初级会计电算化第三章会计电算化的基本要求.docx

1、初级会计电算化第三章会计电算化的基本要求第三章 会计电算化基本要求第一节 会计电算化法规制度第二节 会计核算软件的要求第三节 会计电算化岗位及及权限设置的基本要求第四节 计算机替代手工记账的要求第五节 会计电算化档案管理的基本要求第一节 会计电算化法规制度 一、会计法基本规定 第一、使用的会计软件达到符合财政部规定的会计软件的功能和技术标准； 第二、用电子计算机生成的会计资料应当符合国家统一的会计制度的要求。 会计资料软件及其生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料。 （尽管一个质量可靠的会计软件可以为生成合法、真实、准确、完整的会计数据提供前提条件，但由于技术上、设备上、操作人员

2、水平上的原因；生成的会计数据仍有可能不符合国家统一会计制度要求，很容易因人为因素导致会计信息失真。） 二、会计电算化的相关法规 修订的会计法 1999年10月31日 会计电算化管理办法 -管理者 会计核算软件基本功能规范-生产商 会计电算化工作规范1996年 会计基础工作规范 会计档案管理办法 会计核算软件管理的几项规定试行1989年底 关于会计核算软件评审问题的补充规定试行1990年7月 一、会计核算软件的基本要求-会计法规定 【三个合法】 （一）会计核算软件设计应当符合我国法律、法规、规章的有关规定。 （二）会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间。 （五）会计核算软件应当符

3、合GB/T19581-2004信息技术会计核算软件数据接口国家标准的要求。 【软件输入、输出与“人”的规定】 （三）会计核算软件中的文字输入、屏幕提示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照。 （四）会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。 【非常态状况】 （六）会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。 （七）会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能。 （八）单位修改、升级正在使用的会计核算软件，改变会计核算软件运行环境，应当建立相应的审批手续。（多选） 【售后服务】 （

4、九）会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务。 二、会计数据输入功能的基本要求 输入方式： 手工输入、存储介质导入、其他业务系统传入。 输入数据种类： 初始数据、记账凭证数据、原始凭证数据。 （一）对初始数据输入的基本要求（录入期初数据） 1.输入会计核算所必需的期初数据及有关资料。 2.输入需要在本期进行对账的未达账项。 3.选择会计核算方法。 4.定义自动转账凭证。 5.用户设置：操作人员姓名、操作权限、密码。 （登录名、登录密码、姓名、操作权限。） 6.会计核算软件必须提供必要的方法对输入的初始数据进行正确性校验。 7.会

5、计核算软件中采用的总分类会计科目名称、编码方法，必须符合国家统一会计制度的规定。第二节会计核算软件的要求 （二）对输入记账凭证功能的基本要求 1.会计核算软件必须具备输入记账凭证的功能。格式和种类应该符合国家统一会记制度的规定。 输入项目：填制日期、凭证编号、摘要、会计科目或编号、 金额等。 2.记账凭证编号可以由手工输入，也可以由软件自动产生。3.对记账凭证编号的连续性应当进行控制。 (三).对记账凭证的控制功能 正在输入的记账凭证编号与已输入的记账凭证编号重复的，予以提示并拒绝保存。 以编号方式输入会计科目的，自动显示该代码所对应的会计科目名称。 借贷双方金额不平衡，或没有输入金额的，予以

6、提示并拒绝保存。 有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，予以提示并拒绝保存。 正在输入的收款凭证借方科目或付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”的，予以提示并拒绝保存。 6.关于凭证修改 会计核算软件应提供对已经输入尚未记账的记账凭证进行修改和审核的功能。 审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。 发现已经审核通过或者记账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正；红字可用负号表示。 7.对同一张记账凭证，应当具有权限控制功能，防止同一用户对同一张凭证同时具有输入、修改权和审核权。 （四）对原始凭证数据输入的基本要求 1.在输入记账凭证的同

7、时，输入相应原始凭证。 2.在记账凭证未输入前，直接输入原始凭证，由会计软件自动生成记账凭证。 记账凭证通过审核或记账后，对相应原始凭证不能直接进行修改。 三、会计数据输出功能的基本要求 数据输出包括：屏幕查询、打印、输出到存储介质、通过数据接口传 （一）屏幕查询的基本要求 1.查询各级会计科目的名称、编号、年初余额、期初余额、累计发生额、本期发生额和当前余额等项目。 2.查询本期输入的记账凭证、原始凭证。 3.查询本期和以前各期的总账和明细账。 4.查询往来项目的结算情况。 5.查询本期和以前各期的会计报表。 （二）打印输出的基本要求 1.应当提供打印输出原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、

8、总账、会计报表的功能，打印格式和内容应当符合国家统一会计制度规定。 2.在总账和明细账的直接记账依据完全相同的情况下，总账可以用“总分类账户本期发生额的余额对照表”替代。 3.在保证会计账簿清晰的条件下，打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。 4.对于业务量较少的账户，提供会计账簿的满页打印输出功能。 四、会计数据处理功能的基本要求 （一）会计核算软件应当具有记账功能。 （二）会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能。 （三）会计核算软件应当提供按照规定的会计期间结账的功能。 结账前，应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。 （四）会计核算软件应当具有自

9、动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表的功能。（根据机内账簿生成的报表，不能直接修改） （五）会计软件应当采取加密存储、用户身份验证等多种手段确保会计数据安全保密，防止对数据的未授权访问、复制、修改、删除。第三节电算化岗位设置及权限 一、电算化会计岗位的划分及职责 会计电算化工作规范提出了建立 会计电算化岗位责任制的原则。根据这一划分：岗位职责兼任资格电算主管负责协调计算机及会计软件系统的运行工作会计主管软件操作负责日常数据输入、输出及部分会计数据处理工作基本会计岗位初级水平审核记账负责凭证的审核记账主管会计初级水平电算维护保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据专职人员中级水平电算

10、审查对电算化系统运行进行监督，防范利用电算化系统的舞弊稽核人员中级水平数据分析对计算机内的会计数据进行分析主管会计中级水平会计档案保管负责存档，做好数据和资料的安全保密工作软件开发本单位人员进行会计软件开发的可以设立。开发维护工作。 二、设置原则 1. 基本会计岗位与手工会计岗位相对应，必须由持有会计证的人员担任，可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人，但应当符合内部控制制度的要求。 2. 基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置; 3. 软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。 软件开发人员不能进行软件操作； 电算维护人员不能对会计数据进行操作。 出

11、纳和记账审核不应是同一个； 4. 较小单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设置出纳员岗位。 三、权限设置 会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。 电算主管负责定义各操作人员的权限。 具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。第四节计算机替代手工记账 一、替代手工记账的任务和条件 （一）替代手工账是会计电算化的目标之一 替代手工账只是会计核算电算化工作的“初级阶段”，是会计电算化工作的起点。其主要任务是完成数据整理、初始化、计算机与手工并行和甩账验收等工作。

12、（二）计算机替代手工账的条件 1.前提：一大前提是计算机与手工会计核算应该并行三个月以上，二者核算数据一致，软件运行可靠。 其次要求打印输出的证账表格式必须正确，签名盖章必须其全。 2.三项基本条件： 配有专用的或主要用于会计核算工作的软硬件系统 配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员 电算化专职人员岗位培训三种形式 财政部组织全国开展初、中、高级会计电算化培训 软件公司提供的针对购买的会计软件的培训 由企业自己组织的培训建立了严格的内部管理制度 二、替代手工记账的过程 （一）整理手工会计业务数据 1.重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符； 2.整理各账户余额； 3.清理往来账户

13、和银行账户。 （二）建立会计账户体系并确定编码 1.会计账户体系是会计核算系统的基础，整个会计核算系统都是围绕会计账户体系建立的。 建立会计账户体系应从一级科目开始，逐级向下设置明细级科目。 2.设置会计科目原则 符合财政部和有关管理部门的规定。 满足本单位会计核算与管理的要求。 满足会计报表的要求，凡是报表所用数据需要从账务处理系统中取数的，必须设立相应科目。 保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。 保持相对稳定。 凡是与其他子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理系统中设为最底层科目。 3.会计科目编码： 一级科目按照财政部的规定设置，明细科目的编码应当按照单位

14、核算的需要设置。 通常采用全编码方案，即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。 编码可采用数字、点、字母的形式，如： 1801.CC 2107 3212.4.2.25 21070102 不可以有别的符号，如& （三）规范各类账证表格式和会计核算方法与过程 1.会计账务处理的流程基本不变 2.重新设计部分会计资料格式 3.细化记账凭证类别 4.重新确定会计核算方法与过程 （四）会计软件初始化 核算规则、基础数据 账务处理初始化主要内容：系统总体参数设置（核算单位、启用日期、编码规则等）设置凭证类别、会计科目、输入初始数额、设自动转账分录、以其他。 （五）计算机与手工并行 1、此阶段的

15、主要任务： 检查已建立的电算化核算系统是否充分满足要求 使用人员对软件的操作是否存在问题 运行中发现的问题是否还应进行修改 逐步建立比较完善的电算化内部管理制度 2、试运行时间： 最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的会计时期。 3.计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。 4.人工与计算机数据对比要进行的工作： （1）检验各种核算方法； （2）检查会计科目体系的正确性和完整性（有效性）； 满足四要求：核算、报表、管理、会计制度要求。 （3）考查操作准确性； （4）纠正会计核算软件程序

16、错误或业务处理错误。第五节会计电算化档案管理 一、会计电算化档案-根据会计法的基本要求 1.以磁性介质存储在计算机中的会计数据（含磁盘和光盘）和计算机打印出书面形式的会计数据。 会计数据： （1）包括会计凭证（原始和记账凭证）、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）; （2）会计软件系统开发过程或会计电算化系统实施过程中的各种开发实施资料； （3）其他会计资料。 2.系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管。 （1）对会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，保管截止日期是该软件停止使用或有重大更改之后5年。 （2）软件系统在保管过程中要注意版本升级管理。 结论： 电算化档案资料内容

17、多于传统手工会计核算。 与手工档案的三方面区别：形式、存储介质、内容。 二、保存打印出的纸质会计档案 （一）需要打印 会计档案必须打印输出，以纸质形式按会计档案管理办法的规定进行保管。 现金日记账和银行日记账要求每天打印输出，做到日清月结； 明细账要求每年打印一次或在需要时进行打印； 会计电算化后，在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次； 会计报表每月打印一次进行保管。 （二）可以不打印 1.具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统

18、一规定，并报 财政部、国家档案局备案。 2.采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案的保存期限与打印输出的书面形式的会计账簿、报表相同。 三、制定与实施档案管理制度 1.存档的手续，主要指审批手续，如： 打印输出的账表，必须有会计主管、系统管理员的签章才能存档保管。（非单位负责人和档案管理员） 2.各种安全保密措施 3.档案管理员岗位责任制度 4.档案分类管理办法 5.档案使用审批手续 6.各类文档保管期限及销毁手续 会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案保管期限应按照会计档案管理办法的规定执行。（与手工相同） 四、会计电算化档案安全和保密措施 1.对会计电算化档案管理要做到防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。最好在两个不同建筑物内。 2.采用磁性介质保存会计档案的，要定期检查，定期复制。 3.各种会计资料，未经相应审批手续，不得外借和拿出单位。经批准同意借阅的会计资料，应履行相应的借阅手续，经手人必须签字记录。 4.存放在磁介质上的会计资料归还时要注意检查、防止病毒。