二维码在档案信息智能检索中的应用.docx

1、二维码在档案信息智能检索中的应用二维码在档案信息智能检索中的应用张倩 2013-04-19 15:46:29来源：档案与建设(南京)2012年9期【作者简介】张倩，女，1979年生，南京艺术学院综合档案室主任，馆员，现于南京大学信息管理学院在职攻读档案学硕士学位，主要研究方向：档案信息化建设，已在全国中文核心期刊上发表多篇学术论文（南京210013）。【内容提要】 文章依托高校档案信息化建设的基础条件和探索经验，结合高校档案信息检索系统建设面临的突出问题，深入分析二维码的技术原理与功能、码制类型与特性，探讨其对档案信息检索系统建设的应用价值，并提出运用二维码技术创新高校档案智能信息检索系统的策

2、略与方法。Based on the conditions of archives information construction of colleges and exploration experience in their practice, this paper highlights the problems facing the construction of archival information retrieval system in colleges and gives an in-depth analysis of the technical principles and f

3、unction of two-dimensional codes, code type and characteristics. Additionally, this paper inquires into the value of application to the construction of archival information retrieval system. Finally, this paper offers two-dimension codes technology innovation strategies and methods of intelligent in

4、formation retrieval system for Universitys archives.【关 键 词】二维码/智能检索/档案管理Two-dimensional bar code/Intelligent retrieval/Archives management随着计算机、网络的广泛应用，人类社会迅速步入了信息爆炸时代，尤其是Web2.0、APP、物联网、二维码、云计算等新兴科技产品和服务的不断涌现，让数字化、网络化渗透到了人们生产和生活的各个领域，加速推动传统社会迈向智能社会。目前，人们对二维码这一专业术语虽较陌生，但细心留意则可发现，我们的身边处处皆有二维码应用的实例，特别是

5、掏手机“刷”条码获取信息的行为方式，正在潜移默化地引领人们享受智能化的便捷生活。本文借鉴二维码的基本理念与新兴技术，就创新高校档案智能检索应用模式，提出一些构想性的看法和建议。1. 二维码的技术概念二维码(Two-dimensional Bar Code)，是物联网(Internet Of Things，IOT)技术实现过程中信息识别领域最基本和关键的技术之一。它可让任何信息都浓缩进智能化的“方块符号”之中，并可用移动设备从其密码符号中获取信息，在条码技术发展史上堪称具有里程碑的意义。二维码，别称二维条码，也叫二维条形码。它是在传统一维码的基础上，采用某种特定的几何图形，在二维方向的平面上，按

6、照一定规律分布的矩形方阵记录数据符号信息的新一代条码技术。其主要技术特性：可在纵横两个方向存储信息，具有面积小、信息量大、自动识别率和信息处理稳定性高、防伪性强等优势。2. 二维码技术对高校档案信息智能检索系统建设的应用价值二维码的核心价值在于：可将虚拟化、自动化、智能化等多种技术集成于一系列创新方案之中，使数字档案智能管理平台快速转变为服务，并无缝过渡到“档案云”端上，以提高档案信息资源的利用效率和效益。2.1 借助二维码存储容量大的优势，推动数字档案馆转型升级二维码面世以来，几乎针对一维码的所有缺点都作了技术改良或革新，对档案信息管理利用这一先进技术，昭示了美好的前景。例如：二维码将每平方

7、英寸的信息存储容量(信息密度)作为衡量性能的第一重要参数，改变了一维码只能横向记录信息的弊端，实现了横向与纵向皆可记录信息的重大突破，使储存信息总量超出了两倍，最高可达1850个字符或2710个数字或554个汉字；二维码既可表达文字信息，又能整合图片、视频、音频等多元化的信息；二维码与网络、通讯等现代信息手段的结合，不仅使传播条码形态发生了革命性突破，而且为实现全形态、全天候、全方位的“全媒体”传播展示了新的契机1。上述技术的改进和创新，正是建立“二维码档案馆”的必要条件。近年来，“二维码图书馆”的实践告诉我们，运用二维码技术创新数字档案管理模式，已无技术性障碍。因此，将数字档案改造为集网络视

8、频、移动视频等各类新媒体技术和终端于一体的全媒体形态，通过吸纳各种新媒体和终端的技术长处，突破传统媒体平面静态呈现信息的弊端，推进档案信息由传统介质存储向“档案+视频+网站”的全媒体转型，并以实现“纸媒+电脑屏+手机屏”三合一的全媒体模式为目标，创建档案一站式检索通道，完善档案智能服务平台，将原有的档案管理方式平滑过渡转型到“档案云”平台上，不仅有利于满足用户迅速、便捷获取或传播信息的需要，而且丰富、动态的全形态档案阅读体验将进一步增强客户端服务的黏度，不断提升档案馆的核心竞争力。2.2 发挥二维码智能检索的优势，加快“档案馆2.0”建设步伐二维码具有“阅读引擎”功能，这种信息智能获取技术可提

9、供纸质媒体与网络图文、音频、视频的直接连接。目前，基于智能手机应用商店里的APP二维码识读软件，网上已可免费下载(如“我查查”、“快拍二维码”等)，这不仅有利于加快传统档案馆向“二维码档案馆”转型的步伐，也有利于快速形成“人人用得起，人人学得会”的新局面。随着二维码技术产品和服务的不断进步与优化，基于二维码的应用类型会产生更多新颖的模式，应用手段也会更加多样化，这是深度开发档案信息智能检索平台的良好机遇。笔者认为，档案馆的存在价值，最终应当体现在公众是否能够利用到感兴趣的信息资源。因此，假若二维码检索端口的嵌入成为现实，在整合BLOG、RSS、TAG、WIKI、SNS等一系列新颖服务技术和模式

10、构成“档案馆2.0”的基础上，借助云计算平台的强大功能，进一步优化文字、声音、影像、动画、网页等多媒体技术手段，促进广播、电视、音像、报纸、杂志、网站等不同媒介形态的业务融合，既有利于尽快形成广电网、电信网和互联网的“三网融合”，也有利于加快“二维码档案馆”建设的步伐，让用户以电视、电脑、手机等各类终端均可价廉物美、便捷愉悦地获取信息，真正实现任何人、任何时间、任何地点、以任何终端获得任何想要的信息之“5W”目标。2.3 利用二维码设备通用性强的优势，大力提升档案查询精准化水平首先，在二维码模式下，设备的通用性将使资源的利用率大幅提升。其通用性具体可体现为“四个通用”：一是功能的通用，即用户利

11、用一个搜索端口就可完成所有功能，实现“一站式跨库检索”，不仅可以轻松访问档案馆的多媒体档案信息资源，还能便捷订阅自己关注的内容。二是终端的通用，即搜索行为不仅仅局限于计算机上，搜索结果的传递方式将更加多元化。除智能手机外，安卓智能平板或Apple iTouch/iPad等设备都能实现移动检索，且可兼容APP版本(安卓系统版本Android、苹果系统版本IOS、塞班系统版本Symbian、微软版本Windows phone2)。三是操作方式的通用，即高度可定制的界面可满足各种用户的需求。四是搜索结果的通用，即搜索结果的展现方式将更为丰富。引入二维码技术，将使档案馆信息资源中心的作用得到最大限度的

12、发挥，有利于拉近用户与档案信息平台的距离。其次，二维码具有信息唯一性的特征，能够大大提升档案信息搜索的精准率。二维码类似于全媒体传播的一个数字化引擎，它既能为用户提供完全不同于以往的阅读体验，而且可以提供更加便捷高效的信息检索途径。运用二维码智能检索技术具有信息唯一性优势，让档案信息实现准确定位，既可解决档案传统编号方式不直观、难查询等问题，还可引导用户精确找到所需的档案信息。第三，二维码容错能力较强，且可加密提高安全性。二维码在码制设计时，专门嵌入了纠错功能，即通过校正复杂运算，可自动让错误信息得以纠正。二维码的纠错机制，不仅可使其成为一种可靠的信息存储和识别的方法，而且具有极端情况下仍可正

13、确识读的优势(二维码即使被穿孔或污损，损坏率只要不超过50%，仍可识读)。更为重要的是，二维码进一步强化了加密功能，其保密性比一维码要强很多。二维码加密功能的增强，正是档案信息管理和服务最为需要的关键性技术。2.4 发掘二维码可互动机制的优势，拓展档案信息个性化定制服务功能充分发掘二维码的可互动功能，让受众把自己喜欢的图案或者文字等信息嵌入二维码，这既能不断丰富信息源，又有利于凸显个性化服务，使互动机制得以高度人性化。因此，高校档案馆可以考虑将本校的Logo等象征性图标融入二维码图形之中，大力提高个性化、智能化服务功能，以利更完美地彰显本校特色的档案信息服务。此外，利用二维码的可互动机制开发信

14、息交流平台，让受众在智能信息平台上一边看档案资料，一边对感兴趣的信息内容进行交流，使受众在增加阅读互动性、趣味性、时尚性的同时，迅速、精准地采集到社会各界的反馈信息，以利不断提高档案馆与受众的互动功能。2.5 彰显二维码节能环保的优势，节约档案信息化建设成本随着时代的发展，物联网技术在档案馆转型中起着催化作用，其不仅有利于创新档案馆的智能化管理模式，而且有利于增强数据档案的安全性、准确性、可靠性和扩展性，具有良好的发展前景。如天津市档案馆已构建了基于射频识别技术(RFID)的档案库房管理系统3。与RFID(信息识别领域的另一种最基本和关键的技术)相比，二维码最大的优势在于节能环保、成本较低、稳

15、定性强，尤其适合中小型档案馆、档案室应用。此外，二维码的制作较为简单，且对印刷要求不高，普通打印机就可打印，尤其是在线的二维码信息只需扫码就可获得。为此，建立“二维码档案馆”，既不需要为一个微小的流程调整、一项新业务需求的增加而向软件供应商就软件修改或者升级支付大笔的资金，又能快速打造实用的低成本信息化平台，使档案管理者将精力更多地集中于自身核心业务的开展上。例如：深入研究档案信息资源的开发利用价值，不断改进和创新各类应用服务；运用二维码互动平台，举办各类在线档案专题展览活动，开展各类档案信息专题学术研讨交流活动等，以期获得馆藏信息资源深度开发利用效率和效益“双赢”之目的。3. 档案馆运用二维

16、码技术的策略与方法已有的实践探索告诉我们，采用单一的APP只能解决一个环节，并不能给用户完整的解决方案。而要满足用户对档案信息资源的不同需求，必须有一个能将多种网络服务技术集成起来的端到端的解决方案。笔者认为，从高校档案馆业务性质和服务内容的需求来看，应用二维码技术改造原有的档案数字服务平台，必须做出整体性规划和具体实施方案，必须遵循突出重点、先易后难和少花钱、多办事的基本原则。就档案数字服务系统的基础业务平台改造而言，应坚持以建设数字化、网络化、智能化的档案信息管理平台为总体目标，以完善和创新归档文件智能编码、阅档者身份智能识别和档案信息智能检索、智能显示、智能取存等为主要内容，深入研究嵌入

17、二维码的档案信息管理系统各功能模块的设计思路与方法(见图1)，有针对性地提出档案信息资源优化整合的技术创新措施，为实现从“布尔逻辑+关键词”的查询接口向二维码档案信息智能化管理的无缝过渡，提供扎实的基础条件。从现阶段技术发展情况来看，对依托二维码技术构建档案信息智能检索系统的功能模块，有以下几点设计要领可资参考和借鉴：3.1 准备环节3.1.1 硬件配置在运用手机二维码查档之前，首先要确认硬件和软件条件是否与二维码相匹配。目前，凡带有摄像头的移动设备都可成为移动查档的硬件设备，除二维码扫描枪外，手机、安卓智能平板或Apple iTouch/iPad等设备都能实现移动查档。图1 二维码档案智能管

18、理系统功能模块设计图3.1.2 软件模块(1)归档文件二维码生成。首先要对原有的档案信息管理系统进行相应修改(嵌入归档二维码自动生成模块)，将档案编目信息存储于二维码之中，并提供相关检索入口供用户检索查询。其次制作二维码档案除可自己编制软件外，还可利用网上免费的二维码生成软件(如Psytec QR Code Editor等)，直接生成所需的二维码。将这类二维码生成程序嵌入档案信息管理系统中后，各类实体档案将无须再由人工加盖归档章和填写相关内容，只需将档案信息管理系统中自动生成的二维码打印出来并粘贴在实体档案上即可。三是流通环节的任何用户，只要使用二维码扫描枪或装有二维码识别软件的手机等移动设备

19、，就可便捷地读出所需的档案信息内容。此举是开通纸质档案与其对应电子文件的连接通道，且对化解手工操作的种种不便和降低运营成本具有十分重要的作用。(2)用户身份二维码生成。按照上述的同样原理，首先对原有档案馆自动化系统中的用户数据，采用短信确认码认证绑定用户的手机号码和数字档案馆账户；其次在用户账号注册成功后，由系统将用户信息生成为唯一可识别的手机二维码，并以短/彩信的形式将该二维码发送至用户手机，让用户存储为身份标识；三是用户身份标识只需在身份认证的功能和流程中出示，平台在接收到用户手机二维条码后，通过解码获取用户信息，并与平台数据库中存储的用户信息进行判断，进而建立起用户身份验证确认机制。需要

20、指出的是：除了用手机认证识别外，还可将用户身份二维码嵌入“校园一卡通”，方便用户使用。(3)开发APP“掌上档案馆”。档案馆开发并拥有自己的APP移动客户端后，用户只要在手机或其他各类移动设备中下载安装即可开通使用。用户启动“掌上档案馆”上网时，无需学习客户端软件的操作，只需通过简单注册，系统用户身份识别模块即刻可为用户创建一个数字身份(Digital Identity)，便能让丰富的档案信息随手可得。3.2 检索环节对嵌入二维码的档案信息，只需使用二维码扫描枪或智能手机等通用设备即可实现“即扫即得”。但对借阅者的身份识别、档案借阅管理等一系列智能检索功能的形成，关键要解决好检索环节的协调运行

21、机制。如信息检索机制模块的制作，应将用户查档的具体检索过程简化为以下步骤：启动APP移动客户端弹出功能界面用户点击“扫码查档”(软件自动开启移动设备摄像头)软件提示用户将二维码置于屏幕方框内按扫描提示将摄像头对准想要查询的二维码图片二维码识别成功后跳转至对应界面显示档案信息全文(图片信息或视频、音频等多媒体信息)。3.3 借阅环节实体档案借阅环节的解决方案：一是用户通过检索进入所需档案信息界面后，即可查看详情；二是用户点击“借阅”按钮并将所需档案放入“借阅车”，即可提交借阅档案实体的请求；三是档案管理员确认用户身份，并根据用户在线提交的借档请求快速调取档案实体。归还实体档案时，使用二维码扫描枪

22、或其他移动设备扫描档案上的二维码标签，由程序进行智能判断，获取数据库中“借档清单”的相关信息，就可快速归还实体档案。在享受“二维码+快捷查档”带来便捷检索服务的同时，档案管理者要有良好的账户管理习惯，尽量每天联网核对一次查询记录，检查是否有误操作或到期的订单。4. 运用二维码技术需要关注的问题在运用二维码技术创新档案信息智能检索模式时，需要高度关注以下几方面问题：首先，关于档案信息的安全保障。二维码虽然制作得十分“完美”，但对肉眼看上去一片“混乱”的图形符号，只需用专业识别软件就可立刻被破解。前段时间，闹得沸沸扬扬的实名制火车票泄露用户信息一事，充分说明了将二维码作为物联网的核心发展技术，杜绝

23、安全隐患是必须解决的首要问题。解决方案是：凡有密级的档案，必须对其二维码进行加密，并养成更新密码的良好习惯，使网站下载的“解码软件”无法进行破解。其次，关于数据标准的潜在风险。在软件方面，码制标准的不统一也是束缚二维码技术在档案领域应用的一大障碍。值得指出的是，掣肘档案信息化的并非是技术，而在于政策法规领域对数据标准化的制度。图书馆行业早已成熟应用了一维码技术，继2007年中国标准书号条码与国际接轨同步升位之后，国家新闻出版总署主持的出版物二维码第一部分：图书二维码标准已形成草案，标准规定了图书二维码的数据格式、数据内容、码结构以及印刷位置，可适用于依法经国家新闻出版行政管理部门设立的出版者出

24、版的图书4。目前，图书馆行业正积极应用二维码技术实现新的升级改造，而档案业界若不及时跟上，又将远远落伍。在此，我们呼吁相关政府行政主管部门要充分发挥组织协调、监督管理作用，加快推动档案二维码行业标准的制定，尽快使档案行业拥有标准的API(应用程序编程接口)，促使二维码技术应用模式能够符合档案管理与服务的基本要求。第三，政府及其档案主管部门要通过深入调查研究，尽快出台档案信息化发展规划和实施方案，以规划引领发展，以制度规范发展，尤其要统筹谋划、统一部署推广应用档案新兴信息技术工作，制定激励政策措施，鼓励和支持档案新兴科技的研发与应用。当前，档案机构特别是高校档案馆(部门)应高度关注二维码技术应用

25、的发展动态，抢抓机遇，迎难而上，积极探索档案二维码应用的途径与措施。5. 结语在当前大数据时代，尤其是日新月异的云计算等新兴科技的不断发展，给档案业界提出了诸多严峻的命题。面对挑战，适者生存，只有因势而变，才能立足于不败之地。二维码作为物联网实现过程中信息识别领域最基本和关键的技术之一，既为高校档案馆移动数字化建设提供了良好契机，也是推动档案信息检索系统转型升级的有效举措。尤其应当看到，随着3G、4G和WiFi网络的广泛普及以及相关智能检索技术的日益成熟，利用二维码技术打造的“立体档案”，既可促进用户与档案馆更加紧密地联系在一起，也是档案业与物联网融为一体的基础所在。因此，有着丰富档案数据资源的高校档案馆，要高度关注智能信息检索引擎技术及相关领域的理论与技术的发展，积极投身于实践之中，不断创新档案服务，大力提升档案服务技能水平，力争走在信息化时代的前列。【参考文献】1吴楣.从“跨界”到“无界”基于二维码技术的全媒体传播模式探索及展望J.今传媒，2012(4)。2XX文库.四大主流手机系统简介.(2012-01-02).2012-06-19.3高宏伟.天津市档案馆积极将物联网技术应用于档案管理N.中国档案报，2012-07-20(A1)。4周喆.二维码在图书借还管理系统中的应用J.无线互联科技，2010(3)。