档案管理规定.docx

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档案管理规定

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第一章   总则

第一条 爲加强公司文书档案、声橡档案资料的管理工作，保证文书档案、声像档案资料的及时归档和妥善保管，特制定本规定。

第二条 公司设档案室和专职档案员（简称档案员，下同。

），负责档案资料的归档督促和日常管理工作。

档案员对档案资料必须按年度立卷，各系统和部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料，都要按照本制度的规定分别立卷归档。

第三条 坚持部门收集保管、定期归档制度。

各系统和部门负责人均应指定专人（兼职档案员）负责收集保管本系统或部门的档案资料并督促其及时归档。

兼职档案员应保持相对稳定，名单报档案室备案，如有变动须及时通知档案室。

因工作变动或离职时应将经办或保管的档案资料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章                文书档案立卷归档办法

第一节   文件资料的收集管理

第四条 凡公司缮印发出的公文一律由办公室统一收集保管。

第五条 一项工作由几个部门叁与办理在工作活动中形成的文件资料，由主办部门收集保管。

会议文件由会议召集部门收集保管。

第六条   公司员工外出培训、学习、考察、调查研究、叁加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时，必须将有归档价值的文件资料向本部门兼职档案员办理交接手续，兼职档案员签字认可後会计部才给予核报差旅费。

第七条 各系统、部门兼职档案员的职责：

（一）             了解本部门的工作业务，掌握本部门文件资料的归档范围，收集保管本部门的文件资料。

（二）             认真执行定期归档制度。

对本部门承办的文件资料平时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件资料归档完毕，并向档案员办好交接签收手续。

（三）             承办人员借用文件资料时，应积极地做好服务工作，并办理临时借用文件资料登记手续。

第二节   归档范围

第八条 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、会议纪要等。

第九条 上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件资料。

第十条 公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

第十一条              公司的请示与上级机关的批复；公司反映主要工作活动的报告、总结。

第十二条              公司内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表、重要工作记录（表单）及工作简报。

第十三条              信访工作资料。

第十四条              公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。

第十五条              公司管理人员任免的文件资料以及关於员工奖励、处分的文件资料。

第十六条              公司的各种规章制度、实施细则、程式文件。

第十七条              公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。

第十八条              公司保密制度中规定的保密范围材料。

第十九条              公司重要设备档案、财会档案及基建档案材料。

   第三节   平时归卷

第二十条              各部门都要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕或批存的文件资料，由兼职档案员集中统一保管。

第二十一条      各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件资料归卷使用的“案卷类目”。

“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第二十二条      公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件资料，收集齐全，加以整理，送交本部门兼职档案员归卷。

第二十三条      兼职档案员应及时将已归卷的文件资料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在文件处理登记薄上注明。

第四节   立卷

第二十四条      立卷工作由相关部门兼职档案员配合，档案员负责组卷、编目。

第二十五条      案卷质量总的要求是：

遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便於保管和利用。

第二十六条      归档的文件资料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

第二十七条      在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、草稿与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。

文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。

第二十八条      不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最後一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

第二十九条      卷内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件资料应依序排列在一起，即批复在前，请示在後；正件在前，附件在後；草稿在前，定稿在後；其他文件资料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

第三十条              卷内文件资料应按排列顺序，依次编写页号。

装订的案卷应统一在有文字的每页资料正面的右上角、背面的左上角列印页号。

第三十一条      永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。

填写的字亦要工整。

卷内目录放在卷首。

第三十二条      有关卷内文件资料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填上以示负责。

备考表应置卷尾。

第三十三条      案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第三十四条      案卷的装订和案卷各部分的排列格式：

（一）             案卷装订。

装订前，卷内文件资料要去掉金属物，对破坏的文件资料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

（二）             案卷各部分的排列格式：

软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置於档案柜内保存。

第三章                声像档案管理办法

第三十五条  公司的声像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录影、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。

第三十六条      声像档案一般由录音带、录影带、摄像带、照片（含底片）及文字说明等组成。

第三十七条      声像档案是公司卷宗的组成部分，必须由档案员集中统一管理。

第一节   声像档案资料的收集

第三十八条      收集范围：

（一）       反映公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；

（二）       各级领导人和着名人物叁加的与公司有关的重大活动的声像资料；

（三）       公司有关人员组织或叁加的重要会议的声像资料。

（四）       涉及公司权益的声像资料。

（五）       其他单位形成的与公司有关的重要声像资料。

（六）       其他具有保存价值的声像资料。

第三十九条      收集时间：

（一）       声像档案资料由各部门兼职档案员负责收集，应在档案资料形成後一个月内归档；

（二）       档案员有责任随时徵集具有保存价值的声像档案资料。

第四十条              收集要求：

（一）       录音带、录影带、摄像带、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。

凡未按规定归档的，其形成费用不予报销，以防散失；

（二）       接收原版、原件，特殊情况下可接收复制件；

（三）       声像资料的内容要真实，底片、原件与影像、复制品要相符。

第四十一条      声像档案费用的报销：

兼职档案员按第三十八条规定形成声像档案的费用，并按要求向档案员办理归档，经档案员签字後会计部才给予报销费用。

第二节   声像档案的整理

第四十三条      声像档案的整理，包括分类、组合、排列和编目，使其系统起来，便於保管和利用。

第四十四条      声像档案的整理由摄录人员负责，相关的兼职档案员协助。

第四十五条      分类、编号：

（一）             照片档案按年代、问题分类。

同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号。

底片在卷宗内编流水号。

格式：

卷宗号-流水号。

（二）             录音带、录影带、摄像带按年代-问题分类，按内容编号。

同一内容分录几盘的应视爲一个案卷，编一个案卷号，然後每盘再依次编排序号。

（三）             编注与其他载体档案相联系的叁照号。

格式爲（档案形态）档号/（档案形态）档号。

第四十六条      保管期限：

应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。

第四十七条      文字说明的编写：

（一）             文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。

（二）             编写文字说明的要求：

1.      准确揭示档案资料的内容，概括其反映的全部资讯，标注专案正确齐全；

2.      照片的自然张（内容相近的亦可以若干张）编写文字说明。

录音带、录影带、摄像带按案卷编写文字说明。

一组声像资料联系密切的应加文字说明：

3.      文字简洁、语言通顺；

4.      时间用阿拉伯数字表示。

第四十八条      编制格式：

（一）             照片编制采用横写格式。

其格式爲照片/底片号-文字说明-叁见号-摄制时间-摄制者。

（二）             录音带、录影带、摄像带的编制格式：

在盒套上置标注页。

按要求逐项填写。

第四十九条      案卷要求：

（一）               将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷，集中编放。

（二）       卷内目录：

照片、底片以自然张爲单元填写卷内目录；录音、录影带、摄像带以盒爲单元填写卷内目录。

（三）       卷内备考表，用於说明卷内声像资料的整理、变动情况。

第五十条              编目：

声像档案的着录依照GB3792.5-85《档案着录规则》进行。

第三节   声像档案的保管

第五十一条      声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。

第五十二条      保存条件：

（一）       底片、胶片保存温度应保持在13-15℃之间，相对湿度应保持35%-45%；

（二）       照片保存温度应保持14-24℃，相对湿度应保持37.5%-67.5%；录音、录影带保存温度应保持18-24℃，相对湿度应保持40%-60%。

第五十三条      底片册、录音、录影带、摄像带应立放，磁带库必须避开磁场，磁场盒与盒的间距不小於3mm；存放磁带最好不用铁皮柜。

第五十四条      对库存的照片档案，要两年检查一次。

第五十五条      归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改；销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档单位同意，报经技术总监审批，登记造册。

第五十六条      建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项统计工作。

第四节   声像档案的开发利用

第五十七条      编制声像档案目录、卡片等检索工具，爲利用提供方便条件。

第五十八条      建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的秘密程度，确定利用范围。

第五十九条      具有专利的声像档案，外单位利用时，应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。

第六十条              声像档案原版一般不得借出档案室之外。

如有特殊需要，经技术总监批准後，方可限期外借。

利用率高的声像档案可将复制件外借；外单位借用或复制声像档案，由技术总监批准，档案员具体办理，并按有关规定收费，实行有偿服务。

如在借用中造成损坏，借用单位负赔偿责任。

第六十一条      在不影响保密的前提下，各部门可利用声像档案举办报告会、展览会，编辑综合性或专题性画册、资料片等，积极开发利用现存的声像档案。

第四章                    附则

第六十二条      本制度由技术总监组织档案室制订并由档案室负责解释，报公司董事会批准後施行，修改时亦同。

第六十三条      本制度施行後凡既有的类似规章制度自行终止，与本制度有抵触的规定以本制度爲准。

第六十四条      本制度自颁布之日起施行。