电子文件元数据规范.docx

1、电子文件元数据规范电子文件元数据规范11范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。12规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。凡是注明日

2、期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集 基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 118212002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992

3、文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术 信息交换用汉字编码字符集 基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范 中华人民共和国电子签名法中办发199614号 中国共产党机关公文处理条例 国

4、发200023号 关于发布国家行政机关公文处理办法的通知国档发19874号 关于颁发编制全国档案馆名称代码实施细则的通知国家档案局第6号令 电子公文归档管理暂行办法，2003年7月28日国家档案局第8号令 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentationRecords management ISO 23081-1 Information and documentation Records Management Processes Metadata for RecordsPart 1: Princip

5、lesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案

6、理事会电子文件管理委员会 电子文件管理指南)，1997W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)13术语与定义 13.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它由足以为其职能活动提供凭证的内容、结构与背景信息构成。具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件称为归档电子文件。13.2电子文件元数据（Electronic Records Metadata）电子文件元数据是描述电子文件内容、背景和结构及整个管理流程

7、，又能够被计算机及网络系统自动辨析、分解、提取和分析归纳的数据。13.3信息总体（Information Package）信息总体，又称为信息包，是一组信息的集合。包括为长期保存电子文件所需的所有内容信息与保存描述信息，即电子文件的内容、结构信息、背景信息，以及形成于管理过程的管理信息、为保证电子文件真实性与完整性而设置的固化信息。档案信息包为分三种：提交信息包（SIP，Submission Information Package），用于立档单位向同级国家档案馆进行归档电子文件的物理归档；档案信息包(AIP,Archival Information Package)，用于国家档案馆长期保存归档

8、电子文件；分发信息包（DIP,Dissemination Information Package），用于电子文件的查阅。经过数字签名封装的档案信息包是保证归档电子文件凭证性、实现归档电子文件长期保存与海量存储的有效数据格式。13.4内容信息（Content Information）内容信息是指电子文件的正文内容，包括主文件、附件的正文内容。内容信息包括数据对象与数据对象表述信息。数据对象是指表达并保存电子文件正文、附件正文等的比特流。数据对象表述信息是指数据对象的描述信息，由电子文件的结构信息与语义信息构成。13.5保存描述信息（Preservation Description Informa

9、tion） 保存描述信息包含构成电子文件的结构信息及背景信息，是对电子文件自身最基本特征的描述，能在电子文件自生成直至永久保存全过程中用于显现、理解电子文件内容信息。保存描述信息由内容描述信息、结构信息、背景信息、管理信息、固化信息构成。13.6内容描述信息（Content Description Information） 内容描述信息是指描述、揭示与电子文件内容相关的内部与外部特征的信息。13.7结构信息（Structure Information）结构信息是指表述电子文件内容排列，各构成部分之间的连接方式、相关文件之间的关系以及在存储器中的构成等信息。13.8背景信息（Context In

10、formation）背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。背景信息由来源信息、创建依据、关联信息、技术环境信息构成。13.9管理信息（Management Information）管理信息是指描述电子文件管理过程的信息，由鉴定信息、归档信息、权限管理、维护历史等信息集组成。13.10固化信息（Fixity Information） 固化信息是用以保障并确认电子文件及其元数据信息可信性与完整性的信息，如能够描述数字签名的内容值、校验和等。14电子文件元数据结构14.1电子文件元数据总体结构本规范按照保障电子文件真实性、

11、完整性与长期可读性的要求，根据电子文件的构成，及其生成、管理与利用等不同时期的特征，定义电子文件元数据表。电子文件元数据表由2个元数据模块共7个元数据子集构成，如下表所示。元数据模块元数据子集元素内容信息数据对象数字对象物理对象信息表述信息结构信息语义信息保存描述信息内容描述信息结构信息背景信息创建依据全宗信息创建过程参考信息数字化过程参考信息关联信息管理信息标识信息鉴定信息归档信息权限管理维护历史利用历史固化信息14.2电子文件元数据集结构内容信息ContentInfo元数据子集元素子元素子元素名称标识名称标识名称标识名称标识数据对象DateObject数字对象DigitalObject物理

12、对象描述信息PhysicalObject表述信息RepresentationInfo数据对象结构信息DOStructureInfo语义信息SemanticInfo保存描述信息 PreservationDesInfo元数据子集元素子元素子元素名称标识名称标识名称标识名称标识内容描述信息ContentDesInfo题名Title并列题名AlternativeTitle副题名及说明题名文字TitleAnnotation责任者Creator文件编号RecordNum文件形成时间CreateDate附件Annex附件题名AnnexTitle附件标识符AnnexIdentifier稿本Manuscript

13、主题词或关键词Subject提要或文字说明Abstract附注Annotation分类号Classification人物Person语种Language内容覆盖范围Coverage照片与音视频档案内容描述扩展信息PAV ContentDesExtent拍摄地点ShootPlace录制地点RecordPlace内容描述扩展信息ContentDesExtent结构信息StructureInfo文种RecordType文件集合AggregationLevel集合类型AggregationType集合描述AggregationDes集合文件标识AGGRecordsIdentifier格式Format电

14、子文件类别ElecRecordsType数据格式DataFormat存储介质MediumType特殊元数据描述SpecialMetadataDes格式扩展信息FormatExtent文件大小ObjectSize归档文件大小ArchivingSize数字化文件大小DPSize保存历史PreservationHistory操作类型ActionType操作描述ActionDes操作时间ActionTime操作责任人Operator原始技术环境OriginalEnvironment原始信息系统描述OriginalSystemDes原始档案管理信息系统描述OriginalRecordsDes数字化结构信

15、息DPStructureInfo光学分辨率AclinicResolution色彩模式ColorModel色彩深度BitDepth总画幅数ImageTotal扫描仪生产商ScannerMaker扫描仪型号ScannerSN数字化结构扩展信息DPExtent数码照片结构信息DPhotoStructureInfo照片宽度PhotoWidth照片高度PhotoHeight水平分辨率AclinicResolution垂直分辨率VerticalResolution照片色彩模式PColorModel照片色彩深度PBitDepth数码相机生产商CameraMaker数码相机型号CameraSN音视频文件结构扩

16、展信息AVStructureInfo结构扩展信息StructureExtent背景信息ContextInfo创建依据CreateBG法律法规依据LegalBG行政或行业依据AdminBG全宗信息FondInfo全宗名称FondName全宗类型FondType立档单位机构代码ORGCode立档单位组织沿革HistoryofORG立档单位联络方式全宗构成ComposingofFond全宗维护历史HistoryofFond创建过程CreateProcess处理类型ProcessType处理人Processor接收处理时间ReceiveTime实际处理时间ProcessTime处理后发出时间SendT

17、ime处理意见ProcessView参考信息ReferenceInfo主送机关SubmitTo抄送机关Copyto印发机关PrintDistribute印发日期PrintDate关联信息RelatesInfo关联标识符RelatesID关联类型RelatesType关联描述RelatesDes数字化过程DigitalProcessing数字资源制作者DPMaker数字资源制作者身份证明DPCertification数字资源制作日期DPMakeDate数字资源制作地DPMadePlace数字资源审核人DPExaminer数字资源审核时间DPExaminedDate背景扩展信息ContextExt

18、ent管理信息ManagementInfo标识信息IdentifierInfo标识符Identifier档案馆代码ArchivesID档案类别ArchivesClassification档号RecordID电子文件号ERecordID全宗号FondID目录号CatalogueID案卷号FilesID页号PageNum件号ItemNum全宗内分类代码SeriesID全宗内分类名称SeriesName缩微号MicrofilmID光盘编号DiscID照片档案扩展标识信息PhotoIDExtent照片号PhotoID底片号FilmID参见号ReferenceID册号VolumID音视频档案扩展标识信息

19、AVIDExtent音视频文件类别AVClassification时间长度TimeLength开始时间StartTime结束时间EndTime鉴定信息AppraisalInfo鉴定类型AppraisalType鉴定时间AppraisalDate鉴定人Appraiser鉴定意见AppraisalView归档信息ArchivingInfo归档时间ArchivingDate归档方式IsOnLine归档类型ArchivingType移交责任者HandoverActor接收责任者ReceiveActor逻辑归档标识LIsArchiving物理归档标识PIsArchiving纸质文件归档标识PRIsArc

20、hiving权限管理Rights密级SecurityLevel解密期限ExpiryDate保管期限PreservationPeriod保管期限名称PPeriodName保管期限代码PPeriodCode保管期限值PPeriodValue版权说明CopyrightStatement授权对象AuthorizationTo授权行为AuthorizationAct安全分类SecurityClassification维护历史HistoryofDisposal处置类型DisposalType处置责任者DisposalActor处置时间DisposalDate处置依据DisposalReason处置过程Di

21、sposalProcess处置结果DisposalResult利用历史UseHistory利用日期/时间UseDate/Time利用类型UseType利用描述UseDes管理扩展信息ManagementExtent固化信息FixityInfo数字签名DigitalSignature数字签名时间DigitalSignatureDate数字签名描述DigitalSignatureDes校验和Checksum14.3电子文件必备核心元数据表元数据集元数据子集元素子元素内容信息数据对象数字对象保存描述信息内容描述信息题名责任者文件编号文件形成时间结构信息文种文件集合集合类型集合描述格式电子文件类别数据

22、格式文件大小归档文件大小数字化文件大小背景信息创建依据法律法规依据行政或行业依据全宗信息全宗名称全宗类型立档单位机构代码创建过程处理类型处理人接收处理时间实际处理时间处理后发出时间处理意见管理信息标识信息标识符档案馆代码电子文件号档号全宗号目录号案卷号页号件号鉴定信息鉴定类型鉴定时间鉴定人鉴定意见归档信息归档时间归档方式归档类型逻辑归档标识物理归档标识权限管理保管期限安全分类固化信息数字签名数字签名时间数字签名描述14.4元数据的应用本规范对元数据表结构的定义依据XML规范进行，适用于基于XML规范的办公自动化等业务信息系统对元数据的设置、捕获与存储，以及最终生成基于XML的档案信息包。在文档

23、一体化管理系统中生成、运行、维护的结构化数据库中，档案管理人员可依据“6 电子文件元数据元素定义及描述”中关于元数据注释属性的定义，进行元数据项的著录。15电子文件元数据元素定义方法电子文件元数据表中各个元素都用11个属性进行描述：名称（Name）：元素的名称。版本（Version）：产生该元素的元数据规范版本。标识（Identifier）：元素的唯一标识；定义（Definition）：对元素概念与内涵的描述；类型（DataType）：元素所属的数据类型；值域（Value）：元素的指定值或允许范围；必备性（Obligation）：说明元素是必备的还是可选的；可重复性（Repeatability

24、）：元素的可重复行与值域重复；下层元素（Sub-elements）: 某上位元素的下位子元素；应用范围（Application）：元数据可应用的范围或领域；注释（Comment）：对元素的补充说明及相关著录细则。16电子文件元数据元素定义及描述16.1信息总体（Information Package）名称信息总体标识InformationPackage版本Version 1.0定义信息总体，又称为信息包，是一组信息的集合，包括为长期保存电子文件所需的所有内容信息与保存描述信息。类型复合类型值域-必备性必备可重复性不可重复下层元素名称标识必备性内容信息ContentInfo必备保存描述信息Pre

25、servationDesInfo必备应用范围应用于所有类别的电子文件及信息管理系统注释为实现对数字资源的长期保存，开放档案信息系统（OAIS）对信息包模型进行了详细定义，信息包是信息管理系统的最基本管理单元。信息包内含相应的封装信息，如数字签名、电子文件名称、具有检索意义的目录信息等，用于保证信息包内部数据的真实性，界定并识别内容信息与保存描述信息。内容信息（Content Infomation）名称内容信息标识ContentInfo版本Version 1.0定义内容信息是指电子文件的正文内容，包括文件的正文、附件的正文内容等，是电子文件行文或形成的目的。内容信息包括数据对象与数据对象表述信息

26、。类型复合型值域-必备性必备可重复性不可重复下层元素名称标识必备性数据对象DateObject必备表述信息RepresentationInfo必备应用范围应用于所有类别的电子文件及信息管理系统注释根据OAIS的定义，档案信息包的内容信息由数据对象和表述信息构成。数据对象（Date Object）名称数据对象标识DateObject版本Version 1.0定义数据对象是指表达并保存电子文件正文、附件正文等的比特流。类型复合型 值域-必备性必备可重复性不可重复下层元素名称标识必备性数字对象DigitalObject必备物理对象描述信息PhysicalObject可选应用范围应用于所有类别的电子文件及信息系统。注释数字对象（Digital Object）名称数字对象标识DigitalObject版本Version 1.0定义用于保存、表示电子文件内容信息