档案工作基本术语.docx

1、档案工作基本术语档案工作基本术语档案(archives): 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直截了当形成的有价值的各种形式的历史记录。档案价值(archival value): 档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。档案工作(archives work): 治理档案和档案事业的活动。档案治理(archives management): 档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。档案学(archival science): 研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与进展规律的科学。公共档案(public archives): 国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所

2、有的档案。 私人档案(private archive) : 私人或私人组织在社会活动中形成为私人所有的档案。文书档案(administrative archive): 反映党务、行政治理等活动的档案。 科学技术档案(scientific and technical archives) : 反映科学技术研究、生产、差不多建设等活动的档案。专业档案(specialized archives): 反映专门领域活动的档案。音像档案(audio-visual archives) : 记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。 文件(record / document): 国家机构、社会组织

3、或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。电子文件(electronic records) : 以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依靠运算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。原件(original document): 最初产生的区别于复制件的原始文件。复制件(copy / duplicated document ) : 与原件内容相同的复制品。 文稿(draft / manuscript) : 文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。文本(test / version) : 同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各

4、种文字文本等。 正本(official test) : 有规范格式和生效标志的正式文本。 副本(copy / duplicate) : 再现正本内容和形式特点的复本，备存查和通知有关方面之用。 手稿(manuscripts) : 由作者用手写或打字等方式制作的原稿。 文种(record type) : 按性质和用途确定的文件种类的名称。 档案行政治理部门(archival administrative department) : 具有政府行政治理职能的档案事业治理机构。档案馆(archives) : 集中治理特定范畴档案的专门机构。 档案室(record office) : 国家机构、企事业单

5、位或其他社会组织内部设置的集中治理本单位档案的专门机构。专业档案馆(specialized archives) : 治理特定范畴专业档案的档案馆。综合档案馆(comprehensive archives): 按照行政区划或历史时期设置的治理规定范畴内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。 部门档案馆(departmental archives) : 专门主管部门设置的治理本部门及其直属机构档案的档案馆。 企业档案馆(business archives) : 企业设置的治理本企业档案的档案馆。 事业单位档案馆(institutional archives) : 事业单位设置的治理本单位档案

6、的档案馆。 档案资料名目中心(archival descriptive information center) : 集中治理若干档案馆、档案室特定范畴档案资料名目并提供检索服务的专门机构。 文件中心(records center ): 介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件治理机构。档案工作差不多术语-档案收藏收集(acquisition; Collection):档案馆 、档案室接收及征集档案 和其他有关文献的活动。 归档(filing) : 办理完毕且具有储存价值的文件经系统整理交档案室（馆）储存的过程。 移交(transfer) : 档案室（馆）等按照国家规定把档案交给接收方档

7、案馆储存的过程。 接收(accession) : 档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。 征集(acquisition) : 档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。 寄存(deposit) : 档案所有者在保持其法定所有权的情形下，将档案存放在档案馆的行为。捐赠(donation): 档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。 交换(exchange) : 国家（地区）之间、档案部门之间、档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案和其他文献的活动。 馆藏(holdings) : 档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。 散存档案(estray) : 未储存在法定保管处所的

8、档案。 散失档案(removed archives) : 从原形成国家（地区）散失到国外的档案。档案工作差不多术语-档案鉴定鉴定(appraisal):判定档案真伪和价值的过程。 保管期限(retention period):对档案划定的存留年限。保管期限表(records retention schedule):规定档案保管期限的文件 。销毁(destruction):通过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。销毁清册(destruction list):登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。档案工作差不多术语-档案整理整理(archival arrangement):按照一

9、定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和差不多编目，使之有序化的过程。 来源原则(principle of provenance):把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以治理的原则。 档案实体分类(physical archives classification):依照档案的来源、形成时刻、内容、形式等特点对档案实体进行的分类。 立档单位(funds constituting unit):构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。 全宗(funds):一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。 联合全宗(combined funds):由两个或两个以上立档单位形

10、成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。 聚拢全宗(collected funds):由若干个文件数量专门少且具有某些共同特点或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。 全宗群(funds complex):由若干个具有时刻、地区、性质等共同特点的全宗组成的群体 .案卷(file):由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。 立卷(filing):将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。 卷内备考表(file note):卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。 档号(archival code):以字符形式给予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。 档案

11、工作差不多术语- 档案检索检索 retrieval:储备和查找档案信息的过程。 编目 cataloguing ;Description:按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成名目的过程。 档案信息分类 archival information classification:以国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容所记述和反映事物的属性关系对档案信息进行的分类。 条目 entry:反映文件或案卷内容与形式特点的著录项目的组合。 著录 description:对档案内容和形式特点进行分析、选择和记录的过程。 标引 indexing:对档案内容进行主题分析，给予检索标识的过程。 分类标引

12、 classified indexing:对档案内容进行主题分析，给予分类号标识的过程。主题标引 subject indexing:对档案内容进行主题分析，给予主题词标识的过程。 受控标引 controlled indexing:依据主题词表等操纵工具进行的标引 。 自由标引 free indexing:不用主题词表等操纵工具而直截了当使用关键词等自然语言进行的标引。 关键词 keyword:在标引和检索过程中，取自文件、案卷题名或正文用以表达文献主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。 主题词 descriptor:在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。 档案主题词表 archi

13、ves thesaurus:由表达档案内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典。在档案标引与检索过程中，它是用以将档案、标引人员及用户的自然语言转换为统一的主题词检索语言的一种术语操纵工具。 检索工具 finding aid:用于储备、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是名目、索引 、指南等的统称。 名目 catalogue:由揭示档案特点的条目聚拢而成并按照一定次序编排的档案检索工具 。 案卷名目 folder list; File list:以全宗为单位登录案卷的题名及其他特点并按案卷号次序编排而成的一种档案名目。 卷内文件名目 innerfile

14、item list:登录卷内文件题名和其他特点并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。 案卷文件名目 file-item list 、全引名目 file-item list:以全宗为单位将案卷名目与卷内文件名目相结合按一定次序编排而成的一种档案名目。 分类名目 classified catalogue:依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案名目。 主题名目 subject catalogue:依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案名目。 专题名目 subject catalogue:按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案名目。 索引 index:指明档案或名目

15、的某种特点，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具 。 文号索引 record number index:指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案 索引。 人名索引 name index:指明人名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。 地名索引 place name index:指明地名及相应档号 ，以一定次序编排而成的一种档案索引。档案馆指南 guide to an archives:介绍和报道档案馆差不多情形、馆藏档案和有关文献，指导利用者查阅利用的一种档案检索工具。 全宗指南 guide to an archival funds、全宗介绍 introduction

16、 to an archival funds:介绍和报道立档单位及其所形成档案情形的一种档案检索工具 。 专题指南 guide to subject records、专题介绍 introduction to subject records:介绍和报道某一专题档案情形的一种档案检索工具。档案工作差不多术语- 档案利用利用 access and use:利用者以阅读、复制、摘录等方式使用档案的活动。 开放 opening:档案馆将达到一定期限、无需操纵使用的档案向社会公布提供利用的活动。 公布 publishing :将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。 咨询服务 reference s

17、ervice :档案馆 、档案室答复询问，指导和关心利用的活动。 档案证明 archival evidence:依据档案的记载出具的凭证性文件。 档案展览 exhibition :按一定主题展现档案的活动。 阅览室 reading room:档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。 密级 security classification :档案文件保密程度的等级。 降密 downgrade :降低档案文件的原有保密等级。 解密 declassification :解除已失去保密价值档案文件的保密限制。 编纂 compilation:按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。 大事记 ch

18、ronicle of events :按照时刻顺序简要记述一定范畴内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。 组织沿革 administrative history :系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等差不多状况变迁过程的一种档案参考资料。 基础数字聚拢 collection of essential data :以数量特点反映一个地区（机构、行业）差不多情形的一种档案参考资料。 专题概要 thematic summary :简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、进展、变化情形的一种档案参考资料。 档案出版物 archival publications :以档案、档案工作、档案

19、学为差不多内容的出版物。档案工作差不多术语-档案的保管与爱护保管 custody :爱护档案的完整与安全的活动。 爱护 conservation :防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。 全宗卷 funds descriptive file :由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。档案馆建筑 archives building :档案馆专用的的内设档案库房、工作用房和利用服务场所的建筑物。 档案库房 archival repository :收藏档案的专门用房。 档案装具 archives container :用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。 密

20、集架 compact shelving :为节约空间而设计的可在轨道上水平移动的活动储备装置。 载体 medium 、介质 medium :可将信息记录于其上或其中的物质材料。 耐久性 durability :档案记录材料在储存和使用情形下保持其原有物理强度和化学稳固性的程度。 退变 deterioration :档案记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。 修复 restoration :使受损或退变档案复原或接近原有特点，或对其进行加固的过程。 加固 reinforcement :将某种材料附着在档案载体上，以提高其强度和耐久性或使字迹得以爱护的技术。 修裱 mounting

21、 :使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破旧的档案上，以复原或增强其强度和耐久性的技术。 适宜性原则 principle of compatibility :档案修复工作应遵循的原则之一，即所用修复材料必须有最适宜的强度和特性。 相似性原则 principle of similarity :档案修复工作应遵循的原则之一，即所选用的修复材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。 可逆性原则 principle of reversibility :档案修复工作应遵循的原则之一，即档案在修复处理后，如有必要可通过再处理复原到处理前的状态。 加湿 humidification :a) 增加档案

22、库房内相对湿度的方法。 B) 将过去干燥和易碎文件放在蒸气室或有潮湿空气的容器内，使之逐步吸取水分以增加柔性的方法。 去湿 dehumidification :降低档案库房内相对湿度的方法。 脱酸 deacidification :为去除或降低纸质材料中的酸，用弱碱对其进行处理的技术。 去污 cleaning :清除档案上的污垢和灰尘的方法。 熏蒸 fumigation :在密闭环境下，将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。 防灾规程 disaster plan :为防止或减少灾难对档案造成破坏而制定的应对方针和工作程序。 复制 reprography :利用复

23、印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。 档案缩微品 archival microform :含有档案缩微影像的各种载体（通常是胶片）的通称。档案工作差不多术语-档案统计统计 statistics :对反映和说明档案及档案工作现象的数量特点进行搜索、整理和分析的活动。 登记 registration :登录档案和档案治理有关数据的过程。 统计指标 statistical target :反映档案和档案工作现象的指标名称及其数值。 统计报表 statistical form :由档案行政治理部门下达的具有统一制式、用于档案数据统计的表册。 统计分析 s

24、tatistical analysis :对统计资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案、档案工作内在联系与进展规律的活动。 全宗卡片 funds card :档案馆向档案行政治理部门填报的以全宗为单位反映馆藏全宗情形的卡片。 全宗单 funds management sheet :以全宗为单位反映档案馆对全宗治理状况的登记单。档案信息化建设讲座一、 档案信息化概述 随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。中共中央关于制定国民经济和社会进展第十个五年打算的建议中提出：大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建

25、设是国家信息化建设的一个重要组成部分。信息技术及信息产业的高速进展，给档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会进展，加速档案治理现代化的客观要求，是进展先进生产力和先进文化的必定要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路，是为宽敞人民群众服务的重要举措，关于档案事业的新进展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。 档案信息化建设，是指在国家档案建设治理部门的统一规划和组织下，在档案治理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化治理和提供利用。它使档案治理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化储备和提供服务为重心，从

26、而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。 档案信息化建设，是一项关系档案事业进展全面的战略举措，必须遵循三条差不多原则，即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。 三项差不多原则是我们进行档案信息建设过程中要坚持的重要指导思想。二、档案信息化建设的要紧内容和任务（一） 档案信息化建设的要紧内容档案信息化建设要紧包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。1、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、储备、查询、交换、网上传输和治理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相

27、当于信息高速公路上的“交通规则”，关于确保运算机治理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。2、基础设施建设。要紧指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。3、应用系统建设。应用系统建设要紧内容包括档案信息的收集、档案信息的治理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中表达了档案信息建设的效益和档案信息服务的成效。4、档案信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会进展的战略源资源之

28、一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设要紧内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设要紧形式包括馆藏档案名目中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，运算机专业人才，更需要既明白档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。（二）档案信息化建设的要紧任务 1、以研制和指引电子文件归档治理的标准为重点，加快档案信息资源治理标准规范的制定和推行。 2、以档案部门的内网、外网，党政机关专网的建设为重点，加强档案信息化的软硬

29、件基础设施建设。3、以档案信息治理系统（如深圳市档案局和深圳世纪科怡公司共同研制的“世纪科怡档案治理系统”、清华紫光、珠海泰坦等电子文件/档案治理软件）的推广应用为基础，以“数字档案馆”和“电子文件治理系统”的研制为重点，加强档案治理应用系统的建设。4、以馆藏档案的数字化为基础，以电子文件的归档治理为重点，加强档案信息资源的建设。5、以档案专业人才，运算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强档案信息资源治理专门人才队伍建设。三、 档案信息化的标准规范建设档案信息化的标准规范建设包括治理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。（一）治理性标准规范 治理性标准规范是对电子文件/档案信息进行治理的

30、一套规则，包括运算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，它需要国家档案行政治理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享。 目前，国务院及有关部门颁布了一系列运算机安全的法规与标准，如：中华人民共和国运算机信息系统安全爱护条例，运算机信息网络国际联网安全爱护治理方法，运算机病毒防治的方法等。 （二）业务性标准规范 业务性标准规范是对电子文件/档案业务处理的规范，其范畴包含电子文件/档案的术语标准及治理规范。它包括与档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。 国家已颁发的标准CAD电子文件光盘储备、归档与

31、档案治理要求，是CAD电子文件收集、归档与利用的统一规范。国家标准电子文件归档及治理规范和地点标准深圳市电子文件归档及治理方法，是电子文件归档、治理及安全有效利用的规范。 目前，国家档案局托付深圳市档案局正在制定电子邮件公文归档与治理规则。正在制定的标准还有：档案数字资源加工规范、电子文件元数据标准、电子文件档案著录规则、电子文件保管期限表、电子文件档案鉴定标准等。 （三）技术性标准规范 技术标准规范包括电子文件/档案的数据储备压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。其中有些技术标准是电子信息治理的共用标准，如信息交换用七位编码字符集、信息交换用汉字编码字符集等。目前正在制定的标准有：档案信息应用系统技术标准、档案信息数据储备、压缩格式规范、数据加密算法规范、数字水印标准、电子文件/档案储备格式与载体规范、照片档案数字化技术规范、录音与档案化技术规范等等。四、 档案信息化的基础设施建设 档案信息化的基础设施建设要紧包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等。 （一）网络环境建设。依照三种不同的服务对象