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1、档案管理基础第四版 能力测试答案人大完整版第二章能力测试参考答案 商贸公司的小程刚刚接任专职档案员的职务就遇上了接收归档文件工作。公司办公室的文书管理员小陆将处理完的文件交给了小程，让他进行鉴定、整理，说以往公司的立卷归档工作就是这么做的。 根据案例所提供的情况，请思考下列问题： 1.该公司这种文件归档工作的做法是否符合国家的规定？为什么？ 2.小程在文件归档工作中的职责有哪些？3.小程应按照哪些程序接收公司的归档文件？参考答案 （1）商贸公司将处理完毕的文件交给档案员进行鉴定、整理的做法不符合国家的规定。 机关档案工作条例第十一条规定：“机关应建立健全文件材料的归档制度。凡机关工作活动中形成

2、的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门归档。机关领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理、立卷。” （2）小程作为专职档案员，在文件归档工作中的主要职责有：第一，监督文件的形成过程。 第二，督促归档制度的落实。第三，指导文书部门的立卷归档工作。包括：协助单位确定立卷地点和分工立卷的范围，参与编制文件立卷方案，对立卷操作进行业务指导，对归档案卷质量进行检查。第四，开展零散文件的收集工作。 （3）小程接受本公司归档文件的程序是： 第一，依据案卷目录、卷内文件目录对案卷及卷内文件的

3、数量进行核对和检查，同时根据归档要求检查案卷的质量；对不合格的案卷，要求文书部门重新返工整理。第二，案卷检查合格后，填写案卷移交清单，与移交人员履行签字手续。移交清单应该填写一式三份，一份由文书部门或业务部门存查；另外两份保存在档案部门作为检索工具和全宗卷的材料。第三章能力测试参考答案 食品集团公司下属若干分公司，其分公司可以独立行使职权，能够以自己的名义对外行文，设立独立的财务，但人事由总公司代管。 根据上述情况，请思考下列问题： （1）该食品集团下属的各分公司是否为立档单位？为什么？（2）该食品集团下属的各分公司能否为立档单位与其档案有何关系？ 参考答案： （1）该食品集团下属的各分公司均

4、为立档单位。因为它们可以独立行使职权，能够以自己的名义对外行文，符合立档单位的主要构成条件。 （2）如果该食品集团下属的各分公司是一个立档单位，那么，它们形成的档案就可以构成独立全宗；反之，则不能构成独立全宗。 2.商贸集团内部机构健全，很少调整内部机构，各内部机构的档案分别处理，界限较明确。 根据上述情况，请思考问题：该公司的档案采用何种复式结构分类方法为宜？ 参考答案： 商贸集团的档案适合采用年度组织机构分类法。 3.化妆品总公司档案室接收了所属被撤销分公司的全宗。该立档单位情况是：成立时间较短，内部机构数量少，内部机构之间的职能分工界限不清；该立档单位档案的状况是：由于文书立卷工作不到位

5、，致使文件分类不明确，部分文件尚未立卷；即使已经组好的案卷也存在组卷不合理、卷内文件秩序混乱、卷内编目和案卷题名不符合要求等严重质量问题。 根据上述情况，请思考下列问题： （1）XX总公司档案室是否需要整理该全宗的档案？ （2）对该全宗档案进行整理所涉及的工作范围。 （3）策划和安排对该全宗档案的整理程序和内容。（4）该全宗档案适合采用哪种分类方法？为什么？ 参考答案： （1）该总公司档案室需要对接受的分公司的全宗进行整理。 （2）根据上述情况，该全宗档案的整理属于局部调整的范围。（3）该全宗档案整理的程序和内容是：对分类情况进行分析，确定分类方法，对归类不准确的文件或案卷进行调整。对部分未立

6、卷的文件进行组卷，对组卷不合理的文件进行调整。进行卷内文件的排列和编号，编写卷内目录和备考表。拟写（修改）案卷题名，案卷装订（装盒）。对全部案卷进行案卷排列和编号。填写案卷封面。 （4）该全宗档案适合采用问题年度分类法，或者年度问题分类法。第四章能力测试参考答案 1.服装公司在进行文件归档鉴定时发现：年度综合统计报表、季度报表、月份报表都很齐全；而在总结类文件中，缺少年度总结，只有季度总结和一些单项工作总结；有一份本单位职工代表大会的工作报告定稿遗失，现存的只有草稿。 根据上述情况，请思考下列问题： （1）该单位统计类文件的价值如何判定？为什么？ （2）该单位总结类文件的价值如何判定？为什么？

7、（3）该单位职工代表大会工作报告的草稿需要留存吗？为什么？参考答案：（1）该单位的年度统计报表应列为永久保存，季度和月报表的保管期限可以定为10年。理由是年度统计报表的内容涵盖了季度和月报表。（2）由于该单位缺少年度工作总结，因此，季度工作总结应列为永久保存。而单项工作总结的保管期限应视内容而定，如果是该单位的重要活动、重要项目和重要产品的总结，应列为永久保存；如果是事务性和一般活动的总结可列为30年或10年保管期限。（3）由于该单位职工代表大会工作报告的定稿遗失，那么，其草稿就具有重要价值，应列为永久保管。2.大学在对归档文件进行鉴定，并划分保管期限时，对一些文件是否应归档“举棋不定”；有些

8、文件的保管期限也一时确定不了；同时，发现在具有密切联系的一组文件中，只有一两件文件的保存价值较短，而其它文件均具有较长的保存价值。 根据上述情况，请思考下列问题： （1）对于这些一时难以作出最终结论的文件，应采取什么办法处理？（2）如何解决具有密切联系的一组文件中，包含保存价值不同文件的问题？参考答案：（1）对于这些一时难以确定是否归档，或划定何种保管期限的文件，一般应掌握：保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本单位文件从宽，外单位文件从严的原则。对于介于永久、长期之间，长期、短期之间两可的文件，可采取“就高不就低”的处理方法。（2）如果一组有密切联系的文件中只有一两件文件的保存价值较短，

9、而其它文件均具有较长的保存价值，则应合并立卷，从长保管。3.医药总公司档案室需要对一批保管期限已满的档案进行价值复审，通过复审将剔除出来的无保存价值的档案予以销毁。 根据上述情况，请思考下列问题： （1）档案复审工作应如何组织？ （2）对于经过复审剔除出来需要销毁的文件应经过那些程序才能执行销毁？ （3）销毁档案时可以采取的方式及应执行的制度是什么？ 参考答案： （1）该公司应在主管档案工作的副总经理的领导下，组成由公司办公室主任为组长，档案室主任为副组长，公司主要业务部门人员参加的鉴定小组开展鉴定工作。 （2）对于经过复审剔除出来需销毁的文件，要编制档案销毁清册及立档单位和全宗简要说明，报送

10、有关领导审查、批准。档案销毁清册及立档单位和全宗简要说明至少一式二份；一份留在档案室，另一份送审。经公司领导人审查批准后，这批需要销毁的文件才能进行销毁处理。（3）经批准予以销毁的档案，一般可将其送往造纸厂作纸张原料，或采取碎纸机粉碎的方式。对销毁的档案也要执行保密制度，严禁将需要销毁的档案做其他用途，更不允许作为废旧纸张、书刊出卖。无论采取何种方式，销毁档案均需指派两人以上执行监销任务。确认档案销毁完毕后，在销毁清册上注明销毁方式、“已销毁”字样和销毁日期并签字。第五章能力测试参考答案 1.医药设备公司在建立健全档案工作中，准备在办公楼里为档案室划拨两间专用库房。为此，请档案员小李提出库房的

11、选址及装修要求。 根据上述情况，请思考下列问题：（1）档案库房的选址要求是什么？（2）档案库房在装修时门窗应如何处理？（3）档案库房装修时应选择什么类型的材料处理墙面、地面？（4）档案库房光源的要求是什么？参考答案：（1）该公司在为档案室选址时，应提出的要求包括：第一，档案库房要有足够的面积，开间大小合适。第二，档案库房应该远离火源、水源和污染源，符合防火、防水、防潮、防光、防尘、隔热等基本要求。第三，档案库房最好紧邻档案人员的办公室，便于日常管理。（2）为了达到档案保管中“八防”的要求，档案库房的门窗需要进行密闭处理。档案库房尽可能全封闭，即无窗。如果库房为有窗建筑，门窗则需要加固，要安装防

12、盗窗防盗门，以及防盗报警装置。窗户要安装遮阳板、滤光玻璃或窗帘，减少光线的透过量，降低紫外线的危害。（3）对库房进行装修时，要选择坚硬、光滑、易于清洗的材料作为墙面、地面，防止库房内表面起尘。（4）库房光源以白炽灯为好，不宜使用日光灯。2.环保设备公司在办公楼三楼设置了4间专用档案库房，购置了统一的档案装具，档案室准备将档案移入新建的库房？根据上述情况，请思考下列问题：（1）档案库房是否应该编号？如何编号？ （2）档案装具在库房内应如何排列和编号？（3）档案移入档案库房后应如合排列和存放？参考答案：（1）该公司档案室应该按照从楼梯入口处自左至右的顺序为这4间档案库房统一编号。（2）档案装具的排

13、列应与窗户呈垂直走向，以避免强烈光线直射；档案装具之间的通道宽度应便于档案管理人员的工作与小型档案搬运工具的通行。档案装具不要紧贴墙壁。所有档案装具要按照统一编号，其方法是：自库房门口起从左至右，自上而下依次编档案装具的排号、柜架号、格层号（箱号），号码采用阿拉伯数字。（3）档案入库后，首先应将不同类型的档案，如：照片、影片、录音、录像档案，会计档案以及科技档案等分别保管，并在在案卷目录、全宗指南等检索工具中予以说明，在全宗末尾放置参见卡片，指明存放地点。档案上架的次序应依据档案分类和案卷的排列顺序，按照档案架、柜、箱以及“栏”、“格”的编号顺序进行。一般的纸质档案采取竖放的方式，特殊形式的档

14、案，如设计图纸或珍贵档案等采取平放的方式。3.市局的档案室在管理本单位档案的过程中，形成了档案移交目录、档案移交书、档案分类方案、立档单位和全宗历史考证、档案鉴定分析报告、档案销毁清册、档案安全检查记录、机关工作大事记等文件材料。 根据上述情况，请思考下列问题： （1）上述材料的性质是什么？有什么作用？（2）上述材料应该如何处置？ 参考答案： （1）上述材料是在全宗的管理过程形成的文件材料，档案管理者将应将其组成一个专门案卷全宗卷，它能够反映档案收集、整理、鉴定、销毁、保管和利用的情况。（2）在管理上，全宗卷不能与全宗内的档案混合在一起，而是单独存放。其存放方式是：每个全宗的全宗卷，可以按照全

15、宗号进行排列和专柜保管，也可以置于每个全宗排列的卷首，以专柜分别保管为宜。第六章能力测试参考答案 1.某一利用者为写作论文，到档案馆查找有关劳动就业政策方面的档案。档案馆馆藏有关档案40件，经查询检索出有关的档案35件；经阅读，发现其中30件是相关文件，5件为不相关文件。 根据以上情况，请计算： （1）该档案馆的实际查全率和漏检率。（2）该档案馆的查准率和误检率。参考答案：（1）该档案馆的查全率是30/40 100% 75%漏检率是10/40 100% 25%。（2）查准率是30/35 100% 85.7%误检率是5/35 100% 14.3%。2.以下是一份文件的内容和形式特征： 文件题名：

16、重型机械制造公司关于机构调整的请示；成文日期：1982年3月11日；发文字号：重机199223号；文本：定稿；保管期限：永久；密级：内部；页数：2页；载体：纸张；规格：260mm184mm；附件：重型机械制造公司关于机构调整的方案；主题词：机构调整 请示。分类号：B313；档号：01712752。根据以上情况，请按照著录规则，填制一张段落符号式著录条目。参考答案：分类号B313 档案馆代号 档号 01712752 缩微号重型机械制造公司关于机构调整的请示：发文字号：重机199223号/重型机械制造公司+重型机械制造公司关于机构调整的方案.定稿：请示.内部：永久.19820311.纸张2页：26

17、0mm184mm. 机构调整 请示第七章能力测试参考答案 1.培训中心根据本单位档案利用工作的需要，将在办公楼里设置一间档案阅览室。办公室的赵主任责成档案室工作人员小郑提出档案阅览室的设置要求，以便进行实际工作。 根据上述情况，请思考下列问题： （1）档案阅览室应如何选址？ （2）档案阅览室内部的分区要求是什么？ （3）档案阅览室内容应配备哪些设施才能满足需要？ （4）档案阅览室应为读者提供哪些工具书？（5）档案阅览室应制定哪些规章制度作为保证？参考答案：（1）档案阅览室的地址应选择在接近库房、环境安静、开间宽敞、光线明亮的地点，以方便调卷和用户阅读文件。（2）档案阅览室内部应该划分不同的功能

18、区，如服务区、检索工具摆放区、资料摆放区、阅读区、视听区和休息区等。（3）档案阅览室内应配备服务台、阅览桌、存物处、布告栏、检索工具柜、阅览监护设备、相关参考资料和工具书，以及计算机、复印、扫描等设备。（4）档案阅览室应提供与所藏档案相关的历史、经济、政治、报刊文摘资料，以及索引、书目、辞典、年鉴、手册和指南之类的工具书。（5）档案阅览室的规章制主要包括：阅览室接待范围、阅览室借阅档案范围、阅读档案须知、阅览室利用登记制度等。 2.一天，档案馆接待一位为了落实自己在待遇方面的政策需要开据档案证明老干部。为此，档案工作人员需要向这位老干部说明制发档案证明的手续和方法。根据所提供的情况，请思考下列

19、问题： （1）用户需要履行什么手续才能开据档案证明？（2）档案部门如何为用户制发档案证明？参考答案： （1）开据档案证明时，用户需要提出正式书面申请。申请中需写明获取档案证明的目的，要求证明的事项以及事项发生的时间、地点等基本信息。（2）档案部门在开据档案证明时，必须依据档案正本或可靠的副本来编写。在没有正本或可靠副本的情况下，才可以根据草案、草稿编写，并在证明书上注明“未经签署”、“记录草稿”等。如果发现档案材料互相矛盾，应将几种不同的材料同时列入档案证明中，以供用户分析研究。档案证明以引述或节录原文为主要方法，如果必须由档案工作人员根据档案内容综合或摘要叙述时，务必保证表述的准确性和真实性

20、，不能擅自对档案材料进行解释说明。所有的档案证明都要注明材料出处和根据。档案证明写好后，需要认真校对，并加盖档案室（馆）公章才能发出。第八章能力测试参考答案 1.机械设备总公司为庆祝成立50年，拟按照工作性质编写成立以来的大事记。根据这一情况，请回答下列问题： （1）该大事记应属于何种类型？ （2）该大事记采用何种编写体例为宜？ （3）该大事记的结构如何安排？ （4）该公司大事的选材标准和范围是什么？ （5）该公司收集大事材料的主要渠道有哪些？ （6）对所收集的材料进行核准的步骤有哪些？（7）大事条目的编写方法和要求有哪些？参考答案：（1）该公司大事记属于机关大事记。（2）该公司大事记应采用分

21、类编年体的体例编写，即按照工作性质分类后，再按时间顺序记述大事。（3）该大事记的结构应包括：题名、编辑说明、序言、目录、正文，根据需要可以加按语或注释，以及附录等。（4）该公司在大事的选材方面应考虑：将属于全局性、典型性的事件以及对现实工作和公司发展有重要影响的事件和活动作为大事；将反映大事记对象的性质、任务、主要职能活动等方面特点的事件和活动应该作为大事。选材范围应包括：第一，各种重要会议活动情况；第二，单位主要领导人的重要活动情况；第三，以单位名义作出的重要决定、决议、规划、规定等；第四，本单位的成立、撤销、隶属关系、职权范围、内部机构的变动情况；第五，本单位主要领导成员的任免、奖励情况；

22、第六，本单位工作中出现的典型事件、事故；第七，上级机关或上级领导对本单位的重要指示，以及上级领导到本单位检查工作的重要活动情况；第八，报纸、刊物发表的本单位的经验介绍、事故和批评的有关报道和重要新闻等。（5）该公司收集大事材料的主要渠道包括：上级领导机关、业务主管机关以及本单位的档案文件；上级领导、业务主管机关以及本单位的简报、快报、月报等资料；报刊、电台、电视等新闻媒介的报道等。（6）对所收集的材料要进行对照核实，或向事件发生的单位或当事人查询核实等，其核准步骤是：第一，认真分析和研究每一条材料，发现不确切或不合理的地方，要考订清楚后，再决定取舍；第二大事记初稿完成后，应印发单位的内部机构，

23、广泛征求意见，订正事实，补充材料；第三，在定稿前，还应由本单位的领导审核把关。（7）大事记的条目包括由大事时间和大事记述两部分。大事时间要记载准确的年、月、日；有些特殊事件还要写明确切的时、分、秒。大事记述要求：一条一事，文字简明，因果始末清楚，把握正确观点，并可做适当评价。2.市服装公司已有50多年的历史，其发展经过了初创、稳定、发展、改革等几个阶段，每个阶段的特点不同。该系统现在要整理和编制组织沿革。根据上述情况，请回答下列问题： （1）该公司组织沿革采用何种编写体例为宜？ （2）如何确定该公司组织沿革的结构和内容？ （3）如何确定该公司组织沿革的选材范围？（4）该公司组织沿革应采用何种表

24、现形式？ 参考答案： （1）该公司组织沿革采取阶段法编写体例为宜。 （2）首先将该公司的历史划分为初创、稳定、发展、改革等几个阶段，然后在每个阶段中再分别记述公司在体制上的变化、机构设置及调整、主要领导人任职、员工等情况。 （3）编写该公司组织沿革使用的材料应主要从档案中收集，办公室、组织部门和人事部门通常有较多相关内容的档案。（4）该公司组织沿革可以采用文字与图表结合的方式编写，即单位的历史渊源、主要职能、性质、任务等用文字叙述，对机构、人员变化情况可以采用图表显示。第九章能力测试参考答案 建筑公司档案室为一规模较大的档案室，档案数量较多，但多年来登记工作中只有案卷目录和卷内文件目录。 根据

25、以上情况，请思考下列问题： 1.该档案室依靠案卷目录和卷内文件目录能够实现哪些登记工作的职能？ 2.该档案室在只有案卷目录和卷内文件目录的情况下，无法完成哪些档案登记工作的职责。 3.为该档案室设计适合的档案登记形式。 参考答案： 1案卷目录和卷内文件目录属于最基础的档案状况登记的形式，该档案室依靠案卷目录和卷内文件目录能够记录和反映档案数量与存在状态。 2.但是，该档案室如果只有案卷目录和卷内文件目录，则无法完成如下主要的档案登记工作的职责：档案室收进档案情况的登记，对案卷目录的登记，以及涉及档案管理过程中发生的一些重要情况和一些基本的工作行为、事实、数字等情况进行登记的职能。 3、除了案卷目录和卷内文件目录外，该公司档案室还应设置：档案收进登记簿，案卷目录登记簿，档案工作日志，人员进出库房登记表，档案出入库登记簿，档案清点检查登记簿，档案利用登记簿，利用者登记卡，档案借出登记簿、档案复制、摘抄登记表，以及档案利用效果登记表等。