结算管理.docx

1、结算管理结算管理目 录系统功能介绍 5一结算方式 5二. 供货商往来帐构成 5三. 结算流程 6四结算付款 7五进场费管理 8六. 发票管理 9系统操作方法 101. 调帐用特殊商品定义 101.1. 调帐用特殊商品信息定义 101.2. 调帐用特殊商品信息修改 112. 结算扣款项定义 122.1. 定义合同扣款项目 122.2. 定义固定扣款项目对照表 122.3. 定义结算临时扣款项目 122.4. 定义进场费用项目 133临时扣款管理 143.1. 临时扣款单录入 153.1.1. 结算成本类扣款录入(按扣款项) 153.1.2. 结算费用类扣款录入(按扣款项) 163.1.3. 结算

2、成本类扣款录入(按合同) 163.1.4. 结算费用类扣款录入(按合同) 173.1.5. 查询临时扣款单 173.1.6. 临时扣款汇总表 173.2. 临时扣款单导入结算单 173.3. 临时扣款完成标志设置 183.4. 结算开票通知单 184.结算单管理 184.1. 提前结算单 194.1.1. 代销商品提前结算单处理 194.1.2. 联营商品提前结算单处理 194.1.3. 手工制作代销商品提前结算单 204.1.4. 手工制作联营商品提前结算单 214.2. 月底结算单 224.2.1. 经销商品结算单处理 224.2.3. 代销商品结算单处理 294.2.4. 联营商品结算单

3、处理 344.2.5. 租赁结算单处理 435. 结算付款 445.1. 预付款单 445.1.1. 经销预付款单 445.1.2. 经销预付款单查询 455.2. 结算付款单 455.2.1. 不限发票结算付款单处理 455.2.2. 限定发票结算付款单处理 475.3. 结算付款单查询 495.4. 月末代销/联销应付款结算表 506.进退场费用管理 506.1. 定义进退场费用项目 506.2. 合同进场处理 506.3. 合同退场处理 526.4. 合同进退场费用查询 526.5. 进退场费用收取单 526.6. 进退场费用收取单查询 536.7. 进退场费用返还单 546.8. 进退

4、场费用返还单查询 557. 发票管理 557.1. 供货商发票录入 557.2. 业务单据勾销 557.3. 取消业务单据勾销 567.4. 结算付款单勾销 577.5. 供货商发票状态查询 587.6. 业务单据勾销状态查询 597.7. 结算付款单勾销状态查询 598. 辅助管理 598.1. 打印结算单 598.2. 业务单位往来帐查询 608.3. 结算单查询 608.4. 结算单汇总查询 608.5. 按付款日查询往来单位结算情况 60结算管理系统功能介绍商业企业经营方式大体分经销、代销、联营几种形式。经销商品进货后，代销、联营、租赁商品售出后，商场与供货商进行款项结算。本系统通过“

5、结算管理”系统完成货款的结算业务。一结算方式系统提供的结算方式很多，主要配合商品的经营方式而言。1. 经销经销结算单通过抽取相关业务单据（进货、退货、进价变价和结算临时扣款）来产生。(1). 帐期付款手工为每一个合同抽取满足“帐期天数”的业务单据来产生结算单；也可以用批量制作功能，将所有满足帐期条件的业务单据自动抽取，产生对应合同的结算单。其中，抽单受帐期天数控制的单据仅为进货单。退货单、进价变价单、临时扣款单，不受帐期天数的控制，单据审核后，即可抽取。(2). 预付货款处理等同于帐期天数为0的帐期结算合同；即商场向供货商预付进货货款。“预付货款”合同审核生效后，商场选合同，填写付款单，可使用

6、预付款金额进行冲销。 (3). 月帐期付款每月底由日处理将本月的业务单据抽取，产生结算单。付款时，按付款天数抽取结算单产生付款单。例：系统月底日期为25，付款天数=15，则付款单抽取结算单的日期是25+15，即下月的10日才能生成该结算单的付款单。2. 代销代销商品以进价核算每批成本，实销实结，即销售多少商品结算多少商品的货款。3. 联营租赁联营商品根据联营租赁合同签定的保底金额、结算扣率，以及每月销售额，进行按比例抽成结算。二. 供货商往来帐构成每个供货商建立一个往来帐，内容包括：付款金额、应付金额和付款余额。往来帐由总帐和明细帐构成，明细账中除以上内容外，还包括产生此项数据的合同号、单据类

7、型、单据号。1. 构成一个往来帐由“预付款往来帐”、“进货往来帐”两个子帐构成(1). 预付款往来帐：付款余额表示还未冲销的往来帐金额，其值应该大于或等于0(2). 进 货往来帐：付款余额表示应付而未付的货款的相反数，其值应该小于或等于0供货商往来帐、预付款往来帐和进货往来帐均可查询，但数据不能直接录入，而是由其他业务单据产生。2. 数据处理(1). 预付款往来帐a. 经销预付款单审核记帐时，金额记付款金额。单据类型：经销往来单位付款单b. “预付款金额不为0的结算付款单”审核记帐时，记应付金额。单据类型：结算付款单(2). 进货往来帐a. 经销进货单、经销退货单、经销商品进价变价单，审核记帐

8、时，记应付金额，其中进货单为正，退货单为负，进价调价单写入新旧差价部分。单据类型：进货单、退货单、进价变价单b. 经销结算单审核时，所有扣款金额（各类成本类扣款、折扣分摊金额、调帐差额）的合计，记进货往来帐的应付金额应付金额。单据类型：结算单c. 非经销（代销、联营、租赁）结算单审核时，实际结算金额记应付金额。单据类型：结算单d. 结算付款单审核记帐时，结算金额记付款金额。单据类型：结算单三. 结算流程2. 代销、联营、租赁结算自动（或手动）生成结算单，不产生扣款项 成本类临时扣款录入 成本类临时扣款审核 导入到月底结算单 成本类临时扣款导入完成标志维护 打印开票通知单 费用类扣款录入 费用类

9、临时扣款审核 导入到月底结算单费用类临时扣款导入完成标志维护 审核结算单 结算付款其中：成本类临时扣款录入 成本类临时扣款审核 可以多次反复操作，直至完成标志设置完毕费用类临时扣款录入 费用类临时扣款审核 可以多次反复操作，直至完成标志设置完毕四结算付款2. 结算付款单(1). 付款流程a. 付款单录入b. 付款单审核(2). 制作付款单时，可以抽取经销结算单、非经销结算单，经销“月结帐期”合同的经销结算单，只有在帐期已到后才能抽取。(3). 结算付款单分为“按发票限制付款”和“不按发票限制付款”两种。按发票限制付款的付款单中，必须选取发票，结算金额值不能超出选取发票的总金额；不按发票限制付款

10、付款单处理时，可以自由选取/不选取发票，结算金额值不受选取的发票金额限制。(4). 付款单中显示预付款往来帐的付款余额，手工录入的冲销预付款金额项，此金额不能大于预付款往来帐付款余额；显示实际付款金额项，实际付款金额= 结算金额 冲销预付款金额。(5). 付款单记录付款发票金额结算金额大于等于选取发票金额之和时，付款发票金额等于发票金额之和；结算金额小于发票金额之和时，付款发票金额等于结算金额。(6). 付款单记帐时，作以下处理：a. 将结算金额写入进货往来帐的付款金额，将冲销预付款金额（值不为0时），写入预付款往来帐应付款金额；实际付款金额值是财务向供货商付款的金额。b. 如果付款发票金额等

11、于结算金额，则将付款单置为已与发票核销状态c. 将付款发票金额按先进先出的原则(按票据类别选取发票，票面小的先选，且同种类别的票据，发票号码小的发票先勾销)，记录到发票的付款金额上。3. 结算付款单与发票勾销此功能用于将未勾销的结算付款单和发票进行手工勾销。勾销流程：a. 录入时，首先选取一个未与发票勾销的付款单，其未处理金额= 结算金额-发票金额，然后抽取未与付款单勾销的多张发票。b. 执行时，增加付款单的发票金额和发票的付款金额，将新加的发票加入到付款单的发票列表中，将金额相等的付款单和发票置为已勾销状态。五进场费管理（一）进场费分类进场费管理，主要处理商场和供货厂家之间在厂家进、退场时的

12、一些扣款费用收取与返还业务。进场费用在供货商与商场签订合同时设置。进场费用按“扣款期”分为3种：1. 月固定扣款：合同生效后，每月固定收取的费用。此费用在每月月底结算单中固定扣除。2. 进场前：供货商进场前需要收取的费用。3. 退场后：供货商退场时需要收取或返还的费用。(二)进场费管理流程1进场费用项目定义定义进退场时需要引用的费用项目（不分核算方式）。合同中录入了某进场费用，进场费用项目定义界面，“使用标记”栏显示为“已使用”。操作方法参见下文“系统操作方法”中2.4.介绍。2设置进场费分合同录入进场费用项目、扣款期、扣款金额等信息。在“合同建档”时“进场费用”页，选择定义好的项目，录入相应

13、的扣款金额。操作参见“合同管理”相关说明。3执行进场、退场处理分合同定义进、退场日期。 【允许进、退场的合同范围】： a. 合同类型：主合同和待启动续签合同b. 合同状态：所有状态的合同具备以下两个条件中任何一个条件，才能修改进/退场日期c. 单据控制：无对应的结算单、无对应的临时扣款单、无对应的进/退场费用单d. 进/退场时间：为空【日期定义原则】：a. 进场日期，退场日期，已修改（已出结算单）后不能更改；b. 进场日期在合同期内，退场日期不能小于进场日期；c. 在界面中增加查询条件：已进场、未进场、已退场未退场、全部，合同号等等操作方法参见下文“系统操作方法”中“6.进场费管理”介绍。4.

14、 生成进场费用单据(1)与“月固定项目”类进场费用有关的单据a. 月底结算单中，产生相应扣款项目、金额 b. 同时，系统自动产生扣款“收取单”，自动审核 (2)与“进场前”、“退场后”类进场费用有关的单据手工维护扣款“收取单”，按合同定义的扣款金额，控制收取单的扣款总额，反写合同“已扣款金额”项。操作方法参见下文“系统操作方法”中“6.进场费管理”介绍。(3)进场费用“返还单”合同“终止”后，录入扣款返还单，合同中定义的所有带“返还标记”的费用（月固定、进场前、退场后） 操作方法参见下文“系统操作方法”中“6.进场费管理”介绍。(4)其他规定：a. 返还金额=收取金额b. 同一合同不能同时有两

15、个未审核单据：返还单 c. 同一合同不能同时有两个未审核单据：收取单 d. 添加单据，选合同时，检查是否有未审核的单据，有未审核的单据调出未审核的单据，没有未审核的单据时，产生新单据。六. 发票管理 发票管理是对供货商提供的增值税发票进行管理，便于业务与财务联动对结算付款进行控制。主要功能是将供货商提供的增值税发票录入，检查与业务单据的对应情况，便于及时向供货商索要发票，控制付款风险。1发票录入发票录入时按供货商（不按合同）登记收到的进货发票，主要内容包括发票号，发票金额，开票日期2发票与业务单据勾销勾销是在发票与对应的业务单据均已完成后，加上的标记。发票未勾销，表示其对应的业务处理尚未完成；

16、业务单据未勾销，表示供货商尚未提供对应的发票。勾销处理分为以下两类：1.发票与经销进货单据（经销进货单、经销返厂单、经销进价调整单、经销成本类结算扣款）/代销联营结算单的勾销；2.发票与结算付款单的勾销(1). 发票与经销进货相关单据的勾销多对多关系，多张发票与多张业务单据的总金额金额相等时，即可进行勾销；发票和进货单据的选择为手工进行。勾销后的发票和单据可以取消勾销。(2). 发票与结算付款单的勾销每张发票记录付款金额，当发票的付款金额等于发票金额时，该张发票设为已与付款单勾销状态。系统操作方法1. 调帐用特殊商品定义系统按上述结算方法生成、制作结算单，并详尽地列出每种商品的结算明细。但在实

17、际业务操作过程中，除了商品的进货、销售影响结算数据以外，商品折扣、费用扣款、销售按比例抽成等业务数据的发生，也是结算时不能忽略的内容，在“代销”、“联营”、“租赁”业务中这些数据显得尤其重要。为了使结算数据更完整，系统预设了“调帐用特殊商品”，在每月生成结算单时，将它们补充到结算单中，以这种独特的形式反映不同环节的结算信息。1.1. 调帐用特殊商品信息定义功能说明：此功能定义的商品，是完成数据调节而定义的一些特殊商品。它们不参与进货、销售等日常业务，代码也不允许一般商品使用。界面： 图1.1调帐用特殊商品信息录入操作说明：【前翻】查询已定义好的调帐商品信息，操作此键可查看当前界面下的前一条调帐

18、商品记录【后翻】查询已定义好的调帐商品信息，操作此键可查看当前界面下的后一条调帐商品记录【添加】添加新的调帐商品【确认】将定义的调帐商品信息存盘【取消】放弃编辑好的调帐商品信息【退出】退出当前操作界面界面填写说明：系统专用调帐商品：针对商品折扣、费用扣款、结算抽成等业务，目前系统为“代销”、“联营”提供了以下“调帐商品”：T00001 折扣分摊商品(税率:17%) T00002 折扣分摊商品(税率:13%) T00003 折扣分摊商品(其他税率) T00004 各种成本扣款(税率:17%) T00005 各种成本扣款(税率:13%) T00006 各种成本扣款(其他税率) T00007 17%

19、税金差额 T00008 13%税金差额 T10001 联销保底差额(税率:17%) T10002 联销保底差额(税率:13%) T10003 联销保底差额(其他税率) T10004 联销超目标差额(税率:17%) T10005 联销超目标差额(税率:13%) T10006 联销超目标差额(其他税率) 以上常用的几项代码和名称是系统规定和调用的，为系统预安装项，分别使用于代销、联营结算单中，不能修改。当您第一次调出该功能时，您将看到上文中介绍的系统专用“调帐商品”。自定义调帐商品：考虑到商业系统业务复杂性的需要，用户还可以自定义“调帐用商品”，在代销、联营（月底）结算单录入插入。商品代码，商品代

20、码均为T开头，后几位由用户自定义；商品名称，调帐项目含义作为商品名称录入；进/销项税率，输入相应的进项税，结算单中该项“商品”的税金是以此为依据计算的。1.2. 调帐用特殊商品信息修改功能说明：修改自定义的调帐商品的名称和进项税。该功能界面与操作方法可参照“调帐用特殊商品信息录入”的介绍。 2. 结算扣款项定义 用来定义结算时的需要处理的各种扣款项目，主要包括合同扣款和临时扣款、进场费用项目。2.1. 定义合同扣款项目功能说明：定义合同扣款项，该类项目在合同中录入，系统每月固定产生扣款金额，插入结算单。 界面： 图2.1定义合同扣款项目操作说明：【添加】添加新的扣款项目【修改】修改定义好的扣款

21、项目【确认】将定义的扣款项目存盘【取消】放弃编辑好的信息【退出】退出当前操作界面界面填写说明：结算扣款项目：扣款项目名称。 扣款方式：货扣类，月底结算时从结算金额中扣除；现金类，月底结算时不从结算金额中扣除。成本费用：记成本的项目，其扣款方式只能为货扣。显示顺序：调用扣款项时的显示顺序。使用标记：扣款项被某合同使用后，即显示为“已使用”。2.2. 定义固定扣款项目对照表 功能说明：定义信用卡手续费对应的扣款项，临时扣款项目，月底以对应的扣款项目插入到结算中。 2.3. 定义结算临时扣款项目功能说明：定义临时扣款项，该类项目为临时使用的扣款项目，每月可随时录入临时扣款单，月底结算时，将临时扣款单

22、数据手工导入结算单。 界面： 图2.3定义结算临时扣款项目操作说明：【添加】添加新的扣款项目【修改】修改定义好的扣款项目【确认】将定义的扣款项目存盘【取消】放弃编辑好的信息【退出】退出当前操作界面界面填写说明：结算扣款项目：扣款项目名称。 扣款方式：货扣类，月底结算时从结算金额中扣除；现金类，月底结算时不从结算金额中扣除。成本费用：记成本的项目，其扣款方式只能为货扣。显示顺序：调用扣款项时的显示顺序。使用标记：扣款项被某合同使用后，即显示为“已使用”。2.4. 定义进场费用项目 功能说明：定义供货商进场前和退场时，与商场间的一些扣款费用。界面：图2.4定义进场费用项目操作说明：【添加】添加新的

23、扣款项目【修改】修改定义好的扣款项目【确认】将定义的扣款项目存盘【取消】放弃编辑好的信息【退出】退出当前操作界面界面填写说明：结算扣款项目：扣款项目名称。 扣款方式：货扣类，月底结算时从结算金额中扣除；现金类，月底结算时不从结算金额中扣除。成本费用：记成本的项目，其扣款方式只能为货扣。显示顺序：调用扣款项时的显示顺序。使用标记：扣款项被某合同使用后，即显示为“已使用”。3临时扣款管理临时扣款管理，主要处理合同每月发生的临时扣款项目的录入和整理。临时扣款项目分为两类：成本类、费用类。 临时扣款以临时扣款单的形式管理，每个扣款项每月可以录入多张扣款单。当系统导入结算单时，自动将扣款金额汇总。临时扣

24、款的处理流程：1. 成本类成本类临时扣款录入 成本类临时扣款审核 导入到月底结算单 成本类临时扣款导入完成标志维护 打印开票通知单2. 费用类费用类临时扣款录入 费用类临时扣款审核 导入到月底结算单费用类临时扣款导入完成标志维护 3.1. 临时扣款单录入 3.1.1. 结算成本类扣款录入(按扣款项) 功能说明：录入成本类临时扣款单，以扣款项为操作对象录入单据，即一份扣款单统计一个扣款项目的不同合同的扣款情况。界面：图 3.1.1结算成本类扣款录入(按扣款项)操作说明：【添加】添加新的临时扣款单。单击“添加”按钮，输入年月、扣款项、部门。在合同列表中输入合同号，扣款金额，单击“保存”按钮。在合同

25、列表中，可以录入多条合同的扣款记录，合同不允许重复。合同号可以手工输入，也可以单击“合同号”栏的查询按钮，填写查询条件批量选择合同。【修改】修改已存盘未审核的临时扣款单【删除】删除未审核的临时扣款单信息【保存】保存编辑好的临时扣款单信息 【取消】放弃编辑好的临时扣款单信息【审核】审核临时扣款单，审核后的扣款单不允许修改。待导入到当月结算单。【退出】退出当前操作界面【从Excel文件导入】可以将扣款单信息先录入到Excel文件中，在录入临时扣款单时，单击此按钮，选择相应文件，导入到此录入界面。此文件格式是：合同号、扣款金额两项。且合同必须为有效合同。3.1.2. 结算费用类扣款录入(按扣款项)功

26、能说明：录入费用本类临时扣款单，以扣款项为操作对象录入单据，即一份扣款单统计一个扣款项目的不同合同的扣款情况。操作说明：操作方式和界面内容与“3.1.1结算费用类扣款录入(按扣款项)”相同。3.1.3. 结算成本类扣款录入(按合同) 功能说明：录入成本类临时扣款单，以合同为操作对象录入单据，即一份扣款单统计一个合同的不同扣款项目的扣款情况。界面：图3.1.3.结算成本类扣款录入(按合同) 操作说明：【添加】添加新的临时扣款单。单击“添加”按钮，输入年月、部门、合同。在扣款项列表中，选择扣款项，输入扣款金额，单击“保存”按钮。在扣款项列表中，可以录入多条扣款项的记录，项目不允许重复。选择扣款项时

27、，单击“扣款项目名称”栏，出现如下对话框，选择扣款项时，可以批量选择，也可以SHIFT+CTRL选择部分扣款项。【修改】修改已存盘未审核的临时扣款单【删除】删除未审核的临时扣款单信息【保存】保存编辑好的临时扣款单信息 【取消】放弃编辑好的临时扣款单信息【审核】审核临时扣款单，审核后的扣款单不允许修改。待导入到当月结算单。【退出】退出当前操作界面3.1.4. 结算费用类扣款录入(按合同) 功能说明：录入费用本类临时扣款单，以合同为操作对象录入单据，即一份扣款单统计一个合同的不同扣款项目的扣款情况。操作说明：操作方式和界面内容与“3.1.3结算费用类扣款录入(按合同)”相同。 3.1.5. 查询临

28、时扣款单功能说明：输入查询条件，查询临时扣款单明细。双击查询记录结果，列出扣款单。3.1.6. 临时扣款汇总表功能说明：分合同统计每月每项临时临时扣款项的汇总情况。 3.2. 临时扣款单导入结算单 功能说明：将已审核的临时扣款单导入到当月月底结算单。界面：操作说明：输入年份，月份，核算部门，单击【执行】按钮。临时扣款单自动导入到相应结算单中。临时扣款单导入按经销、代销、联营、租赁的成本类、费用类临时扣款分别导入。操作方式同上述说明。 3.3. 临时扣款完成标志设置 功能说明：每月临时扣款单录入完成后，必须设置完成标志。设置完成标志后，结算单才能允许审核。界面：操作说明：输入年份，月份，核算部门

29、，单击【执行】按钮。标志设置完成。临时扣款完成标志设置按经销、代销、联营、租赁的成本类、费用类临时扣款分别设置。操作方式同上述说明。3.4. 结算开票通知单 功能说明：成本类扣款单完成标志设置完毕，就可打印结算开票通知单。4.结算单管理4.1. 提前结算单4.1.1. 代销商品提前结算单处理为了方便代销、联营供货商结算和减少月底结算的货款压力，每份合同可以设定多个“提前结算日”，每月可按提前结算日多次结算。功能说明：提前结算即系统根据合同“提前结帐日”，统计商品到该日为止的已销数量，在提前结算日的日处理时，自动制作提前结算单。界面：图4.1.1代销提前结算录入界面填写说明：提前结帐日：代销合同

30、“提前结帐日”定义方法，在合同管理说明中有详细介绍，此不赘述。结算内容：“提前结算单”只产生商品货款，且这部分款项将在月底结算单中被扣除；“提前结算”时不产生“费用扣款”特殊调帐商品，待月底结算时统一计算；折扣分摊、各项扣款、清算款额均在月底结算单中计算。结算数量和结算金额不允许修改。具体内容及操作方法参见“月底结算单”说明。删除结算单：未审核的提前结算单可以“删除”。审核结算单：录入完毕的结算单，待审核后才能生效。没有审核的结算单，将在下一次系统自动生成结算单时被删除，并重新统计生成一张新的结算单。 4.1.2. 联营商品提前结算单处理功能说明：联营商品的“提前结算单”只产生商品货款，且这部分款项将在月底结算单中被扣除；“提前结算”时不产生“费用扣款”特殊调帐商品，待月底结算时统一计算。界面： 图4.1.2联营商品提前结算单处理界面填写说明：生成结算单：根据用户所设置的联营合同结算日，系统在结算日日处理后即自动生成一张“联营商品提前结算单”。结算单内容：联营提前结算单中的数据为系统自动取值计算。联营商品日结算扣率、销售成本、后台折扣分摊明细显示在提前结算单中，但不产生相应的调帐商品，扣款、清算款