采购合同付款及发票管理制度版样本.docx

1、采购合同付款及发票管理制度版样本采购（工程劳务）业务协议、付款、发票及财务稽核管理制度*财字 第一章 总则 -3 第二章 协议管理-3 第一条、协议签署及审批-3第二条、协议内容-4第三条、协议报送及实施-5第四条、不合格协议-6第五条、考评监督-6第三章 付款管理-6第一条、用款申请单-6第二条、付款审批步骤-7第三条、付款方法及具体要求-9第四条、对付款取得收据等原始凭证要求-15第五条、财务部集中办理付款业务时间及责任划分-15第六条、用款申请签批及相关责任划分-16第七条、考评监督-18第四章 采购（工程劳务）业务发票管理-18 第一条、采购（工程劳务）业务发票及处理-18第二条、发票

2、取得时限、审核及传输管理-19第三条、单笔业务规范性及口径一致性-22第四条、考评监督-23第五章 定时对帐-24第六章 补充要求-24第七章、财务稽核及审计-25第一章 总则第一条、目标：为规范企业各类采购货物（工程劳务）协议、付款及采购（或劳务）发票管理，有效防范资金风险，使各项业务有序进行，结合企业实际情况，制订本制度。第二条、适用范围：本制度适适用于本企业及分子企业。第三条、权责单位及实施：1、本制度由财务部负责制订、修改、废止起草工作。2、分管财务副总经理负责本制度制订、修改、废止核准工3、本制度由财务部负责解释及监督实施。由审计部负责稽监督。4、本制度自同意签发之日起实施。第二章

3、协议管理企业各类货物采购及工程劳等务业务均需签署协议（对于零星办公用具采购，单位价值在500元以下，凭经ERP系统审批核准部门需求计划单进行采购，不需订协议），具体要求以下：第一条、协议签署及审批2-1-1、采购协议签批：企业生产用各类材料物资及固定资产采购，均应由供给部采购业务经办人经依据经同意采购计划单及采购价格申报单确定供给商来签署协议。现在采购计划单已实施行ERP步骤审批，采购价格申报单实施纸质和ERP步骤并行。采购计划单、采购价格申报单及采购协议按采购物资属性及价值不一样由对应领导审批：正常生产用直接原辅材料及机物料等采购由分管副总同意；技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元以

4、下，由分管副总同意，超出2万元由董事长（总经理）同意。对于设置最低库存量材料物资，由供给部提出采购计划单经保管员核实库存，报分管副总同意后实施采购。2-1-2、工程劳务合等同签批：企业工程建设及设备安装、保暖、维修、咨询服务等业务，应事前签署协议及预算表。协议额在2万元以下由分管副总同意，超出2万元由总经理同意。第二条、协议内容2-2-1、采购协议内容要求：协议内容应按规范格式内容完整填写，具体填写品名、规格、单价、结算方法、结算时限、费用负担及供给商（服务商）帐号信息等内容，且均需和实际业务相符合。2-2-2、工程劳务协议内容要求：要列表方法注明作业名称，所属部门、工序，作业内容，标准，数量

5、，金额等内容。属于安装、维修等作业，同时要对各单项作业对象位置进行编号，编号及对应内容，应和所附图纸或工程作业量现场预确定原始统计表各单项作业编号、内容相一致。还要约定质量、工期、协议金额是打包定价还是预算价、结算发票、结算方法、质保期、质保金等事项。2-2-3、发票约定：协议中要尤其约定发票事项，采购业务需分增值税专用发票和增值税一般发票，接收劳务需取得本企业主管税务机关许可劳务发票。协议中应注明具体发票开具寄达企业时限。第三条、协议报送及实施2-3-1、协议报送和备查跟踪：各类采购及工程劳务协议由企业各分管业务责任人负责签署，报分管领导核准后，实施采购，同时由业务经办人负责，在协议生效当日

6、内报送一份到财务部。财务部对协议进行电子表登记备查，跟踪协议实施情况。注意：报到财务部全部纸质协议、协议、调价函等，均应使用全新纸张打印或复印，不得用已使用过纸张。2-3-2、协议实施：已生效协议由签署责任部门负责实施。对于已生效采购协议，由经办人在协议生效当日在ERP系统做采购订单，确保不反复不遗漏，并有效跟踪到货及入库情况。2-3-2-1、财务部将按协议约定实施付款事宜，款项支付是否及支付方法，标准上按协议要求办理。在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，对预付款业务，付款经办人在提交用款申请同时，还应附有协议。对一次签定协议、同一价格数次进货，在第一次进货时发票要附协议,在以后价格不变业务发

7、票后可不附协议，但要在价格发生改变时第一笔业务发票后附有供货方协议或调价函。2-3-2-2、各类*产品包装材料采购业务，供给部采购员应于每十二个月度一月份报一份经董事长(总经理）同意，按供给商不一样，分材质、规格填列各类包装材料采购价格表交财务部，作审核采购价格之参考依据。期间如有改变应立即列表经董事长同意后报至财务部立案。2-3-2-3、各类采购（工程劳务）业务协议，相关责任经办人是第一责任人，应对协议实施全过程进行有效管理，按协议约定内容对协议实施进行有效跟踪控制。财务部负责监督协议实施情况。2-3-2-4、为立即有效防范资金风险，对预付款业务，协议实施出现异常，不能正常推行协议，经办人应

8、以书面形式向财务部提报经分管副总核准情况说明。-9-3日修订第四条、不合格协议协议内容未按本要求实施，尤其是结算方法及发票无约定或不合规范，及协议内容有涂改，财务部不予受理。正常情况下，企业签定全部协议价格均不得约定为不开发票，或默认为不开票价格。只要发生业务均视同开票业务，特殊情况下需经总经理书面核准并报财务部立案，不然视为无效。第五条、考评监督未按本章要求实施，每项次负激励责任人20元。并限期改善，未改善，每超一日，负激励责任人5元，直至改善。造成事故，按企业事故管理制度实施。第三章 付款管理第一条、用款申请单3-1-1、全部因采购货物、接收劳务付款业务，除经核准凭发票付款外，均需凭经核准

9、“用款申请单”付款。“用款申请单”由业务经办人出具，经部门责任人确定，财务部往来会计审核，报财务责任人及总经理审批后，按财务管理制度要求手续办理付款事宜。3-1-2、各采购业务经办人员应对所提交用款申请中列示收款人信息及帐号、付款金额和付款方法真实性、正确性负责，如因提供收款人信息有误造成财务误付款，给企业带来经济损失，由采购业务责任人负担责任；3-1-3、退汇手续费：因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人负担，由此造成误工误产及一切后果由业务责任人负担。3-1-4、用款申请单签批：全部付款业务用款申请单，除第一次付款新增供给商外，均需由业务经办人

10、到财务部往来会计处查询并填写和收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一步骤步骤。3-1-5、正常业务付款时，业务经办人在申请需持“用款申请单”依上述签批步骤图次序依次推行签字手续。如因董事长出差不能立即签批，经财务责任人签批后付款；3-1-6、特殊业务付款，则用款申请单由业务部门责任人、董事长签批，最终交财务责任人审核后付款。3-1-7、付款：出纳员在接到业务经办人交来经财务责任人或董事长总经理同意可付款用款申请时，按实际批复付款金额及付款方法付款。第二条、付款审批步骤3-2-1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其它预付款业务在未结算总价款前，预付款额不超协议总价50%。预付款

11、业务步骤：业务经手人在财务软件系统填写“用款申请单”并打印纸质单（含合相同附件）财务部往来会计确定往来余额分管领导签字财务责任人签字董事长（总经理签字）财务出纳员付款。4-2-1-1、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长同意用款申请单附协议书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。3-2-1-2、对于预付货款经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必需慎重把关,和供给商有效沟通，确保协议正常实施。对于财务帐面“应付账款”中连续六个月出现未发生改变负数金额业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免企业利益受到损失（预付工程款不在此内）。3-2-2

12、、应付款业务：标准上须先取得发票再付款，但在不超出财务要求到票时间内付款，按财务管理制度货币资金及承兑汇票管理制度中付款要求办理。具体以下：应付款业务步骤：业务经手人在财务软件系统填写“用款申请单”并打印纸质单）分管领导签字财务部往来会计核填应付款余额财务责任人签字董事长（总经理签字）财务出纳员付款。3-2-2-1、对货到付款，发票未到要求： 对于货到入库、发票未到，需按协议付款，由业务经办人出具用款申请单，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必需在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购协议”。材料会计署名确定后报财务责任人审签、董事长核准后付款。对于含

13、量待检，标准上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），财务部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款需总经理特批（由财务认定）。3-2-2-2、对货到已验收、发票已到要求付款（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传输手续已完成，并收到该笔业务发票，要求该笔业务经手人对发票内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参考该业务入库单及合相同进行查对，确定无误后在发票右下角签章确定，将发票附入库单等单据交财务部，并按要求出具用款申请单，交财务部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供给商款项金额、申请部门责任人签字、财务责任人审签、董事长核准后付款。3-2-2-3、支付帐面应付款：对于支付帐面应付款业务

14、，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额及账龄，经财务责任人审核，总经理董事长签字同意后，交出纳员办理付款手续。第三条、付款方法及具体要求付款方法关键有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支管理，预防产生无须要损失和纠纷，款项支付关键以银行付款或银行承兑汇票付款为主，无特殊情况均不能支付现金。除电汇付款外，其它方法付款均应取得收款方收款收据，具体要求以下：3-3-1、收款人派人上门收款（现金）或汇款到收款单位指定个人账户：实际业务中能以电汇对公账户付款业务，不得以现金支付。3-3-1-1、收款人派人上门收款（现金）：需以现金支付业务，出

15、纳员收到经同意用款申请单后，视具体情况办理：3-3-1-1-1、收款人身份确定：企业“用款申请”提议经办人对收款人身份进行确定，财务部出纳员验证收款人出具由收款单位开具并加盖行政公章介绍信原件，介绍信开具需针对所办理业务，且介绍信落款时间应在办理实际业务当日一周内，经确定无误，再办理支付手续。公用款申请人需在介绍信上签字确定。3-3-1-1-2、取得收据并付款：出纳员见证收款人现场开据收据，并由收款人在收款凭据上原笔记签字（不得复写）“收款人：XXX”字样并按手印，出纳员在收据右下方空白处核填该收款人身份证号，并查对确定和介绍信信息一致。审核无误付款，收款人应该面查验，不然，出现问题，由收款人

16、自负。特殊情况下经董事长或总经理同意后可不需填写收款人身份证号。3-3-1-2、收款单位要求将款项汇入指定卡号：3-3-1-2-1、收款信息确定函：汇款前，由企业业务经办人提供和协议约定名称一致收款人出具收款帐号、户名并加盖公章、收款方经办人签字盖章“收款信息确定函”传真件（格式见后附件2），确定函要求注明“本证实传真件（图片、扫描件等）和原件含有相同法律效力”字样。企业业务经办人在确定函上署名，并将收款人确实定函附“用款申请单”推行签批步骤。3-3-1-2-2、申批付款：企业业务经办人负责推行签批手续，并将已签批核准付款申请单及收款信息确定函，报财务部出纳员处办理汇款（经核准付款申请单及收款

17、信息确定函，二者却一不可）。3-3-1-2-3、收款收据跟催：付款后，由企业业务经办人负责，在确定收款人收到款项后，当日内将收款人开具此笔现金业务收款据传真件传输至企业财务部，并由付款申请人负责跟催，在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收款人开具收据原件传输至企业财务部，并由企业业务经办人在收据上署名确定。收款收据应加盖收款单位财务专章或公章。3-3-1-2-4、付款风险控制：为控制企业资金风险，对于没有经过审批或相关人员越权审批付款业务，出纳员不予受理。财务部对手续不全或有疑问现金打卡付款业务有权拒付。注：现金打卡手续费由收款方负担，特殊情况经同意除外。3-3-1-3、对

18、于收款人直接先开具收据，并需要付款到指定个人卡号付款业务：财务凭经核准付款申请及收款单位开具加盖财务专章收款收据（收据需要填定收款人姓名、账号等信息，并应和用款申请单收款人账号信息一致），企业申请付款人在收据上署名确定后，经过企业对公账户办理付款。3-3-1-4、企业派人带现金外出采购业务：除零星办公用具及低值易耗品外现金，采购金额在10000元以上材料采购业务，需由总经理同意。由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续（借款人应为采购业务经办人指定企业职员），无特殊情况超10000元采购业务不得以此种方法进行采购。3-3-1-5、其它要求：对于正常采购（或劳务）业务付款，因

19、相关申请部门计划不到位、不立即，造成原能够电汇或承兑汇票支付款项，而需要财务部以现金打卡方法加急支付，财务部有权拒绝。对于董事长特批此种情况下付款，在确保手续完备，所支付款项安全前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）负担，假如造成资金损失，还要由业务经办人负担对应损失。3-3-2、银行电汇付款：3-3-2-1、正常电汇付款：财务部凭业务经办人出具经核准无误用款申请单信息办理电汇付款业务。银行电汇付款可不要求对方出具收据，以银行出具交易凭单为付款凭据。3-3-2-2、退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成电汇付款退汇，需要重新办理付款。退汇重办业务

20、按以下多个情况处理：3-3-2-2-1、用款申请单信息有误：因用款申请单信息有误，造成付款退汇，由申请付款责任人在退汇单上署名确定，并由经办人再行填写正确地用款申请单，注明“退汇重汇”字样，并注明重汇原因，出纳员署名（确定已收手续费），申请人重新推行签批手续后，交出纳员办理重新汇款。退汇业务原付款手续费由付款申请经办人负担。3-3-2-2-2、出纳职员作失误退汇：由出纳员据退汇凭单，填写书面退汇原因，报财务责任人签批（签批时需提供银行交易退汇凭单），重新填制电汇单办理汇款，原汇款手续费由出纳员个人负担。3-3-2-2-3、其它原因退汇：因银行间业务划转不成功或其它非企业可控原因造成正常电汇付款

21、退汇，由出纳员在第一时间内报分管领导核销原电汇退汇单据并重新办理付款。3-3-3、银行承兑汇票付款：3-3-3-1、电子版银行承兑汇票支付：财务部凭申请人交来经核准用款申请，从网上银行系统按申请金额支付对应电子承兑汇票。同时打印网银系统该承兑汇票全部信息，附于用款申请单后，并由收款方开具收款收据。3-3-3-2、纸质版银行承兑汇票支付：3-3-3-2-1、收款单位派人带收据上门收款：企业业务经办人对上门收款业务，要提前和收款人沟通，备好上门收款必带资料：收款收据和介绍信原件。财务部经办人对收款人身份确定后（确定同前），办理支付手续。出纳员见证收款人现场开据收据，并由收款人在收款凭据上原笔记签字

22、（不得复写）“收款人：XXX”字样并按手印，出纳员在收据右下方空白处核填该收款人身份证号，并查对确定和介绍信信息一致。审核无误付款，收款人应该面点验货款。本企业业务经办人要在对应介绍信及收款收据上签字确定。3-3-3-2-2、以邮寄方法支付银行承兑汇票：3-3-3-2-2-1、付款手续和登记：如收款人不能上门收款，需以邮寄方法付款（此方法存在很大风险,应谨慎），由采购业务经办人向财务部提交收款方出具“承兑汇票邮寄地址证实”【证实内容含汇票金额、收件人姓名、收件地址、邮编、联络电话，证实需加盖收款方公章，并注明“本证实传真件（图片、扫描件等）和原件含有相同法律效力”字样。证实格式详见“附件3”】

23、，由付款申请人填写快递单，出纳员将用款申请单核准金额承兑汇票，交付款申请人办理投邮。付款申请人需在财务部出纳员见证下封装快递袋，并封贴快递单。收款单位出具“承兑汇票邮寄地址证实”由财务部作此笔付款业务附件。同时，由付款申请人负责办理邮寄承兑汇票财务登记手续，即在财务部承兑汇票备查簿上对所支付承兑票号及金额及快递号署名确定，出纳员应妥善保管纸质承兑汇票备查簿，以做备查之用。3-3-3-2-2-2、邮寄跟踪和收据跟催：企业采购业务经办人应在承兑汇票邮寄之日起，从网上跟踪该快递，确定快递签收后，立即和收款人沟通，跟催收款人开具收款据，在承兑汇票邮寄之日起15日内，将收款人开具收款据原件交至财务部往来

24、会计处。对于跟踪快递发觉异常，立即报部门责任人及财务部。财务部对已办托承兑汇票付款手续用款申请，由出纳员交往来会计处跟催对方收款收据并理账。3-3-3-3、票据背书：全部需支付承兑汇票，标准上均应由出纳员据同意用款申请单中列示收款单位，在汇票“被背背书人”栏填写收款单位全称，并加盖我企业在银行预留印鉴后，方可对外支付或特快邮寄。但对于企业自行从银行申请办理承兑汇票（即应付票据），在支付给汇票列示收款人之外第三方单位时，标准上不能再背书（即不能回头背书）。承兑汇票分应付票据和应收票据两种。3-3-3-3-1、应付票据对外支付：应付票据是企业直接从银行办理承兑汇票。应付票据付款分以下两种情况处理：

25、3-3-3-3-1-1、实际收款人和票据上收款人是同一名称，实际支付时不需再在后面加盖我企业印章，直接支付。3-3-3-3-1-2、实际收款人和票据上收款人不是同一单位，实际支付时，只需票据上列明收款人在票据后面盖背书章，但不需填写被背书单位名称（即不需在被背书人栏填写我企业实际支付单位名称），然后由我企业直接对外支付即可。3-3-3-3-2、应收票据对外支付：需要加盖我企业印章背书，并在被背书人栏填写收款单位全称，方可用于对外支付。3-3-3-4、库存查对：出纳员每日查对承兑汇票库存，并不定时和往来会计查对已支付承兑汇票未来收据情况，确保帐实相符。第四条、对付款取得收据等原始凭证要求3-4-

26、1、对于现金、银行、承兑汇票支付业务收到外来原始凭证，标准上一律不得更改、涂抹，错开原始凭证要重新开具。3-4-2、对于原始凭证内容（相关证实或收据）或金额有误确需改错，应在错误处划线后，填写正确内容，并加盖出票单位财务章（公章）及改错人私章，如未按要求改错或在同一处错误更改两次（含）以上，出纳员一律不予受理；3-4-3、对于一笔业务款项同时以不一样方法支付，应依据实际付款方法及金额由收款单位分别开具收款收据，不能合开一张收据。第五条、财务部集中办理付款业务时间及责任划分3-5-1、受理现金、银行、承兑汇票付款业务时间及付款时限：3-5-1-1、现金付款业务：每日早晨7：30至11：00,下午

27、自上班起至16：00；3-5-1-2、银行付款业务：每日早晨7：30至16：00前受理当日付款“用款申请单”。3-5-2、付款时限要求：在要求时间内，对于经核准可支付并已传输到财务部出纳员处“用款申请单”及相关付款单据，出纳员审核无问题后，应按本制度要求付款手续，按受理时间前后次序办理付款3-5-2-1、现金付款：凭签批核准原始单据，即时支付。现金付款超10000元，需提前做计划（现金打卡支付除外）。3-5-2-2、银行付款（含打卡付款业务）：财务部对收到经签批核准银行付款“用款申请单”，当日内办理付款。3-5-2-3、承兑汇票付款：付款经办人应提前和财务部沟通，确定所支付承兑汇票面额。财务部

28、收到“用款申请单”，且付款手续完备，当日内办理支付。3-5-2-4、除加急付款外，当日超时限提交各类“用款申请单”，次日内办理付款。3-5-2-5、出纳员不得私自压单延迟付款。假如是以银行电汇付款或现金打卡付款，遇法定节假日、公休日或超出银行要求付款限额，付款时间顺延。3-5-2-6、对因故不能按要求时限付款“用款申请单”金额，出纳员应报分管领导确定付款时间，并由出纳员立即通知用款申请提交人。第六条、用款申请签批及相关责任划分3-6-1、用款申请单签批：正常情况下，经办人应在“用款申请单”打印当日推行签批手续（具体详见签批步骤）。已同意付款“用款申请单”，应在当日交财务部付款。经核准用款申请单

29、，以实际签字核准日期计算，超出7日未交到财务部，视同无效申请，财务部不再受理该“用款申请单”，再次付款需重新提交“用款申请单”，原已签批“用款申请单”，要交至财务部由出纳员加盖“作废”印章，作新办用款申请附件。3-6-2、如收款方相关证实手续不完备，需待企业业务经办人协调提交完整手续后方可付款，补齐手续前财务部不受理该用款申请。3-6-3、收款单位派员到企业收取款项，应由分管业务经办人负责提前沟通财务部备款，及收款方到企业收款正确时间，确保付款工作安全有序进行；3-6-4、加急付款：对于特殊情况下，需加急支付款项，业务经办人在提交“用款申请单”同时还应附有经核准书面“加急付款申请”，不然造成因

30、迟付款而延误生产，由申请付款业务经办人负担责任。3-6-5、如因业务经办人提交用款申请及相关证实材料不立即、不正确而造成财务错误付款、延期付款误工误产，由业务经办人负责。3-6-6、款项跟踪：对于已核准支付“用款申请单”，相关提交申请业务经办人要负责和收款人立即沟通其收款情况，对出现异常情况要立即和财务部沟通处理，确保企业各项经济业务正常进行。3-6-7、用款申请传输统计：全部传输到财务部“用款申请单”，均应进行单据传输统计登记。具体统计传输时间及所传单据信息，以明确责任，该传输统计不许可涂改。3-6-8、出纳员在办理款项支付时，要对用款申请中收款单位全称及帐开户行、帐号等信息和所附协议、收款收据、发票等附件资料信息认真查对并确保一致，方可办理支付，同时财务付款审核人也应认真仔细复核用款申请、协议、等付款信息内容是否相一致，以确保付款正确无误。第七条、考评监督3-7-1、全部付款均应按本要求实施，不然，财务部不予受理付款3-7-2、收据取得超期：按单笔业务计算，每超期1天，给采购业务经办人负激励5元。直至财务部收到该业务收据。3-7-3、财务部经办人未按要求办理付款，又无董事长（总经理）特殊签批，发觉一次负激励责任人50元。3-7-4、弄虚作假：每笔负激励相关责任