同学聚会活动方案 分工.docx

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同学聚会活动方案分工

同学聚会活动方案分工

XXX班十年之约班级活动

各时间结点任务内容、要求及责任分工

说明：

要让此次聚会取得成功，需要每位同学的积极参与和全力配合。

筹备委员会要求所有承担具体分工和职责的成员认真对待，拿出全心全意为同学服务的精神，做好所负责内容的各项准备，在规定时间，规定的地点做好分配给你的任务。

你的一环失误，可能影响整个流程的进行，因此，你很重要也很关键！

你的认真将会让每位参与的同学和家属从内心感受到，也将会为我们团结、强大的XXX再续辉煌！

我们相信，你愿意也力够做好分配给你的任务，你不愧为XXX的一员！

时间

责任人

完成内容

目标要求

准备资料和参与人员

12月20日

制作《十年之约》电子邀请启动册

通过QQ群向全体同学发出聚会邀请，

制作内容要让每位同学看后有参加的冲动

12月25日

发布电子邀请启动册

让每位在群内成员知晓

12月31日

整理出全部同学的通讯录

确保每个电话能打通，并收集学号等信息

1月1日

起草策划组讨论方案

为召开策划小组会议做准备

1月2日

召开策划小组会议

商讨确定会议召开时间、会议流程、节目创意、《十年》书刊内容、尺寸、个人信息内容、老师邀请、评奖项目等，倒排时间计划及明确责任人

1月8日前

电话每位同学

电话每位同学邀请参与，确保每位同学加入班级群，确定寝室联络负责人

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※※※※※※

※※※※※※

1月10日前

整理完成策划会议纪要

公布《十年》活动方案，整理出各时间结点、要求及人员分工内容并公布。

内容详细、让每位同学看后了解全程，让每个责任人看后知道自己要做什么，怎么做。

向任攀登提供制作PPT的素材

尽量多的以学校时小物件、照片等

1月15日前

完成《十年》的基本构想、确立风格、编制同学页模版。

思考完成《十年》的各章节版块，整体风格，制作3个以上模版供同学排版参考。

全力宣传鼓动开始制作提交稿件

让每位同学参与到其中

2月1日前

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※※※※※※

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完成奖项的整理

整理出各奖项名称和对应的人名并发一份给

活动内容及窜词初稿的确定

内容任军知道不作公布

完成会议过程中PPT的策划

与会议内容整合能勾起回忆

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※※※※※※

2月15日前

完成《十年》的其它版块资料准备和排版工作

除序、和同学资料外其它版块内容的确定

签名、结婚照、人头像、聚会照、活动文件、曾经合影……

向每位有工作内容的同学电话通知强调工作内容及要求

确保责任人明确责任，了解内容，知道处理办法

3月1日前

开通十年之约银行帐号并负责公布

开通大众化银行卡，建议为农业银行，在群里公布帐号并带领全小组成员负责督促催缴活动经费。

安排做好每个同学的收费情况记录。

确保在各有支付环节买单，并安排组员做好每笔开支的记录

该过程从3月有支付需求开始，会前费用由经办人联系刘汉东。

会议期间由刘汉东及小组成员负责各统一费用的买单和记录工作。

采购会议用品

订购体恤衫65套、签字笔70支、小本65本、卡片纸150张、秘密武器2个、※※※※※※、扩音器1个、口哨2个、拉拉队装饰一批、云南白药1瓶，签到簿1本，红蓝黄粉笔各1盒。

封口胶带1圈。

自备音响设备

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※※※※※※

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3月15日前

提交个人作业

按统一风格自行排版。

将内容提交给刘蜀。

3月20日前

支付活动费用，提供准备参会人数和往返交通工具

刘汉东小组，任攀登必须详细统计出缴费和参与人数情况。

任攀登的统计结果每一时间反馈给石庆、李小林、唐光军。

3月23日前

按活动内容精神和要求，调研、考察、初选好酒店、各餐饭店等

严格按会议各餐标准和要求执行，酒店和各饭店相距越近越好。

第一天学校食堂务必落实，要确保主题班会延时结束也能吃到饭。

第二天活动地点不宜远，但一定要有足够空间，能围圆圈而坐。

3月31日前

收齐并整理出每位同学个人页资料

将各同学发来的资料统一整理完成

4月1日前

下订酒店和餐厅并完成入驻人员分配表，必须制作表格

酒店有接待台、欢迎横幅的要求。

正餐那餐厅必须确保大厅统一就坐等。

尽量要求酒店提前给出房卡，提前编制出每位同学入住房间号。

29号入驻时以便编制表格发放房卡和统计到会人员等。

细节需多考虑

完成会议指南内容确定及排版

指南包含以下内容：

会议议程、时间安排，组织纪律，各游览具体路线、行车方案、注意事项，各项目工作负责人等能考虑到的内容

完成车辆调配表的编制初稿，必须制作表格

将开车同学名单整理出来，将有接送需求的同学按到达时间分配好并逐一通知到位。

接送责任落实到各司机

《十年》全刊初稿确定，开始校对

书刊定稿，转入校对和印刷阶段

完成胸牌设计和制作

胸牌背面印上将所有同学电话号码，便于会期联系

4月15日前

完成详细准确的车辆调配表的编制

确保每位同学能在29日17：

00前赶到雅安入驻，必须编制出详细表格

《十年》、胸牌、会议指南、※※※※※※印刷品完成印刷

65份完成印刷和装订

摄制准备工作及分工明细表

了解清楚同学全班同学中摄影、摄像爱好者、了解清楚都有哪设备器材。

制订摄制任务分配，器材电池的保证办法。

可按不同激动环节分配摄制人员、或按人头落实谁负责主摄、谁负责细节、谁负责抓拍等细节

4月20日前

确定主题班会教室

确保容纳120以上，确保可使用投影的多功能阶梯教室。

确保协调好学校

4月25日前

完成横幅制作

酒店大门酒店接待处会场及其它需要指示的地方

※※※※※※

※※※※※※

4月29日

采购物品运输

确保所有采购物品、印刷物品都随车带到雅安

4月29日

17：

00

所有同学酒店登记入驻

生活组成员负责在酒店前台做登记签名工作，并按入驻分配表分发房卡并做好已到人员记录。

必须告诉每位同学认真看一遍会议指南！

17：

30

吃晚餐

简餐，时间控制在一小时内

18：

30

城区变化体验，重游青衣江畔、音乐广场

由XXx引导讲解并按会议指南线路进行。

游览完后自行安排，最迟就寝时间23：

30

19：

30

筹备组会议及会场布置，杨智勇带上采购物品

等必须参加，地点在学校会场。

熟悉场地，布置黑板，※※※※※※

4月30日

7：

00

起床

逐一敲门，确保准时起床

7：

30

早餐

如酒店无早餐，自己解决。

尽量不要走远

8：

30

到学校指定教室集合

各责任人带上自身准备物品

确保同学及家属准时到场。

注意劝导家属不影响学校正常秩序，告之家属厕所位置等基本信息。

带上准备物品、相机、电池等

9：

00

主题班会

掌握好时间进度。

注意会场秩序，确保摄像效果等

12：

00

学校食堂吃饭

自己照顾自己家属。

饭后不得离开

餐后

重游校区

统一按预定路线行径，不要分散掉队，带上

13：

30

读书走廊求实碑处集合

期间将有合影，建议家属全程共同参与。

XXx负责拍摄合影

13：

45

超有意义活动

带好纸巾、相机、以及曾经的值得纪念的小物件等

14：

00

策划组公认最为期待、最有创意活动项目

※※※※※※

16：

00

读书走廊侧篮球场球赛

家属必须参加拉拉队，请还想跑两圈的同学当天准备运动鞋。

（配有医务人员）

17：

00

回宾馆休息洗漱等

务必统一回宾馆

17：

45

宾馆门口集合前往聚餐地点

组织好全体同学共同前往，提前要求酒店标识好家属桌、吸烟桌等。

石庆备好酒水。

各桌两并白酒，一件啤酒，两瓶豆奶，两并果汁。

另准备适当备量。

18：

00

畅饮，但以安全为前提，确保能参加第二天活动

5月

1日

7：

00

起床

逐一敲门。

必须严格作习时间，家属积极配合

7：

30

早餐

如酒店无早餐，自己解决

8：

00

宾馆门口统一出发

根据自身情况确定是否退房，可不在回宾馆。

如续房，房费将自付

9：

00

茶话会

生活费提前采购瓜子、花生等小食品

无组织、无形式，可结亲家、拉关系的聊天，不得打牌，只能听或说

11：

00

所有摄影器材图片拷贝

将各器材的影像资料拷贝到电脑。

12：

00

散伙饭

不建议喝酒

13：

00

弥补遗憾的送别仪式

建议准备金嗓子喉宝

14：

00

收集所有剩下资料

将所有所有剩余资料、物品收集保存并做好善后工作

10月15日前

完成电子相册和录像视频制作

上传到网络，供同学下载

负责十年之约各次通知传达、会议精神传达、威逼利诱寝室成员参加活动的各寝室联络负责人名单如下，哪位同学不来，将追究联络人责任。

由策划组任攀登同学调度和统管各寝室负责人。

女生寝室

516

517

518

519

520

521

专升本男生

专升本女生

各位：

重任在身！

请你紧张起来。

XXX拜托大家了，全体筹备委员会成员向大家先行谢过！

十年之约筹备委员会

2013年1月3日