4002 万科物业质量记录控制程序精讲.docx

1、4002 万科物业质量记录控制程序精讲深圳市万科物业发展有限公司编号VKPD4.0-02名称质量记录控制程序页版本A/0第1页共3页编制王欢更改审核李英姿批准余小原生效期2002年6月21日1.目的 对质量记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等操作提供指引。 2.范围 适用于各部门对质量记录的管理。3.定义3.1 各部门质量记录包括：3.1.1一类质量记录：体系文件包含的各类表格。3.1.2二类质量记录:与服务有关的其他各类文稿、电脑打印稿、电子文档、录音带、录像带、照片、胶片、供方的有关合同协议书及资格证明、各类现场工作记录、顾客来信等。4.职责4.1 品质管理部

2、负责编制及修订质量记录一览表，监督、检查各部门质量记录控制情况。4.2 各部门资料管理员负责质量记录的管理。4.3 各部门经理负责质量记录借阅和处理的审批。5.方法和过程控制5.1 现场质量记录的管理5.1.1 现场的质量记录应保存在文件夹中，并在文件夹上标明质量记录名称。5.1.2 现场质量记录应字迹清晰，无污迹或破损等现象。各类业务主办或班长应负责现场质量记录的检查，并于每月初将上月质量记录收集整理后，送至部门资料管理员处存档。深圳市万科物业发展有限公司编号VKPD4.0-02名称质量记录控制程序页版本A/0第2页共3页编制王欢更改审核李英姿批准余小原生效期2002年6月21日5.2 已收

3、集的质量记录的管理5.2.1 各部门资料管理员应在每月初将现场填写完毕的质量记录收集齐全。5.2.2 各部门资料管理员应检查部门各岗位使用的工作表格的有效性，防止过期表格的误用，并对已失效的表格即时进行作废处理。5.2.3 对已收集的质量记录，部门资料管理员应按照岗位、专业的类别进行排序，确保同类质量记录序号的连续性（有断号的需注明），并对已收集的质量记录进行合理编目、标识，以便于质量记录的查找和检索。5.2.4 各部门结合部门实际情况，对已收集的质量记录进行归档。一般可按月/季/年度定期将质量记录归档，但须于首日后进行。对于数量较少或延续性不强的质量记录，每年归档一次，于每年一月份进行；对于

4、数量较多的质量记录，每月或每季归档一次，于每月或每季第一个月15日前进行。5.2.5 如质量记录是传真件，应复印后保存复印件。如质量记录破损，应即时修补。5.2.6部门资料管理员负责收集本部门二类质量记录，重要文件须制作备份。5.2.7电子文档须分类保存，保存路径应在文件资料目录的备注栏内注明。5.3 已归档质量记录的管理5.3.1 各部门资料管理员应对已归档的质量记录进行妥善保存，标识质量记录的名称、产生的时间段、保存期限和归档人，并在质量记录存储清单上进行登记。质量记录存储清单须定期校正，一般每月进行一次，以确保准确性。5.3.2 质量记录的保管应注意防潮、防晒、防火、防虫蛀、鼠害。深圳市

5、万科物业发展有限公司编号VKPD4.0-02名称质量记录控制程序页版本A/0第3页共3页编制王欢更改审核李英姿批准余小原生效期2002年6月21日5.4 质量记录的借阅各部门质量记录的借阅由部门资料管理员负责。借阅质量记录须在借阅登记表上登记。如借阅时间超过1天（隔夜外借）时，须经部门经理批准后方可借出。借出的质量记录由资料管理员负责回收归档。5.5 质量记录的报废各部门参照品质管理部制定的质量记录一览表确定质量记录的保存期限。超过保存期限的质量记录可填写质量记录报废申请表并经部门经理批准后作报废处理。闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月。6.质量记录和表格VKPD4.0-01-F6 借阅

6、登记表VKPD4.0-02-F1 质量记录存储清单VKPD4.0-02-F2 质量记录报废申请表7.质量记录一览表 (共7页)序号文件编号文件名称存档部门保存时间版本1. VKPD-QM5.6-F1 管理评审计划品质部至少5年A/02. VKPD-QM5.6-F2管理评审报告品质部至少5年A/03. VKPD4.0-01-F1文件编制申请表品质部至少3年A/04. VKPD4.0-01-F2文件更改申请表品质部至少3年A/05. VKPD4.0-01-F3文件发放清单各部门至少3年A/06. VKPD4.0-01-F4文件领用审批表品质部至少3年A/07. VKPD4.0-01-F5文件资料目

7、录各部门至少3年A/08. VKPD4.0-01-F6借阅登记表各部门至少3年A/09. VKPD4.0-01-F7文件处理表各部门与该文件一起保存A/010. VKPD4.0-01-02-F1重要政策法规一览表各部门长期A/011. VKPD4.0-01-04-F1公章、证照登记表各部门长期A/012. VKPD4.0-01-04-F2公章、证照使用申请表各部门至少1年A/013. VKPD4.0-02-F1质量记录存储清单各部门至少3年A/014. VKPD4.0-02-F2质量记录报废申请表各部门至少3年A/015. VKPD5.0-01-F1员工申述表各部门、总经理办公室至少2年A/0

8、16. VKPD6.0-01-F1求职表总经理办公室人员离开后1年A/017. VKPD6.0-01-F2转正审批表总经理办公室人员离开后1年A/018. VKPD6.0-01-F3面谈表各部门人员离开后1年A/019. VKPD6.0-01-F4人员补充申请表各部门至少3年A/020. VKPD6.0-01-01-F1岗位证书登记表各部门、总经理办公室失效后1年A/021. VKPD6.0-02-F1新员工试用情况反馈表总经理办公室人员离开后1年A/022. VKPD6.0-02-F2培训(会议)记录表各部门至少1年A/023. VKPD6.0-02-F3培训计划各部门、总经理办公室至少1年

9、A/024. VKPD6.0-02-F4新员工实习报告总经理办公室人员离开后1年A/025. VKPD6.0-02-F5外培申请审批表总经理办公室至少2年A/026. VKPD6.0-02-01-F1汽美中心汽美工培训考核记录表汽美中心至少2年A/027. VKPD6.0-02-01-F2汽美中心营业员培训考核记录表汽美中心至少2年A/028. VKPD6.0-03-F1工程部职工月考核评分表总经理办公室至少2年A/029. VKPD6.0-03-F2普通员工考核评分汇总表(月)各部门至少2年A/030. VKPD6.0-03-F3职员工季度考核评分表总经理办公室至少2年A/031. VKPD

10、6.0-03-F4工程部项目负责人月考核评分表工程部至少2年A/032. VKPD6.0-03-F5工程部员工月考核评分表工程部至少2年A/033. VKPD6.0-03-F6技术人员等级考核申报登记表各部门、总经理办公室人员离开后1年A/034. VKPD6.0-03-F7技术人员等级考核部门评分表各部门、总经理办公室人员离开后1年A/035. VKPD6.0-03-01-F1惩罚通知书各部门、总经理办公室人员离开后1年A/036. VKPD6.0-03-01-F2警告通知书各部门、总经理办公室人员离开后1年A/037. VKPD6.0-03-01-F3奖励通知书各部门、总经理办公室人员离开

11、后1年A/038. VKPD6.0-03-01-F4解除劳动合同审批表各部门、总经理办公室人员离开后1年A/039. VKPD6.0-03-01-F5解除劳动合同通知书各部门、总经理办公室人员离开后1年A/040. VKPD6.0-03-01-F6离职人员完善手续表各部门、总经理办公室人员离开后1年A/041. VKPD6.0-03-02-F1汽美中心店长考核评分表汽美中心至少2年A/042. VKPD6.0-03-02-F2汽美中心店长助理考核评分表汽美中心至少2年A/043. VKPD6.0-03-02-F3汽美中心营业员考核评分表汽美中心至少2年A/044. VKPD6.0-03-02-

12、F4汽美中心汽美工考核评分表汽美中心至少2年A/045. VKPD6.0-03-02-F5汽美中心员工自我申告表汽美中心至少2年A/046. VKPD6.0-03-02-F6汽美中心店长绩效考核表（职务津贴）汽美中心至少2年A/047. VKPD6.0-03-02-F7汽美中心店长助理绩效考核表(职务津贴)汽美中心至少2年A/048. VKPD6.0-03-02-F8汽美中心营业员绩效考核表（职务津贴）汽美中心至少2年A/049. VKPD6.0-03-03-F1汽美中心分店驾驶员考核评分表汽美中心至少2年A/050. VKPD6.0-04-F1 调动通知书各部门员工离职后1年A/051. V

13、KPD6.0-04-F2 人员编制申请表各部门至少3年A/052. VKPD6.0-04-F3 交接清单各部门至少2年A/053. VKPD6.0-05-F1 工作计划安排表各部门至少1年A/054. VKPD6.0-05-F2 公共设备、设施保养维修记录表各管理处至少3年A/055. VKPD6.0-05-F3 分承包方设备保养维修记录表各业务部门失效后保存1年A/056. VKPD6.0-05-F4 分承包方保养效果评估表各业务部门、品质部至少3年A/057. VKPD6.0-05-F5 设备（工具）汇总表各业务部门失效后保存3年A/058. VKPD6.0-05-F6 公共设备、设施检查

14、记录表各业务部门、品质部至少5年A/059. VKPD6.0-05-F7 公共设备年度检修计划各业务部门、品质部至少5年A/060. VKPD6.0-05-F8 设备抢修（大修）记录表各业务部门、品质部永久保存A/061. VKPD6.0-05-F9 电力运行记录表各管理处至少3年A/062. VKPD6.0-05-F10停送电操作票各管理处至少3年A/063. VKPD6.0-05-F11设备卡各管理处至少3年A/064. VKPD6.0-05-02-F1 柴油发电机运行记录表各管理处至少3年A/065. VKPD6.0-05-03-F1 停水、电、气、试消防设施申请表各管理处至少3年A/0

15、66. VKPD6.0-05-04-F1 电缆绝缘测试记录表各管理处永久保存A/067. VKPD6.0-05-05-F1防雷接地系统测试、检查记录表各管理处永久保存A/068. VKPD6.0-05-05-F2 房屋本体年度检修计划各管理处至少2年A/069. VKPD6.0-05-08-F1 二次供水设施清洗消毒记录表各管理处至少5年A/070. VKPD6.0-05-09-F1 消防主机运行记录表各管理处至少3年A/071. VKPD6.0-05-09-F2 联动控制柜运行记录表各管理处至少3年A/072. VKPD6.0-05-12-F1中央空调运行记录表各管理处至少3年A/073.

16、VKPD6.0-05-14-F1闭路监控系统保养维修记录表各管理处至少3年A/074. VKPD6.0-05-14-F2智能门禁系统检查表各管理处至少1年A/075. VKPD6.0-05-22-F1 汽美中心 分店 年 月设备保养维修情况巡查表汽美中心至少2年A/076. 6.0-05-22-F2 汽美中心设备保养维修记录表汽美中心至少2年A/077. VKPD7.0-01-F1 质量策划会签单经营部至少3年A/078. VKPD7.0-01-01-F1 汽美中心新分店场地评估报告汽美中心至少3年A/079. VKPD7.0-02-F1合同评审记录表经营管理部、各业务部门合同期满后3年A/0

17、80. VKPD7.0-02-F2 委托项目物业情况一览表经营管理部合同期满后3年A/081. VKPD7.0-02-F3工程合同评审记录表经营管理部、工程部合同期满后3年A/082. VKPD7.0-02-01-F1 合同登记表各部门合同失效后1年A/083. VKPD7.0-03-F1社区文化活动记录表各管理处至少3年A/084. VKPD7.0-03-01-F1 汽美中心客户回访记录表汽美中心至少3年A/085. VKPD7.0-03-02-F1 客户服务处理记录表工程部至少3年A/086. VKPD7.0-03-03-F1 顾客投诉/建议处理记录表各业务部门、品质部永久保存A/087.

18、 VKPD7.0-04-F1物资申请报告各业务部门至少3年A/088. VKPD7.0-04-F2物资申请单各业务部门、总经理办公室至少1年A/089. VKPD7.0-04-F3CI工程视觉产品制作申请表各业务部门、总经理办公室至少1年A/090. VKPD7.0-04-F4不合格物资处理单各业务部门、总经理办公室至少1年A/091. VKPD7.0-04-F5A类物资供应商或品牌变更申请表品质部至少3年A/092. VKPD7.0-04-F6进仓单各部门至少3年A/093. VKPD7.0-04-F7A类物资供应商评估回访表财务管理部失效后保存1年A/094. VKPD7.0-04-F8A

19、类物资供应商及建议品牌名单品质部永久保存A/095. VKPD7.0-04-01-F1 汽美中心A类物资及指定供应商或品牌名单汽美中心永久保存A/096. VKPD7.0-04-01-F2 汽美中心商品销售价格审批表汽美中心至少3年A/097. VKPD7.0-04-01-F3 汽美中心商品数据修改记录表汽美中心至少1年A/098. VKPD7.0-04-02-F1 零星材料需求计划工程部至少1年A/099. VKPD7.0-04-02-F2 工具需求报告工程部至少1年A/0100. VKPD7.0-05-F1 分承包方评估表各部门至少3年A/0101. VKPD7.0-05-F2 合格分承包

20、方名单品质部永久保存A/0102. VKPD7.0-05-01-F1 清洁服务分承包方工作评估报告各管理处、品质部至少2年A/0103. VKPD7.0-05-03-F1汽美中心合作项目登记表汽美中心至少3年A/0104. VKPD7.0-05-03-F2汽美中心服务合作方评估表汽美中心至少3年A/0105. VKPD7.0-05-03-F3汽美中心服务合作协议书汽美中心至少3年A/0106. VKPD7.0-05-04-F1 外包设备（施）保养维修工作评估报告各部门至少3年A/0107. VKPD7.0-05-04-F2 新/改建（造）工程验收记录表各部门至少3年A/0108. VKPD7.

21、0-06-F1 前期介入情况周记录表各管理处至少2年A/0109. VKPD7.0-07-F1 物业接管验收情况通报表各管理处至少3年A/0110. VKPD7.0-07-F2 钥匙移交一览表各管理处至少3年A/0111. VKPD7.0-07-F3 物业移交清单各管理处至少2年A/0112. VKPD7.0-07-01-F1接管验收资料遗留问题登记表各管理处至少3年A/0113. VKPD7.0-07-01-F2接管验收设备（施）问题登记表各管理处至少3年A/0114. VKPD7.0-07-01-F3 工程遗留问题处理记录表各管理处至少5年A/0115. VKPD7.0-08-F1 业主（

22、住户）资料卡各管理处永久保存A/0116. VKPD7.0-08-F2 委托银行代收款协议书各管理处永久保存A/0117. VKPD7.0-08-F3 房屋交付验收表各管理处永久保存A/0118. VKPD7.0-08-F4 物品领用登记表各管理处永久保存A/0119. VKPD7.0-08-F5 租户管理协议书各管理处永久保存A/0120. VKPD7.0-08-F6 停车场车位租用协议书各管理处失效后保存1年A/0121. VKPD7.0-08-F7停车场车位管理协议书各管理处失效后保存1年A/0122. VKPD7.0-09-F1装修申请表各管理处永久保存A/0123. VKPD7.0-

23、09-F2 装修管理责任书各管理处永久保存A/0124. VKPD7.0-09-F3装修责任担保书各管理处永久保存A/0125. VKPD7.0-09-F4 装修施工人员登记表各管理处永久保存A/0126. VKPD7.0-09-F5 装修许可证各管理处永久保存A/0127. VKPD7.0-09-F6 装修违章通知书各管理处至少1年A/0128. VKPD7.0-09-01-F1 装修现场监控记录表各管理处至少1年A/0129. VKPD7.0-10-F1 商铺管理协议书各管理处至少5年A/0130. VKPD7.0-10-F2商铺消防管理责任书各管理处至少5年A/0131. VKPD7.0

24、-10-F3 商铺从业人员情况登记表各管理处至少5年A/0132. VKPD7.0-10-F4 商铺设施检查记录表各管理处至少5年A/0133. VKPD7.0-10-01-F1 临时展销登记表各管理处至少1年A/0134. VKPD7.0-10-01-F2 小区广告发布申请表各管理处至少1年A/0135. VKPD7.0-10-01-F3 促销/宣传申请表各管理处至少1年A/0136. VKPD7.0-11-F1 紧急事件登记表各业务部门、品质部永久保存A/0137. VKPD7.0-11-F2 紧急事件处理记录表各业务部门、品质部永久保存A/0138. VKPD7.0-11-F3 质量事故

25、报告各业务部门、品质部永久保存A/0139. VKPD7.0-12-F1 安全员交接班记录表各管理处至少1年A/0140. VKPD7.0-12-F2 安全员巡查记录表各管理处至少1年A/0141. VKPD7.0-12-F3 治安、消防安全巡查记录表各管理处至少1年A/0142. VKPD7.0-12-F4紧急集合情况记录表各管理处至少1年A/0143. VKPD7.0-12-F5 出入卡各管理处不存A/0144. VKPD7.0-12-F6 物资搬运放行条各管理处至少3年A/0145. VKPD7.0-12-F7 来访人员情况登记表各管理处至少1年A/0146. VKPD7.0-12-F8 公司进出人员登记表万科大厦、总经理办公室至少1年A/0147. VKPD7.0-12-F9 暂住人员情况登记表各管理处至少1年A/0148. VKPD7.0-12-F10 消防演习情况记录表各管理处至少3年A/0149. VKPD7.0-12-F11 消防设施清单各管理处