《零星后勤物资采购管理制度》.doc

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上海韵达货运有限公司企业制度ZD/YD

【零星后勤物资采购管理制度】

制度概况

制度编号

版本编号

生效日期

2015-01-01

密级程度

■普通□秘密

□机密□绝密

目的

为指导日常后勤物资采购，完善采购流程、规范采购行为，确保后勤物资采购满足申请

需求，特制定本制度。

适用范围

集团总部、各省公司、各分拨中心。

版本优化原因与内容

新制订

主送抄送

主送

抄送

部门/区域

岗位

部门/区域

岗位

总部

各中心/负责人

总部

各中心/全体人员

各省公司、各分拨中心

负责人

各省公司、各分拨中心

全体人员

相关制度或流程

拟制部门

人力行政中心--行政部

拟制人

邓亦云

目录

一、制度正文··································································1

第一章总则·······························································1

1.0目的·······························································1

2.0范围·······························································1

3.0定义·······························································1

3.1采购·······························································1

3.2供应商··························································1

3.3零星后勤物资····················································1

4.0职责·······························································1

4.1使用部门····························································1

4.2采购专员···························································1

第二章具体内容···························································1

1.0采购申请······················································1

2.0采购审核····························································2

3.0采购办理···························································2

4.0入库办理··························································2

5.0物品领用··························································2

6.0盘点·······························································3

第三章授权事项·························································2

1.0零星后勤物资采购事项授权··········································3

2.0采购费用报销授权···················································4

第四章附则·····························································4

二、例外·····································································4

三、解释·····································································4

四、引用································································4

五、附录······································································5

零星后勤物资采购管理制度

一、制度正文

第一章总则

1.0目的

为指导日常后勤物资采购工作，完善采购流程、规范采购行为，确保后勤物资采购满足申请需求，特制定本制度。

2.0范围

适用于集团总部、各省公司、各分拨中心。

3.0定义

3.1采购：

指通过市场或其他渠道，以货币或其他交易形式购买产品、服务或其他资源，以

满足自身需求的活动。

广义的采购活动包括寻价、比价、订单确认、供货、款项支付、

安装、调试以及售后服务等多个环节。

3.2供应商：

指直接或间接向购买者提供产品、服务或其他资源的供货方。

它可以是企业、

个人或以其他形式存在的机构。

3.3零星后勤物资：

在本公司指员工食堂、宿舍、会议、保安、保洁、消防、办公、福利、行政车辆、文娱活动、电工电料或设施/设备维护等所使用的单个或少量的、价格低、金额小的物资，包括用品、工具、耗材、奖品、礼品、水果、低易品、装饰品、饮用水、维修件等。

4.0职责：

4.1使用部门：

负责填写后勤物资采购申请单，按规定办理领用手续。

4.2采购专员：

负责供应商甄选、寻价、比价，按采购申请实施采购行为、办理入库及财务

报销手续等。

第二章具体内容

1.0采购申请

1.1使用部门有后勤物资需求时，首先在SOA系统中提交“物料领用流程”，经批准后到物

料仓库领取。

一般情况下，省公司、分拨中心办公类用品由总部资产管理部门通过系统

统一配发。

1.2对于无法通过仓库直接领用的后勤物资，由使用部门填写《后勤物资采购申请单》（须注明用途、数量、要求到货日期等），经部门领导批准后，递交给行政部（综合管理部）申请采购。

如使用部门对所申请的物资有特殊要求的，应明确其具体要求或提供样品给采购人员作为参照。

1.3对于属于固定资产类、备品备件类的零星物资，应分别通过SOA系统提交“资产申请流程”、“备品备件申购流程”办理，而不能按后勤物资采购申请流程办理。

1.4原则上，公司不得未经申请而擅自采购，严禁“先斩后奏”的行为。

如遇紧急情况可通过电话说明原由提出口头申请，但在事后必须及时补充提交采购申请单。

2.0采购审核

2.1总部各部门的“后勤物资采购申请单”由行政部负责人审核；省公司、分拨中心的“后

勤物资采购申请单”审核参照授权文件执行（《关于人力行政费用申请与报销对分子公

司授权的通知》）。

2.2审核关键点主要为：

正当性、用途、数量、价格和要求到货日期等，对审核有异议的，应及时与申请人沟通、说明，并达成一致意见。

3.0采购办理

3.1采购人员应具备良好的职业操守，秉持“节约”和“公司利益第一”思想执行采购。

3.2在实施采购时，应本着5R（适质、适量、适价、适时、适地）的原则，确保采购的物资

质量可靠、物美价廉。

3.3对于采购频率较高、用量较大的后勤物资，应采取选择固定供应商作为合格供应商的方

式进行合作。

对供应商的选择应考量其质量、数量、付款方式、税点、供货价格、供货

方式、供货周期、售后服务等多个方面。

3.4合格供应商资格的确定应邀请使用部门、财务部门等共同参照评审结果确定，并定期对其进行再评估。

对出现重大质量问题或不符合时，应对其资格重新评审或者取消其合格供应商资格。

3.5对于已确定合格供应商资格的，可以签订采购合同。

对于供应商的报价，应定期进行再

评估。

3.6对单个金额≥500元、或批量金额≥3000元的后勤采购事项，应以比价表的形式进行会

签，最终按会签结果执行（在同等条件下，以最具优势的价格采购）。

4.0入库办理

4.1所有经采购的后勤物资，必须由采购人员办理入库手续，入库经手人必须按照采购申请单、发票、实物进行核对、验收，在确保一致时才能办理入库，并如实登记“后勤物资采购入库/领用台帐”。

4.2入库经手人在办理物品入库验收时，如发现所采购的物品与申请不符、或存在其他质量问题时有权拒收，同时及时告知采购人进行调换或退货。

4.3办理入库时，必须确保物品数量准确无误、包装物完整以及相关资料齐全。

最后由入库经手人在入库单上签字确认后方视为入库完毕。

5.0物品领用

5.1所有物资必须办理领用后手续才能使用，严禁“未入库、先领用”的现象。

5.2在办理领用时，领用人应在现场对申领的物品进行清点、并检验外观、质量、型号等是否符合，确认无误后，领用人在“后勤物资采购入库/领用台帐”上签字确认。

5.3对于“以旧换新”的物品，在领用时必须“交旧领新”，否则相关人员有权拒发。

6.0盘点

6.1所有的物资，应按月进行盘点，具体参照“后勤物资盘点表”。

6.2对于盘点中出现的盘盈、盘亏，应由盘点人进行书面的说明。

当盘盈、盘亏金额≥1000元时，必须上报中心负责人。

6.3对于重大盘亏事件，应对相关责任人进行经济处罚并追偿相关物品。

第三章授权事项

1.0零星后勤物资采购事项授权

申请事项

采购要求

流程审批节点

1.伙食类（含食材/调味品/燃气）

1.各省每月10日前提交伙食费计划总额，按11元/人/天*用餐人数*天数计算，计划由省总审批，报总部备案；

2.超标/例外情况提交总部审批；

3.采取备用金形式（按11元/人/天*用餐人数*3天）。

分拨/省提报月度计划到总部分子公司综合管理部备案

省/分拨：

分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总

超标准/例外情况：

省总-总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁

2.福利及员工奖品类（含部门活动经费类物品采购）

1.制度标准内由省总批；

2.超标准提交总部批准（最高需副总裁或以上领导批准）。

3.员工奖品类别：

文娱颁奖、体育竞技奖、培训（评优）达标、其他；

4.奖品单笔≤2000元由省总批准，全年不超出四次，超额或超次数向总部申请。

福利及活动经费类：

分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-（超标准）总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁-总裁（省总权限范围签批的申请报总部分子公司综合管理部备案）

员工奖品类：

分拨综合管理员-分拨综合负责人-分拨财务负责人-分拨负责人-省综合负责人-省财务负责人-省总-（超标准）总部分子公司综合管理部负责人-人力行政中心负责人-副总裁-总裁

3.后勤基建维修类（含工具、配件