档案职称考试复习资料.docx

1、档案职称考试复习资料第一部分 档案管理基础理论 第一章一、档案的基本含义是什么？档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。 二、档案的基本价值和作用？1、档案的价值：凭证价值；参考价值。2、档案的作用：行政查考作用；业务参考作用；文化传承作用；法律凭证作用；宣传教育作用。 三、档案主要有哪些种类？1、按时间划分：中华人民共和国成立前档案（旧政权档案，革命历史档案）；中华人民共和国成立后档案。2、按内容性质划分：文书档案；科技档案；专门档案。 第二章一、简述档案工作的内容和性质： 内容：档案工作从广义上说，包括档案管理工作、档案行政管

2、理工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作、档案国际合作与交流工作等。性质：档案工作的管理性；档案工作的服务性；档案工作的政治性；档案工作的科学性；档案工作的文化性二、如何理解档案工作的基本原则。 （一）全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则。1）国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构集中管理；2）全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级档案行政管理机构统一分级、分专业管理；3）对党政档案和党政档案工作实行统一管理；（二）维护档案的完整与安全。1）维护档案的完整；2）维护档案的安全；（三）便于社会各方面的利用。 三、档案机构主要包括哪些类型。1）档案室；2）档案馆；3）新型档案

3、管理机构。 四、档案馆档案工作的性质与职责是什么？ 性质：档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是集中保护和管理档案史料、开展爱国主义教育的基地，是提供政府公开信息集中查询服务的窗口，公民享受档案文化的场所和社会各方面利用档案史料的中心，具有很强的文化性、社会性和科学性。职责：1）接收和征集本级机关、团体及所属单位具有长远保存价值的档案以及有关资料；2）科学地管理所接收的各类档案；3）通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；4）参与史料研究和编年史修志工作。 五、档案室档案工作的性质与职责是什么？ 性质：档案室是各机关、团体、企事业单位为统一保存、管理和提供利用本单位形成的各类档案而设置的内部

4、机构，是各单位管理工作的组成部分，主要为本单位各项工作提供档案信息的服务。 职责：1）贯彻落实国家各上级主管部门制定的各项档案工作法律、法规各方针政策，建立健全本单位档案工作的规章制度和档案工作网络。2）对本单位文书部门和业务部门文件材料的形成、积累各归档进行指导和监督。3）接收和保管本单位各部门形成的有保存价值的档案、资料。4）积极开展档案利用工作，为本单位和社会利用档案提供服务。5）定期将具有长远保存价值的档案移交指定的档案馆集中保存。6）对所属机构的档案工作实行监督和指导。 第三章一、简述档案收集工作的内容和要求：内容：1）机关档案室，收集本单位文书部门或业务部门需要归档的案卷；2）档案

5、馆按规定接收现行机关具有长远保存价值的档案；3）档案馆接收撤销机关的全部档案；4）档案馆接收和征集中华人民共和国成立以前的各个历史时期形成的档案；5）档案馆之间相互交接的档案。 要求：1）加强档案馆（室）外的调查和指导工作；2）积极推行入馆（室）档案的标准化；3）保证归档和入馆档案的齐全完整；4）维护全宗和全宗群的相对完整。二、档案室档案收集工作的主要内容有哪些？ 1、机关档案室对文件形成的作用；2、指导和临督文书部门或业务部门做好归档组织工作；加强临时性文件的收集归档工作；4、加强归档的宣传和档案的科学管理。 三、档案馆档案收集工作的主要内容有哪些？ 1、现行机关1）进馆档案必须以全宗为单位

6、整理、编目、分阶段移交；2）进馆的档案要齐全、完整，按统一的分类方案分类、立卷，正确划分保管期限，具有保存价值的档案才能进馆；3）与档案有关的资料、立档单位的组织沿革、全宗指南及有关的目录、索引等到检索工具，随同档案一并接收；4）现行机关移交档案时，必须根据移交目录，同接收档案的有关档案馆一起清点核对，并在交接收据上签字盖章，以便明确交接双方面军的责任。 2、撤销机关 1）由撤销机关组织人力，将档案按要求整理好，然后向档案馆移交。2）撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案仍属于原机关，按全宗移交档案馆，或由一个机关完整的代管，不得分散。3）机关撤销或合并时，如有尚未办理完毕的文件，应转交给原

7、机关的职能继任或有关机关继续办理后整理保存。4）接管撤销机关职能的机关，如果需要利用撤销机关的档案室，须经档案事业管理机关同意后，可暂时代管，到代管期满后向档案馆移交。 3、历史档案 1）收集散失在国家机关、社会组织中的历史档案；2）征集保存在个人手中的历史档案；3）加少数民族了区的档案征集与收集工作；4）收集党史征集办公室、政协、文史组织及其他学术研究部门所征集到的历史档案；5）收集散失在国外的历史档案。四、档案价值鉴定的原则是什么？ 1、鉴定档案价值的原则：1）档案鉴定必须符合国家和人民的整体利益；2）鉴定档案的价值要用全面的观点；3）鉴定档案的价值要用发展的观点；4）鉴定档案的价值要用历

8、史的观点；2、影响档案价值的因素。五、试述档案保管期限表的含义及其类型。 所谓档案保管期限表，就是以表册形式列兴档案的来源、内容和形式，并指出保管期限的一种指导性文件。它是鉴定档案价值和确定档案保管期限的依据各标准，在一定程度上避免了个人认识的局限性和片面性，有助于提高鉴定工作的质量和效率，防止错误地销毁档案。档案保管期限表有多种类型：通常有通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、同类型单位档案保管期限表、单位档案保管期限表。六、如何理解档案价值的鉴定方法？ （一）归档鉴定归档鉴定主要包括鉴定文件材料和划分保管期限两个方面的内容。 1、鉴选文件材料 2、划分保管期限3

9、、归档鉴定的组织实施 （二）档案价值复审和档案的销毁1、档案价值复议 2、档案销毁 第四章一、全宗内档案分类的含义是什么？二、档案的常用分类方法有哪些？一、按形成时间划分 （一）中华人民共和国成立前的档案 1、旧政权档案 2、革命历史档案 （二）中华人民共和国成立后档案二、按内容性质划分 （一）文书档案 （二）科技档案 （三）专门档案三、简述档案复式分类法及其运用。四、简述档案保管工作的技术与方法。 1、档案库房的日常管理；2、建立健全安全检查和保密制度。1）安全检查制度。2）保密制度；3）温湿度制度与调节； 五、全宗卷管理中应注意的问题有哪些？ 1、注意全宗卷文件资料的形成和积累，全宗卷的建

10、立是一个逐步积累和不断完善的过程。管理全宗的过程就是形成全宗卷的过程。2、全宗卷是长期积累形成的，随时可能补充增加，所以它不宜采用装订的形式，可以用盒、袋形式保存。3、全宗卷内的文件资料排列顺序一般为：全宗指南、立档单位与全宗历史考证、组织机构沿革、大事记，以及收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和利用工作中形成的资料。4、全宗卷应随全宗一起管理，随全宗转移而转移，专柜保存。 第五章一、试述档案统计工作的内容。档案统计工作，是以表册、数字的形式，反映和揭示档案和档案工作情况的一种管理方法。档案统计工作包括对档案（馆）室档案及其管理状况的统计工作和上报各级国家档案行政管理部门的档案统计年报工

11、作。 二、简述档案室档案登记和统计的主要形式。1、卷内（文件）目录；2、案卷目录；3、总登记簿；4、档案室工作基本情况统计表。三、简述档案馆档案登记和统计的主要形式。 1、收进登记薄；2、全宗名册；3、全宗单；4、案卷目录登记薄；5、全宗卡片；6、档案利用效果登记表；7、档案事业基本情况统计年报。 四、简述档案著录的基本含义。 五、档案著录规则的主要内容是什么？ 六、简述档案分类标引的步骤和方法。1、熟悉和掌握中国档案分类法和档案分类标引规则；2、准确地掌握需要分类标引的文件或案卷的内容，细致地进行主题分析；3、根据其内容归入最恰当的类目；4、审校。七、简述档案主题标引的步骤和方法。1、熟悉和

12、掌握中国档案主题词表和主题词标引规则；2、了解档案内容，分析档案主题；3、选定主题词，对主题概念进行转换；4、审校。 八、简述档案检索工具的种类划分。1、按收录对象和揭示方式分类：1）目录 2）索引3）指南；2、按载体形式分类：1）卡片式检索工具2）书本式检索工具3）缩微式检索工具4）电子检索工具；3、按功能分类：1）查检性检索工具2）介绍检索工具3）馆藏性检索工具；4、按检查方式分类：1）手工检索2）计算机检索。 第六章一、利用工作的基本内容是什么？了解和熟悉所藏档案的内容和成分，各种检索工具的使用方法；分析和预测社会对档案信息的需求特点，把握档案利用需求的发展规律；发掘档案中有利用价值的信

13、息资源，集中系统地向用户介绍各报道所藏档案信息；向档案用户提供所需要的档案信息，满足档案用户的利用要求。二、档案提供利用工作的主要方法有哪些？ 1、阅览服务2、外借服务3、复制服务4、咨询服务5、档案展览与陈列服务6、电子化服务。 三、档案参考资料的种类有哪些？ 大事记、组织沿革、文件汇编、基础数字汇集等。 四、简述编研工作的内容。档案编研工作就是档案工作人员以开发档案信息提供利用为目的，以馆（室）藏档案为基础，按照一定题目，对档案材料进行编辑和研究的工作。其内容包括以下几个方面：1）档案文献汇编2）编写档案参考资料3）修史编志和历史研究。 五、简述组织沿革的编写体例。组织沿革的编写体例有三种

14、：1、编年法：编年法即按年代顺序逐年列出某一机关或系统组织发展变化情况的方法；2、系列法：系列法即以组织构或问题为主线，对每一组织机构或问题的各种情况沿袭组织机构的始末进行系列编写的方法；3、阶段法：阶段法即根据机关发展史上的重大变化，自然地分主若干阶段，然后在每一个阶段内划分为若干系列进行编写的方法。第二部分 文书工作与归档文件整理 第一章一、简述公文的分类。 1、从公文的来源划分，文件分为发文、收文和内部文件；2、从公文的使用范围上划分，有通用文书、专用文书和科技文书；3、从公文行文方向的角度划分，公文分上行文、下行文和平行文；4、从公文的性质和作用上划分，公文分为法规文件、行政文件和党内

15、文件；5、从公文的阅读范围划分，可分为普通文件，公布文件和机要文件；6、公文输的时限要求上划分，有紧急件和平件；7、从公文物质载体的角度划分，公文分为纸质文件、感光介质文件、磁介质文件以及电子文件。二、试述文书工作的基本任务。 1、对形成文书的规范；2、执行文书行移运转的制度；3、按规定程序制发文件；4、采取妥善的措施管理文件。三、试述文书工作的基本原则。1、及时2、准确3、安全4、统一。四、试述文书工作的性质与作用。性质：1、政治性2、机要性3、服务性4、技术性5、及时性。作用：1、纽带作用2、助手作用3、积累作用。 五、试述文书工作的组织形式及其选择。 形式：1、集中形式2、分工形式。 选

16、择：一般组织机构层次多的大机关，文书工作应选择分工式的组织形式；未设内部机构，文件数量少的小机关宜选择集中式的组织形式。六、试述公文的特点。 1、公文必须由法定作者制成和发布2、公文具有法定的权威和行政效力3、公文具有现行效用4、公文具有特定的体式并经一定的形成和处理程序。 第二章一、试述正确选用公文名称的意义。二、试述通知的类别：批准性通知、转发性通知、发布性通知。三、简述公文的文体。 公文在体裁上，是一种兼有议论文、说明文、记叙文特点的应用文体。公文在于交代清楚法定作者的观点、意图，因而在阐明观点，讲清道理，分析情况，做出结论时，要有适当的议论，但它不必像议论文那样做过多的专门议论；公文在

17、交代事项、分析问题时，要进行恰如其分的说明，但又不像说明文那样陈述过细；而在反映工作情况、描述事件发生始末、记叙人物和事迹时，需要叙述有关的情况，但又不能像记叙文那样具体，只是在于把将要说明的问题叙述清楚。四、编制公文的发文字号应符合哪些要求？ 1、发文字号应由发文机关的文书部门统一编制；2、机关代安应选用反映本机关本质属性的代字，按照我省实施的辽宁省行政机关公文格式细则规定：要关代字应准确、简练，尽量避免与其他机关的代字相混淆，一般以2至4字为宜；3、发文年号一定要用阿拉伯数字写全称，并用：“”括从；4、标准型发文字号的顺序号以年度为编号周期，顺序号从“1”依次往后排，顺序号前不用“0”占位

18、，不加“第”字； 5、标准式发文字号是法定的，除了三个组成部分必须按要求书写之外，其前后顺序不得随意颠倒。 五、简述公文主题的撰写要求。1、公文主题的要求；2、公文材料的收集和选用要求；3、公文结构及其基本要求、4、公文语言及其基本要求。 六、试述公告与通告的类别。 第三章一、试述文件传阅的要求。1、要注意传阅范围；2、文件传阅顺序要体现机关领导先于部门人同的原则；3、所有传阅文件都要以机关文书人员为中心进行传阅；4、文件阅看后，阅看文件的人员应签注本人姓名和阅文日期。二、文书办理程序的特性表现在哪几个方面？ 1、稳定性；2、有序性；3、适应性：4、规范性。 三、发文程序中签发环节的重要作用是

19、什么？ 签发即制文机关的领导人对文稿审定后，批明发文意见并签名。签发是制文阶段的最后一个环节，也是形成文件的关键环节。文稿经机关领导签发后，稿本的性质发生了质的改变，由原来的草稿变成了定稿，定稿是正式生效的稿本，发文机关可据此打印正式文件。因此，签发环节标志着文稿已被认可、确定，文稿中的内容反映了制发机关的意图。四、公文审核的重点是什么？1、行文关；2、政策关；3、矛盾关；4、落实关；5、文字关；6、审批手续、签发手续和公文格式关。 五、文件分发应该注意哪些事项？1、大量发出的文件，送印后即把信封写好（或事先印好），除亲启件外，一律写受文机关或其办公室收，以使对方及时处理；2、发文若系密件、紧

20、急件亲启件，就在在封套上分别加盖密件戳、急件戳，或写明亲启人姓名；3、凡是应被收回的文件，要注明收回日期，按期收回；4、分发应做到五查：查文件件数，查有无附件，查是否漏盖印章，查文件内的受文机关与封套上的受文机关是否一致，查发文内回执是否装入封内等。六、公文的承办原则主要有哪几点？1、凡属承办部门职权范围内的事务，承办部门应当自行发文或联合发文；2、凡涉及其他部门或者地区的问题，主办机关应当主动与有问部门或者地区协商会签；3、对不属于本单位职权范围不适宜由本单位办理的公文应迅速返回交办的文秘部门；4、党的公文处理条例还规定：“凡须报请上级机关报审批的事项，承办部门应当抻出处理意见并代拟文稿，一

21、并送请上级机关审批”。 无论哪种形式承办，文件办理完毕时都应在“文件办理单”上注明办理的时间、地点、办理人姓名、办理的主要内容和方式等等，以便日后查证。 第四章一、试述不事文件的清退方法。1、机密文件的清退：密件印发部门应制定“文件清退通知单”及清退办法，按时通知收件单位退顺应清退的密性。2、传阅、送阅文件的清退：机关收到若干份相同的文件时，由文书人员按规定送领导同志阅后定期收回。3、征求意见文件的清退：在文件标题旁注明“征求意见稿”的文件，若需要退回时，应在文中注明。4、有重大错误文件的清退：如果发现外发的文件有重大错误，应及时通知回收，以免扩散。5、其他文件的清退：文件分发后，一切应该回收

22、的文件，均应在发出时注明退回期限，并在文件上加盖“阅后收回”章，到期未退者，应进行催退工作。二、试述文书整理（立卷）的原则1、必须将应归档的文件材料收集齐全、完整；2、遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系；3、正确区分文件的不同价值；4、整理（立卷）后的文件要便于保管和利用三、试述文书处理部门整理（立卷）的意义。 四、试述文书组卷的六大特征。1、问题特征；2、作者特征；3、名称特征；4、时间特征；5、地区特征、6、通讯者特征。五、对归卷文件进行检查调整的内容包括哪几方面？六、试述拟定案卷题名的具体方法。 1、主要结构形式作者+问题+名称；作者+时间+名称；通讯者+问题+名称；2、案卷

23、提名各组成部分的标法 作者：第一，作者的全程和简称问题。第二，多作者的标法。第三，作者是个人的标法。第四，关于批转、转发文件作者的标法。 问题：第一，但一问题的标法；第二，多问题的标法；第三，同类性和非同类性的标法；第四，会议文件的标法。 名称：第一，卷内文件名称不多，可按其重要程度的顺序在题名中全部标出；第二，有些卷内文件，名称虽多，但性质基本相近，可标出具有代表性概括性的，其他从略；第三，有些会议文件往往包括很多文件名称，一般可不逐个标明，可标“会议文件”即可；第四，几个专门术语的标法。 时间：第一，时间必须具体确切，不要笼统、含糊；第二，年度要标完整，表示时间不用含糊词语。 通讯者 地区

24、3、拟写案卷提名的语法要求正确使用介词“关于”；标点符号及其附注。 第五章一、新规则主要特点有哪几项？1、简化；2、兼容；3、灵活；4、前瞻。二、新规则对档案馆和各机关档案工作有何意义？对机关档案工作的意义：1、缓解机关文书档案工作压力；2、理顺机关档案工作职能；3、节约机关的财力、物力。 对档案馆工作的意义：1、便于档案馆控制档案进馆质量；2、有利于档案向社会开放。 第六章一、如何理解“归档文件”？广义上的归档文件是一个泛性概念，可以包括机关形成的须归档保存的所有文件材料。规则将这一概念表述为“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。”二、装订归档文件

25、有哪几种方法？线装法、变形材料装订法、粘接法、无酸纸套固定法。三、归档文件的分类原则是什么？四、如何理解“事由原则”？遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 五、如何确保同一事由的归档文件排列在一起？六、如何排列不同事由间的归档文件？不同事由归档文件的排列可以有多种方法，包括规则中提到的时间、重要程度等等。具体选择何种方式，应根据机关的文书处理程序、归档制度、档案管理的现代化水平等的不同加以选择 。1、按不同事由形成时间的先后顺序排列； 2、按事由的重要程度排列；3、按事由具有的共同属性分别集中排列。 七、如何结合时间、重要程度等因素进行归档文件排列？八、基本编目包括哪几项？九、如何编写

26、“室编件号”和“馆编件号”？ 室编件号：即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注，类别与类别之间件号不连续编号。规则规定，编制件号“应依分类、排列次序，在分类方案的最低一级类目内”进行，不能跨越不同的类目流水编号，也不能以盒为单位流水编号。 馆编件号：的设置主要是出于馆室衔接的需要。各级档案室的永久、长期档案移交进馆时，由于各种原因往往需要进行鉴定、整理等局部调整， 如将部分档案抽出、补入等等，使目录中的件号出现断号、跳号等现象，从而增加了档案馆管理工作的难度，因此有必要重新编制件号。规则中预先设置了馆编件号项，关在

27、归档章节和档案盒盒脊等处预留位置，供需要时直接填写，而不必重新盖章或更换档案盒。 十、归档章中有哪几个必备项目？如何填写？ 归档章的项目设置与编号项目相同，包括全宗号、年度、保管期限、件号和页数等必备项目以及机构（问题）等选择项目。填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料，也可使用打号机打号。归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置；如果领导批示或收文章等战友用上述位置，可将归档案章盖在首页的其它空白位置，但以上端为宜。如果机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章、，以更好地保护文件正本的原始面貌。文件首页确无盖章位置或重要文

28、件须保持原貌的，也可在文件首页前另附加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。十一、档案盒脊呀底边设置有哪些检索项？ 全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等。十二、填写盒内文件情况说明应注意哪些问题？备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表示是机关档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施。 盒内文件情况说明：填写盒内归档文件文件需要说明说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕以后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理工作时

29、，如某份文件须说明的内容较复杂，目录备注项目中填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。第三部分 科技档案管理第一章一、如何理解科技文件的定义，科技文件有何特点？科技文件是科学技术文件的简称，又称科学技术文件材料。在科学技术档案案卷构成一般要求中，将科技文件这一概念表述为“科学技术文件材料是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式技术文件的总称。”从四方面理解： 1、明确了科技文件的形成领域；2、科技文件形成于现行的科技活动；3、科技文件直接记录和反映科技活动；4、科技文件是各类型技术文件的总称科技文件的特点：1专业技术性、2成

30、套性、3可更改性、4标准性、5形式多样性二、科技文件有哪些基本类型？（一）图样材料：1、机械制造业的产品图样；2、建筑工程图（二）文字材料：1、调查报告、2、说明书、3、任务书、4计算书、5、概、预、决算书（三）目录、表格材料：1、明细表；2、汇总表；3、配套目录；4、图样目录；5设计文件更改通知单；6、设备开箱验收单。 问;简述产品开发、设备管理、基本建设、科学研究工作程序与形成的科技文件。 答：一、产品开发工作程序与形成的科技文件：主要包括在1、设计决策阶段主要包括：任务来源、情报收集、新产品预测。形成的科技文件主要有：远景规划、中期规划、近期规划；上级下达文件；用户委托合同；各种专题情报

31、；各种预测报告；调查研究综合分析报告等。2、设计阶段：A方案设计B技术设计、C工作图3设计。3试制阶段，包括：A样机试制B样机实验C样机鉴定4生产阶段；包括小批生产、试销调查、批量生产。5销售服务阶段。二、设备管理工作程序与形成的科技文件。包括设备的购置阶段；设备开箱验收阶段；安装调试阶段设备的使用与维修阶段形成的相关科技文件。三、基本建设程序与形成的科技文件。主要包括基建综合性文件、施工技术性文件、竣工验收材料。四、科学研究工作程序与形成的科技文件。包括在科学研究工作准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报阶段及应用转化阶段形成的科技文件。问：CAD文件的概念。 答：CAD是计算机辅助

32、设计（Computer Aided Design）的英文缩写，简称CAD。CAD文件是指在CAD过程中形成的所有文件。是由设计部门采用计算机辅助设计编制的，用以规定产品或工程设计的组成、形式、结构、尺寸、原理、技术性能以及在制造、施工、安装、调试、验收、使用、维修、存储和运输时的必要信息的有关技术文件。也是生产和使用产品以及工程施工的基本依据。是实现产品或项目所必须的全部设计文件和CAD图等。问：简述科技文件编号的含义.答: 科技文件的编号,是以文字和数字为代号,用来表示科技文件材料内容与特征的一种“技术语言”.要符合以下要求: 1、编号与所绘制的对象的代号要一致，就是说，一个编号同时也就是他所反映对象的代号。 2、必须拥有独立的编号，同一个编号不得代表两种以上科技文件材料。 3、各专业的科技文件材料，由于特点、使用目的的不同，应该有不同的编号办法。4、编号由代号和代字两部分组成。