建设工程档案管理系统规章制度.docx

1、建设工程档案管理系统规章制度 建设工程档案管理制度编制人编制日期审核人签发人修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人签发人1. 目的规范公司建设工程档案的收集、整理、归档、保管、移交、利用等工作。2. 适用范围本制度适用于公司所有新建、扩建、改建和其它专项工程项目。3. 术语与定义3.1 建设工程档案：建设工程项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理，到竣工、验收全过程中直接形成的，具有归档保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种形式的原始历史记录。包括工程建设前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等；3.2 立卷：亦称“组卷”，系按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别

2、类整理成案卷；3.3 归档：建设工程的勘察、设计、配套、材料设备供应、施工、监理等单位在完成其工作任务或阶段性任务时，向公司报送经整理立卷的工程文件、资料以及公司各职能部门将项目阶段形成并经过整理立卷的工程文件、资料及时送行政管理部的过程；3.4 移交：工程竣工验收后，公司向集团档案管理部门、物业管理部门和项目建设当地的档案管理主管部门移送有关建设工程档案的过程。4. 职责4.1 行政管理部4.1.1 负责各项目工程档案的编目、接收、归档、保管、利用等管理工作；4.1.2 负责建立公司工程档案的分类、检索及调用体系；4.1.3 指导各部门制订部门立卷类目，督促和检查有关文件的归档；4.1.4

3、协助开发管理部完成建设当地城建档案管理机构对工程档案的预验收及档案移交工作；4.2 项目工程部4.2.1 负责项目建设前期文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收等工程文件的收集、汇总、立卷、归档、保管与保密；4.2.2 负责向公司各职能部门催要归档的工程文件、资料；4.2.3 负责提请项目建设当地档案管理机构对工程档案进行预验收；4.2.4 负责按照工程档案相关规定和要求移交；4.3 工程管理部4.3.1 负责收集和整理从初步设计到施工图设计完成阶段的工程文件的立卷、保管、保密与归档；4.3.2 负责监督和检查项目工程部对工程文件的收集、汇总、立卷、保管与保密等工作；4.4 开发管理部4.

4、4.1 负责收集和汇总整理各工程建设用地、征地、拆迁文件并立卷、保密、归档；4.4.2 负责收集和整理各工程立项文件并立卷、保密、归档；4.5设计管理部4.5.1 负责收集和汇总整理各工程总体规划设计、方案设计文件并立卷、保密、归档；4.6 成本管理中心4.6.1 负责收集和汇总整理工程设计、施工、材料设备等集中招投标采购文件并组卷归档、保密；4.6.2 负责检查工程设计、施工、材料设备等授权、分散招投标采购文件的组卷归档和保密工作；4.6.3 负责检查工程投资估算、概算，施工预算、结算等成本造价有关文件并立卷、保密、归档。5. 工作内容5.1 工程档案管理体系的建立5.1.1 建立工程档案管

5、理的组织体系；5.1.2 各职能部门应制定内部档案管理制度；5.1.3 公司由一名领导分管档案管理工作，并根据实际情况设置专职或兼职档案工作人员；5.1.4 行政管理部统一制定工程档案的编目，设定系列编号、指导各部门按该体系分类编目，并制定工程档案归档计划；5.1.5 各职能部门须实行工程档案预立卷制，即在项目立项后，各专（兼）职档案员按工程档案分类要求拟好名目标签，便于各类文件、资料对号归档，为工程档案的立卷和移交打好基础。5.2 工程档案的收集、整理5.2.1 项目立项是各类工程文件、资料收集的开始时间；5.2.2 各职能部门专业技术人员、管理人员有义务在完成工作（或事项）后3天内主动将文

6、件、资料的原件交专（兼）职档案员鉴别；5.2.3 各专（兼）职档案员将鉴别确认有归档保存价值的文件、资料归入拟好的名目标签的文件夹；5.2.4 各专（兼）职档案员每月至少一次提醒各专业技术人员、管理人员提交文件、资料原件；5.2.5 各专（兼）职档案员每月对工程档案的预立卷进行一次整理，以保证预立卷文件、资料的完整。5.3 工程档案的立卷、归档5.3.1 案卷卷皮及卷内目录表应统一执行国家规范和建设当地规定的规格和样式；5.3.2 各职能部门在完成阶段性工作后15天内对形成的工程文件和资料予以整理、立卷，并及时送交项目工程部归档；5.3.3 工程管理部须要求设计单位在完成初步设计和施工图设计任

7、务后向项目工程部提供整套设计文件，且在施工过程中不断充实设计变更文件；5.3.4 在工程竣工后，工程管理部须督促项目工程部组织设计、施工、监理等单位的技术人员、专（兼）职档案员在7天内完成对项目竣工档案的整理、核实、确认、立卷、归档等工作；5.3.5 各职能部门必须要求勘察、配套、材料设备供应、施工、监理等单位完成其工作任务或阶段性任务后按合同或相关规范规定的时间提交经立卷的工程文件、资料，并组织各专业技术人员、管理人员和专（兼）职档案员在30天内完成核实、确认、立卷、归档工作；5.3.6 各职能部门宜同时留存工程文件、资料的电子文件，若来文中系重要的纸质工程文件、资料除复印外宜形成电子版以备

8、使用，对电子版文件做好备份工作。5.3.7 开发管理部应按照建设当地档案管理机构的要求对竣工资料进行装订和立卷。5.4 工程档案的移交、保管5.4.1 移交工程档案应编制清单目录，并符合下列规定：a. 工程档案必须规范完整、准确、系统；b. 工程档案必须符合归档的质量要求；c. 工程档案必须与清单目录保持一致；d. 工程档案必须有交接、签字、盖章。5.4.2 项目工程部须根据建设当地档案管理机构和竣工验收意见及时对工程档案进行整改，并根据建设当地工程档案移交时限规定移交；5.4.3 工程管理部须在竣工验收并对工程档案文件整改完成后及时向物业管理部门移交相关工程档案；5.4.4 工程管理部须在完

9、成大产证的办理或在移交物业管理部门的同时向集团行政管理部移交工程档案；5.4.5 行政管理部和物业管理部门须对移交的工程文件、资料进行鉴别，剔除无历史保存价值的文件、资料，确保不遗漏关键性的文件、资料；5.4.6 工程档案资料移交前的保管工作由各职能部门、项目工程部承担；5.4.7 行政管理部须按照集团制定档案相关管理办法和建设工程文件归档整理规范的要求保管工程档案资料。5.5 工程档案的安全、保密5.5.1 公司各职能部门以及企业员工对工程档案的安全和保密工作都有不可推卸的义务和责任；5.5.2 凡属密级的工程档案，应由公司行政管理部统一保管；5.5.3 对泄露工程档案机密的，应按有关规定视

10、情予以处理，构成犯罪的，依法追究刑事责任。5.6 工程档案的查阅、利用、销毁5.6.1 行政管理部部应制定工程档案检索体系，并指导各职能部门及项目工程部制定相应的文档检索系统方便工程档案的查阅和利用；5.6.2 行政管理部应制定工程档案查阅利用制度，各职能部门和项目工程部应按制度查阅或利用工程档案；5.6.3 行政管理部须定期对工程档案逐卷审查，对其内容价值、保密期限作出鉴定，提出处理意见；5.6.4 需销毁的档案必须编制销毁清册，经部门领导和公司领导鉴定批准后，由行政管理部具体负责销毁，并要严格遵守监销制度，应有两人负责监销，销毁清册应存档备查。5.7 工程档案的指导、检查5.7.1 行政管

11、理部应在项目立项后，制定工程档案归档计划，指导、督促、检查各职能部门和项目工程部按计划归档；5.7.2 行政管理部应指导和定期检查职能部门、项目工程部工程档案制度建设、完善情况；5.7.3 工程管理部应结合现场检查工作的内容，对施工单位、施工监理的工程档案文件和资料的收集、整理、归档、保管等工作进行抽查,对不符合要求的应提出整改意见并予以跟踪。6. 支持性文件6.1 建设工程文件归档整理规范 GB-T50328-20017. 相关表格及记录7.1 建设工程文件归档范围建设工程文件（原件）归档范围序号归档文件保存部门项目公司归档前保存部门综合协调部城建档案馆工程准备阶段文件一立项文件1项目建议书

12、行政管理部永久2项目建议书审批意见及前期工作通知书行政管理部永久3可行性研究报告及附件行政管理部永久4可行性研究报告审批意见行政管理部永久5关于立项有关的会议纪要、领导讲话行政管理部永久6专家建议文件行政管理部永久7调查资料及项目评估研究材料行政管理部长期二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书开发管理部永久2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书开发管理部永久3拆迁安置意见、协议、方案等开发管理部长期4建设用地规划许可证及其附件开发管理部永久5划拨建设用地文件开发管理部永久6国有土地使用证财务部永久三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告工程管理部永久2水文地质勘察

13、报告、自然条件、地震调查工程管理部永久3建设用地钉桩通知单（书）工程管理部永久4地形测量和拔地测量成果报告工程管理部永久5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书工程管理部永久6方案设计图纸和说明设计管理部长期7初步设计图纸和说明设计管理部长期8审定设计方案通知书及审查意见设计管理部长期9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议。行政管理部永久10施工图及其说明工程管理中心长期11设计计算书设计管理部长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见设计管理部永久四招投标文件1勘察设计招投标文件行政管理部长期2勘察

14、设计承包合同行政管理部长期3施工招投标文件行政管理部长期4施工承包合同行政管理部长期5工程监理招投标文件行政管理部长期6监理委托合同行政管理部长期五开工审批文件1建设项目列入地方年度计划的申报文件行政管理部永久2建设项目列入地方年度的批复文件或年度计划项目表行政管理部永久3规划审批申报表及报送的文件和图纸行政管理部永久4建设工程规划许可证及其附件行政管理部永久5建设工程开工审查表行政管理部永久6建设工程施工许可证行政管理部永久7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明行政管理部长期8工程质量监督手续行政管理部长期六财务文件1工程投资估算材料成本管理部短期2工程设计概算材料成本管理部短期3施工

15、图预算材料成本管理部短期4施工预算成本管理部短期七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单工程管理部长期2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单工程管理部长期3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单工程管理部长期4工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单工程管理部长期监理文件1监理规划（1）监理规划工程管理部长期（2）监理实施细则工程管理部长期（3）监理部总控制计划等工程管理部长期2监理月报中的有关质量问题工程管理部长期3监理会议纪要中的有关质量问题工程管理部长期4进度控制（1）工程开工/复工审批表工程管理部长期（2）工程开工/复工暂停

16、令工程管理部长期5质量控制（1）不合格项目通知项目工程部长期（2）质量事故报告及处理意见项目工程部长期6造价控制（1）预付款报审与支付项目工程部短期（2）月付款报审与支付项目工程部短期（3）设计变更、洽商费用报审与签认项目工程部长期（4）工程竣工决算审核意见书成本管理部长期7分包资质（1）分包单位资质材料项目工程部长期（2）供货单位资质材料项目工程部长期（3）试验等单位资质材料项目工程部长期8监理通知（1）有关进度控制的监理通知项目工程部长期（2）有关质量控制的监理通知项目工程部长期（3）有关造价控制的监理通知成本管理部长期9合同与其他事项管理（1）工程延期报告及审批项目工程部永久（2）费用索

17、赔报告及审批项目工程部长期（3）合同争议、违约报告及处理意见项目工程部永久（4）合同变更材料项目工程部长期10监理工作总结（1）专题总结工程管理部长期（2）月报总结工程管理部长期（3）工程竣工总结工程管理部长期（4）质量评价意见报告工程管理部长期施工文件一建设安装工程（一）土建（建筑与结构）工程1施工技术准备文件（1）施工组织设计项目工程部长期（2）技术交底项目工程部长期（3）图纸会审记录项目工程部长期（4）施工预算的编制和审查项目工程部短期（5）施工日志项目工程部短期2施工现场准备（1）控制网设置资料项目工程部长期（2）工程定位测量资料项目工程部长期（3）基槽开挖线测量资料项目工程部长期（4

18、）施工安全措施项目工程部短期（5）施工环保措施项目工程部短期3地基处理记录（1）地基钎探记录和钎探平面布点图项目工程部永久（2）验槽记录和地基处理记录项目工程部永久（3）桩基施工记录项目工程部永久（4）试桩记录项目工程部长期4工程图纸变更记录（1）设计会议会审记录项目工程部永久（2）设计变更记录项目工程部永久（3）工程洽商记录项目工程部永久5施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告（1）砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表项目工程部长期（2）砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件项目工程部长期（3）砂、石、砖、水泥、钢筋、防

19、水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告项目工程部长期（4）预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、试验记录项目工程部长期（5）工程物质选样送审表项目工程部短期（6）进场物质批次汇总表项目工程部短期（7）工程物质进场报验表项目工程部短期6施工试验记录（1）土壤（素土、灰土）干密度试验报告项目工程部长期（2）土壤（素土、灰土）击实试验报告项目工程部长期（3）砂浆配合比通知单项目工程部长期（4）砂浆（试块）抗压强度试验报告项目工程部长期（5）混凝土配合比通知单项目工程部长期（6）混凝土（试块）抗压强度试验报告项目工程部长期（7）混凝土抗渗试验报告项目工程部长期（8）商品混凝土出厂合格证、复试报告项目工程部

20、长期（9）钢筋接头（焊接）试验报告项目工程部长期（10）防水工程试水检查记录项目工程部长期（11）楼地面、屋面坡度检查记录项目工程部长期（12）土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表项目工程部长期7隐蔽工程检查记录（1）基础和主体结构钢筋工程项目工程部长期（2）钢结构工程项目工程部长期（3）防水工程项目工程部长期（4）高程控制项目工程部长期8施工记录（1）工程定位测量检查记录项目工程部永久（2）预检工程检查记录项目工程部短期（3）冬施混凝土搅拌测温记录项目工程部短期（4）冬施混凝土养护测温记录项目工程部短期（5）烟道、垃圾道检查记录项目工程部短期（6）沉降观测记录项目工程部长期

21、（7）结构吊装记录项目工程部长期（8）现场施工预应力记录项目工程部长期（9）工程峻工测量项目工程部长期（10）新型建筑材料项目工程部长期（11）施工新技术项目工程部长期9工程质量事故处理记录项目工程部永久10工程质量检验记录（1）检验批质量验收记录项目工程部长期（2）分面工程质量验收记录项目工程部长期（3）基础、主体工程验收记录项目工程部永久（4）幕墙工程验收记录项目工程部永久（5）分部（子分部）工程质量验收记录项目工程部永久（二）电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程1一般施工记录（1）施工组织设计项目工程部长期（2）技术交底项目工程部短期（3）施工日志项目工程部短

22、期2图纸变更记录（1）图纸会审项目工程部永久（2）设计变更项目工程部永久（3）工程洽商项目工程部永久3设备、产品质量检查、安装记录（1）设备、产品质量合格证、质量保证书项目工程部长期（2）设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告项目工程部长期（3）设备安装记录项目工程部长期（4）设备试运行记录项目工程部长期（5）设备明细表项目工程部长期4预检记录项目工程部短期5隐蔽工程检查记录项目工程部长期6施工试验记录（1）电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录项目工程部长期（2）楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录项目工程部长期（3）变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录项目

23、工程部长期（4）给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通风、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录项目工程部长期（5）电梯照明、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录项目工程部长期（6）电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录；空载、半载、满载、超载试运行记录；平衡、运速、噪声调整试验报告项目工程部长期（7）质量事故处理记录项目工程部永久（8）工程质量检验记录项目工程部(1)检验批质量验收记录项目工程部长期（2）分项工程质量验收记录项目工程部长期（3）分部（子分部）工程质验收记录项目工程部永久（三）室外工程1室外安装（给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等）施工文件项目工程部长期2室外建筑环境（建筑小品、水景、道路、园林绿化等）施工文件项目工程部长期二市政基础设施工程（一）施工技术准备1施工组织设计项目工程部短期2技术交底项目工程部长期3图纸会审记录项目工程部长期4施工预算的编制和审查项目工程部短期（二）施工现场准备1工程定位测量资料项目工程部长期2工程定位测量复核记录项目工程部长期3导线点、水准点测量复核记录项目工程部长期4工程轴线、定位桩、高程测量复核记录项目工程部长期5施工安全措施项目工程部短期6施工环保措施短期（三）设计变更、洽商记录1设计变更通知单项目工程部长期2洽商记录项目工程部长