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办公室管理 复习题.docx

1、办公室管理 复习题 绪论第一章 生”想法,强加于领导,于公于己都不利;三是出“馊 主意”,帮倒忙,给工作带来损失,造成被动。要避免 一、单项选择题就要求秘书人员用良好的职业道德规范约束以上误区, B )。1级别高的办公室一般称为( 而不能靠油滑奸巧去取悦、自己,踏踏实实地做好工作, B办公厅A中心 应付领导。 秘书处C 3简述办公室的基本概念。D联络处 中央机关分别采用分理制和综理制设置下属答:2”,泛指处理特定办公室,英文为“office )。机构,其办公厅(室)属于分理制的是( D 办公室泛指一切办顾名思义,事务或提供服务的地方。 B全国政协全国人大A公共事务和办公设施公场所,由办公房间、

2、办公人员、 C中央军委 D 国务院组成。“办公室”在现代汉语词典中有两种解释: 办公室的核心功能是(A )。3)机关、学校、企业等单位内办(1)办公的屋子;(2 塑造出组织文化及价值观 B办文A一般的称级别高的称为办公厅,理行政性事务的部门。 D办事C办会 为办公室。 4)。 简述办公室的基本职能。4办公室的本质属性是( C : 答A 事务性 B综合性办公室的基本职能:三办(办文、办会、办 辅助性 服务性 CD 事),公文管理,事务管理,综合协调,督促检查,信 )。5办公室工作的第一要义是( A息调研,会议管理,接待信访工作,为领导(政务)服 A 服务管理B务,工作机要保密工作,后勤保障,档案

3、管理,值班工 协调C D参谋 功能。(指其他部门没有明确职责权限)作,“不管部” 二、判断题 四、设计题办公室是组织内部办文、办公、办)1对( 几位领导同时布置任务怎么办? 事、办会的主要平台。 在接受徐市长的一份紧市政府办公室的李助理,省政府的办公厅比其他厅的行政级)2( 错 在走急材料写作任务之后,急匆匆地赶往自己办公室, 别要高。杨副市长要李廊被分管经济工作的杨副市长叫了过去。 对( )3信息调研是办公室的一项具体职能。李助理此秘书赶紧为他查找有关市场经济的重要资料。办公室的工作具有综合性特点。 (对 )4对杨副市长时此刻一心只想着完成徐市长布置的任务,办公室管理要严格按既定条条框框(

4、错 5)又重述了说的什么心不在焉。杨副市长见他有些走神,办事,不能引用弹性原理。 一遍自己的话。 李助理陷入左面对两位领导几乎同时布置的工作, 三、简答题 右为难的境地。请你为李助理设计一个合理的应对之策。简述办公室的主要特点。1 答答: :1(13)综合性;()辅助性;(2办公室的一项基本职能是为领导(政务)服务性。谈谈你对办公室人员应具备的职业素质中2服务,李助理对于徐市长和杨副市长交办的事情都不可 “善谋”的理解。回绝,而是应当承担下来。 :答2李助理接受任务后回到办公室,向办公室主任)办公室人员“善谋”要求:能够正确理(1汇报,与其他助理协商,解上司的意图,替上司过滤重要的事务;要“参

5、”到点由他人完成杨副市长交办的事项。子上、“谋”到关键处、注重谏言技巧。 3(李助理自己全神贯注认认真真起草徐市长交代)办公室工作人员“善谋”还必须谨防几个误2 的紧急材料写作任务。区:一是“参政”意识过“度”,把自己摆在“准领导”“夹把幕后工作放到台前;或副职的位置,二是轻易抛出1 办公用品管理第二章 他人查找完杨副市长所要的材料后,李助理亲4 可以顺带把实际如果可能,自将材料送至杨副市长处, 一、单项选择题 参与查找人员的名字讲一下。 A )。1常用办公用品中属于办公文具的是( 五、案例题BA中性笔 回形针 D印章C剪刀 文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务 D )。2发放办公用品的

6、人员要求是(小曹又又遇到了负责宣传的张副经理,处理的意见后, A使用者自行入库取用小曹无结果两位领导的意见很不一致,向他作了请示, 不可指定人员发放B孙认为小曹与张关所适从,两位领导也因此矛盾加深。 发放者不必清点核实所发放办公用品C系亲近些,支持过张,认为小曹有意与他作对;而张认发放人员要提醒使用部门和人员节约办公用D为此业务是他引介的,小曹应先同他通气。 问题:请你分析小曹这样做对不对?错在哪品 )3办公用品库存管理中的再订货量是指( C 。 里?面对这种情况小曹应该怎么办?:办公用品一次采购不足而追加采购的数量 答A小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权1 办公用品的平均使用量B分工、单向

7、请示的原则,既然向主管领导请示了,就应 C判定需要订购新的办公用品的库存余额 按孙的意见办,不应多头请示; D新采购办公用品的数量在工作中不应过分亲近或疏远某领导,以至落2正确选择办公设备和易耗品供应商不必考虑4 到尴尬的境地; 的因素是( B )。两位领导都作了指示,如果张通情达理,小曹3 B A价格和费用 名牌和高档按孙的应向他说明只能按职权分工办事,求得谅解后, 服务和位置 D C质量和交货 意见办;有权对政府采购合同进行监督和管理的是5如果不能求得谅解时,小曹应向两位领导分别4 A )。( 自我检讨,再建议两位商议一个方法遵照执行; A国家级或省部级财政部门如果矛盾不能统一,应向总经理

8、请示,遵照总5 地厅级财政部门B这是文员执行并请他对孙或张作解释。经理的意见办, C县级财政部门 主要决策人的意见。 任意级别的政府财政部门D 二、判断题 发放办公用品的时候,不需要对用错 1)( 品库存进行记录。 办公电话应定期检查并核对电话账)对 2( 单以控制开销。 办公用品的最大库存量是指仓库最3) 错( 多能容纳的数量。 办公用品的库存控制和监督中,要对 ( 4) 求保持进货卡、出货卡和库存卡的三卡一致。 办公设备使用权的获取只能是通过 错( 5) 购买。 三、简答题 2 1简述办公设备使用规范。在签字之前,)核对交货单、订货单和通知单。(1:答 (1)必须明确每台设备的具体用途,熟

9、悉掌应该检查货物数量和质量。)发现数量不对时,应立即通知采购部门联系 握其操作程序,严格按照使用说明书的要求进行操作。(2 (2)必须明确专人专责专管制度,严禁任何人随供应商。)任何数量有出入都应通知采购部门,确保支(意使用,除非配置给个人专用或指定公用的。 3 )注意安全,注意节电,注意卫生,注意定期(3付给供应商正确的款额。)每一类货物的检索,都应记入到库存控制卡 (4保养,注意每次使用的极限。 (4)未经上司允准,任何人严禁私自使用办公设的接收列中。)在余额列中注明的物品数量,需要按新收到(备,尤其是用于处理私人事务。 5 (5)办公设备的使用环境温度为5的数量如实增加。35,相对)物品

10、应正确存放,以使物品不损坏、浪费或6至85%,过低需用加湿器,过高需用除湿器,(20%湿度为 被盗,以及消除各种安全隐患。 米左右有效影响距离。放在距设备5 如果不处于工作状态,使用完毕应切断电源。)(62简述在储藏间存储办公用品时的注意事项。四、设计题 答:设计一份A4白文件纸库存记录卡。 (1)储藏间或物品柜要上锁,保证安全。 :答(2)储藏需要的面积取决于单位的大小。 (3)合理摆放。例如在柜中和储藏室放置物品, 必须清楚地加标签,以迅速找到物品和表明新物品应放 置的地方,新物品置于旧物品的下面或后面等。 (4)储藏办公用品应有良好的照明,以便容易找 到。 (5)办公用品应保存在干燥和通

11、风良好的房间中。 若存放在潮湿环境中,将导致纸张不能正常的送入打印 机或复印机中。 )订立物品发放制度,确定物品发放人。6(3使用电脑的注意事项。 答: 使用电脑时要做到不要让阳光直射电脑,以 免机壳老化;不要随意放置茶水,以免碰翻杯子弄湿电 脑,造成短路;不要在开机状态下插拔各种电缆,以免 烧坏接口;不要在软盘驱动器工作指示灯亮着的时候抽 取其中的软盘;不要在运行程序还没有回到DOS指示的 情况下匆匆关机;不要使用来历不明的软件,防止病毒 侵入,并且要配备必要的杀毒软件,定期或经常地对电 脑进行保护性杀毒;不要在病毒入侵时使用电脑,除非 有特殊的自我防护措施;不要自己随意处理电脑硬件故 障;

12、不要将电脑交给非专业人士修理,如有必要应全程 监督。4简述办理办公用品的进货手续。 答 :在收货物时,要及时办理进货手续,保证办 公用品准确无误地入库、登记、检验、核对。 3 办公室信息整理过程中要把原始信对 )5第三章 政务性工作实务 ( 挑选出有价失效和无效信息进行剔除, 息中的虚假、 值的信息变换成为便于使用的信息。一、单项选择题 办公室人员辅助领导进行决策,意味着1 三、简答题)。 ( B 简述调查研究的三个阶段及其主要任务。A办公室人员在辅助决策过程中要勇于替领导1:进行决断 答)准备阶段,主要包括确定调研课题、成1( 只能充当领导的参谋和助手B 立调研小组、明确调研任务及要求。办公

13、室人员只能站在自己的岗位层次辅助领C)实施阶段,主要包括确定调查方法、搜集整(2 导决策 理材料、分析材料和综合提炼调研成果。 D办公室人员辅助决策不是对领导工作的“搭)完成阶段,主要是撰写调研报告。(3 简述办公室督查工作的方式。2台补台”,而是要登台唱戏 :答 2办公室在做调查研究工作时不能( B )。)书面督查2)会议督查(3(1)现场督查( A有针对性 )互联网督查4)电话督查(5( B调查时,要牢记领导对问题的预判来筛选一3简述办公室辅助决策的任务。:答手材料 在决策的不同阶段,辅助决策的任务各不相 要尊重客观事实C 同。 D要遵循结论后于调查的原则)在决策的准备阶段:征询群众意见,

14、搜集决(1 )。办公室调查研究的选题原则不包括(3 A 策信息。 B可行原则A易出成果原则 )在决策的制定阶段:提供决策依据,提出决(2 适量原则 价值原则C D 策建议。 D )。4督查工作部门的基本任务不包括()在决策的审批阶段:撰写决策报告,编制实3( A上级决策、本级决策落实的督查 施计划,落实行动措施。 B领导批交办件的督查)在决策的执行阶段:协助决策试验,提供反4( C热、难点事件查办 馈信息。 在督查中就有关重大问题作出重新决策D)在决策的总结阶段:撰写总结报告,评估决(5 C )。5办公室信息工作的要求不包括(策落实情况。 B 准确 4简述办公室调研的原则。 A及时答: 完整D

15、 信息量越大越好C)尊重客观事实原则:指调研中应尊重客(1 一切从实际出发,实事观事实,在真实准确上下工夫, 二、判断题 求是,准确地反映客观事实。我国古代的谋士、谏官和幕僚,以1 (对)结论后于调研原则:强调调研人员不要把领2(思想库等都是决策的重要辅助及当今各国的智囊团、或在调导的某种意见或书本上的东西当作既定的结论, 力量。形成一个主观臆断的研之前仅仅凭自己的经验和认识,调查研究是指通过各种途径,运用)2 ( 对寻求依结论。要把调研的过程变成为证实结论而搜集、有目的地对特定的社会现象进行科学方法,有计划、 据的过程。从而了解其发生的各种原因和相关联系,实地考察,)实践性原则:必须把调研同

16、所要解决的问题(3 提出解决社会问题对策的活动。把握发展趋预测事物发展的可能倾向,紧密结合起来, ) (错调查和研究是一回事。3 势。决策者督查工作职责主要是指领导 错( 4)群众性原则:是指进行调研,必须走群众路(4 班子成员相互督促检查所负责领域的工作进展情况。 线,相信人民群众,依靠群众。4 第四章 日常事务管理实务)综合性原则:是指调研应多方位、多角度、5( 一个社会事实都不多层次地综合进行。一种社会现象, 一、单项选择题 是孤立存在的,而是多层面、多方位的。在接待准备过程中,下列选项中被视为办公1)辩证分析原则:必须始终采用正确的观察和(6 )。室接待礼仪基本要素的是( C 思维方法

17、,做到全面、及时、准确、深入地了解实际, A熟练掌握寒暄语 并能发掘事物的本质特征和基本规律。 B精心安排合影留念)遵循八项规定原则:要改进调研方法;到基7( C要有“诚心”层调研要深入了解真实情况,总结经验、研究问题、解 D高规格接待决困难、指导工作;向群众学习、向实践学习,多同群 D 2下列电话礼仪中错误的是()。众座谈,多同干部谈心;多商量讨论,多解剖典型;多 A与领导通电话,领导先挂切忌走过场、群众意见多的地方去;到困难和矛盾集中、 B与客户通电话,客户先挂搞形式主义;要轻车简从、减少陪同;简化接待,不张 C与长者通电话,长者先挂贴悬挂标语横幅,不安排群众迎送,不铺设迎宾地毯, D与女

18、士通电话,男士先挂 不摆放花草,不安排宴请。 。 C )3介绍礼仪中,一般不说出被介绍者的( B职位 A姓名 D 年龄 单位C D )。4行政办公费用中的“三项经费”不包括( B职工教育经费 A职工福利费 C工会会费 D业务招待费 5行政事业单位压缩办公经费开支的途径不包 D )。括( A严格控制各种会议、外出考察及公务活动 加强对出国、出境的管理,压缩出国、出境B 活动规模,团组和人员数量,做到“负增长” 专业设备的更新,要严格按规定审批C 把事权尽量分给下属机构,单位本身做事越D 少越好 国19日国家保密局发布的年6根据19909月 家秘密保密期限的规定,国家秘密的保密期限, A )。除有

19、特殊规定外,绝密事项不超过( 二十年 A三十年 B D五十年 C十年 7公章的尺寸,地、市、州、县机关的直径为 ( B )。 B 4.5厘米 厘米A5 6D厘米 4.2C 厘米 8在组织中当一个人工作量不多的时候,个体 行为符合柏金森时间底线定律的是( B )。 A他会建议调整组织结构,或要求更多的事来 做 5 他会故作忙碌状B重要但不紧急只要是没有前一类事的压力,C C他会因为工作量不大而很快完成任务 应该当成紧急的事去做,而不是拖延。 D他会抓紧时间休息既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)D 有闲工夫再说。 二、判断题 简述饮酒礼仪。4:1涉外礼仪中以右为尊。 答 ( 对)通常白酒开瓶

20、后直接饮用,但在有些地区,迎宾时应在门口或机场(车站)出2错( )红葡萄酒应如我国东北地区则喜欢把白酒加热后饮用;不应立即引导客人进入汽车或边寒暄口处停留寒喧,香槟酒和白葡该开瓶透气放置一阵再饮用;如在盛夏, 边引导。或在酒杯萄酒在饮用前应该放入冰水或在冰箱里冷藏,名片递送应选择初识之际,而不可错( )3啤酒一般也应经过冰镇或加冰块冷却中放入少许冰块; 选择分别之际。之后饮用。饮酒的讲究:确定酒品、摆好酒具、调好酒 要遵循热烈、举行开业典礼,隆重、() 错 4温、适度酌酒、文明饮酒、巧妙谢酒。 不计费用的原则。 简述信访工作的原则。5:5签字仪式中应使用签字笔,不能使答( 对 )“谁方便信访人

21、原则;属地管理、分级负责、 用圆珠笔。主管、谁负责”原则;依法、及时、就地解决问题与疏印章必须有专人负责保管和使用, )6 (对预防和化解矛盾相结合导教育相结合原则;标本兼治、 保管者就是使用者。双向规范原则原则;行政执法与监测技术相结合原则;无限忠于祖国、忠于人民,把祖国( 对 )7也要规范信访人的(既要规范机关的受访、受信行为, 自觉维护祖国的荣誉、的利益看得高于一切,民族的信访行为)。简述行政事业单位压缩办公经费开支的途这是对外事工作者的一项基本道尊严和人民的利益,6 径。德规范要求。 :答 严格控制各种会议、外出考察及公务活动; 三、简答题出境活动规出境的管理,压缩出国、加强对人员出国

22、、简述办公环境的含义并按照由远及近的顺序1模、团组和人员数量,做到“负增长”;严禁超预算申 列举环境类别。请各项专项经费,尤其是办公用房的建设、各种装修、:答需经牵头部门)办公环境或称办公室环境,是直接或者(1办公设备的购置;凡遇重点项目的开支,防止出现多头申请经费的现 统一协调经费申请及使用,间接作用和影响办公过程的各种因素的综合。要严格按规定审批;实行分块核)按照由远及近的顺序将办公环境分为办公活(2象;专业设备的更新,“一定、管理和使用行政办公经费。动社会环境、办公活动职能环境和办公活动工作环境。经费审批权属执行 支笔”审批、核报原则。工作环境是本书讨论的重点。 简述涉密文件复制管理规范

23、。72简述信访工作中网络来信的处理要求。 :答答:复制的涉密文件资料须加盖专用戳记;复印(1)定时打开信箱,及时处理电子邮件; 文件被再复制时,仍需继续加盖戳记,使涉密文件的复(2)重要信访,及时报请; 制和流转过程始终受控;专用戳记应包括标明复制单 )转办信访,跟踪督办;(3 位、复印份数和页数等相关信息。4)网络保密,脱机阅读。(3简述第三代时间管理的ABCD法则及其内容。 8简述印章的使用要求。 答答:专人负责,确保安全,防止污损。 第三代时间管理讲求优先顺序的观念,即把印章管理人员在使用印章时应遵循以下规定:领导法则。要做的事情分清轻重缓急,称为ABCD 批准,审查内容,用印登记,盖印

24、,留存材料,不允许 A重要且紧急必须立刻做。出现盖有印章的空白凭证。紧急但不重要在优先考虑了重要的事情后, B 再来考虑这类事。6 6简述行政事业单位压缩办公经费开支的途四、设计题 径。1 设计一份电话记录单。 答:答 严格控制各种会议、外出考察及公务活动; 加强对人员出国、出境的管理,压缩出国、出 境活动规模、团组和人员数量,做到“负增长”; 严禁超预算申请各项专项经费,尤其是办公用 房的建设、各种装修、办公设备的购置; 凡遇重点项目的开支,需经牵头部门统一协调 经费申请及使用,防止出现多头申请经费的现象; 专业设备的更新,要严格按规定审批; 实行分块核定、管理和使用行政办公经费; 核报原则

25、。审批、经费审批权属执行“一支笔” 72设计一个开业典礼的筹备工作流程。 简述涉密文件复制管理规范。 答答:开业典礼的舆论宣传工作可运用传播媒介在 复制的涉密文件资料须加盖专用戳记; 电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴开报纸、电台、 复印文件被再复制时,仍需继续加盖戳记,使涉密文件的复制和流转过程始终受控;业告示要做好来宾邀请工作发放请柬现场的布 置准备开幕词、致答词要做好接待服务工作要做专用戳记应包括标明复制单位、复印份数和页 数等相关信息。 好礼品馈赠工作拟定典礼程序做好各种物质准备。3设计一个新闻发布会的筹备流程。 8简述印章的使用要求。 答答: 专人负责,确保安全,防止污损。主题的确定

26、时间的选择地点的确定人 员的安排材料的准备发送请柬准备胸卡和名签 印章管理人员在使用印章时应遵循以下规定: 领导批准,审查内容,用印登记、盖印,留存材料,不准备好视听设备制定预算计划。4简述饮酒礼仪。 允许出现盖有印章的空白凭证。答: 通常白酒开瓶后直接饮用,但在有些地区,五、案例题 红葡萄酒应如我国东北地区则喜欢把白酒加热后饮用;新加坡利达公司销售部新聘任了文员陈小姐,1该开瓶透气放置一阵再饮用;如在盛夏,香槟酒和白葡试用期三个月。陈小姐大专刚毕业,比较单纯,经理鼓或在酒杯萄酒在饮用前应该放入冰水或在冰箱里冷藏,励她努力干。 啤酒一般也应经过冰镇或加冰块冷却在放入少许冰块;某一天,经理外出了

27、,陈小姐正在公司打字,电话 之后饮用。铃响了,陈小姐与来电者的对话如下: 适饮酒的讲究:确定酒品、摆好酒具、调好酒温、来电者:“是利达公司吗?” 度酌酒、文明饮酒、巧妙谢酒。5简述信访工作的原则。 陈小姐:“是。”答: 来电者:“你们经理在吗?” 方便信访人原则; 陈小姐:“不在。” 属地管理、分级负责、“谁主管、谁负责”原 来电者:“你们是生产塑胶手套的吗?”则; 陈小姐:“是。” 依法、及时、就地解决问题与疏导教育相结合 来电者:“你们的塑胶手套多少钱一打?”原则; 1.8美元。”陈小姐:“ 标本兼治、预防和化解矛盾相结合原则; 1.6来电者:“美元一打行不行?” 行政执法与监测技术相结合

28、原则; 陈小姐:“对不起,不行的。”说完,“啪”挂上 双向规范原则(既要规范机关的受访、受信行 了电话。为,也要规范信访人的信访行为)。7 (3)文秘人员怎样审查来电?具体做法怎样?经理回来后,陈小姐也没有把来电的事告知经理。)文秘人员替上司审查来电的态度和技巧是(4美以1.4过了一星期,经理提起他刚谈成一笔大生意, 怎样的?“啊呀,上元一打卖出了100万打。陈小姐突口而出:答美元一打行不行,我知道你的定价是星期有人问1.6首先应自报家门。文秘人员接听电话时,1)(美元,就说不行的。”经理当即脸色一变说:“你1.8挂断电话应遵循“谁先打出谁先挂”的原则。丁秘书做经理说:陈小姐哭丧着脸说:“为什

29、么?”被解雇了。 错了。 “你犯了五个错。”)丁秘书在朱磊第二次来电时,就应告知对方2(问题:陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个丁秘书应该经理不想与他联系。在朱磊第三次来电时,错,分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些“你的事情,我已经与经理汇报过了,对你们的生说:错? 请你以后不要来尚未考虑与你联系。意经理无意参与,答:(1电话了。如果情况有了变化,我会主动与你联系的。谢)该问的没有问(指对方情况,手套的需要量); 谢!”(3)审查来电时应询问对方的姓名、单位、来电2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话(号码); 事由、回电号码,然后请示上司是否想与对方通话。如(3)该说的没有说(没有及

30、时向上司汇报); 上司同意通话,可打回电或请对方再打过来;如上司不(4)不该说的却说了(价格上的自作主张,不向想通话,应想办法拒绝对方。 上司请示);)在电话中应既做到为领导“挡驾”,又不得4 ( (5在言语、行动上失礼,冒犯对方。)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了 对方,犯了错误,也没必要告诉上司,使自己陷入被解3某国营企业总经理办公室人员小赵正在看当天 雇的境地);准备上报的统计报表,本公司一位实习生,刚从大学经 6()电话礼仪方面,铃响了没有自报家门;济管理专业毕业的小林走了进来,小林针对该公司管理 )不等对方说完,就“啪”挂上电话。(7写的毕业论文中的某些观点和见解很得指导老师赏

31、识, 2爱达公司的丁秘书正埋头起草一份文件,电话他本人也认为对公司改革有一定作用,他准备找总经理铃响了,拿起电话,丁秘书听着对方的声音,辨别出又谈谈。小赵客气地请小林坐下,说:“总经理外出了,是那位推销员朱磊打来的电话。有什么事请跟我说吧”。小林就滔滔不绝地讲了起来。第一次他来电时,丁秘书听着朱磊的自我介绍,判断这电话不是经理正在等的小赵一边听,一边看报表。小林言谈中常带“像我们这电话,也不是紧急要事。于是她说:“很抱歉,经理不样的小公司”,小赵越听越不高兴,结果没等小林在。请你留下姓名、地址、回电号码,我会转达给经理把话说完,他便满脸怒气地说“公司小是否埋没了你的的。”可对方非要找经理本人不可。挂断电话,丁秘书为什么不去大公司呢?”才能?你是大材小用,小赵的就此事汇报了经理。经理听后,告诉她,曾在一次交易冷嘲热讽,激怒了小林,引起了激烈的争执,最后小林会上见过此人,印象不佳,不想和他有生意上的来往。气愤地离开了办公室。 十天前,朱磊又来了电话,丁秘书说:“对不起,经理小赵还在

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