财务部工作手册新.docx
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财务部工作手册新
财务部
工
作
手
册
吉林省晟嘉消防设备有限公司
2016年8月1日
财务部部门职能描述及岗位说明————————第3页
财务部长岗位说明书——————————————-第4页
会计岗位说明书———————————————第6页
出纳员岗位说明书———————————————第8页
打单员岗位说明书———————————————第10页
第1章后续部工作流程——————————————第12页
第2章收付管理规定———————————————第14页
第三章合同签订管理规定——————————————第16页
第四章库管员考评管理规定————————————第17页
第五章财务报销制度——————————————第18页
第六章印章管理规定———————————————第19页
第七章各项资料管理规定—————————————第20页
财务部部门职能描述及岗位说明
部门名称
财务部
部门定岗
4
部门定员
5
所辖岗位
财务部长
会计
出纳
打单员
岗位定员
1
1
1
2
部
门
架
构
图
财务部长
会计
出纳
打单员
工
作
宗
旨
1、完善公司财务管理体系,建立健全财务制度；
2、提升财务队伍的业务技术和管理水平；
3、宏观规划、微观控制，提高公司经济效益；
4、有效协调公司内外部关系；
部
门
职
能
1、负责公司经营数据统计、核算及分析；
2、负责公司整体运营监控与指导；
3、负责公司的资金管理、运用、监控、加速资金流转；
4、负责公司年度财务总结、年度财务预算编制、执行并监控；
5、负责财务队伍的组建和管理；
财务部长岗位说明书
一、岗位基本信息
岗位名称
财务部长
所属部门
财务部
直接汇报对象
总经理及主任
间接汇报对象
总经理及主任
晋升方向
财务经理
轮转岗位
-----------
职系及职级
财务系,主管1级
薪金标准
职位概要
负责公司内外帐核算管理、资产管理、对外报表、税务筹划
权限范围
决定权：
对总部及各个分市场财务人员工作分配，监督，考核，抽查等
对下属考核权；
审核权：
公司相关报销各项制度的审核，对分市场财务工作各项安排，库存管理制度及流程的审核权；
建议权：
对如何加强公司财务管理及财务工作改进等方面的建议权；
工作关系
直接下级
会计、出纳
间接下级
后续部，库管员，打单员
直接下级人数
2
间接下级人数
3
内部协调
公司各部门
外部协调
税务局，各个外部客户
工作条件
工作场所
财务部
工作时间
8小时，周休2天
使用设备
计算机、传真机、打印机、网络、财务软件（速达3000）
所需记录、文档
库存管理制度、财务管理制度，各年度业绩相关报表，销售客户档案，客户业绩，货品相关文件
二、岗位任职资格
一般条件
最佳学历
本科
最低学历
专科
专业要求
财务相关专业
资格证书
初级以上
特殊要求
1、办事沉稳、细致
2、较强的责任心和学习能力；
3、良好的沟通能力及团队合作意识
4、具备较强的独立处理事务的能力；
必要知识
工作经验
必要知识
1、熟悉国家财税政策及相关会计法规；
2、熟悉财务工作相关操作流程；
3、熟练使用相关财务软件。
工作经验
三年以上财务工作经验
四、岗位职责
1．全面负责公司的财务会计工作；
2．负责制定并完成公司的财务会计制度、规定和办法；
3．解释、解答与公司的财务会计有关的法规和制度；
4．分析检查公司及各个分市场财务收支和预算的执行情况；
5．编制公司的会计报表，每月15日前报送财务经理及总经理；
6．编制、核算每月的工资、奖金发放表；开会前出具业绩总结报表。
7．定期检查总公司及各个分市场库存现金和银行存款是否帐实相符；
8.不定期检查统计总公司及各个分市场库存商品、公司固定资产是否帐实相符；
9.按照印鉴分管制度，负责保管银行预留印鉴中的一枚财务章；
10.对会计、出纳，打单员，配送员等直属或者非直属员工绩效进行考核；
11.承办总经理和财务经理交办的其他工作；
会计岗位说明书
一、岗位基本信息
岗位名称
会计
所属部门
财务部
直接汇报对象
财务部长
间接汇报对象
总经理及主任
晋升方向
财务部长
轮转岗位
-
职系及职级
财务系，主管2级
薪金标准
职位概要
负责公司往来欠款统计、催收和销售数据统计及分析；纳税申报，各项财务部账册，文件监管，保存，归档。
权限范围
决定权：
对出纳工作分配的决定权；对库存抽查权，各项报销抽查权；
审核权：
销售相关票据、客户欠据管理及相关财务管理制度和流程的审核权；
建议权：
对如何加强公司财务管理及财务工作改进等方面的建议权；
工作关系
直接下级
出纳员，打单员
间接下级
配送员
直接下级人数
2
间接下级人数
1
内部协调
公司各部门
外部协调
税务局，工商局，各个外部客户
工作条件
工作场所
财务部
工作时间
8小时，每周一至周日，周休2天
使用设备
计算机、传真机、打印机、网络、财务软件
所需记录、
文档
应收、应付、其他应收、其他应付过程及结果监督、分析、控制（客户销售、回款统计；货款流向，报销明细，对外客户资料保存等）
税局相关工作，工商年检，证照等相关工作。
二、岗位任职资格
一般条件
最佳学历
本科
最低学历
专科
专业要求
财务相关专业
资格证书
初级以上
特殊要求
1、办事沉稳、细致，良好的团队合作意识；
2、较强的学习能力和责任心；
3、良好的沟通能力，具备较强的独立处理事务的能力；
4、受过专业财务知识等方面的培训。
必要知识
工作经验
必要知识
1、熟悉国家财税政策及相关会计法；
2、熟悉财务工作相关操作流程；
3、熟练使用相关财务软件。
工作经验
三年以上财务工作经验
三、岗位职责及工作标准
1、负责客户钱款的审核，对银行帐、应收帐款、应付账款进行监控及管理；
2、对外公司报送，税务的正常申报及出具财务报表；
5．审核公司的原始单据和办理日常的会计业务；
6．编制销售公司的记帐凭证，登记会计帐簿；
3、依据公司制定的价格体系，对销售价格进行审核和监控，对费用进行控制；采购货品，销售货品监管，库存的抽查及确认；
4、每月与出纳核对客户欠款并组织相关人员逐笔核实客户欠款情况，并督促相关业务人员对应收帐款催收。
5、每月提供销售数据统计、分析，业绩销售任务汇总；
6、对出纳员工作进行指导培训，并对其工作成果进行考核；对上交的出纳各个统计报表进行汇总，存档
7、对客户发票、客户合同的审核、登记，并对过程进行督导、控制；（合同必须留档审核）
8、客户流失分析，客户完成任务业绩的核算，出具工资提成业绩核算报表。
9、完成公司领导交办的其它临时工作。
四、工作考核（100分）
1、要求对客户应收账款按月考核，回款率要求按月≥90%低于评定标准；扣10分
2、对外公司报表要求及时率，准确率，出具纳税申报表正确率≥90%低于评定标准；扣10分
3、按月统计各项业绩报表，要求准确率，及时率，完成率≥90%低于评定标准；扣10分
4、对于客户资料保存，整理，混乱不清，查出缺失扣罚20分
5、对客户发票、客户合同的审核、登记，并对过程进行督导、控制；如有发票及合同出错，按责任制负责扣20分
6、总部及各个分市场相关业绩，有相关保密工作，如有泄露，扣罚10分
7、不能完成公司领导交办的其它临时工作。
扣20分
注：
按每分10元按月评定，低于综合考评50分，另扣罚当月工资100元
出纳员岗位说明书
一、岗位基本信息
岗位名称
出纳
所属部门
财务部
直接汇报对象
会计
间接汇报对象
总经理及主任
晋升方向
会计
轮转岗位
会计
职系及职级
财务系，主管3级
薪金标准
职位概要
负责公司现金，银行收支及相关业务账务处理。
业绩统计相关报表的出具。
权限范围
决定权：
对不按规定报销单据、提取现金，汇款手续不齐备有拒绝办理的决定权。
审核权：
公司相关单据、票据、制度、流程的审核权。
建议权：
对如何加强公司财务管理及财务工作改进等方面的建议权。
工作关系
直接下级
无
间接下级
无
直接下级人数
无
间接下级人数
内部协调
公司各部门
外部协调
银行
工作条件
工作场所
财务办公室
工作时间
8小时，周休2天
使用设备
计算机、传真机、打印机、网络、财务软件
所需记录、文档
现金日记帐、费用支出明细帐、每日每人业绩表，每月业绩明细报表，地区业绩分表，（分市场）上报总经理每日业绩报表，每日现金流向表。
二、岗位任职资格
一般条件
最佳学历
本科
最低学历
专科
专业要求
财务相关专业
资格证书
初级以上
特殊要求
1、办事沉稳、细致
2、较强的责任心和学习能力；
3、良好的沟通能力及团队合作意识
4、具备较强的独立处理事务的能力；
必要知识
工作经验
必要知识
1、熟悉国家财税政策及相关会计法规；
2、熟悉财务工作相关操作流程；
3、熟练使用相关财务软件。
工作经验
三年以上财务工作经验
三、岗位职责
1、负责按公司财务规定及总经办的指示提取现金，保证合理现金库存并对现金的安全负责；
2、负责盘点库存现金，做到帐款相符；
3、负责现金收付及银行支票、汇款等业务的办理及核对；
4、负责总部及各分管单位的证照保存管理；
5、负责处理费用报销事宜，并审查报销凭证，保证其合法性和准确性；
6、负责填写销售、费用收支、存款日报表，并按时上报财务部长；
7、对财务数据及公司重要资料、档案、证照、印章、传真进行保管，登记使用，保证合理、合法性及保密性；
9、按公司及部门规定，及时针对本职工作编写工作计划、总结，并对公司管理提供可行性意见及建议。
10、完成总经办及财务部长临时交办的其他工作。
五、工作考核（100分）
1、按公司的规定提取现金，盘点库存现金缺失，按正常现金补足后，扣罚20分
（情节严重者，予以承担相应责任，公司予以开除处理。
）
2、总部及各个分管单位证照，公章等保管，如有缺失自行承担责任及补办后，扣罚20分
3、总部及各个分市场报销审核，如有基础性错误，经查证扣罚10分
4、总部及各个分市场相关业绩，有相关保密工作，如有泄露，扣罚20分
5、总部及各个分市场汇总各项报表，准确率，及时率，低于90%扣罚10分
6、未能按照岗位职责完成必要工作，电子版，纸质版等客户资料，单位业绩缺失，扣罚10分
7、未完成总经办及财务部长临时交办的其他工作。
扣罚10分
注：
按每分10元按月评定，低于综合考评50分，另扣罚当月工资100元
打单员岗位说明书
一、岗位基本信息
岗位名称
打单员
所属部门
财务部
直接汇报对象
出纳、会计
间接汇报对象
财务部长
晋升方向
出纳
轮转岗位
职系及职级
财务系职员4级
薪金标准
职位概要
负责公司销售开单及业绩打单，财务软件录入工作，相关应收款项的催缴。
权限范围
决定权：
对购货客户做好核对，确定好赊销与现销；在未收到现金的情况是否应按正常手续出货。
对配送人员市内及各地州的安排权。
审核权：
销售开单的票据是否正确、完整，配送人员各种形式的回款审核权，报销情况审核。
建议权：
对如何加强公司财务管理及财务工作改进等方面的建议权。
工作关系
直接下级
无
间接下级
配送人员
直接下级人数
无
间接下级人数
无
内部协调
公司各部门，配送人员
外部协调
对外客户
工作条件
工作场所
后续部
工作时间
8小时，每周一至周日，周休2天
使用设备
计算机、打印机、网络、财务软件
所需记录、
文档
销售配送单及财务软件录入、销售开发表、现金存取及各地州回款情况
二、岗位任职资格
一般条件
最佳学历
专科
最低学历
中专
专业要求
财务，文员，内勤相关专业
特殊要求
1、办事沉稳、细致，良好的团队合作意识；
2、较强的学习能力和责任心；
3、良好的沟通能力，具备较强的独立处理事务的能力；
4、受过专业财务知识等方面的培训。
必要知识
1、熟悉单位货品及相关货品知识；
2、熟悉并可以解答客户提出的各种问题；
3、熟练使用相关财务软件。
必要知识
工作经验
工作经验
一年以上工作经验
三、岗位职责
1、严格执行财务管理制度及后续部业务流程，对销售货款、货物及时性、准确性、安全性负责；
2、核对销售配送单据价格、货品核对、及总金额，快速准确收取现金、转帐、汇款等各种方式的付款，准确录入财务软件、客户的相关信息及其他相关事项。
3、所有收款单据都要按每日金额及顺序号转交出纳，核对数量，防止单据丢失；
做好放货未收收款记录并定期与客户沟通催缴核对；
4、负责监督日常配送工作中未按公司规章制度执行事项，及时警告并纠正；
5、负责配送人员安排出差及出货，返货、退货、开发的各项核对；
并为财务部提供准确，详细的客户信息；
6、做好教官所报业绩第一手资料的整理与保存；
7、认真完成上级领导交代的其他工作；
五、工作考核（100分）
1、未按照后续部业务流程执行相关制度，扣罚10分
2、对销售配送单据出具错误，金额、货品核对及录入出错。
扣罚10分
3、对教官所上报业绩由缺失，漏打业绩，丢失客户等扣罚20分
4、对日常配送人员未按客观均等情况安排，导致业绩相差悬殊扣罚20分
5、对客户资料的保存，及业绩资料的整理，缺失，混乱扣罚20分
6、未完成上级领导交代的其他工作；扣罚20分
注：
按每分10元按月评定，低于综合考评50分，另扣罚当月工资100元
第1章后续部工作流程
后续部是由打单人员，配送员，会计，出纳，库管等人员共同组建的一个为全单位业绩服务的部门，每日都会有大量的货品和现金流动，为了能更好的对货品和现金账目的管理，制定如下制度：
打单：
1、打单人员每天都要及时去了解当日是否有业绩要配送，并督促教官及时报业绩，出现业绩时，按照客户的订单的多少进行合理安排。
2、打电话时，问清对方的名字，所购买的货品，地址以及坐车路线等一些基本信息，根据货物的多少，距离远近合理安排几人送货。
如有特殊说明，请及时告知送货人员，避免出现差错。
3、送货完成后，及时核对送货情况，收货人，收货人电话，货品的种类和数量，钱款的多少。
（先由送货人自己核对，在报与打单人员核对）
4、对出现发货未付款情况及时记录，并交与财务部。
5、合理安排送货人员的出差时间与地点。
6、现金：
及时出纳入账，微信：
当日总结核对后，于4点半之后转给张总。
库管：
1、根据配送单取货给送货员，记清楚所拿货品的种类和数量，并与取货人进行核对，记录入账。
当有返货货品时，也要和返货人员进行核对，记录入账。
2、厂家发货入库，发货，送货出库，必须及时核对入账，以免出现货物丢失，出现报废，或损坏货品时应及时上报，并发往厂家及时调整。
3、按时对库房货品进行清点，避免货物的丢失，库存每天上报，对数量少的货品及时订购，以免出现断货情况。
4、财务部和后续部门月末统一盘点库存。
送货员：
1、听从打单人员安排，服从领导管理。
拿到送货单及时核对送货信息，货品的数量，送货的地址等，如有不清楚时，及时问打单人员。
然后到库房领取要送的货物，与库管核对，如有特殊情况应告知库管。
2、送货时，准备好工作证，售后服务卡，收据，笔等物品。
对产品要熟悉，能够清楚的给客户讲解使用说明和注意方法。
如有不懂的问题请及时打电话咨询部门主管。
3、送货时，注意看管货品，以免丢失，收款时注意钱款的真假与应收钱款的数量是否一致。
如有放货，记录清楚。
4、返回单位时，如有剩货请及时交与库管，然后拿配送单与打单人员进行核对，有变更的货品或者人员，应主动提出，方便打单人员了解，等全部客户信息核对无误后，拿配送单和货款交予出纳，核对无误后方可离开。
5、外地出差人员，打电话及时核对业绩，并汇报库存数发给财务和打单人员，货款当日存进银行，留好银行小票，回去交给财务，如当日未能及时存款，必须打电话给领导说明情况，得到允许后，也要在次日九点之前存入银行。
财务：
1、当配送人员回来时，催促及时上交货款，收取货款时要注意进行检查钱款的真假与是否残缺，并核对货款是否与配送单的相符，现金，银行转账。
微信转账等记好记录，方便查询，无误后方可让送货员离开。
2、准确录入业绩，核对钱款，定时与库管进行清点库存。
3、按照财务、出纳管理制度严格执行管理规定。
第二章收付款管理规定
为强化管理公司收付款流程，保证资金安全，拟定如下资金收付管理规定：
（各个分市场按总部分市场收付管理规定执行）
收款：
1、现款销售：
a、现金收款，由送货员现收货款（现结），由开单员核对出具配送单，核对金额及货品，然后现金交付出纳。
要求：
配送单所出金额与实际收入一致，现款收到钱款，一天结束前存入单位规定账户，要求存入小票附在当天的配送单上。
b、地州收款：
由送货人员自己核对好货款和金额后，与开单员核对，核对一致后，要求把钱款汇入单位规定账户，要求地州人员保留小票至回到单位后，交接于出纳，出纳要把地州汇款小票附于配送单后，做好保留。
c、支票、微信，支付宝，转账等非现金形式收款，应及时确认存入银行账户，打电话与领导及时核对，出纳应及时查询确认到款。
2、应收账款收回：
由后续部提交应收款人员信息，财务部及时打电话催缴，周期以周为基数。
如有特殊情况，应每周周一上报应收账款情况。
付款：
1、费用核销：
费用报销填制《费用报销单》、要求字迹清晰，金额准确、业务真实。
报销人签字，财务审核，总经理审批后，出纳员复核金额无误后，付款或者核销。
每周五为费用核销日。
出纳应及时录入表格，标注编号，每天发到长春总部。
2.各个分市场如有大额定向采购，需向总公司提交申请单，由总部财务人员上交申请，审核批准后，分市场方可进行采购，予以报销。
付款申请单
申请单位
日期
申请事项
申请金额
联系电话
申请人
财务审核
总经理审批
对账
1、每日核对配送单金额，货品，配送单据金额要与当日销售报表相同。
与当日存款和报销后余额相一致。
出纳当日出具每人每天业绩表，业绩地区总表，当日业绩客户表。
出纳当日上报现金流量表，当日业绩汇总表
2.各个分市场要求同上总部出纳一样各项报表，以日形式汇总到总部出纳处。
按月出具月结收入及各项费用总报表。
3.每月由总部总经理或者主任及财务部长，进行查阅收支状况，进行定期不定期抽查制度，对有异议的情况，总部有权进行处理。
第三章合同签订管理规定
（公司内部资料，严谨外泄）
为规范公司经营管理，对公司对外签订合同时名头、金额、开票、回款等作如下规定：
前提：
与客户交易前要事前与客户沟通是否需要发票，开发票客户可以与之签订合同。
一、名头：
视客户需要发票情况而定：
二、增值税专用发票：
吉林省晟嘉消防设备有限公司
增值税普通发票：
吉林省瑞庆消防器材有限公司
二、开票：
1、合同签订后要告知公司财务开票预算，避免需要开票时因无进项而无法开出；
2、要求必须货物发出后，方可开具发票，避免提前确认收入
三、大型团购合同：
大型团购合同需经总公司审核，审核通过后，方可签订。
4、签订要求：
总公司及（分）市场，签订合同，须有财务审核，分区负责人签字后，报由总部，如有私自签订，付货、收款等情况发生，由此发生的任何经济纠纷由分区负责人全权承担。
开专用发票账户信息：
名称：
吉林省晟嘉消防设备有限公司
开户行：
长春发展农商银行解放大路支行
账号：
0710618021015200011206
行号：
402241011370
开普通发票账户信息：
名称：
吉林省瑞庆消防器材有限公司
账号：
0710618021015200009282
行名：
长春发展农商银行解放大路支行
行号：
402241011370
第四章库管员考评管理制度
为了强化仓库标准化流程，加强库存管理,（总）公司决定对（各个分市场）全体库房人员的工作进行不定期抽查，在全体库管员之间进行评比工作，并对考评结果进行奖惩。
规定如下：
一、时间：
每个（分市场）仓库每月进行一次。
具体时间随（总）公司及财务部工作进度安排。
提前一天通知将要进行抽查评比的库房及库管员个人。
二、参加人员：
后续部部长、各仓库库管员、财务部部长、财务部核算会计。
三、内容：
1、每个月由财务部出具库存商品库存数量，对其库存数量进行抽查。
单个抽查单品，对所指定的商品在盘点前保密。
四、流程
1、各仓库库管员接到抽盘的通知后，按照所指定商品进行实地盘点，由库管员各核算会计进行实物盘查后续部部长进行复核，财务部长进行监督。
各参与人员将盘点数量以书面的形式进行签名确认。
2、由核算会计对所盘点的数量与库存账目进行对比，对比的结果形成书面报告，并经财务部长后续部长审核，报总经办审批。
与账目有差异的，查明原因，确因库管员工作疏忽导致库存数量不准确的，对该库库管员进行罚款，因其他人员工作的疏忽导致帐目不准确的，对当事人进行罚款，每人每次罚款10元。
奖惩的金额在各当月工资中体现。
3、对查明原因的库存差异需要调整账目的，上报总经理签批同意后，由核算会计进行差异调整。
第五章财务报销制度
1．总公司及各个分市场报销，需凭有效票据及相关有效凭证于每星期五报销一周费用完毕，过期财务不予受理。
报销手续齐全，符合公司规定，方可报销。
2．任何个人不得借支公司库存现金，任何现金的支出必须由总经理及主任、财务部长及经手人签字后方可支出；
3．票据由报销经手人签字，主管领导确认，由财务部长审核，再由总经理或主任签字方可入帐报销；
4．私自收取、携带货款未上缴者，出现问题责任自负，给公司造成重大损失的要追究法律责任；
·日常报销支付制度：
一、范围：
本制度确定公司管理人员和员工因公司业务所产生的日常报销。
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