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1、Access数据库 Access 数据库设计基础 需要了解的一些数据库术语 什么是好的数据库设计？ 设计过程 确定数据库的用途 查找和组织所需的信息 将信息划分到表中 将信息项转换为列 指定主键 创建表关系 优化设计 应用规范化规则 需要了解的一些数据库术语 Microsoft Office Access 2007 可 将 信息 组织 到 表 中 ，表 是 由 行和 列 组 成 的 列 表 ， 与 会 计 人 员 的 便 笺 簿 或 Microsoft Office Excel 2007 工 作 表类 似 。 在 简 单 的 数 据库中，可能仅包含一个表。对于大多数数据库，可能需要多个表。例如

2、，可 以在一个表中存储有关产品的信息，在另一个表中存储有关订单的信息，再在 另一个表中存储有关客户的信息。 每 一 行 也 称 为 记 录 ，而 每 一 列 也 称 为 字 段 。 记 录 是 一 种 用 来 组 合 某 事 项 的 相 关 信 息 的 有 效 且 一 致 的 方 法 。字 段 是 单 个 信 息 项 ，即 出 现 在 每 条 记 录 中 的 项 类 型 。 例 如 ，在 “产 品 ”表 中 ，每 一 行 或 记 录 中 都 会 包 含 与 某 个 产 品 相 关 的 信 息 。每 一 列 或字段则包含有关该产品的某种类型的信息，如名称或价格。 什么是好的数据库设计？ 一些原则

3、可为数据库设计过程提供指导。第一个原则是，重复信息（也称为冗 余 数 据 ）很 糟 糕 ，因 为 重 复 信 息 会 浪 费 空 间 ，并 会 增 加 出 错 和 不 一 致 的 可 能 性 。 第二个原则是，信息的正确性和完整性非常重要。如果数据库中包含不正确的 信息，任何从数据库中提取信息的报表也将包含不正确的信息。因此，基于这 些报表所做的任何决策都将提供错误信息。 所以，良好的数据库设计应该是这样的： 将信息划分到基于主题的表中，以减少冗余数据。 向 Access 提 供 根 据需 要 联 接 表 中 信 息 时 所 需 的 信 息 。 可帮助支持和确保信息的准确性和完整性。 可满足数

4、据处理和报表需求。 设计过程 设计过程包括以下步骤： 确定数据库的用途 这可帮助进行其他步骤的准备工作。 查找和组织所需的信息 收集可能希望在数据库中记录的各种信息，如产品名称和订单号。 将信息划分到表中 将 信 息 项 划 分 到 主 要 的 实 体 或 主 题 中 ，如 “产 品 ”或 “订 单 ”。每 个 主 题 即 构 成 一个表。 将信息项转换为列 确定希望在每个表中存储哪些信息。每个项将成为一个字段，并作为列显 示 在 表 中 。 例 如 ， “雇 员 ”表 中 可 能 包 含 “姓 氏 ”和 “聘 用 日 期 ”等 字 段 。 指定主键 选择每个表的主键。主键是一个用于唯一标识每

5、个行的列。例如，主键可 以 为 “产 品 ID”或 “订 单 ID”。 建立表关系 查看每个表，并确定各个表中的数据如何彼此关联。根据需要，将字段添 加到表中或创建新表，以便清楚地表达这些关系。 优化设计 分析设计中是否存在错误。创建表并添加几条示例数据记录。确定是否可 以从表中获得期望的结果。根据需要对设计进行调整。 应用规范化规则 应 用 数 据 规 范 化 规 则 ，以 确 定 表 的 结 构 是 否 正 确 。根 据 需 要 对 表 进 行 调 整 。 确定数据库的用途 最 好 将 数 据 库 的 用 途 记 录 在 纸 上 ，包 括 数 据 库 的 用 途 、预 期 使 用 方 式

6、及 使 用 者 。 例 如 ， 对 于 供 家 庭 办 公 用 户 使 用 的 小 型 数 据 库 ， 可 以 记 录 与 “客 户 数 据 库 保 存 客 户 信 息 列 表 ， 用 于 生 成 邮 件 和 报 表 ”类 似 的 简 单 内 容 。 如 果 数 据 库 比 较 复 杂 或 者 由很多人使用（在企业环境中通常是这样），数据库的用途可以简单地分为一 段或多段描述性内容，且应包含每个人将在何时及以何种方式使用数据库。这 种做法的目的是为了获得一个良好的任务说明，作为整个设计过程的参考。任 务说明可以帮助您在进行决策时将重点集中在目标上。 查找和组织所需的信息 要查找和组织所需信息，

7、请从现有信息着手。例如，您可能会将采购订单记录 在 分 类 帐 中 ，或 将 客 户 信 息 保 存 在 文 件 柜 中 的 某 个 纸 质 表 单 中 。收 集 这 些 文 档 ， 并列出所显示的每种信息（例如在表单中填写的每个框）。如果没有任何现有 表单，则请设想您必须设计一个表单来记录客户信息。将要在表单中存放哪些 信息？将要创建哪些填充框？确定并列出其中的每一项。例如，假定当前在索 引 卡 上 记 录 客 户 列 表 。 这 些 卡 片 上 可 能 记 录 了 客 户 姓 名 、 地 址 、 城 市 、 省 /市 / 自治区、邮政编码和电话号码。其中的每一项都可能表示表中的一个列。 在

8、准备此列表时，不要为让它在最开始就能达到完美的效果而担忧。相反，请 列出每个想到的项。如果还有其他人使用该数据库，也应向他们征求意见。可 在以后对该列表进行优化。 接下来，考虑可能希望从数据库生成的报表或邮件的类型。例如，可能会希望 生成按照区域显示销售量的产品销售报表，或生成显示库存水平的库存汇总报 表。还可能希望生成发送给客户、用来通告销售活动或提供优惠的套用信函。 在 心 中 设 计 此 类 报 表 ，并 想 象 其 外 观 。将 在 报 表 中 放 置 哪 些 信 息 ？ 列 出 每 一 项 。 对希望创建的套用信函和任何其他报表进行相同的工作。 考虑可能希望创建的报表和邮件，可以帮助

9、确定数据库中将需要的各个项。例 如，假定向客户提供选择订阅（或取消订阅）周期性电子邮件更新的机会，且 希望打印已经选择订阅的客户的列表。为了记录该信息，向客户表中添加了一 个 “发 送 电 子 邮 件 ”列 。 对 于 每 个 客 户 ， 可 以 将 此 字 段 设 置 为 “是 ”或 “否 ”。 向客户发送电子邮件的要求还意味着要记录另一个项。知道客户希望接收电子 邮件后，还需要知道这些电子邮件的接收地址。因此，需要记录每个客户的电 子邮件地址。 有一种很好的做法：为每个报表或输出列表构造一个原型，并考虑需要哪些项 才能生成该报表。例如，检查套用信函时，可能会想到一些事项。如果希望包 括 恰

10、 当 的 称 呼 语 （ 如 作 为 问 候 语 开 头 的 “先 生 ”、 “太 太 ”或 “女 士 ”等 字 符 串 ） ， 则 需 要 创 建 一 个 称 呼 语 项 。 另 外 ， 通 常 可 能 采 用 “尊 敬 的 王 先 生 ”而 不 是 “尊 敬 的 王 思 明 先 生 ”作 为 信 件 的 开 头 。 这 表 示 一 般 要 将 姓 和 名 分 开 存 储 。 需要记住的要点是，应该将每条信息分为最小的有用单元。对于姓名，为了让 姓氏易于使用，需要将姓名分为两部分：姓氏和名字。例如，为了按照姓氏对 报表进行排序，将客户的姓氏分开存储将很有帮助。一般情况下，如果希望根 据 信

11、息 项 进 行 排 序 、搜 索 、计 算 或 生 成 报 表 ，应 当 将 该 项 放 置 在 单 独 的 字 段 中 。 考虑希望数据库进行回答的问题。 如， 个月您的特色产品的销售量是多少？ 例 上 您的主要客户在什么地方？您的畅销产品的供应商是谁？对这些问题进行估 计，可以帮助您将精力集中于需要记录的其他项。 收集这些信息后，就可以进行下面的步骤。 将信息划分到表中 要将信息划分到表中，请选择主要实体或主题。例如，在查找和组织用于产品 销售数据库的信息后，初步列表可能与下图类似： 此处所示的主要实体为产品、供应商、客户和订单。因此，可以从以下四个表 开始：一个用来存储有关产品的真实信息

12、、一个用来存储有关供应商的真实信 息、一个用来存储有关客户的真实信息、一个用来存储有关订单的真实信息。 尽管这样并没有完成列表，但却是一个不错的起点。可以继续对此列表进行优 化，直到获得适用的设计为止。 首次检查项的初步列表时，可能非常想将所有项全部放入一个表中，而不是放 入上图中显示的四个表中。您将在此处了解到为什么这样做不好。考虑一下此 处所示的表： 在这种情况下，每行中同时包含有关产品及其供应商的信息。由于可能拥有来 自同一供应商的许多产品，因此供应商的名称和地址信息不得不多次重复。这 就 浪 费 了 磁 盘 空 间 。在 单 独 的 “供 应 商 ”表 中 仅 记 录 一 次 供 应

13、商 信 息 ，然 后 将 该表 链 接 到 “产 品 ”表 ， 是 更 好 的 解 决 方 案 。 此设计的另一个问题出现在需要修改有关供应商的信息时。例如，假定需要更 改供应商的地址。由于此信息出现在多个位置，您可能会意外地更改了一个位 置的地址而忘记更改其他位置的地址信息。将供应商的地址记录在唯一一个位 置就可以解决该问题。 设计数据库时，应始终尽可能仅记录每个事实一次。如果发现自己在多个位置 重复相同的信息（如特定供应商的地址），则请将该信息放入单独的表中。 最 后 ，假 定 只 有 Coho Winery 提 供 的 一 个 产 品 ，并 且 您 想 删 除 该 产 品 但 仍 保 留

14、 供应商名称和地址信息。如何在不丢失供应商信息的前提下删除产品记录呢？ 您无法做到这一点。因为每条记录中既包含有关产品的事实，也包含有关供应 商的事实，无法删除一个事实而保留另一个事实。为了分开保存这些事实，必 须将一个表拆分为两个表：一个表存储产品信息，另一个表存储供应商信息。 删除产品记录应仅删除有关产品的事实，而不会删除有关供应商的事实。 选 择 了 用 表 来 表 示 的 主 题 后 ，该 表 中 的 列 就 应 仅 存 储 有 关 该 主 题 的 事 实 。例 如 ， 产品表应仅存储有关产品的事实。由于供应商地址是有关供应商的事实，而不 是有关产品的事实，因此属于供应商表。 将信息项

15、转换为列 要 确 定 表 中 的 列 ， 请 确 定 需 要 跟 踪 表 中 所 记 录 主 题 的 哪 些 信 息 。 例 如 ， 对 于 “客 户 ”表 ， “姓 名 ”、 “地 址 ”、 “市 -省 /自 治 区 -邮 编 ”、 “发 送 电 子 邮 件 ”、 “称 呼 ”和 “电 子 邮 件 地 址 ”就 是 不 错 的 列 初 始 列 表 。 表 中 的 每 条 记 录 包 含 同 一 组 列 ， 因 此 ， 可 以 为 每 条 记 录 存 储 “姓 名 ”、“地 址 ”、“市 -省 /自 治 区 -邮 编 ”、“发 送 电 子 邮 件 ”、“称 呼 ” 和 “电 子 邮 件 地 址

16、 ”。 例 如 ， “地 址 ”列 包 含 客 户 的 地 址 。 每 条 记 录 包 含 有 关 一 位 客 户 的 数 据 ， 而 “地 址 ”字 段 包 含 该 客 户 的 地 址 。 为每个表确定了初始的一组列后，可以对列进行进一步优化。例如，将客户姓 名 作 为 两 个 单 独 的 列 存 储 是 有 用 的 ： 即 “名 字 ”和 “姓 氏 ”， 以 便 仅 在 这 些 列 上 进 行 排 序 、搜 索 和 索 引 操 作 。类 似 地 ，地 址 实 际 上 包 含 五 个 独 立 的 组 成 部 分 ：地 址 、 城 市 、 省 /市 /自 治 区 、 邮 政 编 码 和 国 家

17、 /地 区 ， 也 可 以 将 这 些 信 息 存 储 在 单 独 的 列 中 。例 如 ，如 果 希 望 按 照 省 /市 /自 治 区 执 行 搜 索 、筛 选 或 排 序 操 作 ，则 需 要 将 省 /市 /自 治 区 信 息 存 储 在 单 独 的 列 中 。 还应该考虑数据库是仅存储国内的信息，还是也要存储国际信息。例如，如果 打 算 存 储 国 际 地 址 ， 则 最 好 使 用 “地 区 ”列 代 替 “省 /市 /自 治 区 ”列 ， 因 为 这 样 的 列 既 可 能 存 储 国 内 的 省 /市 /自 治 区 ，也 可 能 存 储 属 于 其 他 国 家 /地 区 的 地

18、 区 。同 样 ， 如 果 要 存 储 国 际 地 址 ， 则 采 用 Postal Code 比 使 用 Zip Code 更 有 用 。 下面的列表显示了用于确定列的一些提示。 不要包含已计算的数据 大多数情况下，不应在表中存储计算结果。在希望查看相应结果时，可以 让 Access 执 行 计 算。 例 如 ， 假 如 有 一 个 “已 订 购 产 品 ”报 表 ， 该 报 表 显 示 数 据 库 中 每 类 产 品 的 已 订 购 数 量 的 分 类 汇 总 。不 过 ，在 所 有 表中 都 没 有 “已 订 购 数 量 ”分 类 汇 总 列 。 相 反 ， “产 品 ”表 中 包 含

19、存 储 每 种 产 品 的 已 订 购 数 量 的 “已 订 购 数 量 ”列 。通 过 使 用 该 数 据 ，Access 可 以 在 每 次 打印 报 表 时 计 算 相应的分类汇总。而分类汇总本身不应存储在表中。 将信息按照其最小的逻辑单元进行存储 您可能非常想使用单个字段存储全名，或使用单个字段存储产品名称和产 品说明。如果将一种以上信息存储在一个字段中，则在以后要检索单个事 实就会很困难。请尝试将信息拆分为多个逻辑单元，例如，为姓氏和名字 或为产品名称、类别和说明创建单独的字段。 对每个表中的数据列进行优化后，就可以选择每个表的主键了。 指定主键 每个表应包含一个列或一组列，用于对存

20、储在该表中的每个行进行唯一标识。 这 通 常 是 一 个 唯 一 的 标 识 号 ， 如 雇 员 ID 号 或 序 列 号 。 在 数 据 库 术 语 中 ， 此 信 息 称 为 表 的 主 键 。Access 使 用 主 键 字 段将 多 个 表 中 的 数 据 关 联 起 来 ，从 而 将 数 据组合在一起。 如 果 已 经 为 表 指 定 了 唯 一 标 识 符（ 如 唯 一 标 识 目 录 中 的 每 种 产 品 的 产 品 编 号 ）， 就可以使用该标识符作为表的主键，但仅当此列的值对每条记录而言始终不同 时才能如此。主键中不能有重复的值。例如，不要使用人名作为主键，因为姓 名不是唯

21、一的。很容易在同一个表中出现两个同名的人。 主键必须始终具有值。如果某列的值可以在某个时间变成未分配或未知（缺少 值），则该值不能作为主键的组成部分。 应该始终选择其值不会更改的主键。在使用多个表的数据库中，可将一个表的 主键作为引用在其他表中使用。如果主键发生更改，还必须将此更改应用到其 他任何引用该键的位置。使用不会更改的主键可降低出现主键与其他引用该键 的表不同步的几率。 通常将任意唯一数字作为主键使用。例如，可能会为每个订单分配一个唯一的 订单号。订单号的唯一用途是对订单进行标识。分配后，订单号就永远都不更 改。 如 果 尚 未 确 定 可 能 成 为 好 的 主 键 的 一 个 或

22、一 组 列 ， 请 考 虑 使 用 具 有 “自 动 编 号 ” 数 据 类 型 的 列 。 使 用 “自 动 编 号 ”数 据 类 型 时 ， Access 将 自 动为 您 分 配 一 个 值 。 这样的标识符不包含事实数据，即不包含描述它所表示的行的事实信息。不包 含事实数据的标识符非常适合作为主键使用，因为它们不会更改。包含有关某 一行的事实数据的主键（如电话号码或客户名称）很有可能会改变，因为事实 信息本身可能会更改。 设 置 为 “ 自 动 编 号 ” 数 据 类 型 的 列 通 常 是 很 好 的 主 键 。 任 何 两 个 产 品 ID 都 是不同的。 在某些情况下，您可能想使

23、用两个或多个字段一起作为表的主键。例如，存储 订 单 行 项 目 的 “订 单 细 节 ”表 将 在 其 主 键 中 使 用 两 个 列 ： “订 单 ID”和 “产 品 ID”。 当一个主键使用多个列时，它又被称为复合键。 对 于 产 品 销 售 数 据 库 ， 可 以 为 每 个 表 创 建 一 个 自 动 编 号 列 作 为 主 键 使 用 ： 为 “产 品 ”表 创 建 “产 品 ID”、为 “订 单 ”表 创 建 “订 单 ID”、为 “客 户 ”表 创 建 “客 户 ID”、为 “供 应 商 ”表 创 建 “供 应 商 ID”。 创建表关系 既然已经将信息划分到各表中，接下来需要一

24、种方法，以有意义的方式再次将 信息组织到一起。例如，下面的窗体包含来自几个表的信息。 此窗体中的信息来自“客户”表 “雇员”表 “订单”表 “产品”表 和“订单明细”表。 Access 是 关 系 数 据库 管 理 系 统 。在 关 系 数 据 库 中 ，您 将 信 息 划 分 到 基 于 主 题 的 不同表中。然后使用表关系根据需要将信息组合在一起。 创建一对多关系 请 考 虑 下 面 的 示 例 ： 产 品 订 单 数 据 库 中 的 “供 应 商 ”和 “产 品 ”表 。 供 应 商 可 以 提 供 任 意 数 量 的 产 品 。 “供 应 商 ”表 中 表 示 的 任 何 供 应 商

25、都 是 这 样 ， “产 品 ”表 中 可 以 表 示 很 多 产 品 。 因 此 ， “供 应 商 ”表 和 “产 品 ”表 之 间 的 关 系 就 是 一 对 多 关 系 。 为 了 在 数 据 库 设 计 中 表 示 一 对 多 关 系 ，请 获 取 关 系 “一 ”方 的 主 键 ，并 将 其 作 为附 加 的 一 列 或 多 列 添 加 到 关 系 “多 ”方 的 表 中 。例 如 在 本 例 中 ，将 “供 应 商 ”表 中 的 “供 应 商 ID”列 添 加 到 “产 品 ”表 中 。 Access 可 以 随 后 使 用 “产 品 ”表 中 的 供 应 商 ID 号来查找每个产

26、品的正确供应商。 “产 品 ”表 中 的 “供 应 商 ID”列 称 为 外 键 。 键 是 另 一 个 表 的 主 键 。 品 ”表 中 的 “供 外 “产 应 商 ID”列 之 所 以 是 外 键 ， 是 因 为 它 也 是 “供 应 商 ”表 中 的 主 键 。 通过建立主键和外键的配对提供了联接相关表的基础。如果不确定哪些表应该 共享一个公共列，通过确定一对多关系，就可以确保涉及的两个表的确需要一 个共享列。 创建多对多关系 考 虑 一 下 “产 品 ”表 和 “订 单 ”表 之 间 的 关 系 。 单个订单中可以包含多个产品。另一方面，一个产品可能出现在多个订单中。 因 此 ，对 于

27、 “订 单 ”表 中 的 每 条 记 录 ，都 可 能 与 “产 品 ”表 中 的 多 条 记 录 对 应 。同 样 ， 对 于 “产 品 ”表 中 的 每 条 记 录 ， 都 可 能 与 “订 单 ”表 中 的 多 条 记 录 对 应 。 这 种 关 系 称 为多对多关系，因为对于任何产品，都可能有多个订单，而对于任何订单，都 可能包含许多产品。请注意，为了检测到表之间的多对多关系，务必要同时对 关系的双方进行考虑。 两个表的主题（即订单和产品）具有多对多关系，这就带来了一个问题。为了 理 解 这 个 问 题 ， 请 想 像 一 下 ， 如 果 试 图 向 “订 单 ”表 添 加 “产 品

28、ID”字 段 来 创 建 两 个 表 之 间 的 关 系 ， 发 生 什 么 情 况 。 了 让 每 个 订 单 包 含 多 个 产 品 ， 需 要 在 “订 会 为 则 单 ”表 中 为 每 个 订 单 添 加 多 条 记 录 。 与 单 个 订 单 相 关 的 每 个 行 将 重 复 使 用 相 同 的 订 单 信 息 ， 而 产 生 可 能 导 致 数 据 不 准 确 的 低 效 设 计 。 果 在 “产 品 ”表 中 放 置 “订 从 如 单 ID”字 段 ，也 会 遇 到 相 同 的 问 题 ，即 在 “产 品 ”表 中 每 个 产 品 将 有 多 条 记 录 与 之 对应。如何解决

29、此问题呢？ 答案是创建第三个表（通常称为联接表），该表将多对多关系分为两个一对多 关系。将这两个表的主键都插入到第三个表中。因此，第三个表记录关系的每 个匹配项或实例。 “订 单 明 细 ”表 中 的 每 条 记 录 都 代 表 订 单 上 的 一 个 行 项 目 。 “订 单 明 细 ”表 的 主 键 包 含 两 个 字 段 ，即 “订 单 ”表 和 “产 品 ”表 的 外 键 。仅 使 用 “订 单 ID”字 段 作 为 此 表 的 主 键 将 不 起 作 用 ， 因 为 一 个 订 单 可 能 具 有 多 个 行 项 目 。 “订 单 ID”对 订 单 上 的 每 个 行 项 目 都 会

30、 重 复 ， 因 此 该 字 段 并 不 包 含 唯 一 的 值 。 仅 使 用 “产 品 ID”字 段 作 为 主 键也不起作用，因为一个产品可能会出现在多个不同的订单中。但如果这两个 字段联合起来，就始终都能为每条记录生成一个唯一值。 在 产 品 销 售 数 据 库 中 ，“订 单 ”表 和 “产 品 ”表 并 不 直 接 彼 此 关 联 。它 们 是 通 过 “订 单 细 节 ”表 间 接 关 联 的 。 订 单 和 产 品 之 间 的 多 对 多 关 系 是 通 过 使 用 两 个 一 对 多 关 系 在数据库中得到表示的： ? “ 订 单 ”表 和“ 订 单 细 节 ”表 具 有 一

31、 对 多 关 系 。每 个 订 单 可 以 具 有 多 个 行 项 目，而每个行项目仅与一个订单相关。 “ 产 品 ”表 和“ 订 单 细 节 ”表 具 有 一 对 多 关 系 。每 个 产 品 有 多 个 与 之 关 联 的 行项目，而每个行项目仅引用一个产品。 通 过 “订 单 细 节 ”表 ，可 以 确 定 特 定 订 单 中 的 所 有 产 品 。还 可 以 确 定 特 定 产 品 的 所 有订单。 引 入 了 “订 单 细 节 ”表 后 ， 表 和 字 段 列 表 可 能 与 以 下 所 示 类 似 ： 创建一对一关系 另 一 种 关 系 类 型 是 一 对 一 关 系 。例 如 ，

32、假 定 需 要 记 录 某 种 特 别 的 补 充 产 品 信 息 ， 此类信息很少需要使用或仅适用于少数产品。由于并不经常需要此信息，并且 在 “产 品 ”表 中 存 储 此 信 息 会 导 致 不 适 用 此 信 息 的 每 个 产 品 出 现 空 白 ，因 此 请 将 此 类 信 息 放 入 单 独 的 表 中 。 和 “产 品 ”表 一 样 ， 可 以 使 用 “产 品 ID”作 为 主 键 。 此 补 充 表 和 “产 品 ”表 之 间 是 一 对 一 的 关 系 。 对 于 “产 品 ”表 中 的 每 条 记 录 ， 在 补 充 表 中 都存在单一的匹配记录。标识此类关系时，这两个表必须共享一个公共字段。 检测到数据库中对一对一关系的需求时，请考虑是否可以将两个表中的信息放 入一个表中。如果由于某种原因而不希望这样做，或许是因为这样会造成大量 空白字段，下面的列表显示如何在设计中表示这种关系： ? 如果两个表具有相同主题， 可以通过在两个表中使用相同的主键来建立这 则 种关系。 如 果 两 个 表 具 有 不 同 的 主 题 和 不 同 的 主 键 ，则 请 选 择 一 个 表（任 意 一 个 表 ） ， 并将其主键作为外键插入到另一个表中。 通过确定表之间的关系，可帮助确保具有正确的表和列