中小型超市管理信息系统规划分析与设计说明.docx

1、中小型超市管理信息系统规划分析与设计说明1 绪论1.1研究背景随着现代科学技术的迅猛发展，计算机技术已经渗透到各个领域，成为各行业必不可少的工具。我国超市形成在20世纪90年代初期，现在已经成为我国零售业的一种重要形态，为国民经济的发展发挥了重要的作用。随着超市高速的发展，其经营管理也变得愈加复杂，早期的售货员站柜台的形式早已不能满足现有销售也的发展，这样就迫切地需要引入新的管理技术。国市场的一些中小型超市，它们在信息化过程中的步伐要落后于大中型超市，而对于这些企业的资源管理，信息的存储和处理也显得迫切需要，要适应市场竞争，就需要有高效的处理方式和管理方法，因此加快超市的信息化进程是必可少的1

2、.2研究意义超市形态具有种种优点，但在目前状况下，它仍存在零售业企业所共有的落后的一面，如：不能有效地管理每种商品，收款结算速度慢，容易出现营业差错，不宜进行商品调价，盘点效率低等，而且在超市日常管理中，商品的进、销、存等决策以经验为主，缺乏实时分析功能，管理人员对及时传递资料的要求始终得不到满足。为此，依靠现代化的计算机信息处理技术来管理超市，能节省大量的人力、物力，改善了员工的工作条件，减轻了劳动强度，并且能够快速反映出商品的进、销、存等状况和各种反馈信息分析，使管理人员快速对市场的变化做出相应的决策，加快超市经营管理效率。2 系统规划2.1 系统目标该系统得主要目标是协助超市管理层高效的

3、管理超市的日常工作，提供一些决策必要的信息。系统涉及到整个超市的业务，包括商品入场洽谈及采购、库存管理、销售管理、人事管理等。该系统建成后应该能做到实事检测超市的所有动态，高层管理者通过一个入口，就能对超市的当前经营现状一目了然，并提供某些问题的参考解决方案。2.2 系统规划方法的选择信息系统规划(Information Systems Planning)是将组织目标、支持组织目标所需要的信息、提供这些必需信息的信息系统，以及这些信息系统的实施等诸要素集成的信息系统方案，是面向组织息系统发展远景的系统开发计划。常用的规划方法有关键成功因素法、战略目标集转化法、企业系统规划法、投资回收法等，根据

4、该系统的需要及现实环境，本文将采取“企业系统规划法”。2.3超市现状调查2.3.1 组织结构调查通过调查发现，现今的中小型超市，除了拥有一般的收银系统外，几乎没有采用任何管理系统对超市进行日常管理，商品的确定、采购、入库和查询，上架商品的选择、清点，销售额和成本的核算等日常业务都是通过人工来完成。店长是超市的最高管理者，负责超市长远经营战略的制定。店长的直接管理人员有：财务管理负责人，商品采购负责人，仓库保管负责人，各类商品销售负责人，收银负责人等职能负责人。各职能负责人主要指定实际可行的方案，来达到店长的战略目标，他们下设一线员工，是战术的主要执行人。由于一般中小型超市都不设置财务部，销售部

5、，人事部等职能部门，而是有店长（老板），财务人员，店员，仓库保管员等组成。2.3.1.1 职能层级总揽图1.1 职能层级图2.3.1.2 顶层结构店长一般配备有1-2名助理，来协助店长完成各项工作，助理拥有店长赋予的一部分权力来管理一些人员；店长之下设有各种职能人员，来完成店长所指定的战略目标；店长和各职能人员的职能关系，处于超市组织结构的顶层。下面是整体结构的顶层结构：图1.2 顶层组织结构图各个职能负责人下面就是一线的员工，他们主要负责制定出一些实际可行的方案，然后上报店长批准，批准后由其领导员工执行方案。之后做方案的绩效估，上报店长方案执行结果，等待下一个任务。下面是各二级结构图：2.3

6、.1.3 二层-仓库“仓库负责人”：仓库部分，一般由一名负责人，一名入库登记人员，一名出库登记人员组成。在有些超市，这些不止一名，还有更细的分工。而在一般的超市，是一名人员，还有一些超市出库和入库登记都是一个人完成，甚至一些超市的仓库管理只有一人。由于本文研讨的是“中小型超市”，故按照出入库登记各一名人员分布，则有下面的结构图：图1.3 仓库组织结构图2.3.1.4 二层-采购“采购负责人”：超市采购由一名全权责任人统领，下设二级各类食品采购负责人，其中一般有生鲜食品采购，其他食品采购，非食品采购。采购负责人需根据市场定位，顾客需求，商品质量及价格，上级领导安排等指标，来确定入场商品，然后分派

7、下级采购员和指定商品供应商洽谈采购事宜。只有某商品供应商的产品获准入场，下级人员才就可以让商品上架。下面是结构图：图1.4 采购组织结构图2.3.1.5 二层-销售“销售负责人”：销售负责人主要管理超市日常的销售工作，左接采购，商谈那些商品该上架，那些商品该加货，那些商品该停止销售；右接财务，及时了解超市经营状况，调整销售方案，使超市处于最优销售状态。除了这些大项的工作外，还要设计货品的摆放位置以及数量，比如某些超市将木糖醇，口香糖之类的商品放在，超市收银台旁边来提高销售额。销售负责人，下设二级各类商品销售负责人，类别和采购一样，但人员数量大于采购人员。二级负责人下配有各个货架或者小片区域责任

8、人。人员结构如下：图1.5 销售组织结构图2.3.1.6 二层-财务“财务负责人”：财务负责人主要管理超市销售和采购所涉及的资金流转，左接销售，右接采购。完成超市日常收入与支出的结算，确保资金流能正常运转，保证超市可以正常运作。做好预算，有效的成本控制，在账款上一定要准确，及时记录入账。图1.6 财务组织结2.3.1.7 二层-人事“人事负责人”：人事负责人主要管理超市进货渠道的稳定和超市员工的稳定，确保和厂商建立稳定的商贸来往。保证超市货源稳定，维系一系列的贸易商谈。还设有战略发展研究处，具有远见的超市必定能发展的更好，所以这个是必不可少的。但在一些中小型超市里，这个部门不是很被重视，主要是

9、因为它在日常的业务中对经营效益不起决定作用。图1.7 人事组织结构图2.3.2现行业务流程业务流程是为达到特定的价值目标而由不同的人分别共同完成的一系列活动。活动之间不仅有严格的先后顺序限定，而且活动的容、方式、责任等也都必须有明确的安排和界定，以使不同活动在不同岗位角色之间进行转手交接成为可能。超市的日常业务，按照严格的执行机制和秩序，每个部门都协调工作。不管怎样，销售始终是超市最重要，也是最复杂的一块，所以其中最为重要的是销售部门。也是因为有了销售，所以才产生了与其相关的一些部门，其他部门都围绕这个部门运作。每天的经营一开始，就会产生一系列的业务。首先开启的是销售，查看货架商品存量，判定是

10、否该补给商品，或者某些商品该下架，而这些业务就会涉及到“仓库”的参加，仓库应该根据库存信息及时调整库存，并给相关部门发送信息，缺货或者某些商品需要退货，就会涉及到“采购部”，采购不根据各方的表单，制定订货单，此时，订货需要交由“财务部”审核，并发放采购资金，进而采购部携带资金采购。人生部是一个和各部门都可以直接接触的部门，但起主要职责还是人员管理，招聘，薪酬管理等。2.3.2.1超市的整体业务流程图图1.7 人事组织结构图2.3.2.2 销售业务流程图1.9 销售业务流程图2.3.2.3仓库管理业务流程图1.10 仓库业务流程图2.3.2.4采购业务流程图1.11 采购业务流程图2.3.2.5

11、 财务业务流程图1.12 财务业务流程图2.3.2.6 人事业务流程图1.13 任业务流程图3 系统分析 通过第2章调查的现行的超市业务处理流程，我们可以看出，现在超市的业务处理基本靠手工完成（除了收银的账务处理），单据的传递以及信息的传递及共享都不及时，这在很大程度上给超市的经营带来了负面的影响。由于超市的顾客有很大一部分是来自周边的社区、学校等，而且这些顾客在很长一段时间是不会流失的，所以超市的日常购物者很大一部分是老顾客，如果超市能在这部分老顾客身上做一定的工作，那么会给超市带来的收入大幅上升。但是现在的超市普遍是人工管理，顾客的登记，以及会员的管理做的很差，基本是只凭一会员卡来判定顾客

12、的层次，这不仅不能提高收益，反而有可能使一些老顾客流失。该系统的一个重要改进是增加会员管理子系统，帮助超市有效的管理会员。在超市的其他部门的业务流程里也存在一些冗杂和不合理的地方，以及用电脑系统管理可以变得更高效的地方，下面就各个部门的业务作出分析与改进：3.1 现行销售业务流程分析顾客选定好商品后，在收银台由收银员结算。结算之后收银员向顾客提供发票，同时向商品管理人员提供销售商品的各种清单。商品管理人员收到清单之后开据销售报表，并结算现金，开据月结现金报表。然后将销售报表和月结现金报表上交至财务部。商品管理人员另一方面还要对货架商品进行查询：（1）由于被顾客所购而数量减少的商品要及时进行补充

13、上架。所以就要由商品管人员开据领货单去仓库提货再上架，确保商品不间断供应；（2）对货架上的商品进行例行检查，如有损坏，已过保质期的，不合格的商品要及时下架。由商品管理人员开据下架退货单，下架至仓库。再由仓库管理人员开据出库单，将出库商品交由商品管理员负责处理。 不过上述流程过于繁琐，可以将销售人员，商品管理人员等统一，节约成本。下图为修改后的流程图：图2.1 改进销售业务流程图3.2现行仓库管理流程分析 仓库管理流程主要是负责商品的存入与出库。仓库管理人员首先要根据销售人员提供的商品信息开据入库单和领货单，然后查看库存有无相应的商品，若缺货，则向采购部开据缺货清单，采购部进行采购，合格入库；若

14、有商品，直接开据出库单，让销售人员领货。同时仓库管理员要对商品信息进行更改与审核。 不过上述流程同样过于繁琐，其入库管理员，入库登记员，仓库管理员等可进行统一的管理与实施。合并为仓库管理员。其流程图如下：图2.2 改进仓库业务流程图3.3 现行采购流程分析 现行的采购流程里，采购经理的任务过于繁杂，而采购员的工作又过于单一，所以将一部分责任和工作分担给采购员。该进的采购流程里，把一般的商业洽谈分配给采购员，而遇到特别重要的才有采购经理出面；而有关采购的信息就有系统自动收集整理，只需有人员把关即可。改进后的业务流程如下：图2.3 改进采购业务流程图3.4 现行财务流程分析 使用管理信息系统后，财

15、务的处理基本摆脱人工操作，实现自动化和可控性。日常会计的计算审核工作量将大大减少。图2.4 改进财务业务流程图3.5 现行人事流程分析图2.5 改进人事业务流程图3.6 新增会员管理流程图 通过会员管理子系统，超市可以及时了解会员的历史消费信息，进而制定相应的销售计划，满足起消费需求。会员系统存储有会员的基本个人信息，如、生日等，当会员生日到的时候，系统会自动提醒会员管理员，会员管理员即可给会员送上生日祝福，每到中国传统节日，系统也会提醒会员管理员，会员管理员可以有选择性的给会员送上节日祝福。会员管理子系统，还想销售部提供一些必要的信息，这样销售部就可以及时了解顾客消费习惯，制定更贴切实际的销

16、售计划。“会员管理子系统”其实是一个缩小的“客户关系管理系统”，如果未来超市发展扩大，该部分就必须扩建为“客户关系管理系统”。图2.6 新增会员业务流程图4系统设计4.1 系统概览整个系统做成以后，由6个子系统构成，分别是：采购管理子系统、销售管理子系统、仓库管理子系统、财务管理子系统、人事管理子系统、会员管理子系统。各个子系统的全权管理由各个部门经理承担，其具有新增、修改、和删除改部门人员管理权限的能力。整个系统都收到店长的控制，店长具有该系统的最高权限，他可以操作整个系统的功能模块。除去超市的管理者之外，系统外部还设置有一个“系统管理员”接口，其主要功能和职责是维护系统的正常运行，和优化系

17、统的功能。如下是系统概览：图3.1 新系统概览 系统设置有2个店长（其中一个是备用），店长可以添加最多2个助理，以帮助其完成日常工作。各个子系统拥有一个“部门经理”和若干职员对应相应职位，他们登录后拥有不同的界面显示。系统运行在一个主服务器上，各个功能用“存储过程”实现，每个管理界面单独设置，其功能实现只需调用主服务器上的“存储过程”实现即可。4.2 各个子系统的功能设计与说明 系统的各个主界面，都分为“信息显示区”和“功能操作区”，“信息显示区”主要显示和该职位有关的主要信息以及一些定制信息；“功能操作区”是各个操作功能的入口，如销售部长的界面的功能区有“制定销售计划”功能，点击后跳转到制定

18、界面。由于具备这样系统的界面设计，即每个界面的风格和划分是一样的，实际编码的时候，则只需要做一个“模版界面”，然后根据不同职位的需要，在“信息区”和“功能区”添加相应的信息和功能接口即可，这样就大大简化了系统的制作。并且功能区里面添加的功能是用“存储过程”实现的，所以在添加功能的时候，也不用一一实现，只需在跳转到功能界面后调用对应的“存储过程”即可，这不仅能提高整个系统的制作进度，也对后期系统的维护提供了极大的方便。4.2.1 主界面设计主界面，设置为两个部分，一个是系统管理员登录选择部分，一个是超市人员登录部分。其中“超市人员登录部分”位于登录界面正中，并且直接显示登录框（和密码）；如要进行

19、系统管理，则需要点击“系统管理员登录选择按钮”，其位于登录界面右上方小区域。当超市人员登录时，系统自动识别其人员性质，跳转到相应管理界面。4.2.2 店长功能及界面设计店长登录后，即跳转到主操作界面，主操作界面分为及时“信息显示区”和“功能操作区”上下两部分，其中“信息显示区”有以下几部分信息： 及时销售信息：当日销售额、销售量前3的商品； 实时库存信息：主要商品库存量、库存额； 财务现状信息：库存现金、银行存款、欠款总额、未收货款； 超市人员信息：总员工数量、管理人员数量； 店长定制信息：店长选择的其他信息；全部信息下面是各个子系统的接口，店长可以直接进入各个子系统，并进行各种操作。但在执行

20、修改、添加、删除等修改数据的操作时，店长只能留下操作指示，再由相应职员完成，而不能直接操作，以免造成数据修改后，相应的职员却不知情。4.2.3 “销售管理子系统”功能及界面设计销售管理子系统中，销售部长拥有最高管理权限，其拥有一个，和若干助理，助理的权限由部长分配。销售部还设有销售管理员若干和各销售片区负责人若干。“销售部长”主要制定销售计划、洞察市场行情以及时改变销售方案。其次销售部长还要根据本部的实际情况招聘或者辞退员工，但其只需写出计划表即可，实际操作将由人事部来完成；“销售管理员”主要负责日常销售的安排，包括根据货架的商品信息，及时安排领货即制定领货单，若货架有过期或者损坏商品，应及时

21、把商品下架，并开具下架单或者退货单；“片区负责人”主要负责及时更新其负责的片区的所有货架上的商品信息，包括商品种类，商品数量，商品的剩余保质期，损坏商品的种类数量。图3.2 销售管理子系统 销售部长界面：从首页登录后，立即跳转到其主操作界面，主界面分区和店长是基本一样的，也分为信息显示区和功能操作区，信息显示区，显示的容由销售部长定制，但最基本的信息应含有当日销售额、商品存量、在途商品等。操作区有以下几个按钮：1.制定销售计划；2.新增商品；3.制定人员招裁计划；销售管理员界面：信息显示区包含各个货架及时的商品信息、仓库库存信息、定制信息； 功能操作区包含“开领货单”、“开下架退货单”按钮。销

22、售片区负责人：信息区包含历史上架下架记录； 功能区包含更新货架商品信息。下图是销售部与其他部门的数据传递图：图3.3 销售管理子系统数据传递图4.2.4 “采购管理子系统”功能及界面设计采购管理子系统中，采购主管拥有最高管理权限，其拥有一个，和若干助理，助理的权限由主管分配。采购部还设有采购管理员若干和各类商品采购负责人若干。“采购主管”主要制定采购计划、洞察市场行情以及时改变以及调整采购方案。其次采购主管还要根据本部的实际情况招聘或者辞退员工，但其只需写出计划表即可，实际操作将由人事部来完成；“采购助理”主要负责日常采购的安排，包括根据货架的商品销量信息，及时安排采购清单即制定商品采购单，若

23、销售部有下架过期商品，需拟定退货单；“片区采购负责人”主要负责及时更新其负责的片区的所有商品信息，包括商品种类，商品数量，商品的剩余保质期，损坏商品的种类数量等。图3.4 采购管理子系统数据传递图 采购主管界面：从首页登录后，立即跳转到其主操作界面，主界面分区和店长是基本一样的，也分为信息显示区和功能操作区，信息显示区，显示的容由销售部长定制，但最基本的信息应含有当日各类商品领货总额、各类商品库存量、在途商品、小于安全库存的商品等。操作区有以下几个按钮：1.制定采购计划；2.新增商品；3.制定人员招裁计划；采购管理员界面：信息显示区包含各商品仓库库存信息、定制采购计划、办理退货换货； 功能操作

24、区包含“开采购清单”、“开退货单”按钮。各类商品采购负责人：信息区包含历史领货记录，历史进货记录； 功能区包含更新货架商品信息。下图是采购部与其他部门的数据传递图：图3.5 采购管理子系统数据传递图4.2.5 “仓库管理子系统”功能及界面设计“仓库负责人”主要负责整个仓库的合理运做配置，负责分配管理员的工作。以及对仓库管理遇到的问题及时的做出处理。以及对仓库管理做出预见性的决策；“仓库管理员”主要负责商品的入库，出库的登记与管理。对入库的商品进行统一的编号，合理地分区存放与管理以及对出库商品进行必要的核对与登记管理图3.6 仓库管理子系统结构图仓库负责人界面：从首页录后，立即跳转到其主操作界面

25、。操作界面分为信息显示区和功能操作区。信息显示区显示每日商品的入库，出库的登记与管理情况，以及各种票据信息。操作区有以下几个按钮：1对仓库管理员的工作进行分配；2对仓库每日进行的业务进行最后的核对；3对仓库管理进行合理的规划；仓库管理员界面：信息显示区显示每日出库与入库的商品信息和相关的处理流程信息； 功能操作区：对商品的入库与出库进行处理以及库存商品的管理；图3.7 仓库管理子系统数据传递图4.2.6“财务管理子系统”功能及界面设计财务管理子系统中，财务部经理拥有最高管理权限，其拥有一个，和若干助理，助理的权限由部长分配。财务部还设有财务科员，业务会计，仓库会计等人员。“财务部经理”主持公司

26、的财务预决算，财务核算，会计监督和财务管理工作；组织协调，指导监督财务部门日常管理工作，监督执行财务计划，完成公司财务目标。其次“财务部长”还要根据本部的实际情况招聘或者辞退员工，但其只需写出计划表即可，实际操作将由人事部来完成；“财务科员”将分管资金，税务，银行会计，税务会计业务，报表会计业务，账务会计业务，出纳业务，员工工资等。“业务会计”负责销售收入，报往来账，协调业务部和财务之间的工作。“仓库会计”将负责负责货品入库出库记录，商品库存，商品采购记录以及商品采购票据等。 图3.5 财务管理子系统结构图 财务部经理界面：从首页登录后，立即跳转到其主操作界面，主界面分区和店长是基本一样的，也

27、分为信息显示区和功能操作区，信息显示区，显示的容由财务部经理定制，但最基本的信息应含有当日销售额、库存商品等。操作区有以下几个按钮：1.制定财务计划；2.制定各种财务报表；3.制定人员招裁计划；财务科员界面：信息显示区包含：流动资金信息，税务信息，银行财务信息，税信息务，报表会计业务信息，账务会计业务信息，出纳业务信息，员工工资信息。 功能操作区包含：流动资金查询，应交税金，现金出纳以及员工工资管理。业务会计界面：信息区包含：每日销售收入，商品成本，其他费用信息； 功能区包含：每日销售业务处理，定期总结上报销售收入等票据及现金处理，还有“员工薪酬表单”。仓库会计界面：信息区包含：商品入库出库信

28、息，商品库存信息，商品采购信息等 功能区包含：商品库存查询，商品采购资金处理，及其他商品资金管理。下图是财务部与其他部门的数据传递图： 图3.5 财务管理子系统数据传递图4.2.7 “人事管理子系统”功能及界面设计“人事部长”主要制定超市整体工作计划，人员招聘以及裁员计划、洞察市场行情以及时改变超市经营方案；“人事管理员”主要负责超市日常运作的安人员排，包括根据超市整体经营情况，拟定超市发展、改革规划；还负责及时总结超市经营情况，各部门工作业绩，人事部长以此为依据，前瞻超市经营发展观，做出更好的决策。人事部还需负责超市员工的考勤以及薪酬福利发放。图 3.9人事系统结构 人事部长界面：从首页登录

29、后，立即跳转到其主操作界面，分为信息显示区和功能操作区，信息显示区，显示的容由人事部长定制，但最基本的信息应含有各部门事务安排、发展计划等。操作区有以下几个按钮：1.制定发展计划；2.制定超市规章；3.制定薪酬；4.制定人员招裁计划；人事管理员界面：信息显示区包含各个各部门人员基本信息、休假信息、考勤信息等； 功能操作区包含“人员薪酬发放”、“人员招聘与裁减”“人员工作安排”按钮。市场调研员：信息区包含市场商品热度信息，市场消费情况调查信息，区域市场经济信息； 功能区包含超市发展规划建议，超市结构调整计划；下图是人事部与其他部门的数据传递图：图 3.10人事系统数据传递图4.2.8 “会员管理

30、子系统”功能及界面设计会员管理子系统的功能是管理会员的信息，并提供整理后的信息给决策者，帮助决策者更好的制定切实可行的方案。会员管理子系统基本实现智能化，所以不需过多人工干预，其中需要人工操作的有：新会员基本信息的录入，更改会员信息，删除会员信息。会员管理员的界面信息显示部分不默认设置有信息显示，但管理员可以定制一些信息，如会员总人数，会员消费额等。功能区包含：新增会员按钮，更改信息按钮，删除会员按钮，查看信息按钮四个按钮。4.3 系统数库设计 数据库是一个管理系统的最重要的核心部件，一个优秀的数据库是一个系统优秀的标志。数据库含两大部分：数据存储部分和存储过程部分，其中数据存储部分是存储系统

31、所需数据的“存储库”，存储过程则是在这些数据上的一些功能，与一般的功能不同，它们直接置身于数据库中，是数据库的部功能，而外部的程序若想操作数据库，则只能通过这些存储过程来实现。所以本系统的数据库设计就主要围绕这两部分来设计。4.3.1数据存储设计数据存储的设计对系统的整体效率也至关重要，数据存储的设计要遵循冗余小，结构简单明了，有层次性。4.3.1.1数据逻辑结构设计下面是整个系统所要用到的数据的逻辑结构设计：员工 （员工ID，性别，所属部门，职位，家庭住址，备注）；商品 （商品编号，商品名称，价格，厂商ID，剩余保质期）；厂商 （厂商ID，厂商名称，法定代表人，主营商品，邮编，地址，）；销售计划表 （表单ID，销售额，起止时间，利润，详细计划）；货架商品信息表（货架ID，商品编号列表，商品名称列表，各商品数量，各商品剩余保质期，各商品安全存货量）；领货单 （表单ID，商品编号列表，商品名称列表，各商品数量）；下架及退货单 （表单ID，商品编号，商品名称，商品数量，下架原因）；销售报表 （表单ID，销售额，成本，利润，起止日期）；商品销售信息 （表单ID，商品编号，销售额，销售数量，起止日期）；入库单 （表单ID，商品编号列表，商品名称列表，各商品数量，入库日期）；不合格清单 （表单I