怎样做好展会策划.docx

1、怎样做好展会策划怎样做好展会策划1：尽量使展会专业；2：做好展会宣传工作展会策划是一个展会的“眼睛”，展会组织者通过它培育和挖掘市场，而市场透过这个“眼睛”看效益。 一个优秀的展会策划方案不仅体现了展会组织者组织展会的目的，更重要的是通过它来吸引广大商家参展、参会。从某意义上来说，策划方案就是一座桥，一头连着商家、采购商，一头连着展会组织者。组织者要通过这座桥把商家、采购商等邀请过来，商家、采购商等要跨过这座桥才能更好地触摸市场。可见，一个策划方案对组织好一个展会是多么重要。对展会组织者来说，一个优秀的展会策划方案要把握和处理好如下四个关键点：一是充分体现高度。这里所说的“高度”专指符合政策。

2、组织一个展会，组织者首先看到是它的市场潜力，但你所看见的“市场”，能不能开发，怎么能让它开发，就要靠“政策”来衡量和把握。这个时候，就需要组织者充分查阅相关国家文件规定，把国家对该展会涉及到的产业发展态度和意见该引用的引用，该转述的转述，该进一步理解的进一步理解。通过“引用”、“转述”、“理解”等方式，让展会策划方案合法化、合理化、合情化。因为合法，说明国家允许，有关部门就没有理由阻拦；因为合理，说明展会应该组织，应该搞；因为合情，符合当地发展状况，对产业发展，对经济发展有利，说明有关部门应该积极提供支持。所以，“高度”很重要。提高高度的政策来源主要有：国家和地方五年发展规划纲要；国家和地方有

3、关展会涉及到的产业发展政策（如意见、办法、纲要、通知等）；国家和地方领导在重要专项会议上做出的工作部署和重要讲话精神；国家和地方“两会”等重要会议、专项会议上政府工作报告和领导讲话；国家和地方主要领导的有关指示和批示等。二是解决“市场”问题。这是一个展会成功策划的要害，是核心。参展商参加这个展会有何收益，有什么样的回报？专业观众到会又有什么样的收获和价值？整个策划方案可以说要围绕这个核心来组织，并通过方案巧妙地解疑释惑。可见，展会策划方案并不好写，更不能轻易出手。因为参展商、专业观众了解展会的第一个“窗口”是它，因为参展商、专业观众能看到希望与商机的也是它，因为参展商、专业观众了解展会权威性、

4、可信度高低、组织者水平高低的还是通过它对一个展会来说，参展商关注的市场，最核心的是有一定目标数量的专业观众（采购商、经销商、产品使用者等）与会。至于说这个展会有多大的客流量，他们并不关心。或许有人会问，为什么这么说？与会圈外人士多了，问这问那的自然就多了，参展商不仅费口舌，而且还影响与真正有意向的专业人士交流、洽谈。参展商接触这样的人多了，自然十分劳累，万一此时再与专业人士交流，难免容易出现精神不济而影响工作。此外，如果参展商还带有手提袋、宣传册等赠予与会人员的物品，如果发给了圈外人士，手提袋可能留下了，参展商关心的宣传册便有可能被丢进垃圾桶，大量的非专业人士与会，造成如此不必要的浪费更大更多

5、，参展商不仅不会有收益，还会大大增加参展成本。针对这个问题，展会组织者要在策划方案中表明如下几个关键点解决方案：对展会的宣传力度、影响力度、号召力度；展会的专业化程度。比如保证专业观众与会的组织手段、途径、方式，历届展会专业观众统计信息、购销信息等；展会的权威性。比如组织者的地位与影响、该展会在业界的口碑与影响、与会专业人士以及领导、专家的分量等。对一个展会来说，与会专业人士（采购商、经销商、产品使用者等）关注的市场，最核心的是能有多少专业厂家与会参展，展出的是哪类展品，有没有能满足他们需要的产品，怎么能采购到他们既需要、价格有所优惠、质量又有保障的产品。 对此问题，展会组织者应重点围绕如下几

6、个方面去解答：参展企业的数量与分量，比如有多少家世界500强企业、有多少家大型跨国公司、有多少家国内业界龙头企业等与会；展品的先进性，如有什么样的世界先进技术水平产品、国内先进技术产品等技术含量较高的展品亮相；展会组织者如何保证以优质服务协助专业人士采购到他们所需的物美价廉的产品等；业内专业高峰会议组织情况，比如有哪些有权威领导、专家发布权威报告等。三是注意法律问题。现在会展市场不太规范，而且多数承办展会的机构属民营个体企业。这些企业为了实现利益最大化，在各种展会宣传资料和宣传活动推介中，虚夸展会规模、影响，虚报展会数字，虚列来头大的中央、省、市政府部门和机构等为展会支持单位，向参展商、与会观

7、众等虚承诺其他服务项目等，这些都是不良事件的由头和导火索，十分容易引发双方纷争，激化矛盾。如果展会组织者对此类问题处理不当、不及时，就极有可能被诉诸法律。总结全国媒体报道的案例，以及业界人士总结的此类情况和经验，如果展会上出现“涉法”问题，虽然不能说100由展会组织者引起，但可以说绝大多数问题都出在展会组织者身上。所以，做一个优秀的展会策划方案，文字表述非常重要，既要充分表达组织者的战略意图，又不能留下任何不良把柄或痕迹。四是创新问题。现在各地的展会一个接一个，不同题材的展会还好说，如果说一个城市有两个以上的同题材展会要举办，那么你这个展会要独领风骚，展会组织者就必须重点考虑你这个展会的“出新

8、”之处和“权威”程度。27五创意：让展会效果活跃起来会基本都能够聚集行业的精英，而且每一个企业都会非常认真地对待，甚至花大价钱请专业的广告策划公司进行谋划，也难怪很多业内人士戏称：如今的展示会，不仅仅是行业的盛会，也是策划人比拼的盛会。在对展会进行策划创意时，有一个基本的原则：就是实效。很多企业往往为了“花架子”，而忽视实际的效果。结果不是效果打折，就是导致成本的浪费。为确保创意的的实效，一般说一次展会的成功，就创意部分可以依据以下顺序进行。展会前创意：在展会开始前，就应该充分了解展会的形式和相关规定，以及主要参展企业，特别是自己展位周围的企业，以确保自己能够从参展众企业中凸现出来。了解展会的

9、相关规定，是要确保创意不要与展会的规定相左，要不一切创意职能是白费。展前创意，在SHUREN的案例中可以见一般规律，主要是围绕着如何聚集人气、如何留住人流、如何进行充分展示展开。具体的创意，要根据展会特点、企业资源、展位位置具体制定。现场创意：一个再周密的展会创意，毕竟是远离展会进行的，一旦到了展会现场，都难免有遗漏之处和突发事件的发生，在原有创意的基础上进行临时的补遗创意和对突发事件的合理处理，往往能够起到画龙点睛的作用。比如：在SHUREN昆明展示会中，我们专门用了一面墙做投影演示，到实际现场强投影幕布一挂，发现那面墙十分单调，3X3米的展会也显得死气沉沉。要重新添加易拉宝等宣传物，显然来

10、不及了，最后我们向组委会借来一个盆栽做点缀，效果一下子就活了起来。展会后创意：参加展会的目的，是要最终拓展市场，形成实际销售。而参展的经销商在展会中往往会接触很多企业和产品，展会结束后，经销商能否还记得住你的产品都很难说，更不好说能够主动来与你进行接洽。因此，展后的跟踪创意显得十分关键。很多企业在做会后的跟踪时，总是一个电话完事。如果，你能准备一个有创意的传真，又是什么效果呢？如果是企业老总亲自签名的一份回馈函，经销商的感受又会如何呢？还有一种情况是，展前创意有欠缺，而这种欠缺又不能在展会中得到弥补，展会后的弥补就显得格外的关键。26五按照国际惯例，专业展会并不是以参观者数量的多寡取胜。目前，

11、展览会评估与认证在国内还属于空白。然而，对参展商而言，展会评估的结果可以使参展商在不同的展会与其他营销手段之间的选择提供参考依据。对观众而言，尤其是为专业观众选择参观展览会提供客观的标准；对展会主办者而言，为打造品牌展以及更好的改进对参展商及观众的服务提供客观的依据。严格的观众定义是精确统计的前提德国被誉为展会王国，在展会的各个方面都已有一套相当成熟的做法。就观众的定义及会展统计问题，德国会展统计数据自愿控制组织（FKM）主席兼慕尼黑国际博览集团首席执行官胡明峰先生介绍说，购票入场或是在观众登记处登记了姓名和联系地址的人都被称为观众。记者、展商、馆内服务人员和没有登记的嘉宾不算在观众之列。这个

12、行规在欧洲普遍通用。在美国，参展公司的工作人员和其他的团体被称为“展会参与者”，部分也计算在观众数量中。只有有兴趣和展商建立商业关系的人才能算做观众。这对观众的定义是最为严格的。FKM隶属与德国展览与博览会协会（AUMA），AUMA是德国展览业的最高协会，代表整个展览行业的利益与政府沟通，负责提供业界的全面信息以供展商和观众用于研究与培训。FKM的77个成员中74个来自德国，另有3个是国外展览会组织者，包括意大利维罗纳展览公司VeronaTradeFairCompany、莫斯科MVK和中国香港贸易发展局HKTDC。FKM每年审核的展会数量由40年前的25个增长到了如今的约300个。德国举办的9

13、0的国际性博览会，80的地区性展会都由FKM审核。而FKM只负责审核展会数据。对于如何收集、发布展商数量、展示面积、观众数量和观众结构分析，FKM有自己的一套规范制度，强制适用于FKM所有成员。成员是否执行规范最终由公众会计师审查。有专家认为，对中国来说在中期建立一个全国性的审核系统是很必要的，因为目前中国的展会组织者使用的统计标准五花八门。对展商、观众和媒体来说，要了解展会真正的规模和影响是十分困难的。展会统计数据的透明化会令整个中国展会市场受益匪浅。然而，一部分展会组织者仍旧抵触这种透明度，他们从自己制定的标准中得利，这是不利于会展统计和评估的普及的。观众的质量比数量更重要德国在中国举行的

14、展会，和中国同类展会相比，对媒体宣布的观众人数要少得多。对于慕尼黑博览集团5月份在上海举办的物流展的展会报告，虽然现场人气看上去比较旺，但会后统计的观众数量只有9000多人，对此，专家分析，慕尼黑国际博览集团在中国所办的展会主要是针对专业观众。观众在拿到入场券之前必须进行预登记。因此，慕尼黑国际博览集团知道准确参展观众的人数和性质（专业观众或普通观众），媒体和未登记的嘉宾并不算做观众。与中国的同类展会相比，慕尼黑国际博览集团所办展会公布的观众人数通常较少，但这并不影响展会的声誉。胡明峰认为，对于展会，最重要的是观众的质量，而不是数量。展商和其目标观众有了密切接触的机会后才更有可能进行商务交流，

15、展商参加展会的目的也因此达到。如果展商面对的是数量更多的普通观众，他们就需花费更多的时间和力气从其中分辨出真正的客户。(责任编辑：本站)26五展览会商务邀请函实例分享 教你写会展邀请函会展活动商务邀请函（信）基本内容商务邀请函的基本内容包括：会展活动的名称、举办城市、地点、时间、背景、目的；主办机构和组织机构；会展活动的内容和形式、特点等；主要参加或参与对象；会展活动的相关收费标准；联络方式以及其他需要说明的事项。会展活动商务邀请函（信）结构与写法1、封面通常会展活动商务邀请函的封面会显示此商务函的性质。普通的商务邀请函（信）封面以会展活名称、主题、主办机构、时间、地点五项内容为主；而特殊的商

16、务邀请函（信）。则在封面上只注明会展活动组织者或项目的名称、收信机构或人员的相关信息并注明“通知、特函、”等字样。2、标题由会展活动名称和“邀请函（书）或（信）”组成。会展活动名称可以分为三个部分：基本部分、限定部分和附属部分。其中基本部分和限定部分构成展览会名称的主体。例如：第十届中国家电产品博览会邀请函（信）、第十二届中国国际机床机电展览会邀请函（信）。3、称呼邀请函的发送对象有三类情况：（1）发送到单位的邀请函，应当写单位名称。由于邀请函是一种礼仪性文书，称呼中要用单称的写法，不宜用泛称（统称），以示礼貌和尊重。（2）邀请函直接发给个人的，应当写个人姓名，前冠“尊敬的”敬语词，后缀“先生

17、”、“女士”、“同志”等。（3）网上或报刊上公开发布的邀请函，由于对象不确定，可省略称呼，或以“敬启者”统称。4、正文正文应逐项载明具体内容。第一部分背景说明。写明举办会展活动的背景和目的；第二部分组织说明。对会展活动组织结构的进行介绍，包括的主办者、协办者、承办者等；第三部分是时间与地点。根据会展活动设定的举办日期、结束日期与举办城市、地点进行描述。第四部分是会展活动的具体内容介绍。主要包括了会展活动的展区划分、展品设定、同期活动、展示服务、会展活动的特点、会展活动的收费标准等相关内容；第五部分联络信息。写明联系联络信息和联络方式，包括传真、电话、邮箱、负责人等。结尾处也可写“此致”，再换行

18、顶格写“敬礼”，亦可省略。5、回执回执是被邀请方根据需要和可能而给予的一种反馈信息。通常会展活动的回执内容格式统一的会展组织者进行制定。包括了：参与者单位信息、参与类型、具体展位或广告位、会议活动预定事项、参与人员信息、参与时报到信息说明等。6、落款会展活动邀请函的落款，通常是会展活动的组织机构名称加盖相关印章。如果是多家机构共同主办或承办，则由多家机构共同签名盖章。以证明此邀请函（信）的真实性与合法性。同时注明邀请函（信）的制作发布时间。7、附件附件是会展商务邀请函（信）的附属资料，与商务邀请函具有同等的法律效力。附件主要包括会展活动的相关说明、规定、制度、报展注意事项、人员信息表、服务内容

19、等相关文件。附件是商务邀请函（信）不可分隔的一部分。重要提示：会议活动与展览活动、节庆活动的邀请函在写法上与内容上有很大差别，通常大型的展览活动设计到的内容较多。例如：布展规定、进场规定、商务租赁申请等；通常在大型展会活动邀请函（信）中，均包括在内。而会议活动，则通常在收到回执后，在发去相关的入场须知等信息。不同的会展项目需根据实际情况进行合理处理。切不可照本宣科。26五会展策划流程分析会展策划流程分析一共分为六点：包括市场调研，策划方案的撰写，培训，材料制作，展台布置，相关服务，活动评估。会展策划流程一：对企业进行有针对性的市场调研收集有关本项目的各种资料，包括文字、图片以及录像等活动资料。

20、对收集的资料要分类编排，结集归档。会展策划流程二：制定详细完整的会展策划方案。确定会展的目标市场，会展的规模，展品的选择，评估观众数量的多少和 展览面积的大小以及参展的费用预算。会展策划流程三：实施前的培训。让全体的实施工作人员理解策划方案精神，熟悉策划方案要求，掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。会展策划流程四：印刷材料的设计制作。利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传，扩大企业的影响力，吸引更多的目标客户。会展策划流程五：展台的布置及展示。设备的调试安装，展台的人员配备。会展策划流程六：相关的会展服务。根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；根据参会人员的喜好

21、，预定各种形式的餐会，推荐不同的用餐地点；根据参会人员的喜好，为您设计不同的休闲方式，设计专门的旅游线路，介绍下榻酒店附近的娱乐设施。会展策划流程七：做好对活动的评估。开好总结会，做好善后公关工作。25五如何促使参展商连续参展参展商在展览价值中链中的地位一般而言，一个展览能够进行，必须有四个首要因素：主办者(展览公司)、参展者(在有些展览中，主办者同时也是参展者，两身份同一)、客商(观众)和场馆。在商业性展览中，主办者的收入主要来自参展商。足够多的参展商的介入，是展览得以运转的关键。主办者的主要收入，他所赖以活动的舞台，以及展览的社会效益等，均由此产生。虽然并非所有的参展商都能带来利润。但这丝

22、毫不会降低参展商在展览价值中链条中的地位。买家应邀参加展览，会给运输企业、宾馆、酒店、旅游公司等各方面带来社会效益，但不会给主办者带来直接的经济效益。因此，从一定意义上可以说，买家也是为参展服务的。参展商连续参展是展览公司的利益所在对一个定期举办、连续举办的商业展览而言，展商的连续性参展显得十分重要。首先，参展商是否连续参展，常常是一个展览成功与否的重要指标。这是因为，展览中的成交统计，常常不能准确反映展览的实际成效。但是，参展商对展览实际上有自己的客观评价。展览办得好，参展商是否连续参展，在相当意义上可以说是对上届展览成效的一个客观评价的反映。这是展览公司进行招商招展宣传的一个重要资源，一个

23、亮点，对降低招展费且具有重要的作用。其次，对展览公司而言，参展商连续参展的所带来的利益，还表现在拓展新老客户所需费用方面的不同。有人认为，开发一个新客户是维持一个老客户成本的5倍。因此，有专家说：“保证主办单位最大利益的一个方式是一定要保持现有的展商”。参展商的参展益益是展览综合效益的体现展览的效益是综合的，它抱括经济效益和社会效益两个方面。参展商效益表现在很多方面，其中获得订单是根本的，其他方面都是围绕着这一点展开的。树立参展商在展览公司客户群中的核心地位对展览主办者来说，树立发客户为中心的思想，在很大的程度上是树立以参展商为中心，为参展商服务的思想。协助参展商提高参展效益如前所述，参展商的

24、参展效僧，取决于诸多因素。这里只从与展览有关的方面作些分析。（1）、加强与参展商的沟通，选派好参展员工，做好客商的接待工作。（2）、提请参展企业重视客商邀请工作。（3）、服参展企业转变观念，加大广告投入。（4）、敦促企业重视展位的设计与布置关心参展商，重视彼此的忠诚度我们反对单纯做主张提高参展企业的忠诚度的说法，而倡导展览公司与参展企业彼此忠诚，也就是两者之间应建立一种新型的关系，平等对待，彼此尊重，诚信守法，互惠互利。由于参展企业是展览公司的“衣食父母”因而展览公司应该主动开展这方面的工作。（1）、展览应及时总结每次展览举办的情况，发现问题及时改进，或在下次办展时间改进。需用要强调的是对参展

25、商服务方面，应做出详细的检讨，一条一条地予以落实，改进。（2）、关心参展商成交情况的落实，总结参展商的经验和教训，并通过适当途径向其他企业介绍，以提高参展商参展效果。（3）、举办参展企业培训班，就企业参展的有关问题有关专家讲座，灌输新思想，转变旧观念，提高参展企业实际操作水平。（4）、开展联谊工作，如通过会员俱乐部等组织形式，加强展览公司与参展企业联系。展览公司可以通过一定的途径，向会员无偿提供一些商业供求信息，为重点参展企业提供展览知识方面的服务以及优先保证他们参加展览公司组织的各种增训等。（5）、为鼓励参展商连续参展，展览主办者方可视情况，对连续参展商的企业给予一定的展位费减免优惠。25五

26、如何调查展览会的基本情况？一般从以下几个方面着手：1. 地点、时间2. 名称、组织者地址3. 场地安排及有无场地可供租用(效果好的展览会往往无多余场地可供新展出者租用)4. 场地费用5. 有无标准展台，其内容及规格6. 租场截止期7. 可供租用的设备、费用、预租截止期8. 有无装饰用品，其费用标准9. 有无服务人员(招待员、解说员、翻译等)及收费标准10. 设计、施工、装修、运输、报关、摄影、清洁等服务公司的名称、地址及收费标准11. 保险、安全安排12. 目录刊登截止日期13. 展览会新闻服务所用宣传材料的收取截止日期及材料要求14. 组织者对包装的要求15. 展品及道具最晚抵达日期16.

27、旅馆位置及收费标准17. 招待设施25五一个成功的展览会策划16%的规则要把你的时间和精力都用在刀刃上，因为只有16%的参观者会对展览会上单一产品的服务感兴趣，以此确定成本效率和潜在的销售带头人数目。制订可衡的目标获得一定数量的销售带头人，签订一定金额的销售合同，向新闻界送有关新产品和服务的报道，用新的或更新过的产品测试市场，联络和接洽一些特定贸易的企业，或者是增加直接邮购的对象。制定预算展台空间、建造和拆除、特别的广告赠品、运输费用、视听器材、电力开支、电话服务、附属材料、人员旨、广告、机票和酒店住宿费等。为你的展览撰写关键广告词为你的展览会设计一个主题，如果你试图接触某个特定的团体，就得设

28、计一个主题去对那个团体表明你的意图。发请柬发请柬给那些真正感兴趣的潜在客户，注明你的展台和一些有关的新服务项目和新产品的消息，也可以配合使用展览会为您提供的展商专用请柬。我们 建议把25%的展览资金花在发请柬上。创造一个吸引人的展台环境记住，一个贸易展览会上，你的展台应该在不到5秒钟的时间内引起某个客户的注意。如果你的展台布景使用超过4年，就要利用新的颜色和外型布置一下。选定特殊广告要求参观者填写调研表格，然后送上富有创新意义而实用的赠品。训练员工让您的员工接受训练，学习介绍产品和提供服务、熟悉展览会的礼仪、知道怎样达成交易、熟练制定一个销售带头人、让贸易保持活力。选择引人注目的形象先要确定自

29、己在贸易会上的形象，让员工参与，集思广益。有时，西装会是很好的选择；有时，合身、配套的上衣或T恤衫会引来潜在顾客的询问和寻求帮助。接触新闻媒体把你的新闻稿寄给新闻媒体，包括新产品的信息和服务，再复印一些老产品的信息以便在展览会上分发。25五展览公司选择场馆不能盲目对于中小型企业来说，对展馆的选择总是存在盲目性，无法认识到自举办的展览和场馆大小的关系，随意性的选择场馆，影响展览效率，导致事倍功半。本文就从中小型展览公司入手，讨论如何避免办展的盲目性。从展览发展的趋势来说，必然朝着规模化、专业化、国际化的方向发展。但是这种优势是否能作为展览公司选择办展的凭证？据记者观察，其实一般中小型的展览放在偌

30、大的展馆，比如放到新会展中心并不都能收到更好的效果，由于展览规模的不足造成与新会展中心庞大的面积之间形成一个巨大的空间反差。不要说参展商觉得不舒服，对观众来说也是一种折磨，笔者曾经绕了大半个会展中心，才找到一个小型的展览。更重要的是，这种反差直接影响展览的效果，由于展览馆面积庞大，造成人员稀疏，不利于集中在一起展示。而在中小场馆，可以很直观地找到展商，观众容易通过对比找到合适的展位。在展览业不断发展的过程中，中小型的场馆扮演着展览孵化器的作用，这是对中小展馆寻求自身的定位的最好表述。每一个展览项目从成立之初不可能马上达到很高的水平，其中必然有一个不断发展和酝酿的过程，这一过程放到中小展馆去实现

31、对展览公司是最划算的事。等发展到一定阶段，实现规模的扩张后，再将展览转移到硬件条件更好的展馆，广交会就是一个最好的例子。选择场馆办展，承办商尤其是首次或者较小型展览的承办商不能盲目求大，除了展览的效果要考虑外，展览题材也必须考虑。一般综合类展览可以放在面积比较大的展馆，但是专业的、面积又不大的展览放在中小型的场馆举办效果要更好一些。25五换种思维方式办展会“跳出会展思考会展，跳出展会办展会”，一位专业人士在内部研讨会上发表了这样的观点。他认为，不少会展从业人员都对会展存在一定的认识误区，导致许多展览会停留在“作秀”的阶段，并没有真正实现为参展企业服务的功能。确实如此，E展网参加过不少展会的开幕式，庞大的开幕式上一般都会有请一些政府部门的相关领导剪彩、讲话表示祝贺。其实，这都是主办方做给参展商看的。其一是为了显示展会的级别，其二是为了让参展商看到主办方所做的努力。但是，这些仅仅是参展商判断展会很小的一个标准，参展商更关注的是参展效果，比如观众的质量、数量，比如现场的交易量、签单量等。一句话，