综合行政管理制度全.docx

1、综合行政管理制度全一、行政管理规章制度1. 文书管理制度1.1 为了使公司文书工作实现规范、科学，提高行文质量及工作效率，特制定本制度。1.2 文书范围：按照行文关系和文件去向，其范围包括上行文（如请示、报告)、平行文（如通知、函）和下行文(如指令、决定、决议、通知、批复等）。1。3 文书管理原则1。3。1 全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有.1.3。2 文书的收发、领取与寄送原则上由公司办公室统一负责。1。3.3 文书的处理必须做到规范、准确、及时和安全.1.4 文书的收文处理1.4.1 外部收文的管理与保存。外部收文由公司办公室统一接收、登记，并区别不同情况分别作以下处理:1.

2、4。1.1 凡涉及公司整体的重要、紧急、机密性收文应作好收文登记后，即刻呈送公司相关领导批阅。1.4。1。2 一般性文书由办公室收文管理人员作好分类登记，送有关处室或领导酌情批阅并负责落实有关事项。1。4。1。3 属于个别部门的业务性文件由办公室收文管理人员及时传送相关处室，并督促经手人作好接收登记（内容包括收文名称、文号、接收日期、经手人等）。1。4。1.4 除办公室外的其他处室接收到外部文书时，凡涉及公司整体性文件或应由办公室统一保存的,收文处室应及时将收文传送至办公室相关人员，并督促接收人做好接收登记；应由本处室保存的收文，本处室相关责任人要作好处室收文登记，并妥善保存。1.4.2 文书

3、的内部传递管理（包括公司规章制度、各种报批报建手续、批复及各种外部收文等)。1。4。2.1 公司内部处室之间因业务需要，需相互传递、借阅文书时，借阅人应按照相关处室的具体要求进行借阅登记（内容包括文件名称、文号、借阅时间、经手人等）,归还时要提醒文件管理人员及时进行登记注销.1.4。3 以上各种文书的收发登记表见附表(公司收文登记表、公司文件传递、借阅登记表）。也可根据处室业务性质需要，另行确定格式.1。4。4 如违反上述有关登记规定，而导致相关文书遗失或因寻找不到而影响工作正常开展并造成一定经济损失时，公司将视情况轻重追究相关人员的责任.1。4。5 较为重要的收文分检处理时，在文件首页之上应

4、附“收文处理专用表”，按列表内容进行填写处理。1。4。6 凡需要传阅的文件，由办公室有关人员送达传阅人。一般性文件个人阅读时间不得超过两个工作日，阅读量较大的文件个人阅读时间不得超过五个工作日，具体阅读时间长短由办公室具体确定.传阅人阅毕应批阅，并签上姓名和日期，同时通知办公室。1。4.7 严禁不经允许私自开启私人文书，收文人员应直接将其送交收件人拆阅。1.4.8 若发现分送至各部门的文书有差错，相关处室应及时退回公司办公室,并说明情况。1。5 文书的发文处理。各种公文发送，一般包括拟稿、审稿、签发、打印、校对、发送等程序。1.5。1 拟稿要在符合国家的方针、政策、法律、法规和公司有关要求的前

5、提下，做到实事求是,观点明确，文字精练，条理清晰，层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。凡有引用之公文务必写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。1。5。2 草拟公文之稿头，应使用公司统一稿纸，公文字迹要清楚,文面保持整洁，凡是文面凌乱不清的,要重新清稿。1.5。3 字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比须用阿拉伯数字书写外,其它用汉字书写，汉字书写应以国家统一发布的简化字为准，标题应用二号字,正文应用四号字。1。5。4 章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为：“一，第二层为“（一）”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。1.5.5 不要滥用简称。年月

6、日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要用简称。1。5.6 公司的文稿在送领导签发前，应由起草部门相关人员送公司办公室核稿.重点审核文稿的必要性、政策性、规范性和目的性.1。5。7 对于公司各部门因业务需要对外报送的一般性公文，原则上由处室主管领导签发；对于涉及公司内部经营、管理或因公司开发经营需要对政府部门报送的重要性公文，由公司总经理签发。1.5。8 公文拟稿、核稿、签发一律使用钢笔。禁止使用铅笔或圆珠笔.1.5。9 公文的打印与校对.在公司领导签发后方可进入打印程序。公文的打印，原则上按照“谁拟稿谁打印谁校对”的办法进行，最后交办公室统一登记分发。公文校对要以原稿为准，非承办人和审

7、稿人不得擅自改动原文，校对分二次进行，打印出初稿后校对一次，印发前进行二次校对，校对未发现的错误由校对人员负责，校对后，打字员没有改正的，由打字员负责.装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页、倒页。印章盖在公文末尾年月日的中间，如正文末页无空挡,可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方表明“此页无正文”字样。1.5.10 公文的分发与登记。公司对外分发文书时，应由公司办公室收发文管理人员进行统一登记(包括发送单位、发文处室、文件名称、文号、日期等）。1。5.11 公文的存档.公文处理完毕后，收发文管理人员要作好发文存档工作，原则上发文存档为一式三份，妥善保存。2。 文秘档案管理制度2。1 为了

8、加强公司档案管理，提高工作效率，依据中华人民共和国档案法并结合公司实际情况，制定本制度。2。2 公司档案管理工作的基本原则为:集中管理与分散管理相结合,以集中为主.即公司文书档案由办公室统一管理，各处室相关业务档案（除已移交给办公室外）分别由有关处室管理。2.3 公司办公室设立专门的档案管理工作人员，并由专人负责管理，各处室均应指定相对稳定的专人负责本处室的档案管理，如有人员变动，请及时通知公司办公室档案管理负责人.2。4 办公室归档、存档内容:2.4。1 公司与有关单位的来往信函。2.4.2 公司行政性文件和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、人员任免、奖惩等）。2.4.3 公司股东会、董

9、事会、监事会、经理办公会等各种重要会议召开过程中的领导讲话、文件、总结和形成的决议、决定、纪要等.2。4。4 公司各种发文、报告。2。4.5 公司各种收文、上级机关的批复。2.4.6 公司的工作计划及工作总结。2。4.7 资质证书、营业执照、法人代表证、组织机构代码证。2.4.8 失业保险年审证。2.4。9 社会养老保险登记证。2。4.10 医疗保险登记证。2.4.11 税务登记证。2。4。12 统计证。2。4.13 办公楼房屋所有权证、土地所有权证（公司固定资产部分）.2。4.14 公司人事档案、合同及有关其它人事资料。2.4.15 各种合理化建议及客户投诉.2。4。16 公司车辆资料。2.

10、4.17 后勤管理资料.2.4。18 公司规章制度。2。4.19 公司改制文件.2。4。20 公司获得的各种荣誉、受表彰证书及文件。2.4。21 大额房屋销售合同(非零售合同）。2.4.22 材料采购合同。2.4。23 水、电工程合同。2。4。24 建筑工程施工合同（正本）。2.4。25 建筑工程桩基检测合同（与工程处各存一份）。2.4.26 建筑工程委托监理合同（与工程处各存一份）.2.4.27 公司办公管理对外签订的各种合同及协议.2.4。28 公司工作人员外出学习、考察、调查研究等公务活动的主要文件资料。2。4.29 体现公司活动的各种声像资料。 2.4.30 其他具有保存价值的文件材料

11、、重要的工作总结材料。2。5 财务处归档、存档内容：2.5.1 对外交往的各种信函、报告。2.5。2 各种财务计划。2.5.3 年、季、月度工作总结。2。5。4 各种报表（统计、财务、成本等)。2。5。5 各种收文。2。5。6 各种单据.2.5。7 各种统计数据、资料.2。5.8 税务登记证（副本)。2。5。9 统计证(副本)。2.5.10 企业贷款合同。2.5。11 企业登记交费卡。2.5.12 年度审计报告。2。6 经营处归档、存档内容：2.6.1 建设工程规划批准书。2。6.2 抗震、人防、消防、文物批件。2.6.3 建设工程施工许可证。2.6。4 国有土地使用证（项目开发经营部分）.2

12、.6。5 建设工程规划许可证。2.6。6 规划总图批件.2。6。7 项目建议书、选址意见书。2.6。8 建设用地规划许可证。2.6。9 设计、勘探合同。2.6.10 施工图审查、质量监督、推散、墙改、城市增容、监理备案等手续.2.6.11 给水、排水、采暖、煤气、电视、电话、宽带等手续及合同。2。6.12 模型制作合同。2。6.13 有关技术标准。2.7 销售处归档、存档内容：2。7。1 房屋销售合同（零售）.2。7。2 银行担保贷款合同（公证书、房地产抵押合同）.2.7。3 房屋租赁合同。2.7.4 市场调查报告书。2。7。5 房屋预（销）售证。2。7。6 售楼部营业执照（副本）。2。7。7

13、 广告策划合同.2.7.8 各种用户反馈资料(包括投诉）。2.8 合同预算处归、存档内容：2。8.1 建筑工程施工合同（副本）及补充协议（正本）。2。8.2 各种施工图纸。2.8.3 预、决(结）算资料.2。8.4 签证单、变更单（与工程处各存一份）.2.8.5 材料采购合同（与材料处各存一份)。2.9 工程处归、存档内容：2.9.1 建筑工程施工合同（副本)。2.9.2 桩基检测合同(与办公室各存一份）。2。9.3 监理合同（与办公室各存一份).2.9。4 签证单、变更单（与合同预算处各存一份）。2。9。5 工程竣工资料（含工程质量等级评定文件）。2.10 材料处归档、存档内容：2。10.1

14、各种材料购销合同(与合同预算处各存一份）。2.10.2 采购计划、文件。2。10.3 账款支付情况。2。10。4 客户档案资料。2.11 归档要求：2.11.1 归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。2.11.2 在同一卷内要按问题性质或文件形成时间系统地安排。2.11.3 案卷标题要简明准确，整理好的案卷要按照档案法有关规定标明案卷的保存期限。2.11.4 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表.2.11。5 全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档案号,然后逐卷登记、填写案卷目录.2.11。6 声像资料按时间、事件进行分类并采取相应的技

15、术处理后入库保管。2。12 档案借阅：2。12。1 借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出,必须带出档案室查阅的，要经办公室批准，并做好借阅记录。2.12。2 借阅时间,一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周,并必须由主管领导批准方可借阅.2.12。3 借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改,未经批准不得复印档案。2.12。4 借档人确因工作原因需要复印或摘抄文件，需经办公室批准,并做好详细记录。2.12.5 外单位人员不准借阅公司档案,如因工作需要，需经主管领导批准方可借阅.2.12。6 借阅档案交还时，必须当面点清，并办理归还手续

16、，如发现遗失或损坏,应立即报告主管领导。2.12.7 公司所有员工必须严格遵守借阅制度，如有违反，视情节轻重追究当事人的责任.3. 印章、印鉴管理制度3.1 为了加强对公司印章、印鉴的管理，使印章、印鉴在刻制、使用、废止的管理上进一步规范化，特制定本制度。3.2 印章、印鉴的管理范围：印鉴主要指公司向主管机关登记的企业印章和业务专用章，如公司的公章、财务专用章、合同专用章和人事专用章等。印章主要指公司各种职章、部门章、职衔签字章和文字条形章。3.3 公司公章和人事专用章由公司办公室负责管理，财务专用章、法人章由公司财务处负责管理，合同专用章由销售处负责管理。3.4 公司印章、印鉴的刻制、废止须

17、经公司总经理批准后,由公司办公室负责办理相关手续。3.5 公司印章、印鉴在遇到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向公司办公室说明情况，公司办公室根据情况办理相关手续。3.6 公司印章和印鉴启用前应由办公室建立印样台帐，并永久保存。3。7 用印手续:3。7。1 凡涉及公司对外签订合同、协议等，使用前必须经总经理或主管领导批准，同时应填写用印登记本后,方可用印。3.7。2 一般性日常业务文件需要用印时,直接到公司办公室进行审查，如没有问题，登记后可直接用印。3。7.3 因业务需要而频繁使用印章的一般性报表，经办公室核准后，可直接用印.3.8 公司公章、合同专用章未经许可严禁带出公司,如业务需

18、要带出公司时,需经办公室主管领导批准。财务印章、印鉴原则上在财务处办理转支业务，如需对外办理电汇、信汇、购支票、每月与银行对帐业务时，由财务处领导批准方可带出公司.3。9 用印方法：3。9。1 公司印章应盖在文件下面，日期的中间。3.9。2 盖印文件必要时应盖骑缝印。3。9。3 盖公司印章如无特殊规定，一律用朱红印泥或印油.4. 信息资源管理办法4.1 为了及时、准确掌握社会经济运行情况，同时使公司内部信息资源得到充分有效的利用，为公司在业务、管理和决策上提供必要的信息依据，特编制此办法.4。2 信息资源管理内容：主要收集、处理、存储和分析与公司开发经营和管理有关的各类信息，建立公司信息资源库

19、，并使其得到有效传递和充分利用。4。3 信息资源管理基本原则：4.3。1 及时性原则：信息具有时效性特征。4.3。2 真实性原则：去伪存真、去粗求精是信息管理的基本原则之一。4.3。3 适用性原则：公司各部门进行信息收集过程中应遵循适用性原则，并在此基础上充分、合理地加以运用.4。3.4 经济性原则：建设信息资源库需要投入一定成本，各部门应主动遵守经济性原则，贯彻节约精神。4。3.5 保密性原则:凡涉及公司经营、管理、资金使用等方面的信息，未经公司批准，严禁对外传播。4。4 公司信息资源库的建设方法4.4。1 根据公司现有情况，采用建立手工信息库。4。4。2 信息库管理采取统一管理和分散管理相

20、结合的原则，即由公司办公室统一管理和其他各业务处室管理相结合。每个处室根据各自的分工，建立自己处室的信息库。4。4。3 信息资源库由公司内部信息和外部信息构成.4.5 公司各处室收集信息分工如下：4。5.1 办公室收集信息4。5.1.1公司大事记。4.5.1.2 公司人力资源现状:公司各部门人员构成及人员基本资料信息、签订劳动合同时间及期限、各部门人员变动情况等。4。5。1。3 公司工资现状及交纳保险基金情况（交纳人员、交纳金额及比例等）,同行业的工资收入水平及社会平均工资水平.4.5.1.4 公司培训及考核资料。4。5.1.5 年度绩效测评结果统计资料。4。5.1.6 年度招聘及市场人才供需

21、情况信息。4.5。1.7 公司开发项目的主要经济指标,如开发面积、施工面积、新开工面积、竣工面积、开、竣工时间、验收时间、交付使用时间及各阶段相关批件、证件、投资额、实现销售收入等。4。5。1。8 公司历年来完成的开发总量、竣工总面积、累计完成投资、累计纳税额等指标。4.5.1.9 涉及公司营业执照、资质证书、法人证书、组织机构代码证等工作的登记记录。4。5.1。10 企业管理制度及管理创新等方面的信息。4。5.1.11 国家最新出台的涉及房地产开发方面的各种政策法规。4.5.2 财务处收集信息4.5。2.1 资产负债表、损益表、现金流量表等报表.4.5.2。2 劳动工资报表。4。5.2.3

22、房地产开发统计基层标准表.4。5.2。4 房地产开发投资完成情况一览表、房地产开发经营情况报表.4。5。2。5 固定资产投资项目新开（竣）工统计表、固定资产投资调查表。4.5。2。6 各种纳税申报表.4。5.2。7 年月资金来源运用比较表、年月存借款明细表.4。5。2。8 年度财务收支计划、损益计划及执行、完成情况.4.5.2.9 月工作计划、年度资产负债表及损益表分析。4。5。2.10 资金、会计税收筹划及对策。4。5.2。11 管理费用分类附助帐、纳税分类附助帐、营业收入分类附助帐、经营成本分类附助帐.4。5。2。12 审计报告。4。5。2.13 年度所得税汇算报表。4。5.2。14 银行

23、贷款合同、企业担保合同、企业借款合同。4.5。2。15 房地产企业财务、会计、金融、贷款政策调整。4。5.2.16 国家利率政策调整。4.5.2。17 房地产企业按揭政策、税收政策的调整信息.4.5。3 经营处收集信息4。5。3。1 本市土地出让信息。包括土地位置、地块面积、地块现状、规划设计要求、容积率、起价、竞买期限、保证金额度等内容.4。5.3.2 出让地块的给排水、供电、道路、采暖、煤气等市政配套设施情况。4。5。3.3 地块范围内的文物和工程地质情况。4。5。3.4 周边生态环境对地块影响情况。4.5。3.5 城市总体规划及城市基础设施建设方面有可能对公司开发造成影响的信息。4.5.

24、3.6 房地产“四新技术”信息，包括来源及联系方式。 4。5。3.7 国家相关的产业政策和法律法规。4.5.3.8 房地产产品设计方面的规范和规程.4.5.3。9 国家、省内房地产发达城市的产品情况。4.5.4 销售处收集信息4.5.4.1 本公司房屋销售情况、租赁情况。4。5。4.2 市场拟建、新开工、在建及批准预售项目信息:如开发商、设计单位、小区位置、建筑形式、占地面积、建筑面积、容积率、绿化率、装饰标准、产品配置、开发进度、开发周期、价格及销售情况等。4。5。4。3 各开发企业在媒体（报纸、站亭、户外）广告投放信息。4。5。4.4 主要竞争对手及竞争楼盘的营销动向及宣传策略信息.4。5

25、.4.5 国家及省、市公布的有关房地产开发的经济指标，如年度施工面积、竣工面积、销售面积、空置率等信息。4。5。4。6 国家及省、市新出台的有关房地产销售方面的政策法规及其他相关信息。4.5。4。7 拟开发区域周边银行、学校、医院、交通、商业等配套变化信息.4.5.4.8 国房指数、中房指数及洛阳指数等反映房地产市场变化趋势指标的信息。4。5.4.9 房地产开发相对成熟城市关于开发方面的先进理念和营销策略信息. 4.5。5 合同预算处收集信息4.5。5.1 项目工程造价方面经济技术信息。4。5。5.2 工程预决算方面的技术信息。4。5.5。3 招投标情况.4。5.5。4 不同结构类型房屋的不同

26、部位，单位建筑面积的工程量、综合造价。4。5。5。5 新材料的性能、价格、单位工程量中的人、才、机耗用量。4.5.5。6 新工艺的性能、台班生产能力、台班价格。4.5。5。7 建筑市场的招标方式、合同（协议）条款内容执行政府文件（规定）落实情况。4。5.5。8 工程造价相关的政策法规。4。5.5.9 洛阳市建材价格信息(为预决算提供参考依据）。4.5.7 工程处收集信息4。5.7.1 市场在建工程施工工期、质量控制、费用等基本情况。4。5.7。2 新技术、新工艺、新材料的应用情况。4.5。7.3 各种建筑施工方面的法律法规以及规范、规程。4。5.6 材料处收集信息4。5。6。1 材料入库、库存

27、、盘点情况.4。5.6.2 建材市场信息。（包括有关各种材料、设备及有关政策法规、国家标准、行业标准、地方法规及使用规定等资料信息.）4.6 信息收集渠道，可通过报刊、杂志、文件、电视、电台、互联网、统计局、行业协会等渠道。4.7 各收集部门应做好信息的整理、摘录、分类、统计分析、汇编等工作，并及时和其它处室结合,将相关信息放置公司网站上，实现资源共享。4.8 为了使本管理办法得到很好的贯彻落实，各处室应指定专人负责信息资源管理工作，由公司办公室每月统一督促检查。5。 会议管理规定5.1 为了加强公司会议管理，提高公司会议效率，特制定本规定。5。2 公司会议一般可分为：股东大会、职工代表大会、

28、董事会、经理办公会、月工作计划协调会、各种对外业务会议、各处室工作会、外单位在公司召开的会议及他各种临时性会议等.5.3 会议安排：5。3。1 为了避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制度，原则上要按例行规定的时间、地点和内容组织召开.5.3.2 各处室内部业务会议由各处室自行安排，凡公司全体会议及相关处室需要联合召开的会议由公司统一安排，与外部业务单位召开的联席会议，可视其性质和规模灵活掌握，由公司办公室或部门安排。各部门小会不应安排在公司例会同期召开，以免出现与会人员或会场安排产生冲突,一旦出现冲突时，按照局部服从整体的原则处理.5.4 会议组织：公司级会议应报请公司总经理批准

29、后，由公司办公室负责会议的具体组织。其它各类会议,一律按照谁安排，谁组织的原则办理。5.5 会议准备：5.5.1 除特殊情况外，所有会议均应提前发出会议通知，给与会人员以充分的准备时间.5。5。2 会议布置准备，凡大型和重要会议，应于会前两天准备完毕，小型会议提前一天准备就绪。5。5.3 会议文件准备，应至少提前一天打印、装订完毕。5。5.4 根据会议性质和密级程度，必要时应事前制定会议纪律。5。6 凡参加讨论性质会议的与会人员，提倡畅所欲言,各抒己见，但不能偏离会议议题,发言应做到简明扼要，不能过于冗长;不可做人身攻击，不可打断他人的发言，不要中途离席.允许持有不同观点者保留意见。如果会上一

30、旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。5.7 会议纪律：会议实行签到制度,与会人员一般应至少提前5分钟进入会场。如无特殊情况,不得迟到、早退、请假.会议期间应保持会场严肃性和安全性，与会人员应将手机等随身通讯工具关闭，或将铃声调为振动.会议期间，如无特殊原因，不得会客、接传电话；无关人员不得随意进入会场、找人或交谈。如因特殊原因确需中途退场者，应向会议主持人或有关领导说明情况，经批准后方可离开. 5。8 所有会议必须有会议记录，会议记录必须真实、准确、完善.会议记录一般应包括以下内容：1、会议的组织情况:包括会议名称、时间、地点、出席者、主持人；2、会议内容：包括会议议题，讨论发言、

31、形成决议或纪要等。5。9 会议结束后，会议记录人员应及时整理好会议记录，如有必要还应印发给有关部门。同时会议记录和会议纪要交给公司档案室存档。5.10 会议精神落实情况，由公司办公室负责进行检查促办。6。 月工作计划编制管理办法6.1 为了更好地指导公司各处室工作有序地开展,建立起公司的计划监督机制，使公司领导及时了解各处室的工作重点及其完成情况，特制定本管理办法。6.2 计划编制原则6。2。1全局性原则：各处室计划的编制、执行要有全局观念,要服从公司的整体利益.6。2。2 一快两高原则：计划编制应体现出公司办事的快节奏、高效率、高质量，要有严格的时间观念和高度的质量意识。6.2。3 实事求是原则:计划编制应结合处室实际情况，如实编报处室工作计划及计划完成情况,对于具体工作在时间要求上要客观、公正，符合实际情况，工作安排上要有紧迫感。6.2.4 规范性原则:公司工作计划作为指导公司工作有序开展的一项重要举措，各处室应高度重视、认真对待,严格按公司要求规范上报相关内容，忌