总经办工作规范及标准.docx

1、总经办工作规范及标准总经办工作标准及标准一：会议工作治理实务1、会前准备工作1.1、总经理的相关会议需要事先了解会议的目的,会议规模,与会 人员名单,出席会议的对象,明确会议口号、资料.时间、地 点、日期,会议的议程、主要内容、主题、执行人、主持人. 还要会议资料、设备和场地的要求,会议组织的步骤.1.2、将要求每项工作都做好记录,留有备份,会议当天要带在身边.1.3、准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准.1.4、合理地拟定会议议程、日程和预算经费.1.5、掌握选择会议场所的程序,选择并预定适宜的会议场所.1.6、掌握会场座位的排列方法和会场布置方式,精心布置会议现场1.7、及时通知参会人

2、员,准备会议文件和制作会议证件.1.8、安排 会议和视频会议,减少会议开支.2、会间组织效劳工作1.1、安排与会人员签到,统计到会人数和缺席人名单,引导到会人员就坐,以便与会人员找到座次.1.2、安排会议发言,抓紧催交发言稿和掌握发言稿印刷情况,以保 证发言稿能在发言前复印妥当并提前送一份给发言人.1.3、做好会场后勤保证,适量放些钢笔,纸张,以备应用,会议期 间应有饮水等供给1.4、按规定出席总经理、副总经理主持的会议,并作会议记录和纪1.5、检查清理会场和整理会议文件.1.6、传达会议决议,撰写会议总结和结算会议经费,估会议效果.1.7、应根据领导的意图,根据会议的性质,确定摄影的规模和参

3、照 范围,联系好摄影师,安排好摄影位置.1.8、搞好现场指挥,以保证大中型会议集体摄影活动有条不紊的顺 利进行.1.9、做好会议的特殊情况的处理,如变更会场,调整议题,增加会 议人员等,所以要求工作人员始终在场,采用应急举措,做好临时调 度工作.3.会后组织处理工作3.1、整理好会议记录编发会议报告和整理会议纪要的依据.3.2、印发会议纪要和决办事项通知,会议纪要写好后,就要发给有 关部门执行,同时也预防日后查找翻阅原始会议记录.3.4、安排与会人员的离场,回收需要收回的会议文件.3.5、做好会议文件的归档,与会 议事项的落实.4. 会议的处理工作4.1、事先拟发会议通知,及时通知参加会议的单

4、位和有关人员,并 要求与会单位和与会人员按时到 会议开通的会议听会.4.2、会前要及早与 治理部门联系,确定开会的具体时间,以使 治理部门及早做好准备4.3、做好主会场的组织效劳工作,落实好与会单位和人员的名单,落实会议发言人讲话稿,做好效劳工作.4.4、开会前要按应到会名单点名,检查各地分会场的会议情况,并 将情况及时向会议主持人报告.4.5、召开 会议的 应加保密设备,保证会议内容不泄露.二：文书档案治理工作实务1.收文处理1.1、收到文件后要在对方的文件投递单或文簿上签字,以示收到.1.2、收方办公室文秘在接收文件时,亦可向发文单位出具收条.1.3、拆分文件之前要对所有文件进行分拣,拆分

5、要细心,注意保护 好封内文件的完好,注意吧封内文件倒净.1.4、取出的文件要单独放置,不要与处理过的文件或其他文件混淆 在一起.1.5、检查文件上的主送单位,来文单位与封皮所写是否相符.1.6、来件如未装订,拆封当时就要整理好,以免一个完整的文件误 分两处.1.7、注意封皮的保存利用.1.8、封内装有回执单的,应在回执单上签收并及时将回执单退回来 件单位.1.9、了解审签批内容,拟出初步意见,汇报公司领导.1. 10、分管领导召开相关部门会议,了解具体情况,拟出具体办理 意见,报公司领导.2.发文处理2.1、拟稿即撰写文件的初稿或草稿,要注意标题要醒目,主题要明确,要一事一文.2.2、可发可不

6、发的文件果断不发,看是否经过有关部门审核,是否经办公室审核,登记.2.3、签发文件时,要先审再发,签发的格式包括核准姓名,签发日期三项,缺一不可.3.文件治理3.1、对所有文件先识别,后分类登记,再分别办理.3.2、普通传阅文件,盖收文章,填写收文簿,放置在传阅文件夹内, 按部门传阅.3.3、待处理文件,做好收文记录,填写办文单,经理阅处后送至相 关业务科室办理.3.4、接到会议通知及文字资料时,做好记录,及时送经理阅示,根 据经理批示通知相关人员参会.3.5、重要的和急办的文件,跟踪催办.3.6、办理结果反应相关部门及主要领导.3.7、有关部门根据上级文件精神及实际工作情况起草文件.3.8、

7、秘书对发文稿件审核校对后送总经理签字.3.9、登记文件并留发文稿及两份文件存档.3.10、收集应归档的文件材料,保证文件齐全完整.3.11、判断文件是否归档,慎决文件去留.3.12、对应归档文件进行分类综合类、人事类、机构类、工资类, 并确定归档期限永久、长期、短期.3.13、盖档号章,编制页码,制作归档文件目录.3.14、按件号装盒、上架；无需存档文件及时销毁.三：参谋辅助协调与督查工作实务1.参谋的原那么及要领1.1、文秘的主要责任是辅助领导决策,因此,效劳于领导及其所从 事的事业,为其所参,为其所谋.1.2、还要敢于实话直谏,要求文秘工作人员有敢于坚持真理,敢于 负责任的勇气.1.3、要

8、养成冷静的气质,还要保持平静的心境.1.4、文秘给领导出谋划策时要慎重参谋,顾全大局.1.5、作为文秘工作人员,要懂得掌握分寸,不要强加于人.1.6、谨防粗心,做到脑要勤,嘴要勤,手要勤,腿要勤.1.7、当文秘工作认为领导的决策,指示不正确时,一般不要直接反 对,可将问题提出来,一并将可能发生的后果阐述出来,以动摇领导 的决心,最终改变注意.1.8、总经办人员应具备良好的应用文写作水平.例如：拟写通知、 通告之类的事宜.2.协调的方法及内容2.1、当面临一个具体的协调事项时,第一步要收集有关信息,对所 有事项进行调查,准备好资料,文稿,做好准备.2.2、在调查过程中要懂得发现问题, 分析问题,

9、抓住问题的重点2.3、根据问题,矛盾,经过思考,权衡,就可以制定协调活动方案, 列出协调问题的层次和序列.2.4、实施协调方案,形成协调意见.2.5、抓住有利的协调时机,限制好协调中的情绪,运用协调时的语I o2.6、文秘在协调过程中要特别注意协调有关职能部门的意见,必要 时还可约请有关部门人,待意见统一后再上报主管领导.2.7、文秘还要善于化解矛盾,在协调解决重大问题时要注意听取各有关部门意见,听取下级当事人的意见.2.8、对于会议协调,会议内容涉及其他部门业务范围的,事先要与各有关部门充分协商或征求意见.2.9、文秘在接到组织会议和活动指示后,要根据领导的要求,主动与有关部门联系,具体协调

10、安排会议议程或活动.2.10、审批会议的协调工作,会议时间,地点,人员的统筹协调,时 间上主要考虑工作闲忙和与其他活动,会议的冲突.2.11、在工作中遇到困难,要仔细听取有关部门和单位的意见,要与 主管沟通,取得一致意见后在做决定.2.12、文秘在凡请示报告涉及与有关部门业务范围内工作,应将请示退回原单位,并请原单位与有关部门联系处理.2.13、要与有关部门协商好,必要时要出面召集有关部门单位共同协 商,研究解决.2.14、协调好后,方可报送领导审批,并将领导批示意见尽快地通知 单位和有关部门贯彻执行.3.督查工作内容3.1、文秘在督查过程中,必须做到实事求是,必须从机构运行和督查整体共同目标

11、出发.3.2、对机构运行过程实行有效的督查,必须根据督查对象的运行特征或构成要素,将督查系统划分为假设干子系统使之形成一定的督查规范和标准.3.3、文件内容贯彻落实的催促检查3.31根据文件内容所提出要求和规定的时限进行催办,并及时将下属各单位呈报的执行情况或报告汇总后呈报以示回告.3.32以文件形式专门起草制发督查通知,将文件的主要内容逐项分解为假设干格可操作的子项,作为督查工作要求,然后发下去再进行督办检查.3.33根据文件的内容也可列出需要督办检查的提纲,然后根据督查提纲组织督办检查.3.34文件内容的贯彻落实的督办检查可采用组织督查组的方法进行,也可采用分级督查,普遍督查,专项督查以及

12、其他方式进行.4、督查工作的程序4.1、领导交办事项的督查程序：交办一立项登记转办承办一催办检查办结办结回告审核立卷归档4.2、中央工作督查程序：分解一立项-送审一批办-转交办一督办一催办一检查一综合分析-专题回告一审核一再批办一再送督办与再催办再办结回告再审核立案归档5.督办工作实务5.1、要严格时限,及时报告,彻底查清,把问题解决好.5.2、要事实清楚,处理得当.5.3、文秘查办催办工作应当做到“一个为主、“三个结合、“四个坚持5.31、“一个为主就是要树立全局观念,围绕改革和建设这个中央5.32、“三个结合就是与信息工作结合、与信访工作相结合及与调查研究 工作相结合5.33、“四个坚持就

13、是坚持原那么,实事求是,秉公办案、坚持归档办理, 分级负责、坚持领导上阵,亲自查办、坚持结报反应制度五.日常工作5.1、在同一时间段内做类似的工作.如在同一时间段内往拨打 , 把需要复印的文件积攒在一起,然后去复印等,这样,既可以节约时 间,也可以提升工作效率或质量.5.2、如紧急各重要的工作,先办理紧急的事情；重要和不紧急的工 作,先做重要的工作；不重要和不紧急的工作,可以另找时间做,或 者找他人做；自己不擅长的工作,而且该工作也不保密,可以与别人 交换工作来做等.5.3、总经理秘书可用预测的方法来减轻工作压力、舒缓工作节奏, 把工作做到前面,如明天14点总经理要召开财务会议,作为秘书, 可

14、在明天10点左右把上次会议的记录以及其它财务报表等从档案柜 内找出来,放在总经理的办公桌上.如果任职者能更好地预测明天会 做哪些工作,他就能更好地完本钱职工作.当然,也不能把第二天的 工作日程根据预测,安排得满满的,由于不管你的预测水平如何强, 第二天总是会有些突发事情需要处理,因此要留出一定的空余时间来 处理这些突发事件.5.4、对于公司或者外界报送给总经理的备忘录、报告、申请以及其 它信息文件等,及时呈送或报告给总经理.5.5、在总经理的日常工作安排中,事前征得总经理的同意.5.6、草拟各类通知、报告、总结、方案、简报、讲话稿等.5.7、每日一上班根据当日公司内外的主要活动会议内容,编成

15、?今日要事?,供总经理和运转副总参考.5.8、每日下发?检查记录?到有关部门,每周每月底汇总,编制各 部门及部门经理奖金考核一览表,供运转副总经理审阅.5.9、每日参加由运转副总主持的工作晨会或专题会议,编写会议纪 要,了解有关部门落实情况.5.10、日两次集中将各部门分公司和外单位送到办公室的所有 文件和报告,整理后交总经理私密批示.5.11、发总经理私密批示过的文件,转送有关总经理传阅或有关部 门办理.5.12、加总经理室一周工作指令会,起草?一周工作指令?,催办 指令各项内容的落实情况,于周六将?指令落实情况?交转总经理. 六、商务谈判6.1、掌握各种信息的搜集方法和渠道,充分搜集商务谈

16、判信息, 并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组.6.2、布置商务谈判现场,营造融洽的商务谈判气氛.6.3、做好上午谈判的辅助性工作,协助主谈判人员处理谈判中的 问题.七、办公环境治理7. 1、合理设置办公室的布局7.2、布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备.7.3、维护责任区整洁的工作环境.7.4、应对办公中出现的紧急情况,做好办公室的平安治理.7.5、对办公室、办公桌及用品、办公室内外环境的治理.这些不仅关系到秘书和其他工作人员的工作情绪和工作效率,更涉及到秘书所在组织的形象,所以要知道办公室的6s是什么,它包括:清理、整顿、清扫、平安、素养、标准.八.保密工作1.文秘的保密要求1

17、.1、文秘工作者应在思想上树立高度的保密观念和政治责任感,在行动上养成良好的保密习惯：1.11不该说的秘密,绝对不说1.12不该问的秘密,绝对不问1.13不该看的秘密,绝对不看1.14不该记的秘密,绝对不记1.15不在非保密本上记录秘密事项1.16不在私人通信中涉及公司秘密1.17不在 、明码电报和普通邮局传递秘密信息1.18不在公共场所和家属、亲友面前谈论秘密1.19不在不利于保密的地方存放秘密文件和资料1.20不携带秘密材料游览、参观、探访、访友和出入公共场所2.会议前的保密2.1、文件保密要求文秘准确地说明文件密级,限定文件阅读范围, 限制文件的印制权限.2.2、增强文件的印制治理,严格

18、文件封发治理,严格登记制度.2.3、对于会议秘密,文秘要做到根据内容和需要,严格确定出席 人员,涉密会议,对会议效劳员也要严格审查.2.4、根据需要,确定会议印发文件及其数量,翻印上级文件和领 导说话要事先请示征得同意.2.5、会议涉密文件要说明密级,统一编号,根据规定的范围印发.2.6、会议地点及会场各项设施要有平安保证.2.7、在 会议中不得讲述保密内容.3.会议中的保密3.1、会议开始后,要对与会人员进行保密教育,宣布保密纪律,对与会人员明确提出防泄漏要求.3.2、对发放的文件、资料要统一编号登记,严格领取文件的手续.3.3、重要涉密文件,一般不准录音.3.4、重要会议要凭会议证入场.3

19、.5、会议期间如发现文件丧失或盗窃,应立即报告,采取举措,及时追查,设法补救.4.会议后的保密4.1、会议结束后,要认真清理文件,并将应收回的文件如数收回.4.2、要对会议住地、房间、会议室进行清查,预防文件、笔记本 等丧失.4.3、会议主办部门应向参加会议的单位发出?会议文件清单?, 以便各单位文秘部门向与会人员收取文件,统一治理.4.4、与会人员应将带回的文件主动交回本单位文秘登记保管,需要时再借,不得长期保存在个人手中总经办一天的工作样板开门前后取邮件报纸开门,定格观看办公室有,务取 ,翻日历,翻开电器常规工作查看日志准备,提醒,处理邮件、来件、分类、呈送、发出邮件,聆听上司指示笔记,接

20、听 、收发 ,电子邮件制备文稿起草、修改、审批、打印、装订接待访客安排会议、约会处理办公室事务清洁,平安,购水,用品,订票日志工程为上司外出、会议、会客准备、参加、结束为自己一一外出、会议、会客准备、参加、结束 关门前后查看日志提醒上司,自己清楚回忆当日是否结束,加班后离前必做清理办公桌,存放信息,关闭机器,切断电源,保密检 查,柜屉上锁,管好门窗总经办人员一天的工作样板8:30到达自己的办公室8:35清扫上司的办公室、接待室等房间,查点备用物品9:00上司到办公室9:15为上司冲咖啡,确认当天的日程安排,通知总经理办公室主任在接待 室接待预约好的客人9:30有 或电子邮件的话,根据上司的指示

21、回复9:45邮件到达后进行分拣,将紧急的信件和包裹分发给收件人10:00接听 ,将前一天来访客人的数据输入电脑中的顾客名录,整理报纸杂志,剪报、扫描等等11:30接待客人,给客人沏茶等12:40上司外出,将上司交待的文件打完13:00午休14:00回到办公桌前,上网查资料,接听 等等13:10上司回到公司,给上司冲咖啡,报告 留言,领回上司上次出差 时的单据,核算出差费用14:00根据总经理办公室主任的指示,复印并打印文件15:30招待客人,给沏茶16:25回到办公桌前继续起草报告方案明天写完17:30为公司司务会准备咖啡18:00帮总经理办公室主任的信写好之后, 写好信封,并通知快递公司将信 取走；公司司务会结束后清理会场,打印出第二天上司的工作日程表, 交给上司19:30上司出门办事,整理未完成的文件20:00准备下班另外,秘书还经常要预订饭店、为上司准备午饭、准备客户礼品、清扫秘书 办公室、给会议准备茶水.