Word样式管理规范.docx

1、Word样式管理规范Word2003样式管理用法简介本文献精要介绍了doc文档样式管理的方式，样式基本技能，尤其是对制表位这一格式的概念、要素、设置方法和在段落中的应用，做了较准确的介绍。本文档以CQ资料模板，规范了文档结构图，能提高效率。打开“视图文档结构图D”，可快速查找、学习、利用。（CQ资料） 样式管理Word2003提供了一个管理器，可以用来管理样式。利用它可以将样式从一个文档或模板复制到另一个中，不需要再次创建或修改同一个样式。还可以重命名样式，或者将文档、模板中无用的样式删除。使用方法如下：（1）单击【格式】菜单中的【样式和格式】菜单项，打开【样式和格式】任务窗格。（2）单击【显

2、示】对话框右侧的下拉箭头，选择【自定义】菜单项，打开【格式设置对话框】，单击【样式】按钮，在【样式】对话框中单击【管理器】按钮，打开【管理器】对话框，然后选择【样式】选项卡：（3）在两个列表之一中选择要复制的样式，然后单击【复制】按钮。（4）在左边列表上显示活动文档或其选用模板里所用的样式，在右边列表上显示“通用”文档模板（Normal.dot）里的样式。如果两个列表中都没有要复制的样式，可单击【关闭文件】按钮，然后选定所需的模板或文档，再单击【打开文件】按钮。（5）如果想重命名某个样式，先选择该样式，然后单击【重命令】按钮，出现重命名对话框。在重命名对话框中键入新样式名，单击【确定】按钮，返

3、回到【管理器】对话框。（6）如果想删除某个样式，先选择该样式，然后单击【删除】按钮。（7）单击【关闭】按钮退出【管理器】。样式的应用我们日常运用Word工作时，除了文档的录入之外，我们的大部分时间都花在文档的修饰上，样式则正是专门为提高文档的修饰效率而提出的。使用样式可以帮助用户确保格式编排的一致性，从而减少许多重复的操作，并且不需要重新设置文本格式，就可快速更新一个文档的设计，在短时间内排出高质量的文档。(一)样式的概念所谓样式，就是将修饰某一类段落的一组参数，其中包括如字体类型、字体大小、字体颜色、对齐方式等，命名为一个特定的段落格式名称。通常，我们就把这个名称叫做样式，也可以更概括地说，

4、样式就是指被冠以同一名称的一组命令或格式的集合。例：我们在某个报告文档中，要设置所有说明性段落的格式为“小四号、左对齐、倾斜、下划线”等，那么我们就可以利用样式把这组参数组合，赋予它一个形象的名称“说明样式”。于是，在修饰报告中其他的说明性段落时，就可以直接利用“说明样式”就可以了。 (二)使用现有的样式格式化文档例1：为案例文档的标题指定相应的标题样式。步骤：1、打开“样式和格式”任务窗格：方法1、单击工具栏上的“格式窗格”按钮方法2、单击“格式”菜单下的“样式和格式”命令方法3、单击任意任务窗格其顶部右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“样式和格式”命令“样式和格式”任务窗格打开之后，我们可

5、以看到它的列表中列出了现有的几种样式，如“标题1”、“标题2”等。2、把插入点定位于“执行概要(标题1)”段落，然后用鼠标点一下“样式和格式”任务窗格中的“标题1”，这时可以看到插入点所在的段落被应用了“标题1”样式。3、用同样的方法为案例文档其它的标题指定相应的标题样式，全部完成后请保存一下文件。 (三)让样式符合个性的需求我们可通过修改或创建样式，使之符合个性需求。 1、使用“修改法”定制现有样式 例2：把“标题1”样式修改为“黑体、三号、蓝色”，以满足自己文档的独特要求。方法一：（1）将鼠标指针移到“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式名处，并单击其右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修

6、改”命令。（2）在“修改样式”对话框中把格式设置为“黑体、三号、蓝色”。（3）设置好之后单击两次“确定”按钮，返回Word主界面，我们可以看到所有使用“标题1”样式的段落外观，都根据上面的设置进行了更改。方法二： （1）选中一个使用“标题1”样式的段落，比如“执行概要(标题1)”，用常规的方法通过格式工具栏或菜单“格式字体”命令，将该段落格式设置为“黑体、三号、蓝色”。 （2）这时可以看到“样式和格式”任务窗格中“标题1”样式的下方显示出更新后的样式名。 （3）先选中修改好的“执行概要(标题1)”段落，然后单击“样式和格式”任务窗格中“标题1”右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“更新以匹配选择

7、”命令。 （4）执行该命令后，所有原来使用“标题1”样式的段落便都应用了新的设置。新增的样式名也随即消失，新增的格式参数被添加到了“标题1”样式中。 练习：将“正文”样式修改为“楷体、三号、首行缩进2字符”。 2、使用“命名法”创建个性的样式 在实际的行文过程中，我们的文档中可能含有很多注释、提醒、警告等特殊的段落，而这些段落我们常常希望用特殊的格式来修饰它，以便让文档具备更好的可读性。这时，我们就可以创建个性的样式来快速修饰这些段落的外观。 用“命名法”创建样式的思路是，先把一个段落格式化好，然后以修饰它的相关参数为基准命名为一个形象的样式名，比如“注释样式”、“说明样式”，以后修饰和它同样

8、的段落时，直接利用这个新建的样式就可以了。 例3：为说明性段落建立样式，并命名为“说明样式”。 步骤：（1）选中位于“目标(标题2)”部分的“说明：此处省略了一个图表。”段落，用常规的方法把它修饰为“宋体、倾斜、下划线”。 （2）把鼠标指针移到“格式”工具栏左侧“样式框内”，当显示反白时输入样式名称“说明样式”，然后按回车，就完成了该样式的创建。 （3）在“样式和格式”任务窗格中可以看到新增了“说明样式”样式名。 （4）用这个新建的样式来修饰其他说明段落，可将插入点定位于该段落，然后用鼠标单击一下“样式和格式”任务窗格中的“说明样式”即可完成修饰。3、使用“从头创建法”创建自己的样式 前面提到

9、的“修改法”或“命名法”固然相当方便，但是它也存在着不足。就是用这些方法创建的样式在默认情况下只能应用于当前文档，而利用“从头创建法”创建的新样式，可以指定到模板中。这样，以后凡是使用该模板创建的文档均可使用这个样式。例4：创建一个“报告标题”样式“幼圆、小二、居中”，并用来修饰文章的标题。步骤：（1）单击“样式和格式”任务窗格中的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。 （2）在“名称”框内输入样式名“报告标题”，然后设置字型为“幼圆”，字号为“小二”。单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“段落”，在打开的“段落”对话框中设置对齐方式为“居中”。（3）单击“确定”返回“新建样式”对话框，然后

10、勾选“添加到模板”复选框，单击“确定”按钮后，可以看到任务窗格中增加了“报告标题”的样式名，而且该样式还被添加至模板。添加至模板的好处是，以后用建立在该模板上的新文档都包括此样式。 测试：新建一个空白文档，打开“样式和格式”任务窗格，可以看到刚才定义的“报告标题”样式出现在“样式和格式”任务窗格中。 (四)样式基本技能 1、重命名样式 单击“样式和格式”任务窗格中要重命名的样式(比如“报告标题”)右边的下拉按钮，在弹出的菜单中选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框，在“样式名称”框内输入新的样式名，如“文章标题”，单击确定即可。 2、删除无用的样式 单击“样式和格式”任务窗格中要删除样式的右

11、边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“删除”命令，显示“确认删除”的对话框，单击“确定”即可。 3、查找和替换样式 有时，当我们更改模板或者从另一个文档复制文本时，发现整个文档中的段落样式出现了问题。这时，我们就可以通过“查找和替换”命令将一个样式替换成另一样式。例5：把“标题2”样式替换为“标题3”样式。步骤：（1）选择“编辑替换”命令，或者按下CtrlH，打开“查找和替换”对话框。（2）单击“高级”按钮，以便查看对话框的所有选项。（3）将光标定位于“查找内容”框中，然后单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“样式”命令打开“查找样式”对话框，在“查找样式”对话框中选择要查找的样式“标题2”，并单

12、击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框。（4）然后把光标定位于“替换为”框内，单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“样式”命令，打开“替换样式”对话框，选择替换为的样式“标题3”单击“确定”按钮返回“查找和替换”对话框。 5单击“全部替换”按钮，完成样式的替换操作。4、为样式添加快捷键 前面使用样式的过程中，我们主要是用鼠标操作。如果为样式添加快捷键，我们就可以通过键盘调用样式，更快速地修饰文档，从而可以大大提高工作的效率。这种方法特别适合当文档已经输入完成，剩余的工作就是要修饰文档的场合。 例6：为“标题1”样式设置快捷键为“F2”。步骤：（1）打开“样式和格式”任务窗格，然后单击“标题1”

13、样式名右边的下拉箭头，在弹出的菜单中选择“修改”命令。（2）打开“修改”样式对话框，单击“格式”按钮，在弹出的菜单中选择“快捷键”命令，显示“自定义键盘”对话框。（3）把光标定位于“请按新快捷键”框内，然后按下键盘“F2”键，可以看到该框内显示“F2”。 （4）接着单击“指定”按钮，“当前快捷键”框内显示指定的快捷键“F2”，确认正确之后单击“关闭”按钮，返回“修改样式”对话框。 （5）通常我们勾选“添加到模板”复选框，这样这个快捷键的设定，在以后以该模板创建的文档中都可以使用，单击“确定”完成快捷键的添加。练习：用快捷键修饰案例文件的所有段落，体会一下用快捷键操作的便利和快捷。制表位1、制表

14、位的概念相互之间的固定的间距和规则的纵横定位来形成表的特征，这就是制表位。 制表位表示为该制表位所处位置距页面左边的距离。有默认制表位和自定义两种制表位。默认制表位：由系统自左端起每隔一定的距离均匀地设置：2、制表位的三要素制表位的三要素包括制表位位置、制表位对齐方式和制表位的前导字符。 制表位位置：制表位位置用来确定表内容的起始位置。 对齐方式：制表位的对齐方式与段落的对齐格式完全一致，只是多了小数点对齐和竖线对齐方式。前导字符。前导字符是制表位的辅助符号，用来填充制表位前的空白区间。 3、制表位的包容性制表位是符号与段落缩进格式的有机结合，所以，只要是在普通段落中可以插入的对象，都能够被插

15、入到制表位中。4、设置制表位的方法（1）执行格式菜单的制表位（T）命令。操作步骤如下：a、将光标定位到需改变默认制表位设置的段落内。b、单击格式菜单下的制表位命令c、输入默认的间距d、确定（2）利用标尺来设置制表位的位置和对齐方式。操作步骤如下：a、在标尺上需设置自定义制表刻度处单击鼠标左键。b、用鼠标在标尺白色区域内拖动需移动的自定义制表位标志可移动自定义制表位。 要想设置制表位的前导字符，只有通过第一种途径才能实现。在位于标尺左侧，有一个不引人注目的小工具，它就是设置制表位对齐方式的形态可变的制表符 。默认状态下的制表符保持左对齐方式 ，单击该制表符可以依次改变其形状，包括居中式制表符 、

16、右对齐式制表符 、小数点对齐式制表符 和竖线对齐式制表符 。如果单击标尺的某刻度值，可以在被击点产生制表符。 5、在段落中应用制表位 应用制表位的关键是如何把光标快速定位到指定的制表位处，然后再输入表中的内容。按一下Tab键就可以快速地把光标移动到下一个制表位处。 6、制表位对话框的结构及功能操作实例： 新建一个文档，参考如图所示的题样，通过设置各种制表位格式并输入相应的数据，制作没有表格线的商品登记表，在表格的两侧有两条竖线。模板的应用我们知道，Word提供了各式各样的模板，当我们在制作专业的文档之前，看看有没有现成的模板可用，如果答案是肯定的，那么就发挥“拿来主义”的精神吧，利用现成的模板

17、不管是效率还是质量都是非常可观的。 (一)模板的概念 “模板”是一种特殊的文件，在其他文件创建时使用它。在Word中单击“新建空白文档”，创建一个空白的文档，这时候Word使用了Normal模板来创建了一个新文档。 当然，如果你通过单击“本机上的模板”或“网站上的模板”，在弹出的对话框中，选择其他特殊的模板来创建文档时，在文档创建时使用了模板是容易理解的。 (二)模板和样式的关系 样式是被包含在模板中的重要元素之一，而且是最重要的元素。模板就是能把在制作某个文档中所创建的样式都保存下来，供以后处理同类型的文档使用。 (三)使用现有的模板创建文档 使用现有模板创建文档的一个前提条件是，你对现有的

18、模板的特性和功能比较了解，要不然，如果你选择了不恰当的模板，那么制作完成的文档外观，可能是非常别扭的。使用现有模板的大部分工作是在填空，包括向导方式的模板，都是根据提示填入你自己需要的实际内容。 例：使用“简历向导”模板制作一份具备专业外观的个人简历。步骤：1. 启动Word2003，进入程序主界面后，选择菜单“文件新建”命令，显示“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，选择“其他文档”选项卡，并选中“简历向导”模板。 2. 单击“确定”按钮后，弹出“简历向导”对话框，从对话框左边我们可以了解该向导的流程，接下来我们将根据向导的提示，一步一步完成简历

19、文档的初步定制。 3. 单击“下一步”按钮，进入“样式”步骤，我们选择“专业型”。 4. 单击“下一步”按钮，进入“类型”步骤，选择“条目型”。 5. 单击“下一步”按钮，进入“地址”步骤，根据自己的实际情况输入相应信息。6. 单击“下一步”按钮，进入“标准标题”步骤，根据需要选择简历文档中包含的标题。7. 单击“下一步”按钮，进入“可选标题”步骤，选择你的简历文档中还需要包含的标题。8. 单击“下一步”按钮，进入“添加/排序标题”步骤，这里你可以添加上面两步中没有提供的标题，通过“上移”和“下移”按钮，对简历文档中已有的标题进行排序。9. 单击“完成”按钮，就完成简历文档的初步定制，返回Wo

20、rd编辑窗口后，可以看到简历文档的标题框架已经成型了。 10. 接下来，根据文档中的提示和自己的实际情况，把自己的相应信息“填入”文档中，当你开始输入“教育”部分信息时，也许会问，文档中只提供了一个时间段供我填写，但是我有好几个时间段的教育信息要填写，该怎么操作呢？ 11. 一个不错的方法是，在填写“教育”部分的具体信息之前，先考虑好大至有几个时间段要输入。然后选中文档提供的一个时间段教育信息的相应段落，单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“复制”命令。然后将插入点定位于下方适当的位置，单击鼠标右键在弹出的菜单中选择“粘贴”命令，这样就制作好了另一个时间段的教育信息段落组。其左边的时间输入文本框，也

21、用复制粘贴的方法制作。12. 后面“工作经历”部分，如果你有多个时间段的信息要输入，也用同样的方法处理。当我们把所有信息输入完后，开始进行文档的修饰，以便使简历文档具备统一专业的外观。(四)创建适合自己的模板 1、使用“修改法”创建自己的模板 所谓使用“修改法”创建自己的模板，就是指在现有模板的基础上，通过修改与定制，得到自己的模板。修改与定制的主要内容是现有模板中的样式，当然模板中的文字、提示语也可以根据自己的要求更改。 例：修改Word提供的“典雅型报告”模板来创建一个符合自己企业需要的“业绩报告”模板。步骤：（1）启动Word2003，进入程序主界面。选择菜单“文件新建”命令，在“新建文

22、档”任务窗格中单击“本机上的模板”，在打开的“模板”对话框中选择“报告”选项卡下的“典雅型报告”模板，然后选中“新建”区的“模板”单选框，单击“确定”按钮后，便根据“典雅型报告”模板为基准创建了一个模板。（2）修改一些文字内容：在“单击此处键入公司名称”处输入企业的名称，如“新悦国际教育咨询”；把“营销计划”更改为“业绩报告”；把“向东部地区发展的最佳时机”更改为“2008年度部门业绩报告”，对“分节符(下一页)”下方的标题也按此更改。 （3）修改样式，以满足自己企业对文档外观的需要：把“标题1”样式的字体颜色改为“蓝色”，为“标题2”样式添加灰色的底纹。 （4）把刚才的修改保存为一个自己的模

23、板：单击工具栏上的“保存”按钮，或者选择“文件保存/另存为”命令，打开“另存为”对话框，由于我们在创建时就选择了“模板”选项，因此此时Word自动识别我们是要保存一个模板，并定位到了Word模板的默认保存位置：C:Documents and Settingswin(用户帐号)Application DataMicrosoftTemplates。在文件名框内输入该模板的名称，如“业绩报告”，单击保存按钮即可完成保存。说明：你可以把自己创建的模板保存到其它位置，但是建议保存在默认位置，因为保存在默认位置的模板会在“模板”对话框的“常规”选项卡显示，以后利用该模板新建文档时方便选用。 2、使用“原型

24、法”创建自己的模板 所谓“原型法”，就是用常规方法完成了一篇文档的制作，同时，修饰这篇文档的各种样式也已经修改或创建好，考虑到以后还会多次制作同类型的文档，为了提高效率，就可以根据这篇已完成的文档为基准创建模板。 创建过程：一是删除该文档中会根据不同情况变化的内容(比如客户名称，客户信息等)，保留不变的内容(比如自己公司的名称、地址等)；二是如果样式名称还不形象和具体的话，则为它们取一个形象的名称，这样可以让自己团队的其它成员，也能方便地使用这个模板来创建新文档。例：将根据一份已经制作完成的“客户信函.doc”文档创建一个“客户信函”模板，方便日后创建同类型的文档时使用，从而大大提高工作效率。

25、（1）打开“客户信函.doc”文件，把该文档中将会根据实际情况改变的内容删去，制作内容输入提示域。具体效果是：给出内容输入的提示文字，同时当用户用鼠标点击提示文字时，该部分被选中，用户即可输入实际的内容，而提示文字自动清除。Word提供的现成模板，也是这样做的，这让用户使用更加方便。 （2）选中案例文件中第一自然段的客户姓名“金梅”，选择菜单“插入域”命令，打开“域”对话框，然后在类别下拉列表中选择“文档自动化”，“域名”区选择“MacroButton”，在“宏名”区选择“DoFieldClick”，在“显示文字”框内输入“输入客户姓名”，操作完成后单击“确定”按钮。 （3）返回Word编辑窗

26、口，可以看到原来具体客户姓名“金梅”的位置变成一个带有提示性文字的内容输入域。（4）查看域代码：用鼠标单击一下“输入客户姓名”位置，它显示为反白，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“切换域代码”命令，可以看到该域的域代码。 （5）从这段代码中我们可以很容易看出规律，第一部分是域名，第二部分是宏名，接下来是提示性文字，明白这个规律我们就可以通过复制粘贴的方法制作后面的内容提示输入域了。 （6）复制该段域代码到“王明”处，然后把提示性文字“输入客户姓名”改为“输入顾问姓名”，执行“切换域代码”命令后，即可显示为域的文字形式。 （7）保存为模板：选择菜单“文件另存为”命令，打开“另存为”对话框，在选择“文件类型”为“文档模板”，在“文件名”输入模板名“客户信函”，保存位置就采用默认位置，然后单击确定后就得到了自己的“客户信函”模板