投资银行业务保荐工作底稿档案管理指引.docx

1、投资银行业务保荐工作底稿档案管理指引华泰联合证券投资银行业务保荐工作底稿档案管理指引第一条 为提高投资银行保荐业务工作质量，控制保荐业务风险，根据证券法、证券发行上市保荐业务管理办法、证券公司内部控制指引、关于证券公司从事股票发行主承销商业务有关问题的指导意见等法律法规和公司证券发行上市保荐业务管理办法、发行人质量评价标准指引、投资银行业务尽职调查工作指引及投资银行业务持续督导工作指引等投行业务管理制度的要求，特制定本指引。第二条 开展公开发行证券保荐业务(包括首次公开发行和上市公司发行新股、可转换债券等)，应按本指引和公司投资银行业务尽职调查工作指引关于工作底稿的要求建立保荐工作底稿档案；投

2、资银行财务顾问业务和债券发行业务等，参照本指引的要求建立相应的业务底稿档案。第三条 保荐工作底稿档案是对发行人质量进行评价，以及公司、保荐人员出具有关尽职调查报告和相关推荐文件的佐证证据和支持文件。项目组应当为每一项目建立独立的保荐工作底稿。保荐代表人必须为其具体负责的每一项目建立尽职调查工作日志，作为保荐工作底稿的一部分存档备查。第四条 保荐工作档案不应只限于本指引规定的内容，应根据实际情况全面搜集与发行人重要事项相关以及与保荐风险密切相关事项的各类资料和证据。从事保荐业务的人员应根据各类业务的特点和具体要求，补充收集必要的相关资料。对债券业务，还应收集担保人的有关资料(营业执照、财务报告及

3、其审计报告等)；对非公开发行、资产重组等业务，还应收集注入资产及资产注入方的有关资料。第五条 对首次公开发行项目，可分阶段建立保荐工作档案，但在出具辅导工作总结报告前应有较完整的阶段性保荐工作档案，其底稿所涉及的内容应至少能够为发表辅导验收申请意见提供充分的支持。第六条 从事保荐业务的人员原则上应按本指引附件中第一部分保荐机构尽职调查文件、第二部分保荐机构从事保荐业务的记录、第三部分申请文件及其它文件的基本内容，分大类编制保荐工作档案目录，大类下的子(细)目录可自行编制(与正式申请文件中的资料有重叠的部分，可采用引证方式注明)，并按申报文件的形式装订整齐，编制页码，以便验收、查阅和保管。上述保

4、荐工作档案中，项目组制作的材料应附相应的电子文档并提交至项目信息管理平台存档备查。第七条 从事保荐业务的人员分阶段建立保荐工作档案，公司可定期或不定期对保荐工作档案的建立和完善情况进行抽查。立项和内核预审阶段，审核人员现场预审时应检查立项和内核阶段前的工作底稿。向证监会报送申请前，保荐代表人应撰写和签署发行保荐书、发行保荐工作报告、招股说明书验证版，并取得发行人关于其所提供文件资料真实、准确、完整、合法、有效的承诺函或声明书。投行业务支持总部审核部应当定期对保荐工作日志进行检查，并对保荐代表人进行年度考核和评定。第八条 从事保荐业务的人员在搜集和整理保荐工作档案时，应特别注意甄别保荐工作档案所

5、反映的内容的真实性和客观性，以及保荐工作档案的有效性。必须完善有关取证的必要手续，如在有关保荐工作档案中注明资料来源、“与原件核对相符”、加盖发行人公章(页数较多的资料要求盖骑缝章)、发证部门盖确认章、发行人董事签字、被调查或访问或与会人员签字、底稿编制日期、底稿编制人及复核人签名等，以明确相应责任，尽可能搜集对发行人重要(大)事项以及与保荐风险密切相关事项证明力最强的证明文件和资料，增强保荐工作档案的证明力。第九条 保荐工作档案的建立和移交原则上分为两个阶段，即尽职推荐期与持续督导期。尽职推荐阶段包括改制辅导、内控审核文件、申报文件、反馈意见及回复、封卷稿、发行上市文件。持续督导文件包括发行

6、人新股发行上市且持续督导期开始到持续督导期结束的全部底稿文件。第十条 尽职推荐期工作档案要求在完成发行并上市后二个月内，由从事保荐业务的人员(项目负责人)将项目承揽至挂牌上市的项目保荐工作档案移交到投行业务支持总部综合部(以下简称“综合部”)，应由投行业务支持总部审核部(以下简称“审核部”)和投行业务支持总部市场部(以下简称“市场部”)提交的项目文档，于项目发行上市后二个月内由审核部和市场部移交给综合部，综合部收到上述档案后15日内完成验收并移交公司综合管理部存档。持续督导期工作档案要求在持续督导期结束后二个月内由保荐人员提交综合部，综合部收到上述档案后15日内完成验收并移交公司综合管理部与前

7、述档案合并存档。发生中途终止的项目，保荐人员(项目负责人)须于项目终止后二个月内将项目工作档案移交给综合部验收并存档； 从事保荐业务的人员(项目负责人)保证保荐工作档案的真实、准确、完整，并负责移交档案前的档案整理工作。保荐工作档案由公司综合管理部负责保管，保管期不少于十年；由综合部保管的中途终止项目的工作档案，保管期不少于五年。第十一条 保荐工作档案未按时移交、不齐全或未按规定整理者，不得发放当事人项目奖金，情节严重的，将扣发项目奖金。第十二条 项目保荐工作档案及文档的保管、借阅和相关考核奖惩办法，按公司有关档案管理等相关规章的规定执行。第十三条 本指引发布前公司有关投行业务管理的规定，凡与

8、本办法有冲突的或不一致的，以本指引为准。第十四条 本指引由投行业务支持总部审核部负责解释。第十五条 本指引自发布之日起执行。华泰联合证券有限责任公司二O一O年七月附件：证券发行上市保荐业务工作底稿目录附件：证券发行上市保荐业务工作底稿目录本目录共分为三大部分，第一部分为保荐机构尽职调查文件，第二部分为保荐机构从事保荐业务的记录，第三部分为申请文件及其他文件。其中，第二部分和第三部分文件要求提供可编辑word版本和PDF版本报公司投行业务支持总部存档。第一部分 保荐机构尽职调查文件第一章 发行人基本情况调查发行人基本情况调查表1-1 改制与设立情况1-1-1 改制前原企业（或主要发起人）的相关财

9、务资料及审计报告1-1-2 上级主管部门同意改制的批复文件1-1-3 发行人的改制重组方案，包括业务、资产、债务、人员等的重组安排1-1-4 改制时所做的专项审计报告、评估报告、验资报告等1-1-5 国企改制的相关人员安置方案的职代会审议文件1-1-6 国有资产评估的核准或备案文件、国有股权管理文件1-1-7 发行人设立时的政府批准文件、法律意见书、营业执照、工商登记文件1-1-8 发起人协议、创立大会文件1-1-9 发行人设立时的公司章程1-1-10 改制前原企业资产和业务构成情况的说明1-1-11 发行人成立时拥有的主要资产和业务情况的说明1-1-12 发行人成立后主要发起人拥有的主要资产

10、和实际从事业务情况的说明1-1-13 改制前原企业业务流程、改制后发行人业务流程，以及原企业和发行人业务流程间联系的说明1-2 历史沿革情况1-2-1 发行人历次变更的营业执照、历次备案的公司章程以及相关的工商登记文件1-2-2 发行人成立以来在生产经营方面与主要发起人的关联关系及演变情况的说明1-3 发起人、股东的出资情况1-3-1 发行人设立时各发起人的营业执照（或身份证明文件）、财务报告1-3-2 发行人设立及历次股本变动时的验资报告及验资资料1-3-3 发行人设立后与股东之间的非交易性资金往来凭证1-3-4 发行人与股东之间资金占用情况的说明及相关凭证1-3-5 发起人、股东以实物资产

11、出资时涉及的资产评估报告、审计报告及国有资产评估结果核准或备案文件1-3-6 发起人、股东以实物资产出资时，涉及的资产产权变更登记资料文件1-3-7 自然人发起人直接持股和间接持股的有关情况，及其在发行人的任职情况1-4 重大股权变动情况1-4-1 重大股权变动涉及股东的内部决策文件（股东大会、董事会、监事会（以下简称“三会”）决议等）1-4-2 发行人审议重大股权变动的股东大会、董事会、监事会决议等（如需）1-4-3 重大股权变动涉及的政府批准文件1-4-4 重大股权变动涉及的审计报告、评估报告、验资报告、国有资产评估核准或备案文件、国有股权管理文件1-4-5 重大股权变动涉及的股权转让协议

12、或增减资协议、债权人同意文件、工商变更登记文件、股权转让价款支付情况说明或支付凭证等1-4-6 重大股权变动时，其他股东放弃优先购买权的承诺函1-5 重大重组情况1-5-1 重大重组涉及的股东大会、董事会、监事会决议、独立董事意见1-5-2 重组协议1-5-3 政府批准文件1-5-4 重大重组涉及的审计报告、评估报告、中介机构专业意见、国有资产评估核准或备案文件1-5-5 重大重组涉及国有资产转让的，国有资产进场交易的文件1-5-6 债权人同意债务转移的相关文件、重组相关的对价支付凭证和资产过户文件1-5-7 重大重组对发行人业务、经营业绩、财务状况和管理层影响情况的说明1-6 控股股东及实际

13、控制人、发起人及主要股东情况1-6-1 发行人控股股东或实际控制人的组织结构（参控股子公司、职能部门设置）1-6-2 发行人的组织结构（参控股子公司、职能部门设置）1-6-3 控股股东及实际控制人、发起人及主要股东的营业执照、公司章程、最近一年及一期的财务报告及审计报告1-6-4 控股股东及实际控制人、发起人及主要股东如为自然人的，应提供关于国籍、永久境外居留权、身份证号码以及住所的说明1-6-5 控股股东及实际控制人控制的其他企业的营业执照、公司章程、最近一年及一期的财务报告及审计报告1-6-6 控股股东及实际控制人、发起人及主要股东持有发行人股份是否存在质押或权属争议情况的说明及相关文件1

14、-6-7 控股股东及实际控制人、发起人及主要股东及作为股东的董事、监事、高级管理人员作出的重要承诺及其履行情况的说明1-6-8 发行人关于全部股东名称、持股数量及比例、股份性质的说明1-6-9 股东中战略投资者持股的情况及相关资料1-7 发行人控股子公司、参股子公司的情况1-7-1 发行人控股子公司、参股子公司的营业执照、公司章程、最近一年及一期的财务报告及审计报告1-7-2 发行人重要控股子公司、参股子公司的主要其他合作方情况和相关资料1-8 员工及其独立性情况1-8-1 关于员工人数及其变化、专业结构、受教育程度、年龄分布的说明1-8-2 执行社会保障制度、住房制度改革、医疗制度改革情况的

15、说明1-8-3 劳动合同样本1-8-4 发行人董事会成员、高级管理人员兼职情况的说明1-8-5 社保证明和相关费用缴纳凭证1-9 资产权属及其独立性情况1-9-1 房屋所有权证1-9-2 土地使用权证1-9-3 商标、专利、非专利技术、水面养殖权、探矿权、采矿权、版权、特许经营权等无形资产的权属证明1-9-4 资产是否存在被控股股东、其他关联方控制或占用情况的说明1-10 业务、财务、机构的独立情况1-10-1 控股股东、实际控制人与发行人从事的主要业务与拥有的资产情况1-10-2 如存在业务交叉，相互占用资产、资源的情况，要特别说明解决措施和效果1-10-3 控股股东、实际控制人与发行人的财

16、务部门的设置以及独立运作情况1-10-4 控股股东、实际控制人与发行人的采购销售部门的设置及各自运作情况1-10-5 控股股东、实际控制人与发行人的基本银行账户开设情况、税务登记证、重要税种的完税凭证1-10-6 发行人关于机构独立情况的说明1-10-7 发行人内部各机构的规章制度1-11 商业信用情况1-11-1 重大商务合同及其履行情况1-11-2 工商、税务、海关、环保、银行等的调查反馈文件1-11-3 行业监管机构的监管记录和处罚文件1-11-4 主要银行给予发行人的授信额度、主要银行信用评级情况以及发行人获得的主要荣誉和奖励1-12 内部职工股（如适用）1-12-1 审批文件、募股文

17、件、缴款证明及验资报告1-12-2 历次转让文件、历年托管证明文件1-12-3 内部职工股发行中的违法违规情况，包括超范围、超比例，变相增加内部职工股数量、违规转让和交易、法人股个人化等1-12-4 内部职工股潜在问题和风险隐患1-12-5 股份形成及演变的法律文件，包括相关的工商登记资料、三会文件1-12-6 内部职工股清理的决策文件、相关协议、价款支付凭证1-12-7 省级人民政府对发行人内部职工股托管情况及真实性的确认文件第二章 业务与技术调查2-1 行业情况及竞争状况2-1-1 行业主管部门制定的发展规划、行业管理方面的法律法规及规范性文件2-1-2 行业研究资料、行业杂志、行业分析报

18、告2-1-3 行业专家意见、行业协会意见、主要竞争对手意见2-1-4 国家有关产业政策及发展纲要2-1-5 通过公开渠道获得的主要竞争对手资料2-2 采购情况2-2-1 行业和发行人采购模式的说明文件2-2-2 与原材料、辅助材料以及能源动力供求相关的研究报告和统计资料2-2-3 发行人过往三年的采购情况以及成本变动分析2-2-4 主要供应商（至少前10名）的各自采购额占年度采购总额的比例说明2-2-5 与主要供应商（至少前10名）的供货合同2-2-6 发行人关于采购来源以及价格稳定性的说明2-2-7 与采购相关的管理制度、存货管理制度及其实施情况2-2-8 发行人关于关联采购情况的说明2-2

19、-9 董事、监事、高管人员和核心技术人员、主要关联方或持有发行人5%以上股份的股东在主要供应商中所占权益的说明2-3 生产情况2-3-1 行业和发行人生产模式的说明文件2-3-2 主要产品或服务的用途 2-3-3 主要产品的工艺流程图或服务的流程图2-3-4 发行人关于生产工艺、技术在行业中领先程度的说明2-3-5 主要产品的设计生产能力和历年产量有关资料2-3-6 房产、主要设备等资产的占有与使用情况2-3-7 房屋、土地、设备租赁合同2-3-8 如发行人存在设备、房产、土地抵押贷款的情形，借款合同及还款情况 2-3-9 关键设备、厂房等重要资产的保险合同或其他保障协定2-3-10 无形资产

20、的相关许可文件2-3-11 发行人许可或被许可使用资产的合同文件2-3-12 发行人拥有的特许经营权的法律文件2-3-13 境外拥有资产的情况说明及重要境外资产的权属证明2-3-14 质量控制制度文件2-3-15 质量技术监督部门出具的证明文件2-3-16 安全生产及以往安全事故处理等方面的资料2-3-17 生产工艺是否符合环境保护相关法规的说明2-3-18 历年来在环境保护方面的投入及未来可能的投入情况的说明2-4 销售情况2-4-1 行业和发行人销售模式的说明文件2-4-2 销售合同（包括关联销售合同）、销售部门对销售退回的处理意见等资料2-4-3 权威市场调研机构关于销售情况的报告2-4

21、-4 主要产品市场的地域分布和市场占有率的资料2-4-5 报告期按区域分布的销售记录2-4-6 报告期对主要客户（至少前10名）的销售额占年度销售总额的比例及回款情况2-4-7 与主要客户（至少前10名）的销售合同2-4-8 会计期末销售收入异常增长情况的收入确认凭证2-4-9 报告期产品返修率、客户诉讼和产品质量纠纷等方面的资料2-4-10 重大关联销售情况的说明2-4-11 董事、监事、高管人员和核心技术人员、主要关联方或持有发行人5%以上股份的股东在主要客户中所占权益的说明2-5 核心技术人员、技术与研发情况2-5-1 研发体制、研发机构设置、激励制度、研发人员资历等资料2-5-2 技术

22、许可协议、技术合作协议2-5-3 核心技术的取得及使用是否存在纠纷或潜在纠纷及侵犯他人知识产权的情形的说明2-5-4 与非专利技术相关的保密制度及其与核心技术人员签订的保密协议2-5-5 主要研发成果、在研项目、研发目标及研发费用投入情况的说明第三章 同业竞争与关联交易调查3-1 同业竞争情况3-1-1 发行人改制重组方案3-1-2 发行人、控股股东或实际控制人及其控制的企业主营业务情况的说明3-1-3 控股股东或实际控制人关于避免同业竞争的承诺函3-2 关联方及关联交易情况3-2-1 主要关联方的工商登记资料3-2-2 关联交易管理制度3-2-3 与关联交易相关的会议资料3-2-4 关联交易

23、协议3-2-5 发行人高管人员及核心技术人员是否在关联方单位任职、领取薪酬的情况说明3-2-6 与关联交易相关的独立董事意见3-2-7 关联交易在销售或采购中的占比及其对发行人经营独立性的影响3-2-8 关联交易相关的应收、应付款项占发行人应收、应付款项的比例3-2-9 关联交易必要性、持续性、真实性的说明3-2-10 经常性和偶发性关联交易及其对发行人长期持续运营的影响3-2-11 与关联交易相关的同类交易的市场价格数据3-2-12 发行人关于减少关联交易的措施说明第四章 董事、监事、高级管理人员及核心技术人员调查4-1 任职及任职资格4-1-1 与任职情况及资格有关的三会文件4-1-2 董

24、事、监事、高级管理人员及核心技术人员相互之间是否存在亲属关系的说明4-1-3 监管部门对于上述人员任职资格的批准或备案文件4-2 简历及操守4-2-1 董事、监事、高级管理人员及核心技术人员简历4-2-2 发行人关于董事、监事、高级管理人员及核心技术人员是否存在违规行为的说明4-2-3 发行人与高管人员所签定的协议或承诺以及履行情况4-3 胜任能力和勤勉尽责4-3-1 董事、监事、高级管理人员及核心技术人员曾担任高管人员的其他公司的规范运作情况以及该公司经营情况4-3-2 董事、监事、高级管理人员及核心技术人员在发行人投入的时间的说明以及相关的三会及总经理办公会纪要或纪录4-4 薪酬及兼职情况

25、4-4-1 与薪酬情况相关的三会文件4-4-2 关于是否存在兼职情况的说明4-4-3 从关联方领取报酬以及享受其他待遇情况的说明4-5 报告期内变动情况4-5-1 与报告期内上述人员变动相关的三会文件4-6 持股及其他对外投资等情况4-6-1 董事、监事、高级管理人员及核心技术人员就持股及其他对外投资情况发出的声明文件4-6-2 董事、监事、高级管理人员及核心技术人员及其直系亲属是否存在自营或为他人经营与发行人同类业务的情况及声明文件4-6-3 董事、监事、高级管理人员及核心技术人员及其直系亲属是否存在与公司利益发生冲突的对外投资，是否存在重大债务负担及声明文件4-6-4 董事、监事、高级管理

26、人员及核心技术人员是否涉及诉讼、是否有到期未偿还债务等情况的声明及相关资料第五章 组织机构与内部控制调查5-1 公司章程及其规范运行情况5-1-1 与公司章程历次修改相关的三会文件、公司章程进行工商变更登记的资料5-1-2 发行人就其三年内没有存在违法违规行为发出的明确的书面声明5-2 组织结构和三会运作情况5-2-1 组织结构及关于部门职能描述的文件5-2-2 公司治理制度规定，包括三会议事规则、董事会专门委员会议事规则、董事会秘书制度、总经理工作制度、内部审计制度等文件资料5-2-3 历次三会的会议文件，包括书面通知副本、会议记录、会议决议等5-3 独立董事制度及其执行情况5-3-1 独立

27、董事简历及任职资格说明5-3-2 独立董事制度5-3-3 独立董事发表的意见5-4 内部控制环境5-4-1 有助分析发行人内部控制环境的董事会、总经理办公会等会议记录5-4-2 各项业务及管理规章制度5-5 业务控制5-5-1 发行人关于各类业务的控制标准、控制措施的相关制度规定5-5-2 发行人存在因违反工商、税务、审计、环保、海关、劳动保护等部门的相关规定而受到处罚的情况说明5-6 信息系统控制5-6-1 信息系统控制相关的业务规章制度5-7 会计管理控制5-7-1 会计管理的相关资料（包括但不限于会计制度、会计人员培训制度等）5-8 内部控制的监督5-8-1 内部审计报告、监事会报告5-

28、8-2 发行人管理层对内部控制完整性、合理性及有效性的自我评价书面意见5-8-3 发行人内部审计稽核部门设置情况及相关内部审计制度5-9 股东资金占用情况 5-9-1 发行人关于最近三年是否存在资金被控股股东、实际控制人及其控制的其他企业占用情况的说明及相关资料5-9-2 发行人关于是否为控股股东、实际控制人及其控制的其他企业担保的说明及相关资料第六章 财务与会计调查6-1 发行人最近三年及一期的财务资料6-1-1 最近三年及一期经审计的财务报告及原始财务报表6-1-2 下属子公司最近三年及一期经审计的财务报告或原始财务报表6-1-3 披露的参股子公司最近一年及一期的财务报告及审计报告6-1-

29、4 如发行人最近一年及一期内收购兼并其他企业资产（或股权），且被收购企业资产总额或营业收入或净利润超过收购前发行人相应项目20%（含20%），需要被收购企业收购前一年的利润表并核查其财务状况6-1-5 如接受过国家审计，需要该等审计报告6-1-6 对财务资料中重点事项进行调查、复核或进行专项核查的相关资料6-2 有关评估报告6-2-1 公司设立时（含有限责任公司改制期间）及报告期内历次资产评估报告6-2-2 公司设立时（含有限责任公司改制期间）及报告期内历次土地评估报告6-2-3 其他评估报告（矿产、房地产开发存货等）6-3 有关内控制度 6-3-1 公司管理层对内部控制完整性、合理性及有效性

30、的自我评估6-3-2 注册会计师对内部控制的鉴证意见6-3-3 注册会计师关于内部控制的整改建议及企业的整改措施6-4 销售收入6-4-1 发行人收入的产品构成、地域构成及其变动情况的详细资料6-4-2 发行人主要产品报告期价格变动的资料6-4-3 发行人报告期主要产品的销量变化资料6-4-4 报告期主要产品的成本明细表6-4-5 补贴收入的批复或相关证明文件6-4-6 金额较大的营业外收入明细表6-4-7 对主要客户的函证文件6-5 期间费用 6-5-1 营业费用明细表6-5-2 管理费用明细表6-5-3 财务费用明细表6-5-4 经注册会计师验证的发行人报告期加权平均净资产收益率和非经常性

31、损益明细表6-6 发行人银行账户资料6-7 应收款项6-7-1 应收款项明细表和账龄分析表6-7-2 主要债务人及主要逾期债务人名单6-7-3 与应收款项相关的销售合同6-7-4 应收持发行人5及以上表决权股份的股东账款情况6-8 存货明细表及构成分析6-9 重要的对外投资6-9-1 被投资公司的营业执照6-9-2 被投资公司报告期的财务报告6-9-3 投资协议6-9-4 被投资公司的审计报告6-9-5 报告期发行人购买或出售被投资公司股权时的财务报告、审计报告及评估报告6-9-6 重大委托理财的相关合同6-9-7 重大项目的投资合同6-9-8 发行人内部关于对外投资的批准文件6-10 固定资产的折旧明细表和减值准备明细表6-11 主要债务6-11-1 银行借款合同6-11-2 委托贷款合同6-11-3 应付持发行人5及以上表决权股份的股东账款情况6-12