总裁办行政工作汇总及工作计划.docx

1、总裁办行政工作汇总及工作计划总裁办行政工作汇总及2017年工作计划 作者： 日期： 总裁办2016年工作总结、2017年工作计划及未来五年发展规划总裁办行政方面2016年工作总结及2017年工作计划内容如下：一、工作总结（2016年）今年是二次创业实践的重要一年，在各部门、各机构的团结下，实现了公司事业的进一步发展。总裁办行政各项工作力在为各部门、各机构改革和发展提供后勤支持和保障，力保公司稳健发展。回顾过去一年，总裁办致力于不断加强四大“建设”，总结如下：（一）服务建设。行政全体工作人员不断提高业务能力，提升服务水平。1、档案管理，做到了及时、细致无误。(1)2016年，公司档案室共发文10

2、8份，存档文件约180份，*公司等二级机构用印文件总份数约为3000多份。档案原件借阅约232次；(2)严格按照公司用印管理制度，对公司及二级机构共9家单位的每一份盖章的文件都做到先检查，后登记再归档的程序执行；(3)顺利较好的完成各类档案及有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计；(4) 顺利完成了对*公司、*公司广州分公等八家单位营业执照和组织机构代码证的年审工作。2、信息化建设，实现高效、与时俱进。(1)软件开发方面: 全面参与了*服务中心小组的工作，自助开发完成了*网上暂用平台，实现了*系员工在线投融资服务，并且得到了公司领导的表扬和肯定; 根据公司*部的需要，通过公司OA系统生成

3、定制了多个工作业务流程，例如：工程预算审批流程表、招标文件审批流程表等;参与公司计划财务部金蝶K3升级工作，包括财务软件升级选型、服务器硬件采购、金蝶K3全面升级等;主导官网升级改版，预期年内官网和管微可正式上线运行;为公司全体员工统一配置了企业电子邮箱，而且邮箱用户限额已经提升到了200个账号，而且免费试用，每年可为公司节约资金近3万元。通过公司企业邮箱的统一配置和使用，既提升了公司对外的企业形象，又为公司减少了运维成本；随着公司事业不断外延，公司与外部机构和企业的传真往来更加频繁，通过对公司3G传真系统进行再次梳理和配置，已经为公司每位员工配置了3G传真用户账号和密码。通过3G传真的使用，

4、既绿色环保，节约办公费用，又拓展了公司员工外联渠道。（2）硬件工作方面：对公司大批陈旧的电脑设备进行了统计和统一跟新，提高了公司电脑设备的整体运行速度；提出公司三线改造方案，并得到了公司领导的大力支持，预期年内可完工并投入正式使用；与时俱进，为公司两会议室统一配备了高清一体机，实现公司在线视频会议；对公司员工办公设备进行了梳理备案，全面登记了每个员工的办公设备品牌、型号、序列号、生产日期等重要资料信息，根据公司管理制度，实行每月汇报制度，做到公司员工计算机设备的迁移、调拨和领用有据可循。并为以后设备更新、更换和升级提供了依据。3、资产管理，实现资产零误差，资源利用最大化。（1）协同财务部对公司

5、资产每年进行盘点，累计2次大型盘点，2次内部盘点，及时更新资产变化情况，实现了公司资产在OA的实时登记，确保资产的零丢失；（2）严把资产领用关，规范公关用品管理，实现所有入库和领出的资产均须登记；(3)盘活公司现有资产，对于新的采购计划，坚持先调配闲置的资产，无可调配的情况下再购置新的资产，实现了资产最大化的合理利用。4、车辆管理, 实现车容车貌检查常态化、坚持维修、加油定点化。（1）为充分调动司机的积极性，体现多劳多得，2016年对公司司机的薪酬体系进行了改革，实现薪酬与行驶里程挂钩；（2）顺利完成了各次出车任务赢得乘客的一致好评，累积出车1350趟次，行驶共计约7.5万公里（3个司机），出

6、色完成接待用车98次，其中接待云南客人5批次，天津客人3趟次，内蒙人5趟次，其他接待85趟次，实现零投诉、零交通事故，较好的确保了用车人能顺利地完成外出公务，为节省车辆运行开支更大力倡导公务用车合并制；（2）车辆坚持相关维修保养规定，做到定点保养、维修鉴定小组先自检、对维修定点厂进行定期考核，制定了车辆维修保养管理规定，杜绝维修厂乱收费、以次充好等不良行为，使维修厂、司机等实现相互监督、相互约束；（3）由以前的每周三定期检查改为随时抽查，并制定了每日检查表，要求司机每日出车前对车辆进行全面的检查，并做好记录，每辆车建立了档案册，包括维修、保养、加油、出险等记录；以便于查询和统计。同时每季度进行

7、满意度调查，实时改善服务质量；（4）严格执行定点加油、定点维修、定点停车和统一使用粤通卡等规定，车辆管理员对加油、停车、粤通卡刷卡记录等每月认真进行逐项检查，有效杜绝公车私用及公油私用等管理漏洞的出现；（5）根据车辆的综合情况（严重老化、故障频现、存安全隐患等）作出适当的评估，提出车辆处置建议方案，并根据批示意见于2016年置换两台新车以满足工作需要。5、企业文化活动，实现凝聚力的加强。坚持每年组织策划公司年终聚餐活动、新春茶话会、营销动员大会、八一战友聚会等各项活动等等，联合工会、*学校工会等单位、部门组织多形式的活动，组织的各次活动赢得了公司员工的一致好评，较好的增强了凝聚力，增加了员工归

8、属感，深化了公司的企业文化建设；应公司年会精神要求成立了*同舟会，全面负责同舟会的日常运营，成功地组织了6月3日成立大会、12月19日的趣味运动会，让*系统内的同舟会会员有了一个新平台，加强交流、传递正能量、团结协作，为*打造“家”文化提供了寄出和平台，更好了凝聚了*各方力量，为“改革、创新、发展”和“二次创业”提供了有效的群众基础。6、企业宣传推广，实现与时俱进，创新宣传手段。2016年企业宣传工作上主要从以下几方面切入：对公司宣传册进行了重新设计及制作；更新了公司VI体系及LOGO重新设计；对公司官网进行了升级改版本，新网站、微信版网页预计年内上线；对文化长廊内容进行了更新，对办公环境进行

9、了美化。7、环境改造，2016年在不巨额投入及花费的情况下，对公司办公环境进行了改造升级：（1）对各楼层阳台进行了美化，购置太阳伞椅、花草，为员工打造舒适的放松空间；（2）对办公区域增置绿色植物，美化办公环境；（3）更新各类标识牌，洗手间标牌、门牌等，从细节处不断升级改造办公环境。8、收发文管理，处理好公司各部门发文和收到的文件，累计收发文件160多份。及时处理文件，实现文件不滞留，高效传递和发布。对于重要的文件及时做好存档和抄送工作。9、会议管理，做好会议的会前准备、会中服务、会后督办工作。（1）组织召开了公司行政例会45次、临时会议20次和年会1次，较好的完成行政会议纪要45份，临时会议纪

10、要20份，年会简报1份，跟进督办各次会议的督办事项；(2)全年会议实现了“三到位”：通知到位，服务到位，会后跟进到位，基本实现会议的高效、高质。10、物业协调：(1)处理好与承租方就*小区物业的各项事务，续签了新的租赁合同，敦促承租方定期交租和保证金等；(2)安排公司员宿舍，及时更新房况，较好的保证了员工住房需求。11、开源节流（节省）工作：（1）近年总裁办侧重于做好节流，在创建良好办公环境、降低办公成本方面做了大量工作；(2)日常形成检查制，通过安保员每日下班后的检查，有效控制遗忘关闭电器造成公司资源浪费的现象；(3)多渠道倡导双面打印、少用一格纸、节约用水，采购礼品多自行组装，节省中间环节

11、降低礼品成本等，坚持能补不换，能用不买新等节约原则，从各个方面节约公司日常开支。12、建模管理，应要求对各岗位及部门的工作进行了梳理，制定了切实可行的岗位工作指引，便于今后工作的规范。13、接待管理：出色完成接待50次，其中接待*客人5批次，*客人3批次，其他接待32批次，做好了内蒙、天津、北京等地客人来访广州的接待，较好的安排了包含订票、订房、招待、接送等接待事务，较好的提升了来访客人对*的印象，树立了较好的口碑。由于行政的工作比较繁琐，其他日常性事务不一一罗列。（二）团队建设。通过多种模式增强团队凝聚力。致力于寻找更多的团队建设模式，多次组织部门内的户外拓展活动、节日进行慰问等关爱活动，较

12、大程度提高了团队的协作和互助互爱精神，实现全员参与活动组织策划，发挥群智的景象。（三）安全建设。（1）为保障公司财产和员工人身安全，在公司办公楼安装了摄像头，每天定期查看安全监控信息，及时反馈信息；(2)每日下班及节假日放假前都认真检查公司的门窗、设备等安全；(3)严格要求办公室人员做好保密工作，实现了全年无资产丢失、信息无外泄等安全事故的发生。（四）硬件建设。（1）顺利完成办公楼的升级改造。为从硬件上提升公司对外的形象，顺应公司发展的步伐，今年对公司办公楼的一楼大门、二楼接待大厅、四楼会议室进行了升级改造，从设计方案对比、现场督工、施工材料确定等环节安排专人跟进、全程参与，工程基本按进度要求

13、顺利完工；（2）顺利完成公司办公楼管网的改造。公司办公楼投入使用已10多年，电话线、网线、电缆线等都有不同程度的老化，经常出现故障，为较好地改善此情况，总裁办邀请专业公司和人员到现场评估、检测后，拿出切实可行的解决方案，并适时建议选用*自己的物业公司承揽改造工程，大大降低了改造总费用，且改造质量和后续配合服务较有保障，目前工程接近尾声。二、2016年工作计划：随着公司“二次创业”和“改革、创新、发展”的深入推进，为切实配合2016年公司计划目标的顺利实施，行政方面将紧紧围绕 “组织、实施、协调、监督、执行”这一宗旨，在2016年的工作中，以控制办公费用管理、强化企业文化凝聚力和竞争力、巩固信息

14、平台建设、抓安全、细化后勤服务为目标，推动公司总体经营计划目标的实现，使行政部真正成为促进公司发展坚实的、强有力的保障部门。2016年主要抓好“三化建设”：服务模块化、管理精细化、信息互联化。1、服务模块化。（1）完善行政各服务板块（会议、车辆、资产、公文、档案、住房、接待等）的制度，已有制度的严格抓好制度的落实，使得各版块的服务工作标准化；(2)不断完善、补充工作操作指引，每年对已建成的工作指引进行重新梳理，将不符合现行情况的及时更新，对新增的工作内容做好建模。（3）运用好OA办公系统平台，每个人都可以用手机在OA上365*24办公，或借助于其他高效的网络平台实现人人互联互通，将各种同类型的

15、工作内容进行共享、使同类工作标准化和可参考化。2、管理精细化。2016里，在做好各项基础性工作的基础上，致力于做好细节管理，将各工作的各个环节做得更精细，更有计划预见性。主要从以下几方面抓：（1）公文管理：在继续完善收文、上报文、下发文程序的基础上，首先完善公文格式，按照管理体系的要求修订公文管理办法；其次，对公司及各机构的行政人员进行系统培训；同时，加强公文流程各环节管理，控制风险。 （2）文秘管理：A、会议方面 继续做好周例会制度的延伸与贯彻，加大督办力度，每季度及年末对周例会决议中安排的任务进行汇总，并把逾期未完成事项反馈给公司决策层，开发利用网络新渠道（微信、QQ群、 OA等），通过新

16、的手段提高督办力度；B、在信息、大事记方面：做好信息、大事记的收集、整理、编写工作，及时了解各二级机构活动动态，建立信息公共分享平台，利用公司网站、OA系统及*人生报三套系统将宣传范围扩大到各职能部门、各二级机构及整个社会，初步形成自身大数据平台；C、公文写作方面 定期组织内部交流或培训，开展“走出去学”、“请进来练”等多种培训形式，提高公文写作水平。（3）档案管理：A、梳理档案规章制度 完善与档案室相适应的规章制度。如档案管理办法档案保密制度档案利用制度等，实现依法制档；B、强化档案基础业务建设扩大归档范围，对各下属二级机构（部门）兼职档案人员开展基础业务培训，划清职责，分工明确，档案部门负

17、责监督指导，形成档案材料收集集中化，利于系统管理，控制风险。 坚持不懈地加快档案管理现代化步伐、应用、发挥档案管理软件作用。了解现代化管理动态，有选择的学习其档案现代化技术手段，取长补短。有计划地上传开放档案目录，为管理提供服务； C、开展档案信息化建设，积极进行信息编研、积累，在日常工作中，注重专题性信息收集，在错综复杂的档案资料中搜索专题数据，为档案利用提供时效、准确的信息资料，提高工作效率。（4）物资管理：A、完善办公用品网络采购制度，严格把好质量关，按采购流程采买、验收、入库记录、出库登记；B、运用大数据分析，合理储备办公用品，降低库存，物尽其用；C、每年组织1次对各办公室的资产进行盘

18、点，确定账面和实际耗用相一致，同时，理清报废和闲置资产，将闲置资产实现资源最大化利用，做好合理调度。(5)环境卫生：A、办公楼公共部分卫生分工明确到人，责任到人，加强卫生巡检，避免疏忽和遗漏，保证整体环境的整洁；B、采取定期和不定期相结合的卫生检查评比，使公司各部门卫生清洁做到细节化。（6）车辆管理：A、继续做好车辆的分类管理，日常公务尽量使用油耗小和养护费用低的车辆；B、严把公务车使用关，杜绝公车私用等现象，尽可能的节约用车，实现能并则并，办理公务提倡使用公共交通工具（公交、地铁）；C、继续提升司机队伍的服务质量，爱车惜车，敬业爱岗；D、严格执行定点制，最大限度的节约车辆各项耗用（汽油、过桥

19、路费、停车费等等）；E、通过每季度各项能耗数据分析，及时查找异动问题所在。3、信息互联化。为了公司信息化建设能够稳步、快速的发展，我们将分步实施公司信息化建设各类项目，初步定义：公司信息化基础建设年（20162016年）、公司信息化整合年（2017年）、公司信息化深入拓展年（2018年-2019年）。2016年主抓：（1）加快OA系统的推广和深度应用工作对内管理要使用好OA系统，充分发挥电子信息系统强大的统计、计算功能，充分发挥其对办公过程可追溯的优势。力争通过OA系统的持续建设，广泛开展网上办事。基本实现公开信息网上发布率达到100%，各部门普遍实现网上办公，各类事项网上办理率超过90%。基

20、本实现通过信息管理手段，规范工作流程，积累企业知识库，积累各种社会资源，并将员工头脑中无形的知识财富，建成有据可查、有章可循的电子文档体系并永久保留下来。最终形成公司的大数据资源库。（2）计划用2年左右的时间，建立*系大数据中心系统*系大数据中心系统是*公司、各二级机构和企业员工各项事务的综合数据资源平台，实现数据创库+事务依据+分析评价+指导决策的核心事务平台。*公司体系大致可以划分为四大类：公司总部体系、学校教育体系、实业资产体系、社会责任体系。例如（1）：人力资源部可按月、季度、年查询员工入职、离职状况，并生成人力趋势报告和报表，从中可以分析出企业业务对外拓展快、慢情况等重要信息。例如（

21、2）：投资项目组对12个意向项目进行了前期考察，投资项目组成员可以根据各自的投票权重，对每个项目进行评分，大数据中心系统将生成综合性报告和报表，用于领导层对投资项目的决策。例如（3）：通过大数据系统，跟踪每一位学生的学习状况，可以查看到每一位学生单科成绩和综合成绩趋势，并形成报告和报表。甚至可以给学生家长开放账号，让家长能够及时了解小孩的在校学习和生活状况。（3）了解和掌握社会新软件推陈出新的信息。跟上信息化发展的步伐，根据需要可考虑在公司范围推桌面云系统，通过桌面云等系统的引入加强信息安全管理和节约电脑设备的投入；在公司推行“办公云”，利用好大数据的作用。三、未来五年（2016-2020）本

22、部门发展规划：随着核心管理团队的回归，自2016年起公司总体工作基调将从稳健转向积极，未来五年一定是*事业发展最好最快的五年，行政工作作为公司领导战略执行的直接先锋，必须及时调整思路，在新的起点上，努力配合实现公司公司新的总体目标，结合行政方面的工作实际，未来五年规划如下。：（一）主要目标未来五年目标为，抓好“四化建设”：服务模块化、管理精细化、信息互联化、人员梯队化。（二）具体内容1、服务模块化。（1）完善行政各服务板块（会议、车辆、资产、公文、档案、住房等）的制度，已有制度的严格抓好制度的落实，使得各版块的服务工作标准化；(2)对各项服务工作做好总结，及时完善和更新工作操作指引，便于今后开

23、展同类工作时有所参考及减少同类型的错误，同时借助各岗位制定的工作操作指引，可以大大减小因人员流动造成的工作衔接影响，缩短岗位培训和磨合时间。如：为便于接待时大家有所参考，制定*公司公关接待指引手册；为规范工作标准和营造文明办公环境，制定*公司商务礼仪手册等。（3）运用好OA办公系统平台，每个人都可以用手机在OA上365*24办公，或借助于其他高效的网络平台实现人人互联互通，将各种同类型的工作内容进行共享、使同类工作标准化和可参考化。2、管理精细化。未来5年里，在做好各项基础性工作的基础上，致力于做好细节管理，将各工作的各个环节做得更精细，更有计划预见性。主要细化以下几方面：（1）公文管理：在继

24、续完善收文、上报文、下发文程序的基础上，首先完善公文格式，按照管理体系的要求修订公文管理办法；其次，对公司及各机构的行政人员进行系统培训；同事，加强公文流程各环节管理，控制风险。 （2）文秘管理：A、会议方面 继续做好周例会制度的延伸与贯彻，加大督办力度，每季度及年末对周例会决议中安排的任务进行汇总，并把逾期未完成事项反馈给公司决策层，开发利用网络新渠道（微信、QQ群、 OA等），通过新的手段提高督办力度；B、在信息、大事记方面：做好信息、大事记的收集、整理、编写工作，及时了解各二级机构活动动态，建立信息公共分享平台，利用公司网站、OA系统二套系统将宣传范围扩大到各职能部门、各二级机构及整个社

25、会，初步形成自身大数据平台；C、公文写作方面 定期组织内部交流或培训，开展“走出去学”、“请进来练”等多种培训形式，提高公文写作水平。（3）档案管理：A、梳理档案规章制度 完善与档案室相适应的规章制度。如档案管理办法档案工作人员岗位职责档案保密制度档案利用制度等，实现依法制档；B、强化档案基础业务建设扩大归档范围，对各下属二级机构（部门）兼职档案人员开展基础业务培训，划清职责，分工明确，档案部门负责监督指导，形成档案材料收集集中化，利于系统管理，控制风险。 坚持不懈地加快档案管理现代化步伐、应用、发挥档案管理软件作用。了解现代化管理动态，有选择的学习其档案现代化技术手段，取长补短。有计划地上传

26、开放档案目录，为管理提供服务； C、开展档案信息化建设，积极进行信息编研、积累，在日常工作中，注重专题性信息收集，在错综复杂的档案资料中搜索专题数据，为档案利用提供时效、准确的信息资料，提高工作效率。（4）物资管理：A、完善办公用品采购制度，严格把好质量关，按采购流程采买、验收、入库记录、出库登记；B、运用大数据分析，合理储备办公用品，降低库存，物尽其用；C、每年组织1次对各办公室的资产进行盘点，确定账面和实际耗用相一致，同时，理清报废和闲置资产，将闲置资产实现资源最大化利用，做好合理调度。(5)环境卫生：A、办公楼公共部分卫生分工明确到人，责任到人，加强卫生巡检，避免疏忽和遗漏，保证整体环境

27、的整洁；B、采取定期和不定期相结合的卫生检查评比，使公司各部门卫生清洁做到细节化。（6）网络信息管理：A、进一步完善公司信息化管理，适时更新公司网络硬件设备和软件，扩大OA办公系统的使用率，根据工作需要引入OA手机版以提高办公效率和提高OA使用率；B、做好设备的日常维护工作，对使用情况定期查访，及时排除各种故障，保证在各项活动中正常使用；C、强化网络维护管理，做好服务工作。对网络资源做到有效的控制与分配，与各部门人员沟通，发现问题及时解决，并做好相应记录同时加强网络管理的服务力度；D、加强监督力度。对部门的电话费用、电脑设备、打印设备等进行监督，发现异常现象及时提出问题，避免浪费现象发生；E、

28、定期更新公司网站信息，根据公司新的规划，适度考虑对网站进行改版，以提升网络上公司的对外形象；F、指导各二级机构网络建设工作，为信息的有效流动性及对成型提供技术指导。（7）车辆管理：A、继续做好车辆的分类管理，日常公务尽量使用油耗小和养护费用低的车辆；B、严把公务车使用关，杜绝公车私用等现象，尽可能的节约用车，实现能并则并，办理公务提倡使用公共交通工具（公交、地铁）；C、继续提升司机队伍的服务质量，爱车惜车，敬业爱岗；D、严格执行定点制，最大限度的节约车辆各项耗用（汽油、过桥路费、停车费等等）；E、通过每季度各项能耗数据分析，及时查找异动问题所在。3、信息互联化。为适应公司及各机构的快速发展，我

29、们需要提升信息化水平，借助新的信息技术手段，整合、优化和提升企业内部的信息流、资金流、物流等资源，解决公司和各机构面临的“信息孤岛”现象，快速适应外部市场的变化，实现公司的发展目标。主要从以下几方面着手：（1）打造公司公共信息平台，树立*良好形象和*各事业板块的口碑。改变以往对外宣传模式，更多的利用微信平台如创建 【公司公众订阅号】，将*的最新资讯通过微信、公司官网等渠道发布；各机构特别是教育板块可多借助微信、微博、QQ群等自媒体平台进一步提升品牌形象。（2）启用OA手机版，实现随时高效办公。打破OA使用率不高的局势，实现随时随地的使用OA及时处理公务，省去脱离电脑不能办公、因领导外出或出差审

30、批实现过长等过往困境。（3）利用互联网做好信息收集。互联网信息更新速度快，信息繁多，运用互联网收集对我们有效的信息（颁布的最新政策、行业最新动态、与我相关之新闻），并为每一个目标的实现提供支持，发现可能引发公关危机的负面新闻及时收集，借助外力将网络的负面影响将至最低。建议成立常态化的公关危机小组，与公关公司建立长效合作机制。（4）了解和掌握社会新软件推陈出新的信息。跟上信息化发展的步伐，根据需要可考虑在公司范围推桌面云系统，通过桌面云等系统的引入加强信息安全管理和节约电脑设备的投入；在公司推行“办公云”，利用好大数据的作用。为了公司信息化建设能够稳步、快速的发展，我们将分步实施公司信息化建设各

31、类项目，初步定义：公司信息化基础建设年（2016年）、公司信息化整合年（2017年）、公司信息化深入拓展年（2018年-2019年）。4、人员梯队化（1）在总裁办内试行目标责任制，完善激励机制，改革绩效考核方式，绩效考核不走形式。通过每季度或半年给每人制定目标责任，对每人的工作进行量化，堵住马虎应付了事的后路。（2）建立“能者上庸者下”的用人机制，激励发挥个人潜能，敢想敢做，充分调动员工的创新思维。（3）建立内部“轮岗制”，为使各人对各块工作的熟悉；同时，加强与系统内各机构的沟通与交流，考虑在公司本部门内、公司与各二级机构行政版块内进行短期的轮岗，通过轮岗能更好的取长补短，相互借鉴学习，提升服务水平和业务能力。