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1、Word 基础操作应用教程Word 基础操作应用教程第1章、 制作书籍的基本知识要想制作出具有专业水准的书籍，首先必须了解一些书籍编辑、制作、出版方面的基本知识，以及书籍编排中的一些特殊规定，这样才能保证在接下来的工作中，按照这些要求和规定来编辑制作出符合标准规范的书籍。下面我们把在书籍编辑制作过程中需要了解的一些基本知识向大家做一个简单的介绍。1.1 开本开本是指拿整张印书纸裁开的若干等分的数目做标准来表明书刊本子的大小。如我们经常提到的某本书是16开本、32开本等，即是将整张印书纸裁开16等分、32等分。需要注意的是，在以往的一段时间里，我国使用了一种与国际通用标准不一致的旧开本标准，随着

2、出版标准向国际标准接轨，现在出版社一般都采用国际通用的开本标准制作书籍。1.2 扉页在书籍中，一般都有扉页。扉页是指在书刊封面之内印着书名、著者等项的一页，或者是封面后或封底前与书皮相连的空白页。1.3 版心版心是指书刊幅面除去周围白边，剩余的正文和图版部份，也就是排版范围。1.4 版面版面是指书刊每一页上文字图画的编排方式。1.5 书籍内容所谓巧妇难为无米之炊，要想制作一本具有专业水准的书籍，充实的书籍内容是必不可少的东西，因此你首先必须为自己的书籍收集丰富的材料，以使文章生动有趣；此外还必须根据目标读者的定位，设计出符合读者阅读习惯的具有特色的版面，以方便读者进行阅读。当所有的前期准备工作

3、完成后，我们就开始进行用Word制作书籍的工作了。第2章、 页面设置根据自己制作书籍的要求对书籍开本、版心、版式、页眉和页脚进行具体设置。本章重点是页眉、页脚设置操作。为了在以后的编辑工作中，真实反映出所制作书籍的实际页面效果。因此在进行编辑操作工作之前，我们先对页面效果进行设置。2.1 设置书籍开本在本次学习中，我们以制作一本A4(16开)规格开本标准的书籍作为示例。选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“纸型”选项卡，从“纸型”下拉列表框中选择“A4”规格， 并将方向设置为“纵向”。最后单击“确定”按钮使设置生效。如图1所示（注：Word2003中纸张调整为纵向

4、或横向的功能在“页边距”中，不同版本Word的类似细微差别请读者自己多摸索一下）。图12.2 设置版心一般情况下A4格式的版心标准为23.7厘米(高)16.4厘米(宽)，当然此标准也不是绝对的，你也可以根据所制作书籍的特点对版心标准进行一些调整。设置版心的方法是，选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”标签，将上、下边距设为“3厘米”，左边距设为“2.4厘米”，右边距设为“2.2厘米”。由于制作的书籍将要采用双面打印方式进行打印输出，即在每张纸的正反两面都要打印，所以需要将“对称页边距”选项选中，以便在双面打印时，使相对的两页具有相同的内侧或外侧页边距。“装

5、订线位置”选择为“左侧”。日常工作中如果不需要双面打印，则可以不用选择上面的选项（注：在Word2003中“对称页边距”的选项在“页边距”中有一个叫“页码范围”的下拉选项）。Word2000中如图2所示。图22.3 设置版式在本次书籍制作中，我们将首页设计为封面页，因此首页就不需要页眉和页脚，另外在书籍正文页面中，奇数页与偶数页的页眉内容不同，在偶数页的页眉中需要将书籍的名称添加上去，而在奇数页的页眉中则包含章标题。这样就需要在“版式”中对相应选项进行设置。具体设置方法是：选择“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，在“页面设置”对话框中单击“版式”选项卡，在“页眉和眉脚”选

6、项区中将“奇偶页不同”和“首页不同”两个复选框选中，以备将来对页眉和页脚做进一步的设置。设置完成后单击“确定”按钮关闭“页面设置”对话框。如图3所示。图32.4 设置页眉、页脚选择“视图”菜单下的“页眉和页脚”命令，这时Word 2000会打开“页眉/页脚”工具栏，并将文档窗口切换为页眉页脚视图方式，此时文本编辑窗口就会变成灰色的不可编辑状态。如图4所示。图42.4.1 偶数页页眉、页脚将光标移至任意一个偶数页的页眉位置，在页眉区输入书籍名称并设置好文字格式和对齐方式。页眉设置完成后，单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，将光标移至偶数页页脚位置，单击“页眉和页脚”工具栏上的

7、“插入页码”按钮，在页脚中插入页码。2.4.2 奇数页页眉、页脚将光标移至任意一个奇数页页眉位置，选择“插入”菜单中的“域”命令，打开“域”对话框。先从“类别”列表框中选择“链接和引用”选项，然后从“域名”列表框中选择“StyleRef”域。如图5所示。图5单击“选项”命令，打开“域选项”对话框，单击“域专用开关”选项卡，从“开关”列表框中选择“n”开关，单击“添加到域”按钮，将此开关选项添加到域代码框中。如图6所示。图6单击“样式”选项卡，从“名称”列表框中找到“书籍标题1”样式名称，然后单击“添加到域”按钮。如图7所示。图7单击“确定”按钮将设置的域插入到奇数页页眉中，这时可以看到在奇数页

8、页眉中自动出现了该奇数页所在章的章编号及章标题内容。如图8所示。图8单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，将光标移至奇数页页脚位置，单击“页眉和页脚”工具栏上的“插入页码”按钮，在页脚中插入页码。由于奇数页页码一般是靠右放置的，单击工具栏上的“右对齐”按钮，将页码靠右对齐。小提示1：图4中有一个灰色显示的按钮，名字叫做“链接到前一个”，如果你在文档中设有不同的小节，每一小节又需要不同的页眉页脚格式，你就可以点击这个按钮，取消链接。关于“节”,请看第12章的最后一页。小提示2：第一次进入页眉页脚需要点击“视图页眉和页脚”，以后要在页眉页脚和正文之间切换时，只需双击不同的区域就可

9、以了。第3章、 设置样式样式是书籍制作的核心，正确设置样式可以极大地提高工作效率！在书籍制作中，书籍中的许多文档对象都必须使用相同的字体、段落、边框等格式进行统一设置，如文章标题、章节标题、正文内容等。如果你采用手工格式化操作的方式来对书籍中这些繁杂而又相同的文档对象进行重复操作的话，不仅非常麻烦，而且还很容易出错，导致文档对象格式的不一致。好在Word 2000为我们提供了一种便利的操作方式，即利用“样式”对这些相同的文档对象进行统一设置，以后就可以在书籍文档中反复应用所设置的样式，从而极大地提高书籍文档的编辑排版效率。在Word 2000中，所谓样式就是应用于文本的一系列字符格式和段落格式

10、的组合体，利用它可以快速改变文本的外观。当需要在文档中应用样式时，只需执行一步操作就可应用一系列的格式化工作。3.1 标题样式在书籍制作中，标题的作用是相当重要的。读者通过醒目的标题文字可以很方便地了解文章内容的重点所在，标题更重要的作用还在于它是建立书籍目录和索引的依据，是整个书籍制作的核心所在。Word 2000中用户除了可以使用系统内置的标题样式外，还可以非常方便地定制符合自己使用要求的标题样式。在此次制作书籍工作中，我们需要定制三种不同类型的标题样式，即书籍标题1(章标题)、文章标题2(节标题)和文章标题3(小节标题)。3.1.1 标题1样式(章标题)选择“格式”菜单中的“样式”命令，

11、打开“样式”对话框。单击“新建”按钮，打开“新建样式”对话框。如图9所示。图9 首先在“名称”框中键入文章标题样式名称“书籍标题1”，接着在“基准样式”下拉列表框中选择“正文”样式，在“后续段落样式”下拉列表框中选择“正文(首行缩进2字)”样式。单击“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“字体”命令，打开“字体”对话框。如图10所示。图10单击“字体”选项卡，将文章标题字体设置为“黑体”、“常规”、“小二号”，单击“确定”按钮返回“新建样式”对话框。单击“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框。如图11所示。图11单击“缩进和间距”选项卡，在“间距”选项区中将“段前间距”和“

12、段后间距”设为“2行”，“大纲级别”设为“1级”，“对齐方式”为“居中对齐”。单击“换行和分页”选项卡，切换到“换行和分页”设置页面。如图12所示。图12将“孤行控制”选中，这样可以防止Word在页面顶端打印段落末行或者在页面底端打印段落首行。由于我们需要每一章内容与上一章内容不在同一页面中，这时可以将“段前分页”选项选中。这样当我们应用文章标题样式后，Word 2000就会自动在文章标题前加上一个分页符。设置完成后单击“确定”按钮返回“新建样式”对话框。在书籍中文章标题一般是以“第1章 文章标题”、“第2章 文章标题”的形式有规律地使用。这时我们可以在标题样式中利用多级编号功能设置对标题进行

13、自动编号，即在文档中应用文章标题样式后，自动在标题文字前添加“第一章”、“第二章”等编号内容。这样既可以提高书籍编辑效率，又可以防止编号出现遗漏和差错，而且当调整标题结构后，标题编号可以自动变化。书籍文章标题自动编号的具体设置方法是：单击“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框。如图13所示。图13单击“多级符号”选项卡，先从多级符号样式框中选择一种样式，如“第一章 文章标题”样式，然后单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框。单击“高级”按钮展开高级设置选项。如图14所示。图14从“级别”列表框中选择“1”，从“编号样式”下拉列表框中选择“1，2

14、，3，”样式，“编号位置”设为“左对齐”，“对齐位置”为“0厘米”，标题文字缩进位置也设为“0厘米”，在“将级别链接到样式”框中单击下拉箭头，从下拉列表中选择链接到“书籍标题1”样式，在“编号之后”框中设置在文章编号后加“空格”，在“将变化应用于”下拉列表框中选择“整个列表”。这时在“预览”框中可以看到设置后的文章标题多级符号预览情况，如果对设置的效果满意的话，单击两次“确定”按钮返回至“新建样式”对话框。在“新建样式”对话框中将“添至模板”复选框选中，以便将“书籍标题1”样式添至附于活动文档的模板，使样式可用于基于该模板新建的文档。如果没有选中此复选框，Word 就只将样式添至活动文档。为了

15、便于在今后的编辑操作中可以迅速应用“书籍标题1”样式，我们为“书籍标题1”样式指定一个快捷键，这样只要按下设定的快捷键就可以快速应用“书籍标题1”样式。设置“书籍标题1”样式快捷键的方法是：单击“快捷键”按钮，打开“自定义键盘”对话框。如图15所示。图15此时光标在“请按新快捷键”框中闪烁，按下为“书籍标题1”样式设定的快捷键Alt+1，接着单击“指定”按钮，将Alt+1快捷键指定到“书籍标题1”样式。单击“关闭”按钮返回“新建样式”对话框。所有的设置结束后，单击“确定”按钮返回“样式”对话框，单击“关闭”按钮将“样式”对话框关闭。这时就完成了对“书籍标题1”样式的设置工作。3.1.2 标题2

16、样式(节标题)“书籍标题2”样式的设置方法与“书籍标题1”样式的设置方法基本相同，只是在具体的格式和参数设置方面有所不同。我常用的“书籍标题2”的具体格式和参数如下表所示：在书籍中节标题一般是以“1.1 节标题”、“1.2 节标题”“2.1 节标题”、“2.2 节标题”即“章标题编号+分隔符+节标题编号”的形式有规律地使用，这时我们也可以很方便地在标题样式中利用多级符号功能设置对节标题进行自动编号。在“新建样式”对话框中单击“格式”按钮，从弹出的菜单中选择“编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框。单击“多级符号”选项卡，从多级符号样式框中选择你在前面应用标题1的那种样式，单击“自定义”按钮，

17、打开“自定义多级符号列表”对话框。单击“高级”按钮展开高级设置选项。从多级符号级别列表框中选择级别“2”，“编号样式”选择“1，2，3，”样式，“编号格式”为“1.1”格式。“编号位置”设为“左对齐”，“对齐位置”为“0厘米”，标题文字缩进位置也设为“0厘米”。在“将级别链接到样式”下拉列表中选择链接到“书籍标题2”样式；在“编号之后”框中设置在文章编号后加“空格”；将“在其后重新编号”复选框选中，然后单击此复选框右侧的下拉箭头，从下拉列表中选择“级别1”，让节标题在遇到一个“级别1”的列表项后重新编号(即在新的一章中重新编号)，最后在“将变化应用于”下拉框中选择“整个列表”。设置完成后单击“

18、确定”按钮保存设置。如图16所示。图163.1.3 标题3样式(小节标题)采用与“书籍标题1”和“书籍标题2”样式相同的设置方法完成对“书籍标题3”样式的设置工作。我常用的“书籍标题3”的具体格式和参数如下表所示：在“书籍标题3”样式中我们也采用多级符号列表功能对小节标题进行自动编号，使之得到“1.1.1 小节标题”、“1.1.2 小节标题”的自动编号效果。设置小节标题编号的具体操作方法如下：选择在前面应用标题1的那种样式，进入“自定义多级符号列表”对话框。书籍标题3的多级符号级别为“3”，“编号样式”选择“1，2，3，”样式，“编号格式”为“1.1.1”格式。“编号位置”设为“左对齐”，“对

19、齐位置”为“0厘米”，标题文字缩进位置也设为“0厘米”。在“将级别链接到样式”下拉列表中选择链接到“书籍标题3”样式，在“编号之后”框中设置在文章编号后加“空格”；将“在其后重新编号”复选框选中，然后单击此复选框右侧的下拉箭头，从下拉列表中选择“级别2”，让小节标题在遇到一个“级别2”的列表项后重新编号，即在新的节标题后重新编号；最后在“将变化应用于”下拉列表框中选择“整个列表”。设置完成后单击“确定”按钮保存设置。如图17所示。图173.2 其他样式书籍制作中，我们除了可以对文章标题设置样式外，还可以对其他需要重复使用统一格式的文档对象进行样式设置，从而达到提高工作效率的目的。3.2.1 正

20、文样式书籍中正文一般采用宋体5号字进行编排，而且在正文的首行必须缩进两个汉字位置。由于在Word 2000的内置样式中正好有这样一种样式符合我们的使用要求，这种正文样式的名称是“正文(首行缩进两字)”，因此我们就不用再新建正文样式，只要在进行正文编辑操作时或在其他的样式段落设置中，直接套用这一正文样式即可。3.2.2 提示样式在书籍中常常看到在文章中对一些关键的内容或操作技巧用与正文文字不同的字体进行说明。为便于操作我们也可将提示设置为样式。我常用的提示样式的具体格式和参数如下表所示：3.2.3 养成统一样式的好习惯图18第4章、 自动图文集和专用工具栏为了提高书籍编写工作效率，我们可以通过向

21、自动图文集中添加词条和设置书籍制作专用工具栏来实现这一目的。4.1 添加自动图文集词条在使用Word 2000编辑书籍内容时，常常会遇到一些内容较多、出现频率很高的短语，或者经常需要在文章中插入一些固定的标志图片，为了提高工作效率，我们可以把这些内容设置为自动图文集词条。使用“自动图文集”可以保存和快速插入常用的文字、图形、域、表格、书签以及其他内容。以向自动图文集中添加“Word 2000文字处理系统”短语为例，具体操作方法如下：选择“插入”菜单中“自动图文集”子菜单下的“自动图文集”命令，弹出“自动更正”对话框。如图19所示。图19在“请在此处键入自动图文集词条”框中键入“Word 200

22、0文字处理系统”，单击“添加”按钮将该词条添加到自动图文集中。最后单击“确定”按钮关闭“自动更正”对话框。以后需要插入“Word 2000文字处理系统”词条时，可以通过“插入”菜单中“自动图文集”子菜单下“正文”子菜单中找到此名为“Word 2000文”的词条，单击它即可将其插入到文档中。此外，也可以直接在文档中需要插入“Word 2000文字处理系统”词条处输入“Word”，当你输完这四个字符后，在此字符上方就自动出现了“Word 2000文字处理系统”的提示，按下回车键后，“Word 2000文字处理系统”词条就自动插入到文档中。如图20所示。图204.2 设置书籍制作专用工具栏由于在书籍

23、制作过程中，我们需要使用大量的自定义样式和自动图文集等工具，原有的工具栏和样式框不能满足我们的特殊需要。为了方便使用，必须为书籍制作设置一个专用的书籍制作工具栏，并将在前面所设置的自定义标题样式、正文样式、提示样式、自动图文集词条、题注等内容添加到此专用工具栏中，此外还可将在书籍编辑制作中经常需要用到的其它工具也添加到此专用工具栏中。设置书籍制作专用工具栏的具体操作方法是：选择“工具”菜单中的“自定义”命令，打开“自定义”对话框。单击“工具”选项卡，切换到自定义工具页面。如图21所示。图21单击“新建”按钮，弹出“新建工具栏”对话框。如图22所示。图22在“工具栏的名称”框中键入新工具栏名称“

24、书籍制作”，这时在“工具栏的有效范围”框中显示的是你正在使用的活动文档的文件名，如果需要改变“书籍制作”工具栏的有效范围，可单击此框右侧的下拉箭头，从下拉列表中选择所需范围。单击“确定”按钮返回“自定义”对话框。此时在“自定义”对话框旁边出现了一个名为“书籍制作”的空白工具栏。在“自定义”对话框中单击“命令”选项卡，切换到“命令”设置页面。如图23所示。图23首先在左侧的“类别”列表框中选择“样式”类别，接着在右侧的“命令”列表框中找到在前面自定义的样式名称，如“书籍标题1”，单击“书籍标题1”名称，并按下鼠标左键不放将“书籍标题1”从命令列表框拖到“书籍制作”工具栏中。使用同样的方法将“书籍

25、标题2”、“书籍标题3”、“正文样式”、“提示样式”拖到“书籍制作”工具栏中。接下来在“类别”列表框中选择“自动图文集”类别，然后采用上述操作方法将刚才所设置的自动图文集词条拖到“书籍制作”工具栏中。采用上述方法将其它所需的快捷工具命令拖到“书籍制作”工具栏中。这时可以看到“书籍制作”工具栏的初步设计效果。如图24所示。图24这时的“书籍制作”工具栏中的按钮大部分是以文字的形式显示的，既占地方又不美观，需要对其进行一些修饰操作。在图23窗口打开的前提下，在“书籍制作”工具栏上需要修改的文字按钮上单击鼠标右键，打开设置菜单。如图25所示。图25从设置菜单中选择相应的命令对文字按钮进行重新设置和修

26、改。经过重新设置后即可得到符合要求的“书籍制作”工具栏。如图26所示。图26最后单击“关闭”按钮，完成“书籍制作”专用工具栏的设置工作。以后你就可以像使用Word其他工具栏一样使用“书籍制作”工具栏和工具按钮。如果在以后的使用过程中，还需要往“书籍制作”工具栏中添加工具按钮，只要按照上述方法进行操作即可。第5章、 书籍排版基础基础排版知识介绍，虽然简单，但却不可缺少。经过前面的设置工作后，我们就可以开始进行书籍录入编辑工作了。在书籍录入编辑过程中，我们先介绍以下几种常用格式设置操作。5.1 编辑排版基本要求由于在前面的设置中我们已经建立了三级带编号的标题样式、正文样式以及提示样式。因此我们在录

27、入编辑书籍时，就必须严格按照书籍编辑要求，在合适的位置应用这些样式。这样不仅能够做到书籍格式整齐统一，而且可以为今后进行目录提取和建立索引等操作带来极大的方便。自定义样式的使用非常简单，比如我们需要录入第1章的章标题时，首先单击“书籍制作”工具栏上的“章标题”按钮，此时在页首位置就自动出现“第1章”字样，这时只要在“第1章”字样后录入章标题内容即可。当你录入完第1章内容，需要录入第2章的章标题时，单击“书籍制作”工具栏上的“章标题”按钮，Word 2000就会自动在第1章章末加入分页符，并在新的一页的页首位置自动添加“第2章”章编号内容，这时你就可以在此编号后录入第2章章标题内容。其他像节标题

28、、小节标题、正文样式、提示样式的使用方法与此类似。只要在需要应用的位置处单击“书籍制作”工具栏上的相应按钮即可快速应用样式。5.2 字符格式设置除了在书籍文档中应用样式外，我们还经常对某些文档应用特殊的字符格式。在 Word 2000中字符格式包括字符的字体、字型、字号、效果、字符间距和各种动态显示效果等。灵活运用字符格式，可以使文档更加丰富多彩。5.2.1 字体、字形和字号选择需要改变字符格式的文字范围，如果不选择文字范围，那么所设定的字符格式就只对插入点后所键入的文字生效。选择“格式”菜单中的“字体”命令，打开“字体”对话框。单击“字体”选项卡。如图27所示。图27单击“中文字体”或“西文

29、字体”下拉箭头，可以看到在列表框中提供了许多种不同的中、西文字体，你只要从中选择所需的字体即可。字体列表框中字体数量的多少取决于你的电脑中安装的字体数量。在Word 2000中提供了“常规”、“倾斜”、“加粗”、“加粗 倾斜” 四种字形供用户选择，需要改变字形时，只要在“字形”框中单击所需要字形即可。Word 2000中有两种不同的字号表示方式，一种是中文表示，如“一号”、“五号”等，它的衡量单位为“号”，中文字号越小文字越大，如“三号”字比“五号”字大；另一种是用数字表示，如“10”、“18”、“48”、“72”等，用数字表示的字号衡量单位为“磅”，它正好与中文字号相反，数字越大则文字也越大

30、。“号”与“磅”之间存在对应关系，如“初号”对应“36”磅、“三号”对应“16”磅、“五号”对应“10.5”磅等。Word 2000中用数字表示的字号要多于用中文表示的字号。当你选择字号时，你可以选择这两种字号表示方式中的任何一种，但如果你要使用大于“初号”的大字号时，则只能使用数字(磅)方式进行设置了。设置后的效果可以在“字体”对话框下方的“预览”窗口中即时看到。最后按“确定”按钮完成设置。除了通过“字体”对话框可以对字符的字体、字形和字号进行设置外，还可以通过“格式”工具栏上“字体”、“字号”列表框及相应快捷按钮来对字体、字号及部分字形进行快速设置。5.2.2 文字的特殊效果在书籍编辑制作

31、中，我们经常需要对文字进行设置颜色、下划线、阴影、阴文、阳文等。设置文字特殊效果的方法也比较简单。选择“格式”菜单中的“字体”命令，打开“字体”对话框。单击“字体”选项卡，进入“字体”设置页面。在“效果”选项区中选择“删除线”、“阴影”、“空心”、“双删除线”等复选框。设置的文字效果可以从预览框中实时反映出来。如果需要设置文字的颜色、下划线、着重号等效果，只要单击“字体颜色”、“下划线”、“着重号”下拉列表中的相应样式即可。在书籍中常常看到X2 、A3 等文字效果，这种效果只要通过对文字进行上、下标设置就可以轻松实现。比如X2 的设置过程就是，先按照常规方式输入字符“X”和“2”，然后选中需要将其作为上标的字符“2”，打开“字体”对话框，选择“字体”选项卡，在“效果”选项区中选择“上标”复选框，按下“确定”按钮后，就可得到所需上标文字效果。而A3 则是在“效果”选项区中选择“下标”复选框后得到的文字效果。5.3 段落格式设置书籍中，段落的格式对文档的美观易读也是相当重要的。段落格式包括对齐方式、缩进、制表位、行距、间距等。5.3.1 对齐方式Word 2000提供了5种对齐方式，分别是左对齐、右对齐、居中、两端对齐和分散对齐。设置段落对齐方式的操作步骤是：将插入点放在要改变对齐方式的段落中，根据需要单击“格式”工具栏中的对齐方式按钮。5.3