江苏卫生健康职业学院档案归档范围与保管期限表.docx

1、江苏卫生健康职业学院档案归档范围与保管期限表江苏卫生健康职业学院档案归档范围与保管期限表（一） 纸质类档案归档范围与保管期限DQ 党 群 类DQ 11 党 务序号归档范围保管期限涉及部门1上级党组织关于学院党的建设方面的文件永久-30年党 办2党内统计报表及相关说明材料永久党 办3党委、纪检监察机构和支部设置、选举、成员调整材料（党委分工、支部选举请示及批复；党委及支部成员增补的请示及批复）永久党 办纪检监察室4党代会材料党 办召开党代会的请示、选举结果、批复、工作报告等永久党 办筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录等材料30年党 办5党委、纪检监察机构启用印章的文件永久党 办纪检监察

2、室6党委会、党委扩大会、支部书记会的记录、纪要、决议等；党委民主生活会材料（请示、报告等）；党委大事记永久党 办7党内重大活动形成的材料（方案、报告、请示、批复、决定、记录等）永久党 办8党委工作计划、工作要点、总结永久党 办9党内表彰、评先材料；党委组织的其它评比、表彰材料（如最佳党日活动评选获奖材料）；党委推荐材料等30年党 办10纪检、监察、审计工作（报告、制度、统计报表、信访材料、调查及复查材料等）永久纪检监察室11中层及以上干部选拔、考察、培训、公示、任免等材料永久党 办12发展党员、预备党员转正材料；党员名册30年党 办13宣传工作、思想政治工作方面的材料（报告、讲话、专题活动及相

3、关组织设立、活动等材料）30年党 办14党务工作中形成的情况反映、工作简报10年党 办15产生人大代表、政协委员的名册及审批材料；民主党派和侨务工作材料30年党 办备注：本归档范围与保管期限表中，凡属学院收、发文的文件材料，统一由党院办扎口归档。DQ 12 工 会序号归档范围保管期限涉及部门1上级和院党委关于本校工会工作的文件30年工 会2工会制定的规章制度；工会工作统计报表永久工 会3工会选举材料（选举请示、批复、工会工作报告）；工会委员增补材料；工会会员名单；工会工作计划、总结；工会委员会会议记录30年工 会4工会组织的评比、表彰；工会组织的重大活动计划30年工 会5职代会材料（代表名单、

4、会议议程、会议决议、工作报告、提案及办理情况等）30年工 会DQ 13 团 委序号归档范围保管期限涉及部门1上级和院党委关于学院共青团工作的文件30年团 委2团委工作计划、总结及专题汇报；团委会议记录；团委制定的规章制度；团的工作统计报表永久团 委3团委选举材料（选举请示、批复、工作报告等）；团委委员增补材料；团干部及工作人员聘任材料永久团 委4学代会、团代会、学生会工作的材料（学代会选举结果、工作报告、批复、学生会成员及分工、学生会成员增补等）永久团 委5团委、学生会组织的重要活动材料（如志愿者、暑期社会实践团队项目等计划、成果汇报等）30年团 委6团委组织的评比、表彰；团员奖惩材料30年团

5、 委7批准入团及离团材料（名单等）30年团 委8学生社团组织材料（设立的批复、名录、章程等）30年团 委XZ 行 政 类XZ 11 行 政 综 合序号归档范围保管期限涉及部门1上级关于学院行政工作的文件永久-30年院 办2编纂的规章制度永久院 办3学院的基层报表永久院 办4院长办公会、行政办公会、全校大会记录，纪要；大事记；校长召开的重要的工作会议记录永久院 办5学院章程、规划、工作计划、要点、总结、校历永久院 办6部门工作计划、总结10年院 办7学院设置、更名、启用印鉴方面的请示、批复、函等文件永久院 办8收、发文登记薄30年院 办9学院重大活动的计划、报告、讲话、总结；上级领导来校视察的讲

6、话记录等材料；汇报、交流材料永久院 办10提供给出版物的宣传材料；媒体宣传报道材料；校报；简报；本校介绍材料永久宣传部11外事工作材料（出国/境考察、访问、进修的请示、报告、批件、出访名单、邀请信；接待国/境外人员请示报告；外事工作计划、总结；外事工作统计报表等）30年院 办人事处12学院接受行政评估、检查、考核形成的材料（上级目标管理考核指标和学校实施方案总结等）永久院 办13 上级针对学院有关安全工作的文件，学院保卫工作制度、报表及与保卫工作相关的重大活动材料（如平安校园创建汇报材料）30年保卫处14学院师生员工案件的侦查材料及上级的批复永久保卫处15法律事务、诉讼方面的材料（聘任律师、诉

7、讼文书、律师函等材料）永久院 办16档案工作材料（全宗指南、馆藏目录、统计报表、机要文件清退清单、档案销毁清单、文件材料、档案移交清单、规章制度、检查评估材料等）永久院 办XZ 12 人 事序号归档范围保管期限涉及部门1上级关于学院人事工作的文件永久人事处2人事工作报告、调查材料永久人事处3机构及编制规划；机构、编制方面的请示、报告及方案批复；校内机构设置、变化的文件材料永久人事处4内部开展专项工作而设立临时机构的文件10年人事处5人事改革工作请示、决定、方案等材料永久人事处6人事规章制度永久人事处7人事、劳动工资统计报表永久人事处8教职工名册永久人事处9教研室主任以上管理人员任免材料；人员岗

8、位调整材料永久人事处10评优、表彰和奖励教职工集体和个人先进的材料省级及以上永久人事处省级以下30年人事处11处分教职工的材料和复议、复查、撤销处分的材料受记过、记大过、降级、撤职、开除处分的永久人事处受警告处分的30年人事处12师资建设培养、管理工作的规定、总结；教师进修计划、安排、汇总总结30年人事处13上级下达的进人计划；录用人员计划、批复；就业协议；合同制职工的合同、办理保险的材料；退职、离职、辞职及解除合同的申请报告、决定；调入人员的介绍信、工资转离介绍信永久人事处14劳动争议处理方面的材料（申请、复议、仲裁决定等）永久人事处15申报、评审专业技术职称的材料（申报表、批复、通知等）；

9、聘任工人技师、高级技师的材料（名单、申报表、批复、通知等）永久人事处16聘任兼职教师的名单及有关材料30年人事处17本校教职工受聘于外单位职务、担任团组织及学术团体职务材料30年人事处18上级关于工资调整方面的文件；本校人员工资调整方案、名册、审批材料；晋升职务、职称人员调资通知单、审批表永久人事处19各类人员转正定级材料（名单、申请表等）永久人事处20教职工离、退休，出国、死亡等相关证明、审批文件、工资变更、停薪等文件材料永久人事处21教职工福利、困难补助、遗属补助的申请表、审批及发放记录材料；教职工丧葬费、抚恤金发放材料永久人事处22因公/私出国/境人员备案、政审材料30年人事处23计划生

10、育管理方面的材料（计划生育统计表、领取独生子女证名册、违反计划生育政策的处理30年人事处XZ 13 总 务 后 勤序号归档范围保管期限涉及部门1上级关于学院后勤服务管理方面的文件30年后勤管理处2后勤服务管理、校园网络管理规章制度永久后勤管理处信息中心3房屋、设施维修方面的材料（招标文件、合同、预决算、审计）30年后勤管理处财务处4院产管理方面的材料（除仪器设备外资产，含土地、房产证件；资产审核、变更材料；接受捐赠、调拔的材料；转移、报废的批复等材料；申购报告、论证报告及批复；招标、定购、采购合同；房屋安排、租赁协议；住房改革材料）永久后勤管理处财务处5健康教育、学生保健、医疗保障/险方面的材

11、料30年后勤管理处6校园绿化、亮化、环保、人防、防雷、防震、日常水、电、气管理方面的材料30年后勤管理处7网络、通讯管理方面的材料（协议等）30年后勤管理处信息中心财务处8食堂、小卖部、摊点管理方面的材料（租赁合同等）30年后勤管理处财务处9后勤服务社会化改革材料（报告、物业管理招投标文件、合同等）永久后勤管理处财务处JX 教 学 类JX 11 综 合序号归档范围保管期限涉及部门1上级关于教学工作的文件（针对学院的、需要长期参照执行或查考的，不能归入教学类其它分类号的）永久-30年教务处继续教育学院各二级学院2学院教学改革方面的文件永久教务处继续教育学院各二级学院3教学方面的规章制度、会议记录

12、、调研报告、总结或自查报告永久教务处继续教育学院各二级学院4教学检查、评估、竞赛、评奖方面的材料（如：军事理论课程检查、高等职业院校人才培养工作评估、高职院校人才培养状态数据采集及案例分析材料、示范校建设材料）永久-30年教务处继续教育学院各二级学院5教学统计报表永久教务处继续教育学院各二级学院6合作办学、院企合作、设置办学点的申报书、协议书；成立附属医院、教学医院、实习医院协议永久教务处继续教育学院各二级学院JX 12 课程、专业、实训基地建设序号归档范围保管期限涉及部门1上级关于学院专业建设方面的文件永久教务处继续教育学院各二级学院2学院有关课程、专业、实训基地建设方面的文件（如：优秀团队

13、建设、专业建设委员会成立等）永久教务处继续教育学院各二级学院3建设特色专业、品牌专业、精品课程、中央财政支持的实训基地方面的材料（申报、评估、论证报告及附属材料、审批、总结等）永久教务处继续教育学院各二级学院JX 13 招 生序号归档范围保管期限涉及部门1上级下达的学院招生计划等招生工作方面的文件（如：上级下达的招生调整计划）永久学工处2学院编报的年度招生计划、申请、调整招生计划的材料30年学工处3录取新生名册（学历教育）、录取审核表、录取更正材料永久学工处4招生宣传、专业介绍等材料、招生工作自查情况30年学工处JX14 学籍管理序号归档范围保管期限涉及部门1学生学籍卡永久教务处继续教育学院2

14、高职学生成绩登记表、成人学生成绩汇总表永久教务处继续教育学院3学生学籍变更材料（留级、休学、退学、复学、转学、开除等）永久教务处继续教育学院4专转本录取材料永久教务处专转本报名表10年教务处5学生奖励与违纪处分材料（奖学金评审、三好学生及优秀学生干部评比；处分通知、决定、复议、撤销材料）30年学工处继续教育学院6学生学籍方面的统计报表永久教务处继续教育学院JX 15 课堂教学与教学实践序号归档范围保管期限涉及部门1各专业人才培养方案、课程标准30年教务处继续教育学院各二级学院2教学进程表、授课计划30年教务处继续教育学院3课堂教学评估、信息反馈材料30年教务处继续教育学院督导室各二级学院4教研

15、活动材料（公开课、微课比赛获奖材料等）30年教务处继续教育学院督导室各二级学院5实习名单、安排、变更、检查、总结、表彰等方面的材料10年教务处继续教育学院各二级学院JX 16 毕业生及就业序号归档范围保管期限涉及部门1毕业生名册、毕业证书电子验印名册、统考成绩审核结果永久教务处、继续教育学院2毕业证书存根，领取签收薄永久教务处3毕业生就业情况统计材料30年学工处4毕业生参加执业资格考试、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料、就业工作自查报告30年教务处学工处5毕业生就业宣传、招聘会方面的材料10年学工处JX 17 教 材序号归档范围保管期限涉及部门1学院教工参与编写的教材（主编、副主编、参编）30

16、年教务处2自编的实习指导、教学指导等材料30年-10年教务处JX 18 继 续 教 育序号归档范围保管期限涉及部门1上级、外单位与学院有关非学历教育的文件材料（上级与学院非学历教育相关的文件；外单位委托本校或与学院合作举办非学历培训的函、协议等）永久继续教育学院2学院关于非学历教育的文件、管理制度永久继续教育学院3学院负责举办的非学历培训项目课程安排计划、授课教师名单30年继续教育学院4学院负责举办非学历培训项目的学员名单、奖惩材料30年继续教育学院JX 19 学 生 工 作序号归档范围保管期限涉及部门1学生管理规章制度、学生工作统计报表永久学工处2班主任、年级辅导员工作方面的材料（名单、表彰

17、等）30年学工处3学生贷款、贫困生资助、勤工俭学方面的材料30年学工处4文明班级创建、学生参加学院内外活动及获奖材料10年学工处KY 科 研 类KY 11 科 研序号归档范围保管期限涉及部门1上级关于学院科研方面的文件；学院关于科研方面的文件及管理制度永久-30年科技处2科研立项评审结果、科研统计报表；本校科研成果、论文发表统计永久科技处3上级和学院下达科研经费的文件30年科技处4申报校外课题材料（设计书、任务书、合同、研究计划；研究实验阶段的材料；总结鉴定阶段的材料；出版或发表的作品成果）（结题后成套归档）永久科技处5校内课题申请、立项名册，结题统计永久科技处6科研奖励证件（复印件）永久科技

18、处KY 12 期 刊序号归档范围保管期限涉及部门1上级关于学院期刊工作的文件30年科技处2期刊工作方面的请示、报告及上级批复永久-30年科技处3当年期刊留存30年科技处KY 13 查 新 检 索序号归档范围保管期限涉及部门1查新检索登记薄30年信息中心SB 仪器设备类序号归档范围保管期限涉及部门1仪器设备统计报表、仪器设备清册永久教务处2上级有关学院仪器设备管理的文件30年教务处3本校仪器设备管理方面的规章制度永久教务处4本校仪器设备购置计划、报告、预算、论证及批复永久教务处5本校仪器设备移交清册及设备仪器报废、调拨的报告和批复永久教务处6仪器设备采购招标、投标、评标、中标方面的材料永久资产管

19、理处7定购采购合同永久财务处8进口设备过程中有关的技术商务文件30年教务处9开箱记录及装箱单30年教务处10安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单30年教务处11验收报告及文件材料30年教务处12索赔来信函件及结果文件30年教务处13设备说明书及全套随机文件材料（与设备共存）教务处14使用、检修、故障事故记录（与设备共存）教务处15重大事故的调查分析及处理意见（与设备共存）教务处JJ 基 建JJ 11 基 建 综 合（以档案自然形成年度为准计算）序号归档范围保管期限涉及部门1上级主管部门关于学院基建工作的通知、规定、条例等文件 30年后勤管理处（基建办）2本校有关基建项目的决定、请示、报告及

20、上级批复永久3本校基建工作的规划、计划、报告、简报、会议纪要、统计报表永久4各种管线工程（地上、地下）分布图及有关材料 永久5地质勘探、地形测量材料及图纸；校园建设规划、设计总平面图 永久6本校房屋扩建、改建、重建等问题给上级主管部门的请示、报告及批复永久7征地总平面图、红线图、计划、申请报告及用地面积核准文件等批准文件材料 永久8征地补偿协议书、补偿费用标准、补偿凭证及付款凭证 永久9施工执照永久10基建财会综合材料（入财会类）永久财务处11基建中形成的其他有价值的材料（其中，照片归声像档案）永久后勤管理处（基建办）12基建档案移交清册30年JJ 12 基建工程项目（以竣工年度为准计算）序号

21、归档范围保管期限涉及部门JJ 12-1工程建设准备阶段1项目建议书（项目申请报告）及批复 永久后勤管理处（基建办）2可行性研究报告及批复、方案论证 永久3设计任务书（计划任务书）及批复 永久4环境预测、调查报告；环境评估、排污、消防、卫生防疫、防火等论证、审核批准材料 永久5工程地质、水文勘察报告及图表；重要土、岩样及说明 永久6地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久7水文、气象、地震等其它设计基础材料 永久8地址选择报告及批准文件 永久9有关调整基建投资的请示、批复永久10项目招标、投标的有关文件永久资产管理处11项目合同、协议书永久财务处JJ 12-2工程建设

22、设计阶段1设计委托合同 永久财务处2设计方案、初步设计、扩初设计、技术设计、校审记录、技术会审纪要、工程概算及有关材料 永久后勤管理处（基建办）3工程项目招标、投标的有关文件 永久资产管理处4承包合同、协议书及租赁文件 永久财务处5技术秘密材料、专利文件 永久后勤管理处（基建办）6设计计算书，关键技术实验 永久7总体规划设计 永久8设计评价、鉴定及审批 永久JJ 12-3工程施工阶段JJ 12-3-1 土建施工文件1建筑许可证（建筑工程执照） 永久后勤管理处（基建办）2设计变更、工程更改联系单(通知书) 永久3砼(混凝土)施工日记 永久4土建施工定位测量、地质勘察、验槽及地基处理记录或桩基施工

23、记录 永久5土、岩试验报告；砼(混凝土)、砂浆抗压、密封性试验报告 永久6基础工程验收记录（如打桩、灌注桩施工记录）、结构中间验收记录 永久7隐蔽工程验收、技术复核记录 永久8工程施工日记及测试沉陷、位移、变形观测记录；事故处理报告 永久9开工申请、开工报告、工程测量定位记录、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 30年10施工设计或施工方案、施工计划、施工技术、安全措施、施工工艺 30年11原材料(钢、砖、水泥等)质保书及构件出厂证明、质量鉴定、半成品及预制构件合格证 30年12建筑材料实验报告，金属焊接试验报告 30年13分项、分单位工程抽量检查、评定30年14交工验收记录证明30年15竣

24、工报告、竣工验收报告永久16项目招标、投标的有关文件永久资产管理处17项目合同、协议书永久财务处JJ 12-3-2 设备及管线安装施工文件1设计变更、工程更改联系单(通知书)及材料、零部件、设备代用审批材料(含材料质量保证书、合格证) 30年后勤管理处（基建办）2焊接工程检查验收记录 30年3隐蔽工程验收记录 30年4强度、密闭性试验报告 30年5设备调试、试验记录 30年6施工安装记录；安装质量检查、评定、事故处理报告 30年7开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 10年8系统调试、实验记录30年9管线清洗、通水、清毒记录10年10管线标高位置，坡度测量记录30年11中间交工验收记

25、录证明，工程质量评定30年12竣工报告、竣工验收报告30年13招标、投标的有关文件永久资产管理处14施工合同、协议书永久财务处JJ 12-3-3电气、仪表安装施工文件1设计变更、工程更改联系单及材料、零部件、设备代用审批材料 永久后勤管理处（基建办）2开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要10年3调试、测试、整定记录；隐蔽工程验收记录 30年4施工安装记录、质量检查、评定、事故处理报告 30年5性能测试和校核30年6操作、联动试验10年7电气装置交接记录10年8中间交工验收记录、工程质量评定30年9竣工报告、竣工验收报告30年10招标、投标的有关文件永久资产管理处11施工合同、协议书永久财务处JJ 12-4竣工验收阶段1项目竣工验收报告(记录) 永久后勤管理处（基建办）2全部竣工图纸（包括工程底图） 永久3项目质量评审材料 永久4竣工验收会议纪要、决议文件 永久5工程预算、决算材料 永久JJ 13 基建工程监理序号归档范围保管期限涉及部门1工程延期报告及审批永久后勤管理处（基建办）2合同争议、违约报告及处理意见永久3监理规划、监理细则、监理总控制计