Word操作宝典.docx

1、Word操作宝典Word操作宝典A、字体的无级缩放技巧在Word XP中，我们要缩放文字的大小，可以通过工具栏上的字号列表选取。但这种方式是有其局限性的，中文字体只能在初号到八号之间选取，英文字体的磅值也仅限于5 磅道72磅之间取舍，不能满足我们打印超大字体的要求。难道号称全球字处理霸王的 Word XP就如此的“弱智”，令人失望了吗？NO！让我们打开“工具自定义”，选取 “命令”项，在类别列表框中选取“所有命令”，在其右边列表框中找到 “ShrinkFont”和“GrowFont”命令，将其拖放在Word XP工具栏上，这两个命令既是文字的大小的无级缩放命令，前一个是以当前设置值的10%缩小

2、所选文字的字号，后一 个是以当前设置值的10%增大所选文字的字号。你还可以把“ShrinkFont one point” 和“GrowFont one point”这两项命令也拖放在Word XP工具栏上，它们执行的命令分 别是将所选文字减小一磅和增大一磅。如果你不愿意添加上述按钮，可以使用如下快捷 键。放大字体：“Ctri+”或者“Ctrl+”；缩小字体：“Ctrl+”或者“Ctrl+”。B、在文档中插入图标俗话说：“说一百句，不如画上一笔。”在文档中加上一个图标，不但可以形象的说明 问题，而且能够使文章图文并茂、生动灿烂（编辑老爷也喜欢嘛，我们这些在他老人家 手中讨饭吃的可怜作者，还是尽量

3、讨他的欢心为妙哦）！做法是：执行“插入对 象”，打开对话框，将“显示为图标”打钩，然后在“对象类别”列标框中选取所需， 确定即可。如不满意图标的样式，单击“更改图标”键吧。C、用图片替换文字的技巧用一段文字替换另一段文字，其方法大家都懂，我这里就不再赘述啦（以免编辑老爷怀 疑我有故意灌水骗取稿酬之嫌），我这里介绍的是用图片替换文字的技巧，你以前没试 过吧？因为你无法在“替换为”框中输入图片，现在我告诉你方法。首先把图片复制到 剪贴板中，然后打开替换对话框，在“查找内容”框中输入将被替换的文字，接着在 “替换为”框中输入“c”（注意：输入的一定要是半角字符，c要小写），单击替换 即可。“c”的意

4、思就是指令Word XP以剪贴板中的内容替换“查找内容”框中的内 容。按此原理，“c”还可替换包括回车符在内的大段文本。D、备份个性化设置Word XP自带有一个备份个性化设置的工具。打开开始菜单，指向“Microsoft Office toolsSave My Settings Wizard”单击，将出现个性设置对话框，按提示作就行啦， 可以备份到任何地方。提示：备份个性化设置时要先关闭Word XP，否则不成功。 题外话：对初学者而言，在进行个性化设置时容易把菜单搞乱，甚至误操作导致菜单全 部失踪，这时可按“F1”键帮助恢复。还可以打开“工具选项保存”对话框，在“提 示保存Normal模块

5、”上打钩，这样，每当菜单栏工具栏有任何细小的改动，Word XP在 关闭时就会自动弹出警示框预告：“所作修改会影响共用模板：Normal。是否保存所作 修改？”你自己看作办吧。E、替换特殊格式的字体技巧如果要将全文中的某个词或者字替换为统一的格式，比如将“Word XP”改为红色、斜 体、下划线，一个一个的改当然费时费力。我有办法一下搞定，其方法如下：打开替换 对话框，在“查找内容”中输入“Word XP”（实际输入时不带引号），在“替换为” 中同样输入“Word XP”（同上），然后打击“高级”选项，打开“格式”菜单，将字 体设置为红色、斜体、下划线，单击“全部替换”。F、妙用通配符替换文件

6、如果要将全文引号中的内容设置为统一的格式，而引号中的内容又不一致，就需要我们 使用通配符。通配符有两个：“*”号和“?”号。“*”表示多个字符，“？”表示一 个字符。操作方法如下：打开替换对话框，在“使用通配符”前打钩，在“查找内容” 中输入通配符，在“替换为”中用鼠标点一下，什么也不输入，直接打开“高级”选 项，设置好格式后全部替换G、将文字快速转换为图片如果你发Email给海外的亲友，但对方计算机又没有中文系统，无法进行汉字浏览，是 不是很扫兴呢？别遗憾，我有办法，其实我们只要把文字转换为图片，就会保持文档格 式的原貌，这样，你的海外亲友就能读到祖国的语言啦。将文字快速转换为图片并不需 要

7、专门的图形编辑器，Word XP一样可以做到。方法如下：首先，将编辑的文件存为doc 格式，然后将其关闭。再在Word XP中新建一个文件，打开资源管理器，把刚才存盘的 那个文件拖到新建的文件中，你会发现，你看见的虽然是文字，但Word XP已经把它转 换成图片啦。用Email发送给你的海外亲友吧。H、不经过剪贴板复制文件我们都知道用剪贴板来复制文件，你知不知道还可以用Ctrl键加鼠标拖曳而且不经过剪 贴板也能达到复制的目的呢？方法是：用鼠标选中复制的对象（包括文字和图片），按住Ctrl键的同时用鼠标左键把对象拖曳至目的地即可。该方法简单易行，堪称复制的快 捷方式，而且不经过剪贴板，对于内存小

8、的机子，是不是可以减轻一点负荷呢？I、自动滚屏功能如果我们读一篇长文件，一页一页的“PageDown”太不方便啦。其实Word XP内置有自动滚屏的功能，只是默认值下系统并未显示在工具栏上，需要我们手动添加。方法是： 打开“自定义命令”，在类型中单击“工具”，在其右边的命令列表中找到“自动滚 动”项，拖至工具栏即可。使用时只要轻轻一点，即可实现屏幕平滑滚动， 可上滚也可下滚，还可以调节滚屏的速度，爽吧？不比任何专业的读书软件差哦。若想停止滚 屏，单击一下鼠标就可关闭自动滚屏功能。方便吧？（经验提示：把字放大些读，简直爽之极矣哉！）J、快速创建和撤销上、下标我们一般创建和撤销上、下标的方法是通过

9、点击工具栏上的上、下标按钮，其实他们都 有快捷键可用，掌握和使用它们，让我们的工作更省时。创建上标：“Ctrl+加号”， 再按一次即撤销。创建下标：“Ctrl+减号”，再按一次即撤销。K、快速把文本升为标题将光标置于需要升为标题的文本所在行，按下“Alt+Shift+?”组合键，可将文本快速升为标题，且样式为1，按“Alt+Shift+” 组合键，可将标题逐渐降为2、39。L、快速插入特定的文字我们经常会在稿件的后面添上自己的通讯地址和Email，方便报社准确无误的寄稿酬（这一点相当的重要哦）！但次次都要一个字一个字的敲入，是不是很麻烦呢？其实我们可以把它制作成一个按钮放在工具栏里，需要使用鼠

10、标一点即可。方法是：在“自动 图文集”中添加一项“通讯地址”（包括Emai），然后打开“自定义”对话框，选取 “命令”选项，在“类型”列表框中单击“自动图文集”，在右边命令框中找到刚才添 加的“通讯地址”项，将其拖放到工具栏即可。M、快速还原图形尺寸有时我们会在文档中放置一些图片，并作适当的修改，如果修改得不满意，想还原后重新来过，可按住Ctrl键，用鼠标双击该图片，即可快速还原原来的尺寸。N、快速重复输入字符要想重复最后一步操作，可按“F4”键。特别是用于重复输入某个字符，非常有用。比如我们要输入“咚咚咚咚咚咚”一组象声词，在输入第一个“咚”以后，按下F4键，将在光标所在处重复输入又一个“咚

11、”，连续不断的按，将连续不断的输入“咚”。如果 你想重复复制大段大段的文件，按“F4”是绝佳的选择！O、快速取消项目编号格式当我们在文档中输入了项目编号1，回车之后Word XP会自动为我们生成项目编号2、3、4如果我们想取消这些项目编号，一般的方法比较繁琐，我有一简便法子：将文档全选，然后剪切，再粘贴回去，在Word XP中的智能标记中选“仅保留文本”格式，即 可快速取消项目编号。P、快速选定字符块在文件左边空白处：单击鼠标可以选定一行文字；双击则选定整个段落；按住Ctrl单击 鼠标，选定全文。在文档中：双击鼠标选定词组；三击鼠标选定段落；按住Ctrl单击鼠标，选定一个句 子。Q、快速插入当

12、前日期和时间一般情况下我们要在文档中插入日期和时间，所用的方法是打开菜单栏的“插入”下拉菜单，选取“日期与时间”获得。现在你可以使用以下这两个组合键快速插入啦，插入日期：“Alt+Shift+D”键；插入时间：“Alt+Shift+T”键。R、快速切换文档Word XP允许我们打开多个文档进行编辑，每个文档都会在任务栏上显示一个图标，方 便我们在各文档中进行切换。事实上这种切换方式并不方便，如果在工具栏上有切换文档的按钮那就太好啦。那就跟着我添加吧。打开“工具自定义命令”，在类别列表中 选取“所有命令”，然后在右边的命令框中找到“NewWindow”和“PrevWindow”两个命令，将其拖放

13、在工具栏上，这两个命令将分别显示为“下一窗口”和“上一窗口”两个按钮，其功能就是向前和向后切换文档，与IE的“前进”和“后退”方式一模一样， 而且可以循环切换啰。S、一次选取数个图片如果我们要在文档中插入数个图片，不必一个一个的选取，可以按住Shift键的同时用鼠标逐个点击要添加的图片，然后“插入”即可。 T、快速画出水平线打开“工具自动更正键入时自动套用格式”，在列表中找到“连字符替换为长划线” 并打钩，然后确定。使用时，只要输入三个连字符（包括：#、&、*、-、=、等 等）回车，系统就会自动生成一行水平线。 U、快速计算表格中的数据虽然在OFFICE套件中电子表格用EXECL更方便，但有时

14、一些不是很复杂的表格其实并没有必要去启动庞大的EXECL，在WORD中就有一些基本的表格计算功能。直接在要计算的表格栏中选择表格中的公式命令，然后输入公式就可以了。假如，如果要计算一行的数据之和，直接使用公式=SUM(LEFT)就可以直接计算。但在WORD中有一个小问题，就是不能用一个公式计算很多行的数值，此时有一个好的方法就是，先将=SUM(LEFT)公式复制一下，然后在要计算的表格栏内按CTRLF9，此时出现标志，此时就处在输入公式的状态，按CTRLC将公式粘贴进来，依次类推，很快就可以将要计算的表格单位全部打上公式，此时选中整个表格，按F9，就可以通过公式算出所要的数值。值得注意的是，在

15、EXECL中，如果表格中的源数据出现变化，结果是及时更新的，而在WORD中源数据变化，结果是不会自动更新的，要重新选择整个表格，然后按F9更新所选域数据才会更新。 V、快速生成编号在实现应用中，有时会出现需要打印很多编号的工作，虽然用程序或者一些其它的方法可以生成，但总的来说对一些不懂编程的人很麻烦。其实直接用WORD可以很方便的生产编号。如现在我们要产生14000的一个编号，首先在WORD中使用表格菜单中的插入表格在选项卡中输入需要的行和列，此时我们输入20和200，如果要打印成一列，最好选择1和4000。此时生成了一个有4000个单元格的表格，选中整个表格，然后选择格式菜单中的项目符号和编

16、号，选择第二项编号栏，根据自己的需要选择一种编号形式，此时电脑自动生成编号，可能需要一段时间，如笔者的P3733,128M内存的机子也需要10几秒，大家千万不要以为死机了。生成编号后，选中整个表格，用CTRLX剪切，然后使用选择性粘贴，选用无文本格式，此时会直接粘贴上编号而不会出现表格，然后根据自己的需要进行适当的调整就行了。W、删除一些第三方软件加上的菜单栏有一些第三方软件安装后会在WORD中添加一些快捷菜单栏，如金山快译2002，而且此菜单栏不能关闭，这次关了，下次重新启动WORD时又会自动打开，这对一些用不上这个功能的人来说非常讨厌。现在有办法了，只要打开注册表进入HKEY_CURRENT_USER SoftwareMicrosoft OfficeWordAddins中，将WordAddIn.KSWordAddIn.1子项全部删除（删除前先备个份，以免后悔）。这样再启动WORD时就不会出现这个讨厌的菜单栏了。