后的次年三月底前移交归档。

阶段、周期性材料在活动完成后两个月之内归档。

变更、修改、补充、调动、调离的材料及时归档。

第十一条归档要求

（一）收集的归档材料应客观真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备。

需经组织审查盖章或本人签字的应盖章签字完成后及时移交。

（二）接收部门应全面检查归档文件材料质量，交接双方核对移交清册后履行签字登记手续。

（三）对转入的档案，拆封人员要根据档案清单核对验收，缺材料的原档退回。

（四）对假公济私或利用档案材料营私舞弊的，将视情节轻重，严肃处理。

对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

（五）人事档案材料统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写；A4纸填写的，要求页边距左右均大于或等于2.5cm，上下均大于或等于3cm，以便于用来裁剪。

第五章人事档案的保管规定

第十二条人事档案存放应配备档案库房、档案工作室等相应设施。

做好防火、防盗、防虫、防蛀、防潮、防光、防尘、防污染等八防工作。

第十三条人事档案材料应分类整理后方可入卷存档。

每年要对档案进行一次整理、校对工作。

第十四条档案应分类编号后存放，编号应与员工编号统一，防止重名重姓员工材料入档交叉，制检索目录，以便查找。

第六章人事档案查阅规定

第十五条查阅手续

（一）凡查阅人事档案者，一律填写《人事档案借、阅审批单》（见附表），档案室凭审批表提供档案。

人力资源部、党群工作部查阅人事档案人员每年审批一次。

（二）外单位来公司查阅档案时，必须持盖有公章的单位介绍信和本人身份证件，填写《人事档案借、阅审批单》，方可查阅。

（三）查阅档案应在查阅室查阅，查阅时按顺序翻页，避免乱插错放、不得涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

不得擅自拍摄复制档案内容，因工作需要从档案中取证的经审查批准后方能办理复制。

第十六条注意事项

（一）建立档案查阅登记规定，对查阅职工档案的情况做好记录。

（二）凡查阅人事档案的工作人员必须是中共党员，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

（三）查阅档案时要注意爱护，保持档案整洁，严禁对档案涂改、圈划、抽取、撤换、污损、泄密等。

（四）未经批准，不得擅自拍摄、复制档案材料。

确因工作需要从档案中取证的，须填写《人事档案借、阅审批单》方可办理。

（五）档案一般不借出查阅。

如必须借出查阅时，应提交报告，填写《人事档案借、阅审批单》，严格履行登记手续。

（六）借用的人事档案，必须妥善保管，要严格保密，不准转借，不准交给无关人员和本人翻阅。

（七）任何人不得查阅或借用本人及亲属（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的档案。

（八）员工被任免中层以上职务，应在任免职务后一个月内进行移柜。

第七章人事档案转递规定

第十七条人事档案的转出

（一）员工劳动合同终止、解除或其它原因需要转出档案的，应在15天之内办理转递手续。

（二）员工工作调动的，需持商调函办理转出手续。

（三）对转出的人事档案要进行认真的检查核对，并按规定的要求，整理合格、装订成册，不得扣留材料或分批转出。

未经整理的档案，不得转出。

（四）档案转出要填写档案转递通知单，提档人签字，档案要密封，加贴密封条并盖密封章。

（五）转出的档案须进行编号登记。

（六）档案转出后，经办人应在档案名册上注明何时转往何处并签字，以便备查。

（七）对转出的档案回执以及清单，于次年归入到公司档案室，并留台帐予以备查。

第十八条人事档案的接收

（一）新员工调入，接到有关员工调入通知后，应及时接收人事档案。

（二）对接收的人事档案，应当场开封，对照档案清单检查核对，无误后接收；若缺少材料，档案退回并明确告知，补齐材料后再予接收。

（三）对接收的人事档案，要认真登记、编号、整理、入库。

第十九条其他要求

对违反转递规定，造成档案丢失或发生抽取、更换档案材料的视情节和后果追究当事人和有关管理人员的责任。

第八章人事档案的检查核对规定

第二十条 在档案接收、转出、借阅及日常工作中，要坚持认真检查核对，做到名册数量与档案实际数量相符，档案编号与摆放位置相符，档案目录与档案材料相符。

做好档案接收、转出、变动情况记录，防止错收、漏转和张冠李戴等错装现象。

第二十一条 接收档案时，看姓名、单位、职务是否相符；看档案内容是否与档案转递单所列的材料项目相符，发现差错及时纠正。

第二十二条 转出档案时，认真清点材料，注销名册，并办理转递手续。

第二十三条 接待阅档时，要先清点材料，后拿出，收回档案要先清点，再归档。

第二十四条 每年年底进行一次档案总核对工作。

必要时可半年一次。

第九章附则

第二十五条 本规定由人力资源部负责解释与修订。

第二十六条 本规定自颁布之日起实施。

附表：

人事档案借、阅审批单

使用单位

借、阅申请人

被借、阅人

档案姓名

申请借、阅时间

借、阅事由

借、阅方式

外借

阅览

摘抄

复印

借、阅时间

借、阅归还时间

领导审批签字：

审批时间：

年月日

制表：

人力资源部

人事档案借、阅审批单

使用单位

借、阅申请人

被借、阅人

档案姓名

申请借、阅时间

借、阅事由

借、阅方式

外借

阅览

摘抄

复印

借、阅时间

借、阅归还时间

领导审批签字：

审批时间：

年月日

制表：

人力资源部

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