如何设计工作岗位说明书文秘知识.docx

1、如何设计工作岗位说明书文秘知识如何设计工作岗位说明书 如何设计工作岗位说明书? 无论是在职企业的HR从业人员还是有志于在人力资源管理专业有所成就的初学者，工作岗位说明书设计的是否合理决定了其人力资源管理体系基础的夯实度。相对许多企业的刚刚从事人力资源管理工作的人员而言，或者已经在这个岗位工作许久的人来说，我常常发觉很多企业不重视工作岗位说明书的设计及应用。如此，就会出现企业这种和那种使企业老板或HR感到困惑的事情发生，其实很多问题就出在工作岗位说明书的设计、推广和应用上。 人力资源的工组岗位说明书体系，不仅包含岗位的基础信息、岗位的职责和权限、岗位的目的、能力素质模型等，同时通过这些模板的设计

2、和应用就能充分体现一家公司人力资源管理水平的高低。 一.设计工作岗位说明书的前提： 工作岗位说明书的设计是基于公司的组织机构图而设计的。我经常发现企业的HR从业人员往往忽视工作岗位说明书与组织机构图的内在联系，有很多企业的老板或者HR并没有深刻认识到这一点。老板不懂也就罢了，但是作为HR可不能不懂。之所以很多企业的人力资源管理者不受到老板的重用，不是老板不识货或者不重视人力资源管理，而是人力资源管理人员的水平仅仅停留在招聘、考勤及简单的日常工作层面上。为此，HR埋怨自己的工资不高，怨恨老板有眼不识金香玉，却从来没有认真检讨过自己的不足。 为此，在设计工作岗位说明书前，人力资源从业人员首先要审视

3、自己公司的组织机构图是否合理?公司的人力资源配置图与组织机构图的搭配是否科学和紧密?知不知道什么样的组织机构图和人员配置图是科学的?为什么这样搭配才是科学的、合理的? 作为企业的人力资源管理者你这样设计的组织机构图对公司的战略实现起到哪些推波助澜的作用?作为HR你思考过这些吗?假如你忽略了组织机构图与工作岗位说明书的这些关系和必然联系，那么你设计出的工作岗位说明书在企业的实际应用中肯定效果会打折。 为此，一个专业的HR一定是一个懂得组织机构图与岗位说明书密不可分的人才。从事HR的很多，但是真正称得上人才的HR很少，原因多数来自HR不专业、不用心的缘故。 二.工作岗位说明书设计的程序与注意事项：

4、 1、名称的确定： 工作岗位说明书也叫工作职务描述书，无论名称确定哪项、其核心内容基本都有以下构成。对于初学者来说，掌握了这种模式及方法对于今后的工作将会获得很大的帮助，随着工作的经验的不断加强和深入，日久天长自然就会领悟其中的奥妙所在。 2、编号的应用： 编号是组成工作岗位说明书的另一个组成部分，一家具有一定规模的公司将会越来越重视编号的应用。作为HR编号的确定是为今后便于查阅和规范人力资源工作管理而设计，所以从一开始就要引起高度重视，不要等到需要编号的时候再去编号，那样不仅工作效率提高不上去，同时也不便于公司规范化管理，便为以后公司完善 CIS企业行为识别系统时打下一个良好的基础。 怎样设

5、计编号?例如：HRM-GG-001,HRM代表着公司人力资源管理，GG代表公司高级管理人员的拼音字母代名词，001代表着高级管理人员的编号。假如这是一家集团公司下设很多分公司，那么遇到这种情况如何在编号上区分出来呢? 例如：一家市政公司下设一个预制件厂，还有一个沥青厂，这个时候你可以在编号上这样设计就能分开，便于人力资源系统化查询。 HRM-YGG-001,HRM-LGG-001,Y代表着预制厂的拼音符号，L代表着沥青厂的拼音符号，这样以来便于人力资源管理的保管和查 GG 代表高管，也是就公司厂长、副厂长等级别的人物。那么高管级别以下的主管如何编号呢?可以这样：ZG、CG、ZY、GR等，分成主

6、管、次管、职员、工人，如此你的工作岗位说明书的编号就算完成了，不过整体工作岗位说明书完成后不要忘记还有一项重要的工作就是，关于编制工作岗位说明书的名词解释和岗位说明书编号明细表。这样你的人力资源工作才能做细、做好。 三、岗位基础信息： 岗位基础信息包含以下几个方面，当你完善这些的时候才便于你去人才市场招聘人员，否则，让内行人一眼就看得出来那些在人才市场招聘的企业、那些负责招聘的人员是不规范的。一个在人力资源管理上不规范的公司不难想象出是个什么状态。为此，岗位基础信息里需要包括如下内容： l 岗位名称：如总经理助理。 l 岗位编号：如HRM-CG-004 l 岗位部门：如总经办 l 岗位定员：如

7、2人 l 直接上司：如总经理 l 直接下级：如暂无 l 职务级别：次管级 l 薪酬类型：如月薪制、年薪制或其他 l 所辖人数：如暂无、如分管XX科室 l 可升迁岗位：主管级 l 可替换岗位：主管级或次管级 l 书写人： l 审核人：XXX l 编写日期：2019年5月10日星期一 l 注明解释：HRM代表公司人力资源管理文件，CG为拼音符号，C代表着公司次管级别，G表示管理者，004代表查阅编号。 以上的基础资料才能让应聘者一目了然看懂自己在公司的位置及职责所在。 四、岗位在组织机构中的位置： 也就是说，工作岗位说明书的组成部分离不开岗位在组织机构中的位置这个展示。这样表明有助于应聘者或者人力

8、资源的从业者清晰明确岗位在组织机构中的位置和重要性。 那么，是不是把公司的组织机构图原封不动的在此列出啊?答案是否定的，只要将公司的各个中心或部门列出即可。旨在让受聘人一看就能明白自己所处的部门和位置即可。 五、岗位目的： 企业用任何一位员工，尤其是管理层人员都会因事设人，当然有时也会因人设事。无论哪种方式其目的是相同的，即为了实现公司的战略目标而设定的岗位。对此，HR在书写和编制岗位目的时，千万记住该岗位是围绕着实现公司整体战略服务而描绘的职责、任务、目标提炼的经典话语。不能太过于啰嗦，因为具体的职责会在下项岗位职责中具体描述。所以，HR在编制时既要围绕企业的战略目的又要涵盖日常工作的内容而

9、设计。 其实，从某种角度而言，这也是人力资源管理对员工绩效考评的依据，而岗位具体职责部分则是分开量化而已。在此不赘述。 六、工作关系： HR在设置工作关系时，通常的情况分为公司内部关系和公司外部关系。内部关系主要是针对该职位所在公司的衔接部门及沟通指数而设定。可以设置模块如下：单位、人员及部门、频繁程度。其中在频繁度里包含频繁、经常和偶尔三项。 单位是指这个岗位需要与内部的沟通部门，如总经理的助理，需不需要与董事会成员沟通?需要。需不需要与行政部、市场部、生产部及策划部等沟通，需要。如此，作为HR你在设置内部关系时就要考虑该职务需要与哪些部门及人员沟通。 另外在编制频繁程度时可不是瞎写的，要考

10、虑到该职务和总经理的工作作风等等因素。 有的是频繁，有的就应该是经常，有的只能是偶尔。这其中的奥妙很多，要观察高级管理人员之间的复杂关系和排斥、嫉妒等等因素在里面。 公司外部的沟通关系，就更需要你了解更多的情况才能制定。不仅要掌握该岗位人员的学识、见识、为人处世的技能，同时还要了解该岗位人员的口才和社会交际本领等。 在你设计这些的同时，还要考虑下一步你在设计工作岗位说明书承担职责那一块，因为二者是有连带关系的，否则你的绩效考评就会流产。人力资源管理是一个专业性很强的工作，同时也是一项动态性很强的管理工作。所谓动态性很强是指无论是人还是工作环境都时时发生着微妙的变化，它需要从事人力资源管理的工作

11、者对事对物都要具有良好的驱动力、情商、更要具有丰富的知识阅历等。 七、工作摘要： 工作摘要与工作目的有着不同的概念区分。从总的原则来看，工作摘要就是将承担职责的主要概况进行描述。 例如：还以总经理助理为例： 为总经理的日常工作事物处理好各方面的协调关系，为总经理制定的年度工作计划提出合理化和科学化的建议，为总经理制定的公司战略提出可行性的分析报告及战术推进计划等。 对内不仅与公司各个部门的领导保持经常性的接触，同时还要给总经理提供与各个高管人员接触后留下的印象、工作作风、可用程度、发展空间等等感悟与评价，以便给总经理提供各部领导晋升、降级、奖励和惩罚等参考依据。对外协调与总经理接触频繁的政商两

12、界领导，便于弥补总经理因事物繁忙而疏忽的事项。 你在编写工作摘要时，首要考虑总经理到底需要一个什么样的助理?总经理的性格、爱好、脾气、容忍度、社交群体、文化素养、成长环境、为人处世的诚信度等等。这些详情的了解是你选择与书写工作摘要必须要慎重思考的，否则最终老板就会责备你不会选人，责任全在你的身上。再有你对这个助理的绩效考评如何推行?会不会搬起石头砸自己的脚等等。 你在设计这些工作摘要的时候可要谨慎啊，否则你接下来的绩效考核不能有效的展开，老板会认为你华而不实的。很多企业的老板不会是说自己不好，而是埋怨你这个人事部长太弱。生活在一个多数老板依靠机遇发财、文化程度尽管不高、但是虚荣心很强的时代，人

13、力资源管理者不仅要专业，而且还要懂得什么样的老板什么样的手段对待，否则的话，你按照什么以人为本，科学发展观等等口号教条的东西生搬硬套是不行的。 八、承担责任： 这部分是整个工作说明书的重点部分，这个部分设计的好坏直接关系到下一步的绩效考评工作的有效进行。如果你是一个专业人士，你通过一家公司设计的承担责任这块就能看出这家公司的人力资源部长是否专业?同时也能判断出这家公司的老板及手下那些副总是否懂得企业管理或者人力资源管理等。 你会经常看到很多不懂或者不专业HR设计的承担责任这一项时，每个开头都写负责什么什么?就看这一点，这家公司的HR就是个庸才。并非负责什么写的不对，而是不细化，正因为不细化便出

14、现很多公司没有执行力，而老板却不知道到底原因出在哪里?也不明白他启用的HR是个废人。这年头，做企业的老板再也不像从前了，只要有钱就能办公司，不是儒商很难做强做大企业的。 那么如何正确书写或者编制这块呢? 首先作为HR要懂得专业工具的运用，也就是说这部分HR要运用岗位说明书常用动词表。在常用动词表中借鉴和思考运用的名词与工作要求相匹配，如下： 一、 规划： 规划的解释为：为实现组织的长期发展目标和长期利益，对组织的发展方向、资源配置、实现目标的途径和手段所作的安排。 从上述的解释来看，那么HR在编制说明书的时候，是否要考虑给什么职位的人编写时要写上规划?警卫人员需要吗?做饭的食堂师傅需要吗?车工

15、、钳工、焊工等需要吗?这些人是不需要的。只有高管层人员才需要，主管层也有需要的，但是次管层就是执行层了当然很少需要的了。明白了这些，你在给高级管理人员编制说明书的时候第一项就是有规划的内容。试想，一个没有规划或者不会规划的高管，能做好工作吗?民营企业或者外资、合资高级管理人员可不同于公务员之类的那些共产党的领导 所以，董事长、总经理、副总、人力资源部长、生产主管、销售主管、企划主管、财务主管等，在编制工作岗位说明书的时候一定要编写规划一项。什么职务编写什么与职务有关的规划。 我今天与两个在公司里做财务的人员交流，问他财务人员主要职责是什么?这两个人的回答都不清晰，不难想象与判断出这两公司在经营

16、与管理上的滞后，否则他的财务人员只会整理帐务，不会规划财务。这就像社会上很多人考财务证书，但是从来就没有认真思考过怎样才能升迁财务总监，作为财务总监除了掌握财务知识外，不懂6S 管理如何根据数字报表判断费用的增加与降低来源之处? 所以在给公司高管层设计规划时，一定要围绕公司的战略层面编制。在给主管层设计时既要考虑战略层又要考虑执行层的多种要素。 二、计划： 计划与规划有相同的地方也有不同之处。计划的解释为：规定组织的目标，制定整体战略以实现这些目标，以及将计划逐层展开，以便将协调和将各种活动一体化。 如果是这样的要求，这就需要公司的高管层、次管层人员在编制工作说明书时都要有计划这一项。规划属于

17、公司的战略层面，而计划多数是指战略的执行层面。所以对于公司执行层管理人员的计划能力的素质要求就很严格，会不会计划?能不能分解战略?如何有效逐层展开计划，推行计划等，这是考验企业中层领导的核心所在。 看看那些老国营企业，是不是都在各个科室的墙面上，用个相框写着工作职责?有用吗?没有用。有人照做吗?没有。有人天天抬头就能看见的职责一问三不知，什么原因呢? 你再看看那些工商、税务、派出所、村部、财务等等办公室的墙上不是都有这种所谓的职责明示吗?结果如何?你再看看哪些成功的大公司墙上一个这样的虚张声势的东西都没有，其结果为何很好啊? 三、 起草： 起草的解释为：将思想转化为书面文件的过程。凡是企业的高

18、管层、次管层与执行层人员是不是需要经常起草文件?生产部门主管出现了质量事故需要起草不?销售部门的人员需要起草市场调研报告不?总经理的文秘或助理需要起草各种会议文案不?采购部长需要起草关于购进材料的请示报告不?都需要。这些需要还仅仅是日常工作的简单行为，更主要的是要起草与本工作相关的推进工作的方法、构思和建议等等。为此，HR在给管理人员设计说明书时，你没有清晰明确的起草要求，就导致企业的执行力欠缺。 四、拟定： 拟定与起草差不多，但是凡是需要向上级领导汇报的它的准确用词就是拟定。拟定的概念就是：提出文件或制度的草案，并提交上级领导审议的行为。 所以HR应该对所有公司的管理人员，在编制说明书时要有

19、拟定的用词，至于根据各个职位的不同，该职位需要拟定的文件或者制度不同而已。 所为拟定就是还没有经过主管领导批准和认可的前期文案，什么职务的人员需要拟定什么呢?如果作为HR你要在工作说明书里明确地标明出来，否则，公司的管理人员不逼到头上会主动写拟定?所以，HR一定要在工作说明书中依据本职务的权重而设计需要该职位拟定的文案和制度。 为何很多企业的人力资源管理者不受到重视?为何有的人力资源经理在企业的地位很低、有的却很高，原因源自此的运用和奥妙。当人家不怕你的时候，你的地位自然很低，当你的绩效考评让他胆战心惊时，你的地位自然就会很高。 五、制定： 在人力资源管理体系中的工作岗位说明书里，作为HR的从

20、业者，在给公司内部各个岗位人员设计承担责任栏目时，有关制定的运用，通常而言是归属于管理层人员时所采用。当然普通的职员也有类似的描述，但是仅限于特殊工种或者该工种的工作范围有着经常书写报告的规定，那么亦可用此。 制定-战略、目标、方案、制度、计划等内容在获得批准之前的形成过程，包括拟定、修改、讨论、审核等环节。 如何你是个人力资源部长，你不难从中领悟到制定这个词的运用。所以在给管理层人员设计工作职责时，制定的词不是随便写的，要根据公司组织机构图对该职务赋予的期望及满足公司战略经营发展目标而设定。当然了既不能生搬硬套，又要灵活掌握。 六、组织： 让我们先看看组织是如何释疑的：是通过设计和维持组织内

21、部的结构和相互之间的关系，使人们为实现组织的目标而有效协调工作的过程。 作为HR你如何运用组织编制工作说明书呢?比如：一个生产部的部长他应该组织什么?这时你就可以很容易地想象出生产部长一定要组织生产、会议、质量、纳期等等。那么你需要写多少个组织啊?记住：一个优秀的HR人员在编制说明书时，针对一个职务最多不能超过两个组织。通常我在编写时绝对没有第二个组织字眼的出现。为此，工作岗位说明书的设计是个费神的工作，不仅要具有极强的人力资源管理的专业知识，同时还要懂得6S生产现场管理，要不你写出的生产部长的说明书会流于形式而不实用。同样，如果你不懂得AS售后服务体系，那么你给售后服务部部长所设计的也会缺东

22、少西的。所以很多公司的人力资源部长就会去XX上查相同的东西，结果不伦不类的，其效果可想而知。这种现象的产生直接导致很多公司没有执行力。 七、管理： 管理-运用组织赋予的权利和资源，同他人一起或者通过他人更有效地达成组织目标的过程。 这就是管理的释疑，你如何设计呢?例如：一个采购部长，你在设计说明书时应该考虑哪些因素? 1、 采购部长应不应该管理团队?应该。 2、 该不该管理当月采购计划的有效完成?应该。 3、 通常锁定的供应商原材料突然短缺，该不该管理?我想生产部长可不管你那些，你采购部长进不来原材料我拿什么生产，不能给客户发货能是我的责任吗?巧妇难为无米之炊!看看事情是不是一环套一环啊，你在

23、设计说明书的时候仅仅考虑采购部长还不行，还要思考与其相联系部门之间的关系与协调。否则为什么那些大学里学习几年人力资源管理的学生企业不愿意要啊，就是这个原因。 所以，我在给徒弟讲课的时候一再重申：管理的概念就是懂得心的经营并具有超越常规的管理人才。徒弟们一个个都蒙头转脑了，从字面上话可以理解，但是拿到真刀真枪的战场上能得心应手运用自如的人，没有几年的努力是做不到甚至做不好的。 八、实施、落实： 实施、落实-按照计划安排行动，确保完成既定目标。 HR在书写这块的时候首先考虑的是这一项多数针对管理层的，尤其是执行层人员的岗位说明书中涵盖多一些。无论实施还是落实都是执行某一项或多项工作，那么你怎样编写

24、呢?我列举一二，从中你就领悟了其中的方法。 例如： 1、董事长的工作说明书关于实施、落实应该如何编写。董事长是公司的最高决策者，他需要实施去哪里购买扫地的拖把吗?他应该落实食堂今天中午的白菜洗干净没有吗?他不需要，因为他不是实施这些事情的，为此，你在编制董事长的实施时，首要思考的是站在企业全局的层面上董事长应该做什么?这时你的思考方向对了，你的实施就有内容量。 如：实施公司年度制定的新建一处分公司的战略计划有效推进，组织各部门领导定期举办项目进展会议，协调在推进过程中出现阻碍进程的重大事宜。 2、如果同样是一家公司，也就是这家正在筹备分公司的总经理，如何编制落实这一项呢? 如：落实总公司制定出

25、的分公司筹备工作逐项推进与验收工作，确保在筹建过程中依据战略目标组织进程、控制期限、跟进项目及反馈信息。 你看看，这样编制不就是既符合总公司的要求，又便于董事长监督与考核分公司总经理的工作吗?为此，人力资源在编写说明书的时候千万记住不是给分公司总经理编写的就只是想到这个总经理，还有考虑到其相关的与之有着密切关系的人员，他们相互之间的工作说明书都有着千丝万缕的关系。 九、贯彻： 贯彻-在组织中层层下达指令，使组织接受并执行某项规章制度、规定、规范等内容，并对执行情况进行监督检查，确保达到预期效果。 我们从事HR的人都知道，人力资源的绩效考评依据何在?其中之一不就是考核工作岗位说明书承担责任这一块

26、吗?所以，相对企业中的管理者能不能有贯彻能力是考核是否合格与优秀的重要指标之一。为此，你在设计说明书时就要考虑全面些，既考虑到将该职位所应该承担的职责写进说明书中，又要考虑到你写完后下一步的绩效考评如何使用?否则你岂不是搬起石头砸自己的脚吗? 当我们看到贯彻的时候一定要想到只有部门领导才具有贯彻的权利。职位高一些的就贯彻相对而言大一些的战略和制度，职位低一些的就要给他编制如何贯彻的方法，贯彻后人力资源如何跟踪、检查和监督等问题。这样你在编制的时候头脑里就有了概念，那么，接下来你的绩效考核也就顺其自然不脱节了。 十、指导： 指导-对工作的方法、思路、步骤、规则给予指导、建议和引导。我们仅从名词的

27、解释中就不难看出来，HR在设计指导这个责任时分量有多重要?绩效考评的指数有多高?所以，工作岗位说明书不仅仅是为绩效考评准备的，同时也是为招聘所必需的。 很多公司天天埋怨招聘不到好的人才，可是从来做HR的就没有思考过为何招聘不到好的人才?老板当然不懂了，就知道以增加工资待遇为砝码，三千工资找不到，再加500元。就这样即便你招聘到了人才会长久吗?能留住吗?遇到竞争对手给5000元是不是就跳槽了? 再说了，你没有一份好的、优秀的岗位说明书，你能选到好的人才吗?看看，不仅公司分好坏，一个工作说明书也分好坏，更何况很多公司还没有工作说明书呢，有的就是责任挂板。 如：财务室的墙面上，写着会计岗位责任、出纳

28、员工作职责等就万事大吉了，就认为我把你的职责挂在你的办工桌上方了，你天天抬头就能看见的。可是你见过这种方式在人力资源的管理中能发挥着举足轻重的作用吗?不能。中国人几千年遗留的形式主义至今还根深蒂固地影响着企业老板的寿命。 对此，HR在写指导这块时要考虑到该岗位具有哪些对下属工作方法的指导?这个职位结合公司的实际情况他能指导哪些工作?他是否具有指导能力?如果他自己都不能指导自己，还能指导别人哪些? 从该项中人力资源从业人员在编制时就要考虑这个职务他的指导能力，都需要知道什么?他应该给下属哪些思路?在工作岗位说明书中如何描绘这些思路?在绩效考评中用什么方式解决考评其指导能力的模块? 十一、协调：

29、协调-调节工作中出现的矛盾，使工作能够顺利进行。 如何书写调节?调节也是针对部门领导职务而设定的，根据每个部门领导所涉及的工作范围、工作特点和工作方向而定。 如：采购部长的说明书 协调销售部和生产部之间的销售计划与生产计划的密切衔接，及时弥补因销售部门临时增派销售任务订单给生产部带来的生产计划变更，继而所需的原料及配件采购。 你看看，这样不仅把采购部长的工作职责写进去了，同时也用说明书的形式督促采购部长打造和谐团队精神，不能存在个人自扫门前雪，休管他人瓦上霜的个人主义。 其实，企业真正需要的人力资源部长，不仅要懂得人事本专业，更要懂生产现场管理。如果一个生产型的公司，这个人力资源部长对6S生产

30、现场一点都不懂的话，那么，很难有效的展开人力资源工作。即使你很专业你写出的工作岗位说明书也缺少实用性和前瞻性。 为此，一个优秀的HR，从某种角度而言要具有多面性的知识，只有这样才能更好发挥专业的共性。很多企业的人力资源管理者仅知道按照理论去制定制度，结果企业的老板总是抱怨公司没有执行力。一旦这种状况发生与人力资源部长的能力有着直接或间接责任。一旦有一天企业的老板突然清醒了，原来根源在人力资源部长没有尽职尽责或者水平欠缺，那么你距离下岗将指日可待。 十二、监督： 监督-在执行过程中通过检查发现现状与标准的差距，反馈意见，促使执行者达到标准的过程。 记住：本词的运用重点不在检查发现现状，也不在现状

31、与标准之间的差距，重要的关键环节是反馈，是通过反馈你采取了哪些有效的改进办法?你又是如何促进执行者达到标准的过程?如果仅仅由检查发现问题，则所出现的问题距离要求的目标尚有一段距离。那么，缺少实际解决或帮助改进的策略，所有的检查与督促还要依靠员工自己来想办法，其效果自然不会明显，同时也就失去督促的意义。 所以，HR在设计的时候，要考虑到目前公司处于管理的哪个阶段?在这个阶段中管理者的督促力度有多大?员工能不能经过督促迅速改进?改进后的各类激励制度是否紧密衔接?这些问题的思考和落实才是有效编制说明书的前提。 徒弟们，你们记住了吗?任何一本人力资源管理的书籍中，尤其是那些企业管理咨询公司的咨询顾问、项目经理等写的书籍或文章，都不可能把最精华的、最重点的或者说需要的注意事项告诉你。即使写出来了，即使告诉你了，你也看不懂，看懂了真正到企业的实战中你也不会变换和应用。这就需要你们不断的学习和实践，在实践中总结、探索或者直接向老师请教避免走更多的弯路。 十三、检查： 检查-将标准与结果对比。 你看明白了吗?是将标准与结果对比。为此，HR在设计说明书时，不要以为不就是检查吗?只要是领导，我就给他的说明书中写上检查这、检查那的。这样想对不对?不能说你错，只能说你考虑问题不具体或者对流程管理与工作岗位说明书之间的关系弄不明白?