蛋糕房软件操作手册.docx

1、蛋糕房软件操作手册蛋糕房管理软件 用户操作手册 2008年04月01日目录前 言 2第一章 系统简介 9第一节 系统特点 9第二节 功能简介 9一、“文件”菜单 10二、“功能”菜单 10三、“工具”菜单 10四、“窗口”菜单 10五、“帮助”菜单 10六、“业务导航”菜单 10第三节 业务导航图 10一、窗口说明 10二、导航图的操作 11第四节 业务流程 11第二章 系统安装与软件注册 13第一节 运行环境 13第二节 安装数据库服务器 13第三节 安装商业POS管理软件 16第四节 创建与连接帐务数据库 19一、创建数据库 19二、连接数据库 20第五节 运行软件的注意事项 21第三章

2、软件注册及启用帐套 22第一节 软件注册 22第二节 启用帐套 23第四章 基础资料 25第一节 员 工 25一功能简介 25二操作路径 25三操作指南 25第二节 仓 库 27一功能简介 27二操作路径 27三操作指南 28第三节 工作端 28一功能简介 28二操作路径 29三操作指南 29第四节 部 门 29一功能简介 30二操作路径 30三操作指南 30第五节 品牌设置 31一、功能简介 31二操作路径 31三操作指南 31第六节 分类设置 32一、功能简介 32二、操作路径 32三操作指南 32第七节 商品目录 33一、功能简介 33二、操作路径 33三、操作指南 34第五章 进货管理

3、 35第一节 供应商 35一、功能简介 35二、操作路径 35三操作指南 36第二节 进货开单 36一功能简介 36二操作路径 36三操作指南 37第三节 进货退货 37一功能简介 37二操作路径 38三操作指南 38第四节 付款单 38一功能简介 38二操作路径 39三操作指南 39四对其他模块的影响 39第六章 销售管理 40第一节 客户管理 40一功能简介 40二操作路径 40三操作指南 40第二节 销售开单和退单 41一功能简介 41二操作路径 41三操作指南 43第三节 业务查询 43一功能简介 43二操作路径 43三操作指南 44第四节 收银查询 44一功能简介 44二操作路径 4

4、4三操作指南 45第七章 仓库管理 46第一节 商品入库 46一功能简介 46二操作路径 46三操作指南 46第二节 库存查询 47一功能简介 47二操作路径 47三操作指南 47第三节 仓库调拨 47一功能简介 47二操作路径 48三操作指南 48第四节 领料与退料 48一功能简介 48二操作路径 49三操作指南 50第五节 存货调价 50一功能简介 50二操作路径 50三操作指南 51第六节 库存盘点 51一功能简介 51二操作路径 51三操作指南 52第七节 进销存汇总表 52一功能简介 52二操作路径 52三操作指南 54第八章 会员管理 55第一节 卡片类型设置 55一功能简介 55

5、二操作路径 55三操作指南 55第二节 会员卡初始化 56一功能简介 56二操作路径 56三操作指南 57第三节 会员卡销售 57一功能简介 57二操作路径 57三操作指南 58第四节 会员卡资料 58一功能简介 58二操作路径 58三操作指南 59第五节 积分增减单 59一功能简介 59二操作路径 59三操作指南 60第六节 会员修改密码 60一功能简介 60二操作路径 60三操作指南 60第七节 会员余额查询 60一功能简介 61二操作路径 61三操作指南 61第八节 会员卡续费 61一功能简介 61二操作路径 61三操作指南 62第九章 财务管理 65第一节 应收帐款单 65一功能简介

6、65二操作路径 65三操作指南 65第二节 挂帐结算单 66一功能简介 66二操作路径 66三操作指南 67第三节 应付帐款单 67一功能简介 67二操作路径 67三操作指南 68第四节 付款单 69一功能简介 69二操作路径 69三操作指南 69第五节 其他收入 70一功能简介 70二操作路径 70三操作指南 71第六节 费用支出 72一功能简介 72二操作路径 72三操作指南 72第十章 报表中心 74第一节 报表的通用操作 74一操作路径 74二操作指南 74第二节 业务报表概述 76第三节 自定义报表 77一操作路径 77二报表设置窗口简介 77三设计明细报表 78第十一章 期末处理

7、80一操作路径 80二操作指南 80第十二章 系统维护 81第一节 系统设置 81一功能简介 81二操作路径 81三操作指南 82第二节 权限设置 84一功能简介 84二操作路径 84三操作指南 84第三节 操作员密码 85一功能简介 85二操作路径 85三操作指南 86第四节 帐套属性 86一功能简介 86二操作路径 86第五节 数据备份 87一功能简介 87二操作路径 87三操作指南 88第六节 数据恢复 88一功能简介 88二操作路径 88三操作指南 89第十三章 前台管理 90第一节 前台操作员登录说明 90第二节 前台收款 92一功能简介 92二操作路径 92三操作指南 93第二节

8、销售明细 94一，功能简介 94二，操作路径 94三，操作指南 95第三节 收银查询 95一，功能简介 95二，操作路径 95三，操作指南 96第四节 修改密码 96一，功能简介 96二，操作路径 96一， 操作指南 96第五节 前台交班 96一功能简介 96二操作路径 97三操作指南 97第十四章 数据库升级 98一功能简介 98二操作路径 98三操作指南 99第十五章 常见问题解答 100技术支持与服务 103第一章 系统简介商业POS管理软件是为了顺应市场的需求，在综合了用户的反馈意见的基础上，经过开发人员的不断研发以及测试人员的反复测试后推出的。本手册着重介绍如何使用本商业POS管理软

9、件软件进行前台收银、商品进销存管理、会员管理、客户关系管理、往来帐务管理、费用管理、自动经营报表等管理。本商业POS管理软件以管理的科学化、规范化、自动化为目标，通过本系统对商业过程中每个环节进行有效的管理，可以使管理人员有效地协调企业中各职能部门的分工合作，合理地调度和使用企业的各种资源，降低工作人员的劳动强度，杜绝人为的疏忽和差错，提高工作效率，从而使得各个环节能够有条不紊地开展工作，使得顾客能够得到快速高效的优质服务。第一节 系统特点该系统主要有以下的几个特点：1. 系统采用美观的图形界面，易学易用，操作简单；2. 系统为每个工作岗位都提供了相应的操作功能，可以帮助工作人员完成本岗位的工

10、作，减低工作强度；3. 系统提供了强大的客户信息管理，可以方便地跟踪市场客户；4. 系统提供完善的权限控制，保证每个工作人员的数据安全；5. 系统提供灵活的自定义方式，可以根据实际情况进行设置相应信息；6. 系统采用流程化的管理方式，能够严密管理销售中的每一个环节；7系统提供了财务管理功能，能清楚第显示企业的应收应付帐款情况，及相关费用情况。第二节 功能简介商业POS管理软件分前台收银和后台总帐财务两部分。在这里我们着重介绍一下总帐财务。当用户启用了帐套之后，在系统的主窗口最上方可以看到一行菜单栏，其中包括“文件”、“功能”、“工具”、“窗口”、“帮助”、“业务导航”六个菜单项，点击某个菜单即

11、可打开一个下拉列表（“业务导航”除外），本系统的所有操作功能全部都包含在这些菜单里了，以下我们先简要地介绍一下各个菜单项都能实现哪些功能，以便您对本系统有一个大概的了解，在后面的章节中我们将分别给您详细说明各功能的操作方法。一、“文件”菜单该菜单项包含了对帐务数据和帐套数据进行日常维护的主要功能。1对帐套的处理-帐务数据初始化。主要包括“重新建立帐务”和“清除帐务数据”功能。2对帐套的维护，主要包括对帐套数据的备份/恢复以及数据库的连接设置。二、“功能”菜单该菜单项中的选项是本系统的核心内容，主要的功能有基础资料、销货管理、进货管理、仓库管理、会员管理、财务管理、报表中心、期末处理、系统维护，

12、以后的章节中涉及到这些内容的说明您应重点加以掌握。三、“工具”菜单 该菜单项主要实现更改登录密码和系统设置的功能。四、“窗口”菜单 该菜单主要实现对主窗口中的各子窗口显示的位置、风格等进行调整的功能。五、“帮助”菜单 该菜单主要包括了软件的操作说明、版权信息以及软件产品的注册功能。六、“业务导航”菜单 点击该菜单，可以打开业务导航窗口。第三节 业务导航图一、窗口说明本系统为了您操作的方便，在后台总帐财务特别设计了业务导航图（如 图1-1），这也是系列产品最具特色的功能之一。导航图是根据企业管理的业务过程科学地进行划分的，总共包括“基础资料”、“销货管理”、“进货管理”、“仓库管理”、“会员管理

13、”、“财务管理”、“食品管理”、“报表中心”、“期末处理”、“系统维护”十个窗口，每个窗口都包含其相应的功能模块。导航图左侧的导航条相当于一本书的目录，当你想切换一个业务操作窗口时，用鼠标点击导航条即可。图1-1 业务导航图二、导航图的操作1. 选择业务窗口。在导航图的左侧有六个导航条，您只要点击相应的导航条即可进入相应的业务窗口；2. 操作功能。在导航图上将鼠标指针移动到某个功能图标上时，该图标下面的文字会以蓝色加下划线的方式显示（表示已选择），点击即可打开某个业务模块，对其进行操作；同理，导航图上包含的“报表中心”区域，您只要点击一下其中的报表，即可打开相应的报表。第四节 业务流程首先，在

14、正常使用本系统功能之前，请进行相关基础资料的录入。有了基础资料数据以后，商业公司要进行各类商业服务或商品的销售就要先行采购物品入库，待货物收到时对其进其验收并编制“进货单”，然后就可以通知财务部门支付款项了。支付款项时则由“现金付款单”来完成，您还可以处理应付等往来业务。如果发生了退货业务，则可以使用“进货退货单”来处理。在此期间您想了解供应商、采购、库存等情况，还可以调出“供应商管理”、“商品进货明细表”、“库存查询”等来查看。接下来就是对销售业务的处理。你可以在实际发货时开具“销售单”，或在前台营业中对客户消费进行加单操作。企业有销售就不能避免退货的发生，这时就可以在前台营业中开具“销售退

15、货单”或对客户消费进行退单操作。在经营销售以后，我们就可以从软件后台来查询报表数据或库存，及时了解营业及库存等情况。现代的企业对仓库管理的要求越来越高，因为仓库管理的好与坏直接影响到企业物资的流通是否顺畅，资金周转是否灵活等等，系统的“仓库管理”模块可以处理一般的货品管理业务；期末您需要对货品进行清查，以便于做到帐实相符，这时就可以用到“库存盘点”来进行处理了。第二章 系统安装与软件注册本系统以关系型数据库Microsoft SQL Server 2000为数据库服务器，在安装时需要分为两个步骤，即首先安装SQL Server，再安装商业POS管理软件。第一节 运行环境系统运行环境的基本要求见

16、下表：硬件系统操作系统最低配置推荐配置CPUPentium 500Pentium 1.5G及以上Windows 98/NT4.0/2000/XP或更高版本内存128M以上256M以上光驱16倍速32倍速硬盘至少500M空间及以上至少1G空间及以上显卡16位色32位色第二节 安装数据库服务器(网络版)SQL Server 2000早已成为大规模数据联机事物处理、电子商务和数据仓库当中最知名也是最好用的数据库平台。本系统的软件光盘内提供了SQL Server 2000的桌面引擎-MSDE（Microsoft SQLServer Desktop Engine的简称），即SQL Server的简易安装

17、版本，他具有SQL Server的部分功能，适合数据量较少的用户使用，而且不支持局域网访问；所以，我们建议你安装完整的Microsoft SQL Server 2000作为数据库服务器，以方便应对各种数据处理需求。 MSDE的安装非常简单，只需要单击安装窗口中的按钮即可自动安装。接下来，我们着重介绍一下SQL Server 2000的安装方法。安装SQL Server 2000数据库服务器1把SQL Server2000安装光盘放入您电脑的光驱中；2运行安装程序(光盘自动运行或autorun.exe)；3点击 安装SQL Server 2000组件（如 图2-1）；图2-1 SQL自动运行界面

18、4点击 安装数据库服务器 下一步；5选中 本地计算机 下一步；6选中 创建新的SQL Server事例,或安装“客户端工具” 下一步；7选中 服务器和客户端工具 下一步；8选中 默认 下一步；9选中 使用本地系统账户 （如 图2-2） 下一步；图2-2 服务账户10选中 混合模式(Windows身份验证和SQL Server身份验证) 并点选 空密码 （如 图2-3） 下一步；图2-3 混合模式11等待安装程序安装结束,SQL Server2000安装完成。安装完毕系统会提示重新启动计算机，重新启动后在桌面右下角应该能看到如下图机箱加绿三角标记（如 图2-4(1)，箭头所指图标），它表明SQL

19、 Server 2000正在后台运行，至此SQL Server 2000数据库服务器安装就完成了。 图2-4(1) SQL运行状态 图2-4(2) SQL停止状态 双击该图标，打开“SQL Server服务管理器”窗口（如 图2-5），您就可以对SQL Server服务器进行配置，比如选择服务器和服务，停止或启动服务等等，通常按照默认的选择即可。图2-5 SQL 服务管理器第三节 安装蛋糕房管理软件安装了数据库服务器之后，接下来安装商业POS管理软件。 1把商业POS管理软件的安装光盘放入您电脑的光驱中； 2运行商业POS管理软件的安装程序，系统在经过短暂的初始化后，会自动显示安装窗口（如 图

20、2-6）；图2-6 软件安装窗口 4仔细阅读窗口中的内容，如果接受协议中的内容，选择“我同意许可协议的条款”并单击【下一步】，打开“选择安装文件夹”窗口（如 图2-8）；图2-8 5如果您要改变安装目录，可以直接在目录编辑框中修改安装路径，或单击【更改.】，打开“浏览文件夹”窗口(如 图2-9)，此时您可根据具体情况选择正确的目录，然后按【确定】，返回上一安装窗口；图2-9 更改路径 6单击【下一步】，打开“快捷方式文件夹”窗口（如 图2-10）；图2-10 快捷方式文件夹 7此时，您可以根据具体需要设置商业POS管理软件的快捷方式的安装文件夹，一般可用默认的文件夹“软件商业POS管理软件-商

21、业版”，确认后单击【下一步】，开始把本程序安装到硬盘的指定位置，系统这时会显示安装进度，您只需稍等片刻系统就可以安装完毕； 8安装结束后，系统会提示“安装完成”（如 图2-11）图2-11 安装完成 9请您单击【完成】按钮，退出安装程序。 第四节 创建与连接帐务数据库(网络版) 在您开始使用本系统之前，您首先要做的是创建和连接帐务数据库，以存放商品、帐务等数据。一、创建数据库1桌面或“开始”菜单程序组中“商业POS数据库工具”，在“数据库工具-登录”窗口（如 图2-13）中，输入正确的数据库管理员密码（初始密码为空），单击【确定】按钮，打开“数据库工具”窗口（如 图2-14）；图2-14 登录

22、数据库2单击【创建】按钮，打开“创建数据库”窗口。输入数据库服务器名称或IP地址 / (Local) 表示本机，数据库身份验证 登录名：sa 密码：（在此为空），帐务数据库名称，建议使用企业名称，也可以是英文字母开头的字符串。例如“XXXX超市”（如 图2-15）；图2-15 输入数据库名称 3单击【创建数据库】，稍等片刻就可以完成数据库的创建（如 图2-16）。图2-16 创建数据库二、连接数据库数据库创建好以后，我们就要进行数据库的连接设置。您可以在数据库工具的“创建数据库”窗口中输入正确的数据库相关信息后，单击【测试连接】，数据库连接成功后，单击【保存连接】保存连接参数(如 图2-17)

23、。图2-15 保存和测试连接第五节 运行软件的注意事项 1运行软件前，请把软件的加密锁插到电脑主板的USB接口上，否则软件无法正常运行（仅限于正式版软件）； 2请确定数据库服务器已经开启运行，并保证数据库连接畅通无误，否则无法正常使用本软件（仅限于SQL试用版及正式版软件）； 3初次登录本软件系统，可以使用系统初始的管理员帐号admin，初始密码为空。注意：在有前后台（前台管理 和 总帐财务）的软件系统中，系统管理员admin只可以登录软件后台。若要登录前台，需要在软件后台“基础资料”/“员工”中新增系统操作员帐号，并到“系统维护”/“权限设置”中给操作员分配相应操作权限，允许其进入前台系统。

24、该操作步骤我们会在以后的章节中为您详细说明。第三章 软件注册及启用帐套第一节 软件注册本软件未经注册只可以运行96次，正常使用还需要进行一步“注册”操作，具体细节如下：1、由客户提供企业名称、需要注册的软件名称及注册授权数量，报给我公司，我公司会制作注册码文件并通过网络（邮件，QQ）发给客户。2、客户获得注册码后，输入到软件中即可。注：注册码文件格式如下，注册码内字符“0”不是数字零而是英文字母欧： 进入软件系统（有前后台的系统请进入后台“总帐财务”），点击“帮助”菜单中的“操作手册”菜单项（如果软件已经试用到期，可以进入软件的数据库工具，点击“注册”按钮），打开“产品注册”窗口。 在“产品注

25、册”窗口中，单击“注册”按钮，输入授权企业名称和验证码；然后单击“新增”按钮，输入授权用户验证码，保存即可（如 图3-1）。图3-1 产品注册第二节 启用帐套 在软件安装完毕之后，登录软件后台，我们只可以在导航图中看到“基础资料”一个功能模块，其中有一个“启用帐套”选项（如 图3-2）。这是因为我们在创建帐套以后，还尚未启用帐套。图3-2 启用账套启用帐套是使本系统正常业务操作所必须的功能，只有起用帐套以后，您才能进行日常业务管理和财务核算；当然，启用帐套也可以在录入“基础资料”之后进行。 启用帐套时，可以灵活定义会计期间数，可以按照自然月份(一个年度分12个会计期间)，也可以根据需要指定期间

26、个数（如 图3-3）。图3-3 选择期间第四章 基础资料当您成功地创建帐套后，首先该做的就是把与本企业相关的进销存、员工信息等资料录入帐套，也就是把以前的手工业务数据转入到本系统中来，以便手工帐与电脑帐保持正常的衔接。第一节 员 工一功能简介 本模块主要实现员工（包括系统操作员和其他人员）信息的设置与维护。二操作路径在业务导航窗口中点击基础资料员工项打开“员工管理”列表窗口。提示 启用帐套后，在软件后台系统的“功能”菜单中同样可以找到并打开业务导航窗口中的各个功能项。三操作指南 注意 在“全部雇员资料”选项页中只可以对员工信息进行浏览查看，如要编辑雇员信息，请切换到各工种的员工信息选项页后再进

27、行编辑操作。 （一）增加员工资料 1点击【增加】按钮，打开员工信息增加窗口； 2在员工信息增加窗口中录入该员工的编号、姓名及其工作等详细资料。注意编号和姓名必须填写并且不可和已有的员工信息重复，否则无法完成该员工信息的保存； 3在员工信息增加窗口中点击【增加】按钮，保存该员工资料。 注意 新增加的系统操作员需要到系统维护权限设置项中给其分配相应操作权限后方可正常登录使用本软件。权限设置的具体操作我们会在第十三章第二节中为您详细讲解。 （二）修改员工资料 1用鼠标双击一条员工信息或选中一条员工信息后点击【修改.】按钮，打开员工信息修改窗口； 2在员工信息修改窗口中编辑修改该员工的详细资料； 3在

28、员工信息修改窗口中点击【确定】按钮，保存修改。 （三）删除员工资料 1用鼠标单击选中一条员工信息后点击【删除】按钮； 2在随后弹出的删除询问对话框中单击【是(Y)】按钮确认删除。【例】如果我们要增加一个编号为1001，名叫小王的系统操作员，步骤如下：一， 打开员工对话框，选择系统操作员那项。图4-1 员工管理二， 点击【增加】按钮，出现增加员工对话框，然后填写详细信息图（如图4-2）图4-2 添加员工信息点击【增加】按钮，完成编号为1001，姓名为小王的操作员的增加。三，在系统维护权限设置中选择操作员小王，然后点击【修改】按钮，给小王分配权限。图4-3 操作员分配权限分配好权限之后我们就可以通

29、过“1001”这个账号登陆软件了第二节 仓 库一功能简介本模块主要实现仓库信息的设置与维护，用来记录仓库的编号和名称。如果您需要录入货品的期初数量或进货入库时，必须先设置仓库资料，同样，以后需要查询分仓库存情况等，也必须预先设置仓库资料。二操作路径在业务导航窗口中点击基础资料仓库项打开“部门管理”列表窗口。 图4-4 仓库管理界面三操作指南 （一）增加仓库资料 1点击【增加.】按钮，打开“仓库设置增加”窗口； 2在“仓库设置增加”窗口中录入仓库的编号、名称。注意编号和名称必须填写，并且编号不可和已有的仓库编号重复，否则无法完成该仓库信息的保存； 3在“仓库设置增加”窗口中点击【增加】按钮，保存该仓库资料。 （二）修改仓库资料 1用鼠标双击一条仓库信息或选中一条仓库信息后点击【修改.】按钮，打开“仓库设置修改”窗口； 2在“仓库设置修改”窗