okCOP601A 行政管理控制程序0709.docx
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okCOP601A行政管理控制程序0709
行政管理控制程序
文件编号：
城（管）002
文件版本：
A
批准人：
______________
职务：
总经理
生效日期：
2005年1月1日
目录
第一章总则
第二章工作计划管理
第三章日常事务管理
第四章行政事务管理
第五章行政文件管理
第六章会议管理
第七章环境管理
第八章相关文件
第一章总则
1本程序目的
1.1用于规范公司行政管理活动，保障有序、高效地运作。
2本程序适用范围
2.1公司所有部门工作计划、日常事务、行政事务、日常文件管理、会议管理、环境管理等活动。
3定义
3.1计划：
是对行动的预先设计，它是在决策目标的指导下，以预测工作为基础，对实现目标的途径做出具体安排的一项活动。
3.2计划工作：
是指制定计划，即根据实际情况，通过科学的预测、权衡客观的需要和主观的可能，设立未来目标，确定达到目标的一系列政策和方法，其目的就是力图在将来获得最大的成效。
3.3经营计划：
包括《管理计划》、《生产计划》、《销售计划》、《开发计划》等涉及业务经营各方面的工作计划。
3.4专项计划：
就特定的某一项目设立的计划，如《项目开发计划》、《基础建设计划》、《质量计划》等。
4职责
4.1总部计划委员会：
负责全公司《经营计划》及预算的审批。
4.2总部总裁：
负责全公司经营目标的设定、长期计划的制定，组织经营会议审批业务经营单位《经营计划》及预算，计划的调整，控制及管理计划的执行。
4.3总部计划管理部门：
审核业务经营单位/职能部门《经营计划》及预算，计划的调整，控制、管理、监督计划的执行。
4.4各业务经营单位、职能部门最高主管：
负责单位经营目标的设定、长期计划的制定，组织经营会议审批内部部门《经营计划》及预算，计划的调整，控制及管理内部工作计划的执行。
4.5计划管理部门：
审核内部部门《经营计划》及预算，计划的调整，控制、管理、监督计划的执行。
4.6总部行政部负责总部行政事务，监督、指导各部门的行政管理工作。
4.7信息系统部门负责电话会议及电视会议的管理。
4.8各部门负责本部范围内的行政事务。
第二章工作计划管理
1计划管理组织
1.1总部设立计划管理部门，统一管理全公司的各项经营计划、专项计划。
1.2各业务经营单位/部门，应根据计划工作的要求配备专职（或兼职）的计划人员，加强综合计划管理。
2计划的种类
2.1计划按不同的表现形式，可分为目标、政策、规划和预算等几种类型。
2.2计划按内容分为《专项计划》、《综合计划》。
专项计划包括《项目计划》、《质量计划》等专题的计划，《综合计划》包括《个人工作计划》、《经营计划》等综合性计划。
2.3计划按期限分为长期规划（3-5年）、年度计划、短期计划（周、月度、季度）。
3计划管理的原则
3.1计划管理过程是PDCA，即“PLAN-DO-CHECK-ACTION”。
3.2计划控制的基础是定期和不定期的检查，以及计划指标的统计。
4计划制定的步骤
4.1计划制定的步骤包括：
估量机会、制定目标、确定方案等三方面。
4.2估量机会，在计划工作开始之前就着手进行，应针对将来可能出现的机会、外部市场环境、内部竞争力优势、上级指示考虑计划的前提、实行的时机及必要条件等。
4.3制定目标，按照机会分析，制定计划目标并数字化。
4.3.1确定目标的内容，如年度计划的目标，月度计划的目标。
4.3.2确定目标的顺序，按目标的重要性及紧迫性确定目标顺序。
4.3.3选择适当的目标时间，根据实现目标的内容及顺序确定完成时间。
4.3.4确定目标要有明确的数字指标和价值，以便于执行及考评。
4.4确定方案，比较各种方案，选择可行的计划，并依照主计划制订辅助计划。
4.4.1要特别注意发现每一个方案的制约因素或隐患。
在评估时，即将一个方案的预测结果和原有目标进行比较时，既要考虑到有形的可以用数量表示的因素，也要考虑到无形的不能用数量表示的因素。
要用总体的效益观点来衡量方案。
4.4.2如果计划完成需其他条件，需制定派生计划即分计划。
4.4.3计划必需包括的要素可用“5W1H”来表示（做什么What、为什么做Why、谁来做Who、何时做When、做到什么程度Which、怎么做How）。
5《长期规划》
5.1《长期规划》是确定公司未来发展方向和奋斗目标的战略计划（3-5年），由计划委员会制定，通过年度计划的安排逐步实现，其主要内容包括下列几个方面。
5.1.1产品、生产、服务及市场的发展方向和发展规模；
5.1.2技术发展水平，技术改造方向；
5.1.3经营指标将要达到的水平；
5.1.4质量管理的目标及水准；
5.1.5信息管理系统的建设；
5.1.6组织、管理水平的提高和安全环保等条件的改造；
5.1.7员工教育培训及文化设施建设；
5.1.8资源及原材料的节约。
5.2《长期规划》编制的主要依据
5.2.1市场及经济发展的环境需要。
5.2.2国内外科学技术最新成就和发展趋势。
5.2.3公司的生产技术条件。
5.2.4技术改进、引进和改善管理、提高公司技术水平以后所能提供的潜力。
5.3《长期规划》的制定
5.3.1《长期规划》的制定工作由总部计划部门负责汇总、综合平衡，提出总体方案并报计划委员会批准。
5.3.2长远规划经批准后分年组织实施。
6《经营计划》
6.1《经营计划》是在计划期限内的行动纲领，经营活动必须依此严格执行。
6.2《经营计划》实行三级管理制度。
6.2.1总部制订全公司《经营计划》，包括下级业务经营单位/职能部门《经营计划》；
6.2.2业务经营单位/职能部门制订单位《经营计划》，包括下级部门/分公司《经营计划》。
6.2.3部门制订内部《经营计划》。
6.3《经营计划》的编写和审批
6.3.1《经营计划》分为月/季/年度。
月/季度《经营计划》按年度《经营计划》分解。
《经营计划》采取统一领导、分工负责、综合平衡的方法进行编制。
6.3.2全公司月/季/年度《经营计划》，由总部计划管理部门拟定，总部计划管理委员会批准。
6.3.3业务经营单位月/季/年度《经营计划》，由业务经营单位拟定，总部计划管理部门审批，总部总裁主持，月/季/年度总部经营会议批准。
6.3.4相关分公司/部门月/季/年度《经营计划》，由相关部门拟定，业务经营单位计划管理部门审批，业务经营单位/部门最高主管主持，月/季/年度业务经营单位或部门经营会议批准。
6.3.5《经营计划》经过批准后，需要上级批准人签字认可。
6.3.6每年1月10日前完成年度《经营计划》编写，每年2/5/8/11月10日前完成季度《经营计划》编写，每月10日前完成月度《经营计划》编写。
6.3.7业务经营单位月/季/年度《经营计划》中的《销售计划》必须经过市场中心签字认可。
6.4《经营计划》编制的主要依据
6.4.1上级指令及指导性计划，提出的年度方针目标。
6.4.2产品订货合同和市场预测资料。
6.4.3长远发展规划。
6.4.4前期预计完成数字及本公司历史统计资料。
6.5《经营计划》指标
6.5.1《经营计划》必须适当设置各种指标，建立健全的指标体系。
6.5.2为使计划任务层层落实，计划指标必须层层分解，坚持谁负责什么指标，就分解什么指标。
分解指标必须和总指标保持平衡和衔接，分解指标执行情况按规定需及时向上级进行反馈。
6.6《经营计划》的调整
6.6.1《经营计划》的调整，必须经过计划签字审批人的批准，一律以书面批复为准，在未获取书面批复以前，一律按原计划考核。
6.6.2调整年/季/月度计划指标应相应地提前一个季度/一个月/10日申请。
6.7《经营计划》执行的检查和考核
6.7.1《经营计划》重点内容，计划部门应在《管理通报》中编写。
6.7.2上级主管及计划部门必须随时监督检查计划的执行，及时发现执行过程中的问题，采取有效措施解决问题，以保证计划的顺利完成。
6.7.3检查计划执行情况，应充分利用统计报表，会计报表等资料，计划的实际完成数，一律以统计报表数为依据。
6.7.4计划的统计报表由各级主管负责，由计划管理部门负责核查，并将核查结果报告上级主管。
6.7.5《经营计划》考核与部门/单位的业绩考核相结合。
6.7.6总部计划管理部门应汇总分析计划执行情况，并作比较排序。
7个人工作计划
7.1个人工作计划应编写进个人《工作报告》中，是上级考评工作的依据。
7.2个人工作计划每月制订，根据实际情况需要由上级签字确认。
个人工作计划的调整，必需由上级进行确认。
7.3个人工作计划根据所属部门工作职责及工作计划，《岗位说明书》和上级指示制定。
7.4管理人员工作计划依照各部门的工作计划制定。
第三章日常事务管理
1基本原则
1.1所有上级部门主管负责管理、监督下级部门日常事务。
2工作汇报及沟通
2.1重要事项应及时向上级汇报，必要时提交书面报告。
条件允许情况下，应向上级汇报每天的工作。
2.2一般情况不得越级汇报，特殊情况必须事后向直接上级说明原因。
2.3相关部门间知会信息应及时通报,或采用每周通报形式每周一提供各部门.
3工作报告制度
3.1各级部门应编写每月《工作报告》提交上级，《工作报告》内容需包括：
当期工作总结、下期工作计划等、存在问题和改进建议。
3.2上级应对下级的《工作报告》等签署意见，回复下级。
4电话管理
4.1电话铃声响3次后必须接听，并回答“你好，城洁宝”或“你好，这里是城洁宝XX部门”。
4.2接打电话时用语应尽量简洁,严禁打私人长途电话、声讯电话、严禁电话闲聊，否则双倍支付电话费，并处以罚款。
4.3重要来电应做好电话记录，包括上级指示、外部业务联系、内部重要事件等。
5日常事务处理
5.1日常事务包括部门间工作协调、突发性工作事件、住宿申请、办公设备领用、订票申请、车辆使用、名片申请、出差申请、招待申请、请假申请及其它事务。
5.2日常事务可填写《日常事务处理单》办理。
5.3部门间工作协调报上级处理。
5.4突发性工作事件报有关人员处理。
5.5其他日常事务由直接上级及相关人员审批。
5.6日常事务处理如涉及财务审批权限，按相关授权规定执行。
6出差、请假管理
6.11日内的出差、请假由部门主管批准，1日以上由上级部门主管批准，超过15日以上需经总部主管批准。
6.2业务经营单位和总部职能部门主管出差、请假需要经过总部最高主管批准。
7内部培训制度
7.1各级部门负责本部门员工的日常培训工作，应每周组织内部人员开展一次培训活动，每月培训时间不少8小时。
7.2培训活动需记录于《培训记录》，参照《培训控制程序》。
8工作评比制度
8.1各级部门应每周开展一次批评与表扬活动，并张榜公布结果。
8.2各业务经营单位应每月开展一次优秀员工的评比活动，并张榜公布结果。
9信息收集
9.1各业务经营单位、职能部门应收集市场、行业、政府相关信息，并及时向上级或相关部门通报。
第四章行政事务管理
1行政部门负责管理下列行政事务。
1.1管理公司物业。
1.2管理复印机。
1.3管理信件、报刊。
1.4其他指定的事务。
2行政部门负责政府部门的沟通协调，建立良好的信息渠道，定期收集相关政策文件及资料，向上级领导提交相关建议，落实相关优惠政策及支持。
3总部行政部门负责统一制订以下制度。
业务经营单位应执行总部制度，或根据总部制度及属地法规要求，制订适合自身的制度，但所有的制度需报上级部门及总部行政部门批准。
3.1《保卫安全工作制度》
3.2《消防管理制度》
3.3《职业卫生安全管理制度》
3.4《宿舍管理制度》
3.5《车辆管理规定》
3.6《档案管理制度》
4总部行政部门负责全公司法律事务及知识产权事务，包括诉讼、软件登记、专利及商标注册等。
5印鉴管理
5.1行政部门负责正式印鉴日常使用管理，业务经营单位/分公司最高主管对印鉴使用负完全责任。
5.2使用印鉴须填写《印鉴使用管理单》或《印鉴使用登记簿》，经业务经营单位/分公司最高主管或授权委托人签字批准后使用。
严禁未经许可使用印鉴或交予他人使用。
5.3《印鉴使用管理单》、《印鉴使用登记簿》应存档保管。
6办公用品管理
6.1办公用品分为易耗品、耐用品两种。
6.1.1易耗品：
铅笔、胶水、胶带、大头针、曲别针、订书针、笔记本、复印纸、签字笔、白板笔、涂改液、文件袋等。
6.1.2耐用品：
剪刀、小刀、钉书机、打孔机、文件夹等。
6.1.3耐用品自第一次领用起，以旧换新，遗失赔偿，离职时列入移交。
6.2行政部门应设立《办公用品领用记录簿》，设定领用定额，控制领用，降低成本。
6.3行政部门每月收集办公用品申请单，经上级主管批准后统一采购发放。
第五章行政文件管理
1行政文件类别
1.1行政文件
1.2备忘录
1.3通报、动态
1.4工作任务书
2行政文件
2.1公司政策、制度、规定等重要事项应以行政文件形式发布。
普通EMAIL或电话仅针对非重要的、补充性的信息交流。
2.2行政文件必须采用统一的模版和编号。
2.3行政文件管理
2.3.1行政文件的语言为中文。
2.3.2行政文件必须经过负责人签署才生效，并且应注明抄送单位和印数。
2.3.3下级部门所有的行政文件应抄送上级部门。
2.3.4发文单位发文时要填写《文件分发登记单》，受文单位要在其中签章接收。
2.3.5文件接收单位应对需回复的行政文件正式回复，填写《文件处理单》提交相关人员处理，回复时间应不超过自收到之日起三天或来文规定的时限，特殊情况应通知发文单位。
2.3.6行政部门应将文件正本存档，填写、维护《文件存档清单》，提交总部行政管理部文件管理中心。
2.3.7各级部门必须设立专人管理收发、管理文件，定期与总部行政部文件管理中心核对存档、更新、作废的情况与状态。
2.3.8作废文件及被新版文件取代的原版文件也要归档收存，并注明作废、更新日期。
2.3.9存档的行政文件，保存期最少三年。
2.3.10需要向总部行政管理部文件管理中心申请查阅文件时，应填写《文件管理表》经审批后执行。
3通报、动态
3.1通报、动态是定期的（周/月）或不定期的、专项性的工作情况反映，主要阅读对象是上级、相关部门、部门内部人员。
如《客户服务通报》、《技术支持月报》。
3.2业务经营单位根据业务类型或上级要求，决定发布通报、动态的周期及内容。
4《工作任务书》
4.1《工作任务书》适用于上级对下级的工作安排，是最高级别的工作任务安排形式，由上级签发。
4.2《工作任务书》，作为绩效考核项目之一。
4.3《工作任务书》一式两份，分别由上级及下级保存。
5《备忘录》
5.1备忘录是个人使用，内部沟通的文件。
与同事或上级沟通联络，如计划、会议通知等可编写《备忘录》，《备忘录》可抄送相关人员。
5.2备忘录应编号和采用统一的模版。
6文件保密制度
6.1文件的密级分为A、B、C、D四级，分别为绝密、机密、秘密、一般。
6.2A级：
包括财务资料、人事档案、重要财务合同、重要证件、重要技术资料、公司规划计划、公司重要会议记录等。
6.3B级：
包括会议记录、对外报告等。
6.4C级：
包括企业管理制度、部门报告、月周工作计划、总结等。
6.5D级：
包括其它行政文件。
第六章会议管理
1会议是管理的必要手段。
2会议基本要求
2.1会议4D，即：
数据Data，讨论Discussion，决定Decision，执行Do。
2.2会议主持人负责制定会议议题，发放相关人员。
2.3会议准备人员负责场地安排，会议设备的准备。
2.4会议参加人员应按会议议题，准备相应资料，一般情况应提前制作幻灯片；
2.5重要会议应由主持人签发《会议记录》或《会议纪要》，明确会议中讨论问题的改善计划、责任人、完成时间及执行监督。
《会议纪要》应分发所有会议参加人员及上级并存档。
3管理例会
3.1晨会
3.1.1业务经营单位、总部市场中心及分公司应召开晨会，会议时间为上班后三十钟内。
3.1.2生产部门应在生产现场召开,会议时间为上班后十五分钟内，开会前应喊口号。
3.2周管理例会
3.2.1总部每周五下午三点召开或根据实际情况确定。
3.2.2业务经营单位、总部各部门及分公司每周一上午上班后召开或根据实际情况确定。
3.3月度工作会议（计划管理会议）。
总部及业务经营单位每月8日/10日召开。
3.4季度会议（计划管理会议）
3.4.1季度经营会议与当月月度工作会议合并召开。
3.4.2季度市场会议、季度员工会议、提案改善会议、季度消防安全卫生会议等会议，根据实际情况确定。
3.5年度会议，召开时间为每年的第一月，主要包括：
年度经营会议（计划管理会议）、年度表彰会议、人力资源会议等会议。
4其他会议
4.1其他会议如投资会议、项目信息会议、管理评审会议由具体的业务部门制订召开时间，相关主管组织召开。
5会议可以采取电话或电视的方式召开。
第七章环境管理
1环境管理主要通过6S实施，以使公司环境管理规范化、减少浪费、提升效率和保障质量要求能顺利达成。
2术语说明
2.16S：
对公司环境控制的要求，包括整理（Sort）、整顿（Setinorder）、清扫（shine）、清洁（Standardize）、修养（Sustain）、安全（Safety）。
2.2整理：
将工作场所的任何物品区分为有必要和没有必要的，有必要的留下来，其余的都清除掉。
2.3整顿：
把留下来的必要的物品依规定位置摆放，并放置整齐加以标识。
2.4清扫：
将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净，亮丽的环境。
2.5清洁：
按标准化要求，维持上面3S的成果。
2.6修养：
每位员工养成良好的习惯，并遵守规则做事，培养主动积极的精神。
2.7安全：
使员工、设备、设施有保障，避免事故发生。
3各部门负责本部门6S管理的展开及日常工作的执行，对6S执行过程中的问题点及时、有效改进。
4行政管理部门负责每周检查各部门的6S实施状况及确认问题点的改善效果，质量部门负责监督公司6S实施状况并确认改善效果，并将检查监督结果
第八章相关文件
1相关规范
1.1《员工手册》
1.2《生产过程控制程序》COP202
1.3《设备工装管理控制程序》COP206
1.4《产品标识和追溯性控制程序》COP208
1.5《培训管理控制程序》COP502
1.6《保卫安全工作制度》
1.7《车辆管理制度》
1.8《消防管理制度》
1.9《职业卫生安全管理制度》
1.10《档案管理制度》
1.11《宿舍管理制度》
2质量记录
2.1《文件分发登记单》F601
2.2《文件处理单》F602
2.3《6S检查单》F603
2.4《会议记录单》F605
2.5《印鉴使用管理单》F606
2.6《工作任务书》F607
2.7《日常事务处理单》F608
2.8《文件存档清单》F615
2.9《备忘录》
3相关报告
3.1公司行政文件格式
3.2《工作报告》
3.3《管理计划》
3.4《生产计划》
3.5《销售计划》
3.6《开发计划》
3.7《项目开发计划》
3.8《基础建设计划》
3.9《质量计划》
3.10《经营计划》
3.11《专项计划》
3.12《综合计划》
3.13《项目计划》
3.14《个人工作计划》
3.15《长期规划》
3.16《管理通报》
3.17《岗位说明书》
3.18《印鉴使用登记薄》
3.19《办公用品领用记录薄》
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