外贸客户验货流程精华8.docx

1、外贸客户验货流程精华8外贸客户验货流程【精华】8工厂检验人员验货流程如下: 验货员的工作就是严谨、仔细的检查产品质量，客观、公正的反应产品质量情况，并如实填写验货报告。工作以生产过程中品质控制和最终检验为主，在出货前把关。 工作内容 查验供货方所供货物是否符合国家法律法规或国家有关标准规定的质量要求; 及时避免交货上的延误和产品的缺陷，在第一时间采取应急和补救措施; 减少或避免由于收到劣质产品而引起的消费者投诉、退换货及商业信誉的损失; 降低因销售劣质产品而引发赔偿、行政处罚的风险; 核实货物的质量和数量，避免合同纠纷; 比较和选择最佳的供货商并获得相关的信息和建议; 减少为监控和检验产品所支

2、出的高额管理费和人工费. 验货服务的种类 生产前检验:验货人员通过随机抽样对生产的原材料、初加工产品、零部件进行检验。 生产过程中的检验:验货人员对生产线上的半成品或刚下线的产成品进行检验，检查纰漏和偏差，报告厂方，并提出纠正错误和偏差的有效方法(前期跟单需拍生产图片)。 产成品交付前抽样检验:验货人员在产品生产及包装完成待交运前，(一般是100%生产出来 80%包装好)，对货物的数量、工艺、功能、颜色、尺寸规格和包装等细节进行检查。 监督装运:验货人员在最终产品付运前的抽样检验之后，在工厂、仓库或装箱传输过程中，叮嘱搬运工不得扔，摔产品，协助厂家确认所用装箱是否符合应有的清洁状况和装箱条件等

3、。 外贸公司验货员的工作流程如下: 一. 前期准备: 1出差前最少在前一天要致电与对方工厂联系好，避免到厂后没货可验或负责人又不在等情况出现 2带照相机并需确保有足够电量, 名片，卷尺等用品 3仔细阅验货通知书(验货资料)和以前的验货报告，签办和其他有关资料，如有疑问，必须在验货前解决 4出差前必须先了解交通路线,天气情况. 二. 到达接待单位/工厂: 1致电通知公司同事已到达目的地 2在正式验货前，要先了解订单的情况，如全批货完成了没有 ? 如没有全批完成，那完成了多少,已打好包装的成品有多少,没完成的是否正在做, (如实际数量与发货同事所通知的资料有所出入，要先致电回公司报告)，如货正在生

4、产中，那必须也要去看生产过程，尽量在生产过程中把问题找出来，告知工厂并要求改善, 还有余数什么时候可完成,另已完成的货物，必须拍下和看看堆放情况并需点数(可点箱数/托盘数), 注意，此等情况要写在验货报告备注上。 3用照相机拍下和核对外箱唛头和装箱情况是否与落货通知书要求相同，如还没装箱，要问工厂纸箱到厂没有,如已到，(就算还没装箱，都可先检查纸箱唛头，尺寸，纸箱的质量，清洁度和颜色等, 但最好让工厂安排先装一箱给我们检查)，如纸箱还没到，则要了解什么时候会到 4要称货物的重量(毛重)和要量外箱的尺寸是否与所印和落货通知书相符合 5验货报告上，必须填写具体装箱资料， 如多少个(件)入一箱，写法

5、参考:多少个/箱。还有，纸箱是否已打好最少2条打包带,记紧外箱要用工字形封箱胶带上下封好。 6所有出差跟单或验货同事发完报告回公司后，必须致电到公司通知和确认已收到报告，并通知同事计划什么时候会离开工厂。 7检查外箱有否破损。 8检查产品有否破损 9根据标准，数量指示抽查货物 10拍下货品情况包括不良品和在生产线上的情况 11拿出合同核对货品，与合同中相关描述要求是否一致符合，如产品颜色，商标颜色和位置 ,大小，外观，产品表面处理效果(如不可有刮花痕,污渍.等)，产品功能等 13检查产品外观有否破损， 有没有折痕磨花，印刷效果是否优良和打样一致 14检查货品是否用合同规定原材料生产造货。 15

6、检查货品各零件是否装好,装到位,不可易松或脱落 16检查货品功能是否正常和操作是否正常 17检查货品有否彼锋割手,不可有毛边利角割手 18检查货品和纸箱(包括塑料袋，不干胶, 气泡袋，说明书)的清洁度 19检查货品是否完好和在良好情况存放下 20把检验不合格产品向工厂说明，并补货确认。 22如发现货物情况很差(很多检验不合格产品)或收到公司通知货物不合格需翻工，那出差同事需在现场马上问工厂翻工的安排和何时可把货翻好，然后回复公司。以决定下一步的工作. 23 每个产品都需要拍实物照，发货后向客户说明。 三. 后期工作: 1下载照片并发email到相关同事，在email里要加上对各图片的简单驻解

7、2如公司需要整理样品打上标签，安排当天或羿日寄出到公司。 3把正本验货报告归档。 4出差如来不及回办公室，要先致电通知直属上司并交待好工作 发货工作流程如下: 1发货前一天确定所有工厂的余款付清。向公司负责相关业务人员索要司机电话，货代电话，箱单号，铅封号。并确定货车具体几点到工厂。索要样品需打开包装检查。 1提前需把装车图设计好，如需检验要把被检验产品提前组装好。 2拍空箱照及箱号照。 3对照箱号和封号，如无误方可后续装车。 4如有拼柜现象，需在装车前与工厂联系并安排工厂先后装车顺序。特殊产品包装需让工厂提供纸片，绳子等。以保证产品品质。 5需拍摄装货端面图片，以便于下次订货参考。 6发货如

8、有样品，应提前拍下样品图片，发货后向客户说明。 7待货物装毕，拍照，右门半关状态拍照，发货后向客户说明。 8铅封应打在右门下侧或中间。 9问司机要装箱单，填写产品品名，件数及包数，毛重，体积。 10整个装货过程中，不允许私自离开装货现场。 离开工厂后，描述在装货期间遇到的问题及处理方法并做详细记录。给公司负责相关业务人员传发货图片及每个产品图片。如有样品需标注此次发货样品外观及摆放位置，以便客户更直观的了解并查收样品。 外贸流程全步骤 一(客户询盘 二(报价 三(得到订单 四(业务审批 收到订单后，业务员需附上正式的外销合同(或形式发票)，工厂的收购合同草案，填写 “出口业务审核表”，经总经理

9、审批后进入下一个环节。 1，如果是L/C付款的，业务员审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 2，如果是T/T付款的客户，要确认定金或全额已经到账。 3，如果是放账客户，或通过D/P和D/A等方式收汇等，需总经理确认。 五(签订收购合同 业务员得到总经理审批的“出口业务审核表”后，与工厂正式签订采购合同。 六(验货和商检 1，业务员去外地验货，在交货期前一周，填写验货单(参照出差申请表)，指出具体不放心的条款或存在问题，经总经理确认后，前往工厂验货。 2，如果外商要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货。按照上条要求申请审批

10、。 3，如果客人指定由第三方验货公司，SGS等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 4，如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，交给工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。(尽量避免法定商检产品) 七(制单，准备发票和装箱单，交给单证员。 八(订仓 1(如果跟客人签订的交易合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，按其要求做。 2(如果是由卖方支付运费，应联系“欣越”物流公司定仓。 九(装柜和监装 货物做好并验货通过后，一般是工厂运到仓库，也可以集装箱到工

11、厂装箱，视货物的具体情况而定。不论是否监装，都要将装箱号码，封条号码，装柜情况和货物的包装情况，一一拍照记录。 十(报关单证，交给单证员，并凭“出口业务审核表”领取核销单等报关单证。 十一(确认提单和准备其他文件 必须在确认提单前，完成该贸易项下规定的所有文件，等正本提单一到，即可交单。做到早交单，早收汇。 十二.交单 1(采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 2(采用T/T收汇的，并且余款在见到提单后付款的，拿到提单马上传真给客人，确认收到余款后再将提单正本及其它文件寄给客人。 十三(业务登记 每单出口业务按要求及时做登记，包括电脑登

12、记及书面登记，便于以后查询，统计等。 十四(文件存档 所有的L/C和议付文件必须留存一整套以备查用，包括T/T和D/P，D/A业务。 十五.退单和增值税发票 开船后(提单日期)一个月左右可以向货代要退单，报关后三个月内必须取得工厂的增值税发票，该发票的货名，数量，单位要和报关预录单或报关单一致，价格和采购合同一致。 外贸出口单证流程(全) 1(客户询盘: 一般在客户下订Purchase Order(采购订单)之前,都会有相关的Inquiry(询价)给业务部,做一些细节上的了解. 2(报价: 业务部及时回复客人查询,确定货物品名、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格、港口(空运机场)及柜型等,

13、等和客户确定业务时， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet(形式发票和销售合同和报价单 ) 给客户做正式报价。 3(得到订单:经过洽谈，收到客户正式的订单 Purchase Order or sales contract。 4(下生产单:得到客人订单确认后，给工厂下订单(工厂安排生产计划)，安排生产计划。 5(业务审批: 业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明.合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名,部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行

14、。如金额较大的,或有预付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成工作任务单,交给部门跟单员跟进。 6(下达生产通知: 6.1:如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后需业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人修改L/C。 6.2:如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3:如果是远期L/C,D/A等条款收汇方式的客户(不推荐)，需经总经理确认批准。 7(验货: 7.1:在交货期前一周，要通知公司验货员验货(部门跟单员跟进)。 7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货

15、的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知外贸部。 7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公证行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8(备制基本文件单证: 在收到客户正式的订单时，应制作出口合同, 出口商业发票,装箱单，出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件.(应由单证员制作，交给业务跟单员跟备: 进)。 9(商检: 如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票, 装箱单等商检所需资料。而且要告诉工厂产品

16、的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10(租船订仓: 10.1(如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期7天之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船5天前可拿到进仓单。 10.2(如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，到港时间准时,船期时间合适的船公司，并告诉业务员通知客人。如客人不同意时要另选客人认

17、可的船公司。开船前一周书面定仓，程序同上。 10.3(如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到进仓单时，还要了解截关时间，入仓报关要求,等内容。10.4(向运输公司定仓时，一定要传真书面出口货物托运单，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错. 11(安排拖柜:(千万记住装柜前要检查集装箱柜里是否有破旧,破损,破裂的地方) 11.1(货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定仓确认书/装柜图纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报

18、关行，及装船口岸等。如果有验货公司监装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份装柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等. 11.2(传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。 11.3(要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实际装货数量等,并记下装箱号码和封条号码作为提单的资料.要求工厂装柜后一定要记住封紧锁上. 12(委托报关: 在拖柜前要将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换单.通常要给报关留出两天时间(船截关前)委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所装货物及数量，口岸,船公司,定仓号,柜

19、号,船开截关时间,拖车公司柜型及数量,本公司联系人和电话地址等。 13(获得运输文件: 13.1(最迟在开船后两天内，要将提单补充内容(如果需要修改的话)传真给船运公司或货运代理。提单补充内容要按照L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。 13.2(督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 13.3(及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。13.4. 如果客户是做FOB条款的, 应该及

20、时通知客户保险,并将提单副本传真给他. 14(准备其他文件 (商业发票:L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期14.1要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。 14.2(FORM A原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到当地商品检验局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到

21、香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 14.3(一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 14.4(装运通知:一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5(装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标

22、明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要与提单相符。 15( 交单: 15.1(采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内，备齐全部单证,并严格审单，确保没有错误，才交银行议付.15.2(采用30% deposit,T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付70%余款,确认收到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人. 15.3(如果100%T/T收汇的，要求收全款货款才能做货的,要等收款后再安排生产,拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16(业务登记:出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于查询,统计等。 17(文件存档:所有的外贸单证、L/C和议

23、付文件必须留存一整套以备查用。 18(单证员平时应注意收集海空运价,船期，航线，等信息，为业务员的报价提供帮助. 外贸物流操作流程 (四) 向国外客户要回唛头、彩图、条形码，把唛头、彩图、条形码传给国内客户 (十二) 装完柜之后，把柜号、封条号等资料填好，(需要熏蒸的货物，把熏蒸格式填好)再传给报关行，进行报关 (一) 接到国外客户的订单 (二) 做形式发票传国外客户，国外客户回签 (三) 做生产单传国内客户，国内客户回签 (四) 向国外客户要回唛头、彩图、条形码，把唛头、彩图、条形码传给国内客户 (五) 紧追国内客户进行生产 (六) 在离船期大约有10天左右，向国外客户的货代要订舱单标准格式

24、，按要求填好之后反传船公司订舱 (七) 船公司传出正式的S/O (八) 一般是自己的验货员去供应商厂里验货(如果客户在大陆有验货代表一般是要求供应商把货物拖回本公司，再让客户大陆验货代表进行验货)关注更多免费采购流程，采购管理，合同范本，销售管理，销售技巧 (九) 把S/O传给拖车行(在S/O面前注明拖柜时间、地点、时间，联系电话等前往拖柜) (十) 做出报关内容即“FAX MESSAGE”，向拖车行问清报关行地址，以方便外贸公司寄出全套单据(能够归类的尽量归类，目的是减少核销单) (十一) 在“FAX MESSAGE”上注明报关行地址，再把“FAX MESSAGE”传给外贸公司 (外贸公司会

25、把报关资料传给报关行),同时给厂家下“装柜通知” (十二) 装完柜之后，把柜号、封条号等资料填好，(需要熏蒸的货物，把熏蒸格式填好)再传给报关行，进行报关 (十三) 做出FORM A，把FORM A 传给外贸公司 (十四) 做装船通知传给客户 (十五) 要回报关单，加上开具增值税专用发票申请表，交给财务会计(用9.18汇率来计算) (十六) 做提单补料传给船公司 (十七) 外贸公司反传正式FORM A (十八) 准备装船通知、产地证明(FORMA)、提单、发票、装箱单、(有时有消毒熏蒸证书)，一起传给国外客户，要求国外客户付款 (十九) 把提单、DEBIT NOTE(水单)的复印件交给财务，财

26、务付完DEBIT NOTE的费用以后，船公司放行原始提单，本人再把以上原始单据直接寄给国外客户，以便国外客户提货 外贸验货的流程 做过外贸订单的朋友们应该都接触过索赔，金额大小不同而已。为了尽可能的减少索赔，在做外贸的时候，验货的这一步要抓好作为业务员，大家还是多关心关心自己的货，只有对自己的货品清楚了解，一旦客人提出问题也能说出道理，合理解释的话，本来要赔的货可能因为你的认真态度化为乌有所以验货这一步是很关键的。 工具/原料 带上必要的工具，如:笔、验货报告、温度计、度量工具等等 首先，找个可以放东西的包，稍微大点的，不要太MINI了，咱们是去工作的不是去作秀 合同千万不要忘了，不然到时候工

27、厂给你少贴几个标贴，少印几个字你都不知道 步骤/方法 1、准备好验货报告，验货工具，合同，看看总共有几箱。然后找几个工人来搬货，你要从万花丛中挑出几点红来。如果不是专业的验货公司的话，一般比例有个5%-8%就够了，如果数量太多的话，看个15箱就差不多了。我们自己去验货的目的是了解工厂生产产品的情况，挑的时候最好范围广一点，最好一批货东抽两箱，西抽两箱，加强随机性，不要到时候工厂作弊你都不知道，那你可真的惨了 东挑西挑总算挑出来了几箱，先记下箱号，然后看看纸箱有没有破损啊，纸箱是不是专用的外贸纸箱(有专门的商检号)啊，纸箱是无订的还是有订的(欧洲的喜欢用无订的，美国的一般用有订的)，有没有打包带

28、，打包带是人工打的还是自动的(欧洲人喜欢用自动的，因为自动打包机是无订的，人工的都是要铁扣的)，最后看看封箱的胶带客人有没有要求(黄色胶带，透明胶带，牛皮纸胶带等等)是不是要求工字型封箱, 看完纸箱看唛头，一个字一个字的对过来，万一对错一个字扣你个50DOLLAR你可别心痛啊这里特别要强调的一点是，有些工厂不认识英文的，象填箱号的地方他们没填，重量和尺寸单位没转换，客人要求是LBS的他们做成了KGS,INCH的做成了CM，CUFT给你写了个18等等，这些小细节要注意，工厂也不是存心想做错的，只是他们不知道该怎么做对 确定纸箱没问题之后，打开纸箱，看看美丽的新娘的真容。不料，还有只内盒，拿出合同

29、继续较对，看看内盒上面是否需要什么印刷啊，标贴啊，如果有条码还要找个扫描机来扫描，工厂没有就带回来扫。内盒如果客人对封箱胶带有要求则按客人，如果没要求就横着封一道就差不多了，能省则省吧，钱难赚啊 对于彩盒一般在生产前都已经跟客人确认了，你要较对的是色差问题，中间如果修改多的你还是要仔细较对整个彩盒的文字印刷，不怕一万，只怕万一呢然后在对照合同看上面的其它要求，最常用的就是贴标贴了，标贴上有UPC的话注意要扫描过。注意彩盒客人要求是三面封口还是单面封口，如果客人没要求，要看单面封口的效果，单面封口如果产品容易出来的话一定要三面封口 进主题了-验货先看单个产品的包装，是PB,还是PB/HEADER

30、,塑料袋的封口严不严，吊卡订的正不正，客人对订书针的位置有没有要求，对PB的材质有没有要求，PB袋上有没有印刷，印刷的内容有没有错误，要没要要求警告标，有没有要求UPC码和货号标，有没有要求MADE IN CHINA等等，一定要注意与合同一致，所有与客人不一致的地方都要修改。看完包装以后看产品，拿出确认样进行对照，用目测的地方用目测，用工具的地方用工具，原则上是要同确认样一致这里可能最麻烦的就是产品的品质上面出了点问题，如果严重的话那肯定是不能出货的，怕就怕的是哪些不上不下的货，出也可以不出也可以，这个时候就要凭经验来判断了，要根据客人的性质和对客人的了解来决定这批货的结果如果自己没把握，多带

31、几个出货样回公司，交给领导或者有经验的前辈来判断这批货的去留 重复上面的3、4、5N次，直到你看的满意。填写验货报告，验货报告也可以边验边填，写上验货结果，签上你的大名，然后叫工厂负责人签上大名。叫他们收拾残局，你则收拾包包，不要忘了东西哦 注意事项 验货三大宝-确认样，合同，还有最重要的经验，有些常识问题在合同中和样品不一定会出现的，因为太熟悉了，容易忘记了，而对于新人来说常识对他们来说可能根本不知道，所以新人验货还要多问，多学，多听 验货工作流程 第一:验货前癿准备 工具癿准备:箱包一个、个人身份证明、照相机、笔、笔记本、直尺、电话，保持实时畅通，、个人衣物。 第事:收到验货邮件通知。 1:收到公司邮件 确认所验产品癿数量 材料,颜色和尺寸。不厂家联系,确认产品癿数量是否达到我公司癿验货要求,并包装完成。如未完成,在你到达癿时间能否完成。如不能,需要不公司确认是否需要前往。 2:如公司有正确癿样板,尽量带样板去 。 第三:路线、乘车癿选择。 1:时间安排。接到验货通知之后尽最大劤力早点赶到验货地点。尽量在晚上做车,白天到达。 2:交通工具癿选择。在公司没有特殊安排癿情况下一般选择大巳,火车,劢车等。时间紧.优先选择劢车,高铁。 3:路线癿选择。在时间允许癿范围内.可以直接到达时尽量直接到达。对二不能直接到达时要选择中转站进行中转。 ?:关二中转站癿选择。中转站要距离目癿地近,