U9标准采购流程.docx
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U9标准采购流程
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U9标准采购流程
标准采购是采购业务中最常见最普通的流程，先请购，再下采购订单PO，根据采购订单收货，最后入库确认，立应付、先进行请款、再付款、核销、转总账。
应用流程示例
创建请购单→审核→采购订单→审核→标准收货→应付立账→请款→付款→应付核销→转总账
c
仓库
生产部
采购金额
带
财务部
目更
生成采购订单并审核
生成应付单、立账。
根据请款单行付款。
核销
转总账可从价表带出，可手工录入可自动出也可手工录入在此改金额在此更改计划价
创建请购单、并进行审核
创建请购单、并进行审核车辆费用要输
后入车牌号码在此手工录入计划价
生成收货单、审核入库。
未审核不可收货审核可收货
根据发票及应付单请款
进
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U9系统里采购部主要使用以下四大模块：
一、采购管理模块
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应付管理模块二、
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料品成本模块三、
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费用报销模块四、
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为了提高采购工作效率及准确性，达到采购的目标职能，采购系统各职员应各负其责、分工明确。
1、各公司采购员负责本人所采购料品的采购订单的制定（订单输入完毕保存、提交即可），以及下达订单给各供应商，采购订单完成后，由采购部主任对其采购订单进行审核，审核确认无误后，方可标准收货入库。
于次月5-10号，采购文员根据系统标准收货的数据，同各供应商进行对数工作及发票的跟踪，发票到达不及时的，应将信息及时反馈给采购员或采购部主任，由采购员或采购部主任追催到位。
2、各公司采购部收到供应商的发票后，采购文员在第一时间对收到的发票进行核对，核对的内容有：
发票抬头、料品名称、数量、单价、税率、价税合计等是否符合本公司的资料及U9系统收货单内容。
核对无误后，手工填写《付款申请单》，将《付款申请单》连同发票一同交送财务有关会计审核签名确认。
这时，采购文员即可进入U9系统制定请款单，保存提交后，由采购部主任对请款单进行审核。
3、当发生有料品退货时，采购部采购员负责跟踪本人所采购料品的退货情况，由五金仓库制定退货单，经采购部采购员审核退货单后方可退货。
4、各公司采购部所有费用报销单均由采购文员录入到U9系统，报销单录入保存提交后，由采购部主任进行审核。
5、各公司采购部每新增一种料品后，采购文员负责料品成本手工维护（计划价）的录入，其计划价由采购中心或采购部主任提供。
6、当料品计划价发生变化时，由采购文员进行料品成本手工变更，将计划价更改为最新计划价。
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由请购单生成采购订单从本公司的账套进入全部模块下的采购管理模块，找到采购下面的标准采购点击进入画
面，在基本页签里，按顺序逐项输入供应商名称、业务员、部门、来源类别（请购单）等，价找到需要生成从来源单据的放大镜进入请购单查询对话框，输入查询条件，格含税一定钩上。
采购订单的请购单后确定，在行号里就能看到来源单据号、料号、品名、规格、采购数量、最终价、价税合计、交期等等的内容，其中的（来源单据号、料号、品名、规格、需求数量、交（以合同或报价表的价格为最终价期等）从请购单自动带出，注意交期同日期的时间要一致。
依据）需要生成订单的操作员手工录入，录入最终价后，价税合计自动生成，点保存、提交，即整张订单完成。
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采购订单的审核找到采采购部主任负责审核采购订单，从本公司的账套进入全部模块下的采购管理模块，，找出未审购下面的标准采购点击进入画面，点击列表，输入查询条件（单据状态：
审核中）审核调价函等；核的采购订单进行审核。
审核的依据是同供应商签订的合同、确认的报价单、的内容包括：
供应商名称、料品名称、规格、数量、最终价、价税合计及交期等。
审核人发现由采购再保存、提交，应及时下达信息给采购订单的操作员更改确认，采购订单的内容有误，部主任做再一次核对无误后才能点审核，之后，五金仓库方可标准收货入库。
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采购退货单的审核点列表找到收货下的退货点击进入画面，从本公司模块进入全部模块下的采购管理模块，供应商名称、审核的内容包括：
找到需审核的退货单，双击打开单据进行审核，输入查询条件，料品名称、料品规格、拒收数量、最终价等，确认无误后点审核方可退货。
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生成请款单从本公司的账套进入全部模块下的应付管理模块，找到付款下的请款点击进入画面，在，已经标准收货且收到了发票的请款用途选“标准”基本页签里，输入申请日期、预付款日期，可在应付单如需更改金额，选择供应商后，进入选单放大镜找到财务部会计所制定的应付单，，更改确定，点保存、提交即可。
是预付款的请款用途选“预付款”的“折扣前请款金额里”
其他操作同上。
由采购部主任进行审核，审核方法同采购订单的方法一样。
在标准下请款
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款预付在下请款入输手工
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费用报销单的录入找到日常操作下的报销点击进入画面，从本公司的账套里进入全部模块下的费用报销模块，
在基本页签里逐项输入报销日期、记账期间、报销部门、报销人组织、报销人等内容，在行号提交即可。
点击扩展字段找到车牌号确定，保存、发票金额；里输入费用项目、如属车辆费用，由采购部主任进行审核，审核方法同采购订单的审核方法一样。
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料品成本手工维护（计划价）的录入大宗原材料的计划价由采购中心提供给各分公司采购部，小五金材料及设备等的计划价由各采购部主任提供。
由各分公司采购部文员进行料品成本手工维护，具体操作如下：
从本公司的账套进入全部模块下的成本管理模块，找到料品成本下的料品成本手工维护，、2011-01）（如：
（如：
点击进入画面。
输入本公司账薄广东三和管桩有限公司主账薄）、记账期间，在分项成本页签输入材料料品（可从放大镜找到需录入计划价的料品或直接输入料号即可）成本后点保存，即完成了此料品的计划价录入工作。
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料品成本变更当料品成本（计划价）发生变化时，需进入料品成本变更流程，由各公司采购文员进行操作。
从本公司账套进入全部模块下的料品成本模块，找到料品成本下的料品成本变更点击进入画面，点新增，输入查询条件，找到需变更计划价的料品，再双击进入画面，在变更范围下输入生效日期，如当期此料品有发生过业务，则生效日期应设为下个期间，否则，生效日期为当期。
在行号的新本层成本手工更改计划价为最新计划价，保存、提交、审核即可。
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基础资料的设置同维护
各分公司采购部指定专人，提供需新增的供应商及料品资料给采购中心基础资料设置的负责人，提供方式（QQ网络、传真、邮箱等），所提供的资料内容包括：
一、供应商资料：
供应商名称（全名）、区号、税率、所供材料、行业等；二、料品资料：
标准名称、规格、最小计量单位、料品图片（一定配上）
为了统一、规范料品名称，以及供应商所开发票内容能匹配U9系统的收货入库单内容，我们设置的供应商及料品的基础资料必须做到准确无误，要求以上所提供的资料务必完整、准确，经采购部主任审核确认后方可提供到采购中心。
采购中心基础资料负责人收到各分公司采购部提供的资料后，对所提供的资料进行进一步的审核确认，确认必须新增的，应及时给予新增。
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