大型活动初期规划与预算.docx

1、大型活动初期规划与预算大型活动初期规划与预算08级旅游管理学院饭店与会展专业 第11小组2012年4月8日目录摘要 大型活动的定义 大型活动的特点 大型活动的初期规划与预算 一、 确定活动的目标 二、 资金额度 三、 活动愿景 四、 活动愿景之常见问题答疑 五、 活动体验的设计目标 六、 初期规划 七、 活动预览 八、 预算控股 结语 参考文献 摘要 随着文化市场的进一步开放，以及营销、公关等市场手段的不断丰富，大型活动的举办日趋活跃，但是在这些大型活动异常火爆的现象背后，很多活动的组织者和承办方却无时无刻不在忍受着由于活动管理上的不足而造成的超强的体力和脑力压力以及财务预算超支的经济损失。古

2、人云：有勇无谋尽烈士，一事无成。因此，一个大型活动的成功举办，最为关键的是一份满分的策划方案。本文以大运会策划方案的研究对象，重点研究其初期规划与预算的相关内容，本小组成员经讨论、通过深入分析得出结论，作出以下报告。关键词：大型活动、初期规划、初期预算大型活动的定义 大型活动策划是一项有目的、有计划、有步骤地组织众多人参与的社会协调活动。 第一，大型活动要有鲜明的目的性。大型活动往往耗费很多资源，包括人力、物力。如一个产品要进入一个中心城市，恐怕要花数百万元的传播费用。这样大的花费，为什么还要组织这样的大型活动呢？当然是为了企业的传播需要，为了吸引更多的人去购买他的股票，这是大型活动的目标。没

3、有目的而耗费资金做活动是不可能的，目的不鲜明也是不值得的。我们经常遇到这样一些厂家，看到人家公司庆典活动，他也要做庆典活动，而且要求活动更热闹，规模更大、规格更高，但不知为什么,在活动中要传播什么信息也不清楚，显然没有目的性。 第二，要有计划性。凡事都应有计划，大型活动更不例外，而且更要求有周密的计划。第三，众多人参与是大型活动重要的概念。既然是大型活动，就应该有众多的人参与，但并不是参与人数多就是大型活动。一个单位有一万个职工，要开一个全体大会，也是众多人参与，但这不能说这是大型活动。大型活动和小型活动的根本区别不仅在于参与人的数量，而是在于活动的社会化程度。大型活动的特点第一，必须有鲜明的

4、目的性。不是一般的目的，而应该是围绕整个组织机构的组织形象策略和近期公关目标而确立的目的。一个组织的形象只有永远与社会协调同步，才有可能在社会环境中树立起它的良好组织形象，如果靠欺骗的手法，即使一时占领了销售市场，或者说提高了市场占有率，但最终还是要退出这个市场的。 在国内，有的时候我们会发现，商场为了促销，组织工作人员提着商品，在商场里走来走去，这绝对不符合我们公关的职业道德，这是一种欺骗行为，对树立企业的良好形象绝没有好处。因此，活动的目的性应该站在社会综合的立场上，并不仅仅是站在我们某一个企业的立场上。 第二，广泛的社会传播性。公关的大型活动本身就是一个传播媒体，其作用像一个大众传播媒介

5、，只不过这个传播媒介在大型活动没有组织之前是不发生传播作用的，一旦这个活动开展起来，就能产生良好的传播效果，我们还应该注意到活动本身吸引了公众与媒介的参与，因此，大型活动的信息是通过媒介或者是通过公众传播的，这是我们在策划大型活动的过程中必须考虑到一个很重要的特点。 第三，严密的操作性。在组织大型活动的过程中，给我们成功与失败的机会只有一次。因为大型活动不同拍电影、电视，拍电影、电视能拍三、四组镜头，最后再重新编辑，但是策划大型活动每一次都是现场直播，一旦出现失误就无法弥补了。如果在活动过程中，由于工作人员的一时疏忽造成了失误是一件非常遗憾的事情。在一些个案中，因为举办大型活动而导致酿成伤亡事

6、故是不少的，丹麦在2000年中举办了一个音乐会，就变成了一个8人死亡、20多人受伤的惨案。2008年5月，成都因为施放广告汽球，使8架本应在成都降落的飞机在其他城市迫降3。报纸上也经常有这方面的报道：某某个活动由于管理不善发生人员伤亡或重大财产损失，这个活动的策划人员、组织人员或领导者因此被撤职或判刑。所以，大型活动的策划与实施的周密性，绝对不能掉以轻心。 第四，高投资性。一个大型活动往往要投入的资金和费用都是比较大的，绝对不可能用很少的资金做出很大的活动。我们可以提倡一个铜板掰成两个甚至是多个来花的精神，但高投资是最基本的特点。如果不是特别的需要，一般不要动辄使用大型活动的手段，也不要轻易举

7、办大型活动。大型活动的初期规划与预算1、确定活动的目标1短长期收益：确定此活动是要仅仅为活动结束后得到暴涨的经济利益，还是为企业做足广告、大范围吸收客源等长期合作收益。世界大学生运动会（简称世大运或大运会）是一项供大学生运动员参加的国际综合性体育活动。第26届世界大学生运动会将于2011年8月在中国深圳举行。举办这种世界性大型赛事活动，是深圳走向世界极好的机遇。 调查的内容：国家关于大型活动方面的政策和法规、公众关注的热点、历史上同类个案的资讯、场地状况和时间的选择性等。在市场开发方面，除了将参照奥运会的运作模式开发出的7大领域的35个项目，深圳借助大运会还将推出世界大学生的文化月、世界大学生

8、的校园之星评选、世界大学生音乐节、世界大学生梦想银行、世界大学生狂欢节等项目。在2011年大运会举办前期，深圳市还将开发一批参与性较强的电子竞技项目，举办世界大学生在线运动会；此外，还将举办世界教育： 博览会、世界大学生科技创新博览会、国际体育用品博览会等项目以及世界名校校长峰会、世界大学体育事业发展论坛等项目一系列主题论坛活动。目前世界各国的在校大学生有1.25亿人，中国全国各类高等教育总规模超过2500万人，到2011年，这个数字可达3100万左右。可以预见，这一群体及其他们的家庭将构成大运会市场最直接的消费群体。另一方面，我国体育爱好者已达4亿，这部分人群对世界大运会也有较高关注度，他们

9、的群体价值同样是不容忽视。 可行性研究:是一个十分重要的工作步骤。研究范围包括大型活动的社会适应性，包括社会环境和目标公众的适应性。财力适应性、效益的可行性和社会物质水平的适应性，以及应急能力的适应研究性。 在发展机遇方面，深圳举办大运会将瞄准现代服务业的上游竞争，并圈定了八大重点领域，即创新金融、现代物流、专门专业、网络信息、服务外包、创意设计、品牌会展和高端旅游。而大运会的需求对上述多项服务有“协同效应”。整体而言，深圳借着大运会将获得不错的发展机会。 2、资金额度2遵照“看菜下饭”的原则：一个大型活动往往要投入的资金和费用都是比较大的高投资是最基本的特点。大运会的举办，深圳市政府将投入巨

10、额资金进行相关的场馆建设，各种直接或间接的资金投入，预计将超过1800亿元人民币。据21世纪经济记者报道，根据公开资料匡算，投入到新建和改造大运会场馆及配套设施的资金达到138亿余元。另据深圳大运会执行局发布的数据，截至大运会举行，深圳交通系统用于对外交通、道路网、公共交通、智能系统、交通管理设施等六大方面的投资共需1415.85亿元。再加上合计数百亿的城市更新和美化工程、环境治理工程及赛事经费等，直接或间接投入到大运会及相关配套的建设资金有望超过2000亿元。 如果不是特别的需要，一般不要动辄使用大型活动的手段。 据介绍，大运会筹备时已确立了媒体传播、商业赞助、文化活动、门票销售、特许经营、

11、纪念品和商业广告等7个大项，35个小项的开发项目，基本囊括了商业开发的所有领域。围绕“政府主办，市场运作，公众参与”这一基本思路，深圳将从制订缜密的市场策划开始，从系统性规划设计入手，精心实施赞助、特许、票务、电视转播和活动承办等七大计划。如此大范围的宣传、筹划，没有巨额资金的支撑是不可能完成的。就算是国内大、中、小企业举办的大型活动，大部分的各类活动其所需资金也是需要主办方、协办方、赞助方共同合作的大力支持下才能实现的。所以大型活动并不是指参与活动的人数，而是在于其活动的社会化程度。如果不是特别需要，企业不会举办大型活动。 资金是企业的血液，资金额度的控制是内部控制的核心要素之一。事实上，投

12、资庞大、回收期长、回报率低的大型体育场馆在主办大型赛事的政府眼里是块“烫手山芋”。国内商业化运营程度不高、利用率低下，长期靠吃“皇粮”度日的场馆不在少数。 大运会执行局场馆部负责人表示，大运场馆的布局，除了大运主场馆和深圳湾体育中心，大部分场馆都设置在社区、学校以及体育训练基地，这种布局一方面能够充分满足比赛需求，另一方面，有利于这些场馆在赛后能够迅速地投入运营。以大运村为例，其选址在新的深圳市职业技术信息学院，村内的建筑和房间格局，都是参照大学校园宿舍标准建造，赛后即变身为学生宿舍。上述大运会执行局人士指出，此项操作减少了大运村每年1000多万元的维护费用。节俭大运9场馆建设与保障 1、大运

13、村与信息职业技术学院同步规划建设，一次投入，既建成了一所综合性大学，又充分满足了大运会期间运动员的居住需求，是节俭办大运的最好体现； 2、在体育运动学校的大运场馆建设中，充分利用原有厂房、动力中心、厂区宿舍建筑设施5万多平方米，将其改建为教学办公及训练馆、运动员医疗康复中心以及师生宿舍，大大降低了建设成本； 3、将大运中心开挖出来的40万方弃土用于大运村的土方回填，花一分钱办了两件事，节省建设成本500万元，并且减少了土方外运带来的环境污染； 4、大运会四个赛事安排在会展中心，是“一体两用”的重大突破，赛场不需要进行建筑本体施工，只需利用现有场地临时搭建，由此节省了大量人力物力成本。利用深圳市

14、现有大型公共建筑举办大运会比赛项目，充分体现了市政府节俭办大运的宗旨。场馆团队也积极贯彻“节俭办大运”办会精神，在深圳会展中心管理有限责任公司的积极配合下，尽量利用该公司现有的办公设施与办公物资，目前，除运行、竞赛、志愿者、交通、媒体运行等业务口外，其他业务口基本都使用会展中心办公室的电脑、打印机等现有设备。团队还自行解决了300张折叠椅、100张折叠桌，60张技术官员贵宾椅、50台电话等大量物资，大大减轻了筹备的物资压力，是对“节约办大运”的另一方面体现。 5、全市63个场馆中，位于原特区化的就有34个，大大推进特区一体化进程。安保指挥部 坚持“简约、高效”，少花钱，多办事。在安保经费使用上

15、精打细算，能省就省，宁租不买。如：国家和省总指挥部充分利用警校设施（亚运会系租用酒店），协调北京市公安局免费借用了2000多万元的防爆安检设备。在国家大运安保协调小组的大力支持下，从全国各地抽调200头搜爆犬、200名带犬民警支援大运安保。南山赛区 一是成立监督检查工作领导小组，确保大运资金安全、规范和有效使用； 二是提倡少花钱、办大事，严控经费预算，坚持“能借不租，能租不买”的节约办大运原则，严把人、财、物配置关，从机关事业单位抽调大运场馆运行团队人员，减少外部招聘、培训人员等支出。从教育系统抽调21辆大中巴和司机，从各行政事业单位抽调部分车辆组建服务大运临时车队，满足安保学警执勤及文明观众

16、接送等交通保障需要，降低车辆租赁经费开支。通过政府采购方式仅花费约755万元租赁费用，满足16个场馆办公设备、家具、地毯等通用物资需求。 三是强化大运项目政府采购监管，开辟大运经费绿色通道，优化审批程序，政府采购方式审批1个工作日完成。整合各业务口的功能用房需求，将计划搭建近2000的临时板房压缩至470，既体现了节俭办大运，又不影响景观形象，保证了航拍效果。 四是发动各大商家支持免费提供户外LED屏幕滚动播报大运相关公益动漫广告为例，按照广告市场价计算，至少节约经费300万元。 五是与场馆工程建设与保障指挥部现场对接，将场馆形象景观和标示标牌建设费用从310万元削减至100万元。3、活动愿景

17、1处理好创意与愿景的关系，使愿景的实现既有创新又有可操性。 大运中心在设计上也集中体现了最前卫的建筑理念和以人为本的宗旨。“一场两馆”呈三角形分布，中间由水面相连，三座体育场馆颇似三块水晶巨石，与周围的山体、绿地配合，形成了独特的“山水石”结构。巨石形象打破常规，首次用于大型公共体育建筑中，能够体现深圳的创新精神。同时，充分考虑了自然采光通风，降低资源消耗，符合环保节能的设计理念，提高了运用效率，具有良好的经济性。 深圳湾体育中心在设计上也是体育建筑的一大创新，名为“春茧”的独特设计通过用白色巨型网架结构做成的大屋面将“一场两馆”和商业设施进行建筑空间一体化的整合，另外该项目一体化、复合化、活

18、性化的设计对赛前赛后的综合利用十分有利。 由于用地东侧面临深圳湾，在“春茧”的体育场设计中，为了将海景最大限度引入到场馆内，设计师在体育场东侧完整的椭圆形上大胆地切出了一个跨度100多米的通透的剖切面，像一个开放的“落地窗”，坐在体育场里就可以看到深圳湾海面及对面的香港。此外，在这个剖切面上又设计了一个跨度120米，高31米的展望天桥，这个天桥也被称为“海之门”。届时，市民可以在那里喝着咖啡，一边看比赛，一边赏海景，真是美不胜收。 赛事火炬 椭圆形、彩色切片可以任意旋转，从而使得这支火炬呈现各种造型。每一位火炬手都可以随意旋转、调节出自己喜爱的火炬形状，这就意味着每一位火炬手和他的火炬都是独一

19、无二的，都可以创意无限，这就是深圳，这个中国最前卫、开放、最富创意的城市所具有的开拓精神。 这支火炬彻底打破既往以奥运会为代表的各类运动会火炬设计的设计观念，一支可与炬手互动、造型百变的火炬改写了火炬强调单一造型的历史。 要求紧扣时代背景、社会背景与教育背景，鲜明体现在活动主题，才有助于实现愿景。 徐吉介绍说，水晶石犹如一个绿化公园，市民从北面进入相对比较方便，所以在北面有一个开口广场，经过绿化、服务、休闲设施，沿着水体通过内部道路，沿着湖体边上的绿化散步道可以一直到最南面的体育场入口广场。据了解，整个广场的设置还有一个特别之处。广场会有一些卫生间、小卖部、逃生口等，但是在现在建成的广场上一个

20、这样的外壳都看不见，当时设计的时候把所有这些小公共设施都藏在了绿色小丘陵里面。 “世界之窗用心包容世界”，采用了创新、时尚的创作手法，以目前国际上设计界最新流行的“字母图形化”作为表现手段，同时 打破标志固定化的常规，赋予标志多种变化形式，符合目前年轻人的爱好与审美，与深圳大运会的办会理念相符，深刻体现了志愿服务精神和志愿服务文化，最终被 确定为深圳大运会志愿者（义工）标志。它由V、U、S三个字母构成，线条简洁、富有现代感，采用Volunteer志愿者、Universiade大 运会和Shenzhen深圳三个单词的英文缩写形式，传达出志愿者的热情、奉献、真诚的精神，寄托了全民大运、全民志愿者的

21、愿望，又暗含吉祥物UU的形 象，同时传达出举办地的地域概念，与大运核心图形“透叠”概念相吻合。取自大运会色彩系统的“红、黄、蓝”分别代表了青春、活力、激情、轻快、透明、温暖、希望，代表了睿智、勇气、开拓。 活动愿景要集中体现文化意义、教育意义和社会效益，及预期在活动中产生怎样的效果或影响等。吉祥物“UU”是由深圳2011年世界大运会会徽“欢乐的U”演变而成的一张笑脸，同时，它又具有UNIVERSIADE”（世界大学生运动会）的首写字母“U”的形态。 根据设计界、影视动画界、玩具制造界专业人士的意见，“UU”最适合作为大运会的吉祥物，它打破了以往大运会吉祥物造型写实风格的设计传统，展现出同深圳大

22、运会会徽“欢乐的U”二者间的血缘关系，并与国际大体联永久标志呈现出一种基因传承，因而具有了共同的气质与外貌，形成一种血脉相连的家庭关系。欢乐的U”2011深圳大运会会徽由大大小小的彩色圆点组成，每个圆点作为logo的其中一个元素，没有固定含义，可以有多种想像，完全是一个开放的标志。U：大学University、你（You）、联合（Union、United）、世界宇宙（Universe）；U也可以理解为深圳的海湾，比如大鹏湾，五大洲不同肤色的大学生聚集大鹏湾；U的半环和杯形，象征既容纳又开放。这些圆点自由放大、缩小、聚集、裁剪，或者可以演化成不同的事物，变化出各种具象的图形，在大运会的各种场合自

23、由运用。圆点演化成不同的事物，变化出各种具象的图形，有多元的意义。具体归纳出六个方向，这些方向对我们的大运会宣传推广有指导意义。在文艺创作中，它又可以成为六个段落的标题欢乐的U、开放的U、包容的U、青春的U、世界的U、未来的U。整个“欢乐的U”以红、绿、黄、蓝、黑为基色，五种色彩的圆点组合成一个U形，五彩圆点自由地排列在U的图形中，黑色的英文字“Universiade”代表着世界大学生运动会的英文名称。“SHENZHEN2011”代表着举办城市深圳和举办时间2011年，五颗星是国际大体联的标志。4、活动愿景之常见问题答疑实施操作设计： 一些专业机构承接的活动都存在这样的问题：创意很好，但由于缺

24、乏操作设计，在操作设计过程中出现很多问题，违背了原创精神或者没有达到原创水平，所以，在方案确定后还要进一步进行实地实际操作。实施操作程序的管理：程序化管理师一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化，科学化管理。因而实施设计，重要的是设计出操作的规范程序。方案的培训：在大型活动里，假如工作人员都不了解全局的策划意图，他就不能为活动策略实施提供建设性的劳动，因而需要对工作人员进行方案培训，只有知情才能出力。办理审批手续：很多时候办审批很繁琐，怕麻烦。但实际工作中，都需要得到有关单位的审批。广州某单位要做一个敬老活动，本来是很好的事情，找很多单位赞助，包过一个烟花厂赞助烟花。当时虽然广州还没

25、有规定在城市放烟花呀经过审批，但在公众场所进行活动必须经过审批，这个单位时一个局级单位，他们认为有权在自己的场地上做敬老活动就没有向有关单位报批，活动办得很热闹，有文艺节目演出等，最后放烟花，但烟花一放，遭公安机关的追究，为什么？因为没有办理审批手续，也缺乏民航管理规范知识，在飞机航线上放烟花，无论如何都是违法的。 设计评估标准。一个大型活动的评估应该有一个准确的评估标准。现在很多方案做好以后，往往忽略做评估标准方案，包括我们的客户很少要求我们做评估方案，更不愿意付出费用，让专业公司给他做评估报告。我觉得评估标准，应该在我们策划的时候把它设计出来，这样可以让客户在完成这个方案以后，根据设定的标

26、准作出科学评估。5、活动体验的设计目标 将消费者的参与融入设计中，是企业把服务作为舞台，产品作为道具，环境作为布景，使消费者在商业环境过程中感受到美好的体验过程。水晶石体育馆的内部设计了18000个座位，包括3000个可伸缩移动式的临时座位。徐吉特别提到，跟普通的中国体育馆不一样，在场地当中放了悬挂在中央的全方位电视屏幕，这个电视是为了满足以后有可能举办NBA比赛使用。他透露说，经营美国湖人队的公司已经来过深圳考察，很有可能会来运营这个体育馆，把NBA季前赛引入到这个体育馆。1 大运会帆船、帆板比赛场馆及配套设施由三个项目组成分别是帆板比赛场馆海上运动基地“.帆船比赛场馆七星湾分赛区比赛设施工

27、程.赛事配套项目航海运动学校”。将着重介绍赛事配套项目“航海运动学校”的设计过程与获得的经验。项目规模及功能要求如下:“航海运动学校”位于深圳市龙岗区南澳街道桔钓沙片区隔新东路南北比邻，是大运会帆船、帆板比赛项目的重要配套及赛后运营保障设施。学校总用地面积4.39公顷按功能构成分为10栋建筑.总建筑面积16 700m。设计全日制初中部和高中部共6个年级，每年级2个班约50人。在校学生约300人。另有在校教职员工50人。学校设施同时可提供100名海上运动员及20名教练员常年集训使用。航海运动学校赛时可转换为大运会运动员配套服务设施.结合七星湾分赛区共担负3 000人的赛事接待任务。这就是在体验设

28、计中希望达到的目标。4 大运中心在设计上也集中体现了最前卫的建筑理念和以人为本的宗旨。“一场两馆”呈三角形分布，中间由水面相连，三座体育场馆颇似三块水晶巨石，与周围的山体、绿地配合，形成了独特的“山水石”结构。巨石形象打破常规，首次用于大型公共体育建筑中，能够体现深圳的创新精神。同时，充分考虑了自然采光通风，降低资源消耗，符合环保节能的设计理念，提高了运用效率，具有良好的经济性。16、初期规划1从程序上说，大型活动策划和实施，要按照科学的管理步骤来执行： 第一、立项，就是要把活动作为一个项目确定下来，这个活动要不要做？为什么做？一定要很清晰。 2004年12月17日，国务院正式批准以深圳名义申

29、办2011年第26届世界大学生夏季运动会。这是继2001年北京成功举办第21届世界大运会和哈尔滨赢得2009年第25届世界大学生冬运会举办权之后，蓬勃发展的中国大学生体育运动走向世界的又一件大事。第二，进行调查和可行性研究。做调查，大家很清楚，不详细阐述，但大型活动策划调查有其特殊性，例如调查的内容：国家关于大型活动方面的政策和法规、公众关注的热点、历史上同类个案的资讯、场地状况和时间的选择性，都是调查的内容。可行性研究，是一个十分重要的工作步骤。研究范围包括大型活动的社会适应性，包括社会环境和目标公众的适应性。财力适应性、效益的可行性。从效益的角度考虑，做这样的活动是否有利于我们宣传方面节省

30、费用？如果我投放媒介做广告，比做大型活动更有效，大型活动就不一定做了。还有社会物质水平的适应性，大型活动需要动用许多社会物质，许多创意也需要物质的支持，因而需要策划人员把握现代科研成果。最后一个是应急能力的适应研究性，需要那些应变措施？如户外活动要考虑天气的情况，野外活动考虑更多的是安全设施问题，这些都是我们要进行可行性研究的范畴。 第三，提炼主题，进行创意。除了个人创意外，更需要特别强调群体创意的概念。当今的时代已经不像三国演义时代要有一个诸葛孔明，靠一个人拈指算出什么妙计来，而是靠不同学科的组合群体策划。这不是泯灭个人的创意，集体创意的过程也始终贯穿着个人的创意过程，作为现代策划，需要的是

31、多个学科的综合和集体的智慧，而不是某个大师的杰作。 一是创造活动的“眼”，“眼”的概念是从文章的文眼、歌曲的歌眼中引伸出来的。中学时期读过朱自清的散文背影，作者用白描的手法写出父亲买橘子的一段，是最具传神的地方，这就是文眼。唱歌的朋友知道，有很多歌你可能不会全部唱出，但是大家一听就能记下一两句，能记下的就是最精彩之处，说明了这是最具有传播性的地方，这就是歌眼所在。大型活动策划同样需要创造这样一个非常精彩的地方，要有高潮，要把这个环节设计得更有传播性，这是大型活动创意的核心和关键。 二是应该有一个比较能够表达我们主题的氛围设计，大家在大会会场看到大会主题形象宣传板，很清晰，而且它有中英文，这些宣传板带出这次大会主题氛围，也带出了国际公共关系交流的概念，这是很用心思的策划。我们应该重视通过场地的设计，气氛的设计，把活动的主题氛围带出来，这点往往有很多人不太重视，他们只考虑某一个活动环节上的创意，而忽略了场地上的创意。第四，方案论证。方案不仅要有论证，而且要有科学的论证，方案论证通常使用定位式优选法，轮转式优选法和优点移植法。 2005年11月，申办执行委员会开始公开向社会征集申办口号，在社会上引起强烈反响，共得到海内外近800件应征作品。2006年7月1日，申办执行委员会公开征集