Word长文档制作技巧.docx

1、Word长文档制作技巧MS Word长文档制作目录图表目录1 前言在Word的日常使用过程中，我们常常需要面临制作长文档的任务。比如营销报告、毕业论文、宣传手册、活动计划甚至书刊、杂志等等类型的长文档。由于长文档的纲目结构通常比较复杂，内容也较多，如果不注意使用正确的方法，那么整个工作过程可能是事倍功半，而且质量还不能让人满意的。本文专门讨论长文档的制作的方方面面，在介绍合理制作观念的同时，提供长文档制作过程中有助于提高效率的必备技能，如果你能掌握相应的方法和技巧，那么相信你以后再面对长文档的制作任务时，将会倍感轻松。长文档排版的主要关键点在于： 如何制作长文档的纲目结构？文档的纲目结构是评价

2、文档好坏的重要标准之一。同时，若要高效地完成一篇长文档，文档的纲目结构应当是首先完成的工作，大纲视图是构建文档纲目结构的优秀途径。 如何为长文档设置多级标题编号？对于长文档来说，用Word提供的编号功能来完成任务就尤为必要，因为这比手动编号效率高出不少。对于前两点来说，主要是格式设置的问题。格式设置主要通过样式来解决。可以说样式就是Word排版的核心。养成良好的习惯：事先规划好样式，并在大纲视图中迅速的应用这些样式，可以极大的提高排版效率。 如何在文档中让插图自动编号及交叉引用题注？为了加强文档的表达力，图文并茂是有效的方法。但是长文档的图片可能有很多，难道还是一幅一幅地手动添加编号和题注吗？

3、不！让我们充分利用Word的自动化功能吧。对于上一点来说，主要是文档自动化的问题。这方面主要是通过引用和域等功能甚至借助宏和VBA编程来实现。2 单面打印的普通长文档2.1 文档特点普通长文档一般要求的格式是： A4纸； 要有封面和目录； 单面打印； 除封面和目录外，每页的页眉是报告的题目； 页码一律在页面底端的右侧，封面和目录没有页码，目录之后为第1页。2.2 制作要点 制作长文档前，先要规划好各种设置，尤其是样式设置 不同的篇章部分一定要分节，而不是分页2.3 设置纸张和文档网格写文章前，不要上来就急于动笔，先要找好合适大小的“纸”，这个“纸”就是Word中的页面设置。从菜单中选择【文件】

4、|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【纸张】选项卡。通常纸张大小都用A4纸，所以可采用默认设置。有时也会用B5纸，只需从“纸张大小”中选择相应类型的纸即可。很多人习惯先录入内容，最后再设纸张大小。由于默认是A4纸，如果改用B5纸，就有可能使整篇文档的排版不能很好地满足要求。所以，先进行页面设置，可以直观地在录入时看到页面中的内容和排版是否适宜，避免事后的修改。如图 1。图 1 纸张大小设置考虑到阅读报告的有可能年龄比较大，对于密密麻麻的文字阅读起来比较费力，还可以调整一下文字。通常，很多人都采用增大字号的办法。其实，可以在页面设置中调整字与字、行与行之间的间距，即使不增大字号，也能

5、使内容看起来更清晰。在“页面设置”对话框中选择“文档网格”选项卡。选中“指定行和字符网格”，在“字符”设置中，默认为“每行39”个字符，可以适当减小，例如改为“每行37”个字符。同样，在“行”设置中，默认为“每页44”行，可以适当减小，例如改为“每页42”行。这样，文字的排列就均匀清晰了。如图 2。图 2 文档网格2.4 设置样式现在，还是不用急于录入文字，需要指定一下文字的样式。通常，很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令设置文字的格式，用“两端对齐”、“居中”等命令设置段落的对齐，但这样的操作要重复很多次，而且一旦设置的不合理，最后还要一一修改。熟悉Word技巧的人对于这样的格

6、式修改并不担心，因为他可以用“格式刷”将修改后的格式一一刷到其他需要改变格式的地方。然而，如果有几十个、上百个这样的修改，也得刷上几十次、上百次，岂不是变成白领油漆工了？使用了样式就不必有这样的担心。样式是什么？简单地说，样式就是格式的集合。通常所说的“格式”往往指单一的格式，例如，“字体”格式、“字号”格式等。每次设置格式，都需要选择某一种格式，如果文字的格式比较复杂，就需要多次进行不同的格式设置。而样式作为格式的集合，它可以包含几乎所有的格式，设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。样式在设置时也很简单，将各种格式设计好后，起一个名字，就可以变成样式。

7、而通常情况下，我们只需使用Word提供的预设样式就可以了，如果预设的样式不能满足要求，只需略加修改即可。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在右侧的任务窗格中即可设置或应用格式或样式（如图 3）。要注意任务窗格底端的“显示”中的内容，“显示”为“有效格式”，则其中的内容即有格式，又有样式。例如，“加粗”为格式，“标题1”为样式，“标题1+居中”为样式和格式的混合格式。对于初学者来说，很容易混淆。为了清晰地理解样式的概念，可在“显示”下拉列表中选择“有效样式”。这时，将只会显示文档中正在使用及默认的样式。“标题1”“标题9”为标题样式，它们通常用于各级标题段落，与其他样式最为不同的是标题样式

8、具有级别，分别对应级别19。这样，就能够通过级别得到文档结构图、大纲和目录。在样式列表中，只显示了“标题1”“标题3”的3个标题样式，如果标题的级别比较多，可在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可选择“标题4”“标题9”样式。图 3 样式现在，规划一下文章中可能用到的样式。1) 对于文章中的每一部分或章节的大标题，采用“标题1”样式，章节中的小标题，按层次分别采用“标题2”“标题4”样式。2) 文章中的说明文字，采用“正文首行缩进2”样式。3) 文章中的图和图号说明，采用“注释标题”样式。规划结束之后，即可录入文字了。首先，录入文章第一部分的大标题。注意保持光标的位置在当前标题所在的段落中

9、。从菜单选择【格式】|【样式和格式】命令，在任务窗格中单击“标题1”样式，即可快速设置好此标题的格式。用同样的方法，即可一边录入文字，一边设置该部分文字所用的样式。注意在“显示”下拉列表中选择“所有样式”，即可为文字和段落设置“正文首行缩进2”和“注释标题”样式。当所需样式都被选择过一次之后，可显示“有效样式”，这样不会显示无用的其他样式。（如图 4）图 4 样式显示选项在录入和排版过程中，可能会经常在键盘和鼠标之间切换，这样会影响速度。对样式设置快捷键，就能避免频繁使用鼠标，提高录入和排版速度。将鼠标指针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，单击【修改】命令。显示“修改样式”对

10、话框。（如图 5）图 5 进入设置样式快捷键单击【格式】按钮，选择【快捷键】命令，显示“自定义键盘”对话框。此时在键盘上按下希望设置的快捷键，例如【Ctrl】+【1】，在“请按新快捷键”设置中就会显示快捷键。注意不要在其中输入快捷键，而应该按下快捷键。单击【指定】按钮，快捷键即可生效。（如图 6）图 6 指定样式的快捷键用同样的方法为其他样式指定快捷键。现在，在文档中录入文字，然后按下某个样式的快捷键，即可快速设置好格式。文档中的内容采用系统预设的样式后，格式可能不能完全符合实际需要。例如，“标题1”样式的字号太大，而且是左对齐方式，希望采用小一点的字号，并居中对齐。这时可以修改样式。将鼠标指

11、针移动到任务窗格中的“标题1”样式右侧，单击下拉箭头，单击【修改】命令。显示“修改样式”对话框。选中“自动更新”选项，单击【确定】按钮完成设置。这样，当应用了“标题1”样式的文字和段落的格式发生改变时，就会自动更改“标题1”样式的格式。（如图 7）图 7 修改样式选中采用了“标题1”样式的某段文字，然后利用“格式”工具栏设置字号和居中对齐。注意文章中所有采用“标题1”样式的文字和段落都会一起随之改变格式，不用再像以前那样用格式刷一一改变其他位置的文字的格式。因此，使用样式带来的好处之一是大大提高了格式修改的效率。注意：对“正文”或者“正文首行缩进2”等使用最频繁的样式不要轻易选用“自动更新”选

12、项，选用了也不要轻易修改，以免局部的调整影响到整个文档。2.5 查看和修改文章的层次结构文章比较长，定位会比较麻烦。采用样式之后，由于“标题1”“标题9”样式具有级别，就能方便地进行层次结构的查看和定位。从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，可在文档左侧显示文档的层次结构。在其中的标题上单击，即可快速定位到相应位置。再次从菜单选择【视图】|【文档结构图】命令，即可取消文档结构图。如果文章中有大块区域的内容需要调整位置，以前的做法通常是剪切后再粘贴。当区域移动距离较远时，同样不容易找到位置。从菜单选择【视图】|【大纲】命令，进入大纲视图。文档顶端会显示“大纲”工具栏。在“大纲”工具栏中选择“显

13、示级别”下拉列表中的某个级别，例如“显示级别3”，则文档中会显示从级别1到级别3的标题。（如图 8）图 8 大纲工具栏双击某层次内容前的十字标记或者单击”大纲”工具栏的（或者按组合键Alt+Shift+）将完全展开这段内容的标题和正文。双击字标记或者单击”大纲”工具栏的（或者按组合键Alt+Shift+-）将折叠这段内容。如果需要调整某部分内容的级别，先点击内容前的十字标记选中内容，再点击”大纲”工具栏的或者格式工具栏的（或者按组合键Alt+Shift+Left）进行升级，点击”大纲”工具栏的或者格式工具栏的（或者按组合键Alt+Shift+Right）降级。如果要将部分内容移动到另一处，可将

14、鼠标指针移动到内容前的十字标记处，按住鼠标拖动内容至插入点上方，即可快速调整该部分区域的位置。这样不仅将标题移动了位置，也会将其中的文字内容一起移动。也可以在选定内容后，点击”大纲”工具栏的（或者按组合键Alt+Shift+Up）向上移动, 点击”大纲”工具栏的（或者按组合键Alt+Shift+Up）向下移动。从菜单选择【视图】|【页面】命令，即可返回到常用的页面视图编辑状态。2.6 对文章的不同部分分节文章的不同部分通常会另起一页开始，很多人习惯用加入多个空行的方法使新的部分另起一页，这是一种错误的做法，会导致修改时的重复排版，降低工作效率。另一种做法是插入分页符分页，如果希望采用不同的页眉

15、和页脚，这种做法就无法实现了。正确的做法是插入分节符，将不同的部分分成不同的节，这样就能分别针对不同的节进行设置。定位到第二部分的标题文字前，从菜单选择【插入】|【分隔符】命令，显示“分隔符”对话框。选择“分节符”类型中的“下一页”，并单击【确定】按钮，就会在当前光标位置插入一个不可见的分节符，这个分节符不仅将光标位置后面的内容分为新的一节，还会使该节从新的一页开始，实现既分节，又分页的功能。（如图 9）图 9 插入分页符用同样的方法对文章的其他部分分节。对于封面和目录，同样可以用分节的方式将它们设在不同的节。在文章的最前面输入文章的大标题和目录，然后分别在“目录”文字前和第一段文字前插入分节

16、符。如果要取消分节，只需删除分节符即可。分节符是不可打印字符，默认情况下在文档中不显示。在工具栏单击“显示/隐藏编辑标记”按钮（组合键Ctrl+*），即可查看隐藏的编辑标记。在段落标记和分节符之间单击，按【Delete】键即可删除分节符，并使分节符前后的两节合并为一节。2.7 为不同的节添加不同的页眉利用“页眉和页脚”设置可以为文章添加页眉。通常文章的封面和目录不需要添加页眉，只有正文开始时才需要添加页眉，因为前面已经对文章进行分节，所以很容易实现这个功能。设置页眉和页脚时，最好从文章最前面开始，这样不容易混乱。按【Ctrl】+【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉

17、和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态。注意在页眉的左上角显示有“页眉第1节”的提示文字，表明当前是对第1节设置页眉。由于第1节是封面，不需要设置页眉，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页眉。第2节是目录的页眉，同样不需要填写任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。注意第3节页眉的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页眉与第2节一样。如果现在在页眉区域输入文字，则此文字将会出现在所有节的页眉中，因此不要急于设置。在“页眉和页脚”工具栏中有一个“链接到前一条页眉”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“链接到前一条页眉”设置，这时页眉

18、右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页眉与前一节不同。此时再在页眉中输入文字，例如可用整篇文档的大标题作为页眉。后面的其他节无需再设置页眉，因为后面节的页眉默认为“同前”，即与第3节相同。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页眉编辑状态。用打印预览可以查看各页页眉的设置情况，其中封面和目录没有页眉，目录之后才会在每页显示页眉。2.8 在指定位置添加页码通常很多人习惯从菜单选择【插入】|【页码】命令插入页码，这样得到的页码，将会在封面和目录处都添加页码。而现在希望封面和目录没有页码，从目录之后的内容再添加页码，并且页码要从1开始编号。这同样要得益于分节的设置。按【Ctrl】+

19、【Home】快捷键快速定位到文档开始处，从菜单选择【视图】|【页眉和页脚】命令，进入“页眉和页脚”编辑状态。在“页眉和页脚”工具栏中单击“在页眉和页脚间切换”按钮，显示页脚区域。注意在页脚的左上角显示有“页脚第1节”的提示文字，表明当前是对第1节设置页脚。由于第1节是封面，不需要在页脚区域添加页码，因此可在“页眉和页脚”工具栏中单击“显示下一项”按钮，显示并设置下一节的页脚。第2节是目录的页脚，同样不需要添加任何内容，因此继续单击“显示下一项”按钮。第3节的页脚，注意页脚的右上角显示有“与上一节相同”提示，表示第3节的页脚与第2节一样。如果现在在页脚区域插入页码，则页码将会出现在所有节的页脚中

20、，因此不要急于插入页码。在“页眉和页脚”工具栏中有一个“同前”按钮，默认情况下它处于按下状态，单击此按钮，取消“同前”设置，这时页脚右上角的“与上一节相同”提示消失，表明当前节的页脚与前一节不同。这时再插入页码，就能让页码只出现在当前节及其后的其他节。从菜单选择【插入】|【页码】命令，显示“页码”对话框。采用默认设置即可。单击【格式】按钮，显示“页码格式”对话框。默认情况下，“页码编排”设置为“续前节”，表示页码接续前面节的编号。如果采用此设置，则会自动计算第1节和第2节的页数，然后在当前的第3节接续前面的页号，这样本节就不是从第1页开始了。因此需要在“页码编排”中设置“起始页码”为“1”，这

21、样就与前面节是否有页码无关了。第3节之后的其他节无需再设置页码，因为页脚的默认设置为“同前”，而且页码格式默认设置均为“续前节”，将会自动为每一节编排页码。在“页眉和页脚”工具栏中单击【关闭】按钮，退出页脚编辑状态。用打印预览可以查看各页页脚的设置情况，其中封面和目录没有页码，目录之后才会在每页显示页码，并且目录之后的页码从1开始编号。2.9 插入目录最后可以为文档添加目录。要成功添加目录，应该正确采用带有级别的样式，例如“标题1”“标题9”样式。尽管也有其他的方法可以添加目录，但采用带级别的样式是最方便的一种。定位到需要插入目录的位置，从菜单选择【插入】|【引用】|【索引和目录】命令，显示“

22、索引和目录”对话框，单击“目录”选项卡。在“显示级别”中，可指定目录中包含几个级别，从而决定目录的细化程度。这些级别是来自“标题1”“标题9”样式的，它们分别对应级别19。如果要设置更为精美的目录格式，可在“格式”中选择其他类型。通常用默认的“来自模板”即可。单击【确定】按钮，即可插入目录。目录是以“域”的方式插入到文档中的（会显示灰色底纹），因此可以进行更新。当文档中的内容或页码有变化时，可在目录中的任意位置单击右键，选择“更新域”命令，显示“更新目录”对话框。如果只是页码发生改变，可选择“只更新页码”。如果有标题内容的修改或增减，可选择“更新整个目录”。2.10 插图自动编号和引用文档的纲

23、目框架和多级标题编号都完成后，就进入了正文内容的填充工作。在这个过程中，为了让文档更具表达力，我们可能需要插入很多图片，比如你正在阅读的本文，笔者为了大家更容易理解和操作，就插入了很多图片。插入图片之后，随之而来的工作就是为插图编号，用Word的术语讲，针对图片、表格、公式一类的对象，为它们建立的带有编号的说明段落，即称为“题注”。你在本文中看到的每幅图片下方的“图1、图2”等文字就称为题注，通俗的说法就是插图的编号。为插图编号后，还要在正文中设置引用说明，比如本文中用括号括起来的“（图1）、（图2）”等文字，就是插图的引用说明。很显然，引用说明文字和图片是相互对应的，我们称这一引用关系为“交

24、叉引用”。2.10.1 图表自动编号下面说明如何让Word自动为插图编号。1) 在Word中打开长文档，插入点定位于第一张图片的插入位置，选择菜单“插入图片来自文件”命令，找到图片的存放位置，把第1张图片插入文档。2) 选中这张图片，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“题注”命令，打开“题注”对话框。假设我们需要的编号格式为“图1、图2”等，于是单击“新建标签”按钮，在弹出的“新建标签”对话框中输入“图”，注意不要输入任何数字，实际编号的数字Word会自动处理的。输入完成后单击“确定”返回“题注”对话框。（如图 10）图 10 插入题注3) 由于我们希望每次插入图片后Word能够自动为插图编号

25、，所以单击“自动插入题注”按钮，在打开的对话框中进行设置。4) 打开“自动插入题注”对话框，在插入时添加题注列表框中勾选“MicrosoftWord图片”复选框，然后选择使用标签为“图”，默认的编号输入为“1、2、3”，如果你要更改编号数字，可以单击“编号”按钮，在弹出的对话框中进行设置（如图 11）。设置完成，单击“确定”后返回Word编辑窗口。以后插入图片时，Word就会自动为它们添加编号了。同样的，如果文档中的表格、公式需要自动编号，这这里勾选对应复选框即可。图 11 设置自动插入题注5) 为了便于测试，先把插入的第1张图片删去，然后再把它插入进来，可以看到Word自动在它下方添加了题注

26、“图1”。6) 接下来把光标定位到第2张图片的插入位置，插入第2张图片，也可以看到Word自动在它下方添加了题注“图2”。2.10.2 交叉引用题注使用Word的“交叉引用”功能，在文档正文中为插图设置引用的说明文字，即“交叉引用题注”。下面介绍如何使用Word“交叉引用”功能为插图设置引用说明。1) 在正文中需要添加插图1引用说明的位置输入“（）”，然后将光标定位于其中，选择菜单命令“插入引用交叉引用”命令，打开“交叉引用”对话框，在“引用类型”下拉列表内选择“图”，在“引用内容”下拉列表内选择“只有标签和编号”，然后在“引用哪一个题注”列表框内选中“图1”，单击“确定”后（如图 12），就

27、设置好了图1的引用说明。图 12 设置图标标题的交叉引用2) 这时“交叉引用”对话框并没关闭，我们可以把插入点定位于需要添加图2的引用说明的位置，然后选中“引用哪一个题注”列表框内的“图2”，单击“插入”按钮即可为图2添加引用说明。3) 用同样的方法为其它插图在正文中添加引用说明。4) 文档中所有插图的引用说明添加完成后，我们来测试一下使用Word“交叉引用”功能的好处。5) 先故意删除文档中间的某幅图片，包括它的题注以及引用说明。如果我们先前是用常规方法手动为插图输入题注和引用说明，那么现在被删除的这幅图片后面的所有插图的题注和引用说明的编号就都不对了，需要重新手动修改。6) 不过由于前面我

28、们是使用的是Word自动添加题注以及“交叉引用”功能为插图添加的引用说明，所以现在就只需全选中文档，按下键盘“F9”，Word就可以自动更新域，让后面的题注和引用说明中的序号自动更新为正确状态。如果你对Word域概念比较了解，那么可以很自然地理解Word这个聪明的功能。如果你是域的初学者，也许觉得这个功能比较奇妙，不过恰好可以把这里作为了解Word域的开端，同时可以初步地把Word的域理解为一种变量，它会聪明地根据实际情况的改变而变化。域是Word的精髓之一，它有着广泛的应用，比如后面将介绍的目录、索引等，它们的本质都是域。2.11 索引的制作索引的制作主要包含两个步骤： 一是对需要创建索引的

29、关键词进行标记，用Word术语讲就是标记索引项，这个步骤我们将告诉Word，我们希望哪些关键词参与索引的创建； 二是调出“索引和目录”对话框，通过相应的命令创建索引。下面的操作介绍索引创建的方法，我们假设主要以人名或公司名为关键词创建索引。1) 下面进行标记索引项。在文档找到第一次出现“RalphWeems”的位置，并选中它，然后打开“索引和目录”对话框，并选择“索引”选项卡。2) 单击“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框，可以看到“主索引项”框内自动显示了索引标记内容，这里为“RalphWeems”，然后单击“标记”按钮，可以完成对第一个关键词“RalphWeems”的标记。2.12

30、 小结至此，整篇文档排版完毕。在整个排版过程中，可以注意到样式、大纲模式和分节的重要性。采用样式，可以实现边录入边快速排版，修改格式时能够使整篇文档中多处用到的某个样式自动更改格式。在大纲模式下录入，先建立好文档的纲目结构，然后再进行具体内容的填充，易于进行文档的层次结构的调整和生成目录。对文档的不同部分进行分节，有利于对不同的节设置不同的页眉和页脚。有关样式和分节应用，以及页眉页脚的设置，这里介绍的仅仅是最基本的用法。在下一篇中将会看到更为精彩和美妙的应用。3 双面打印的复杂文档3.1 文档特点这类文档一般有杂志和书刊，编排难点很多，除了普通长文档的特点外，主要还有以下几个特点： 正反面打印

31、或印刷 如果杂志或书比较厚，每页的左侧会留出一些空白，以便装订后不会遮挡文字。 奇数页总是位于翻开的书的右侧页上，偶数页总是位于左侧页上。 对于书而言，每一章的首页总是位于右侧页（奇数页）。 如果某章的前一页没有内容，会保留空白页，空白页总是位于左侧页（偶数页）。 奇偶页的页眉可以不同，一般偶数页可显示文章或书名，奇数页显示本章标题。 每一章的首页都没有页眉。 目录和正文部分采用不同的页码格式，（例如目录用罗马数字，正文用阿拉伯数字），并且都从1开始编号。3.2 制作关键怎么设计这样的文档呢？抓住以下几个关键就行了： 页面设置决定了页面布局、节的起始位置、奇偶页页眉和首页页眉 分节时，每一节可以从奇数页或偶数页开始，而不一定是从下一页开始 域可以帮助自动填写某些内容（例如目录、页眉文字） 打印设置可以让纸张实现自动化或半自动化的正反面打印3.3 预留装订线区域为了让双面打印的比较厚的文档能够在装订后不会遮挡文字，可以预留出装订线区域。从菜单中选择【文件】|【页面设置】命令，显示“页面设置”对话框，选择【页边距】选项卡。在“页码范围”中，设置“多页”为“对称页边距”；在“页边距”中，设置“装订线”为“2厘米”，并可预览效果；在“预览”中设置“应用于”为“整篇文档”。 （如图