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诉讼案件管理制度.docx

1、诉讼案件管理制度诉讼案件管理制度制定目的为规范公司诉讼案件管理程序,增强法律风险控制能力,保证我司通过诉讼或仲裁方式得到的权益得以实现和兑现,维护公司合法权益,维护与各合作方的良好合作关系,制定本制度。适用范围本制度适用于公司及各分支机构和全体员工,本制度自公布之日起执行。规范事项一、总则(一)本制度所称诉讼案件,是指公司及分支机构在经营管理活动中发生民事、劳动或行政法律纠纷,并通过诉讼(含仲裁,下同)程序处理的事项。包括但不限于下列纠纷:1.基于保险合同关系发生的,投保人、被保险人、受益人或其继承人等与公司及分支机构之间,因投保、保全、理赔、支付、追偿等发生争议的保险合同类案件;2.基于劳动

2、关系、劳务关系、雇佣关系等具有人身性质的合同关系,公司员工、外聘人员、临时雇佣人员、劳务聘用人员、劳务派遣人员等与公司及分支机构之间,因身份、合同、待遇、补偿、休假等发生争议的劳资类纠纷案件;3.基于经营管理需要,与其他法人、自然人或非法人组织进行民商事活动,因平等主体之间发生争议,且不属于保险合同类案件和劳资类纠纷的诉讼案件;4.基于行政管理关系发生的,行政机关(包括监管部门)及其他履行行政管理职能的主体与公司及分支机构就管理、处罚、复议、控告、履行义务等发生的行政诉讼案件;5.由行业协会或履行诉调对接职能的其他机构处理的保险合同类案件。(二)诉讼案件管理原则1.完善流程,减少诉讼(1)坚持

3、以事实为依据、以法律为准绳、严格执行合同约定。(2)以友好协商解决为基本解决办法。在严格执行合同、维护公司合法权益的基础上,互谅互让、合作共赢。应秉承以解决问题为目的进行充分协商的原则,促进问题、纠纷的高效、及时解决,业务部门应穷尽可采取的合法措施尽量促成问题、纠纷的和平解决,不宜动辄通过司法诉讼解决问题。(3)以分清责任为基本前提。对方责任引起的纠纷,应坚持原则、保证我方利益不受侵犯,考虑对方提出的合理的解决办法;我方责任引起的纠纷,应尽量减少我方损失,尊重对方的合法权益;双方责任引起的纠纷,应实事求是、分清主次,合理解决。(4)合同纠纷案件,合同履行过程中发生的争议、纠纷及与合同履行有关的

4、争议、纠纷,由合同执行部门负责协商、沟通、处理。公司提起的与合同相关争议的诉讼或仲裁的终审、终裁裁判由合同执行部门负责按裁判结果督促对方当事人执行裁判。合同执行部门督促未果,需申请法院强制执行的,由合同执行部门申请执行并跟踪执行结果,法务部门配合执行。(5)劳动争议案件,员工所属部门主管领导应做好员工管理和引导工作,凡是未妥善处置员工问题,导致员工离职向公司提出仲裁或诉讼,经审理需公司承担费用的,其所属部门直属上级至分管高层平均承担60%费用;法务、人力各承担20%费用。2.强化应对,提高质量(1)注重证据收集和保存。在合同履行或经营过程中,应注意各项文件资料的书面化;在纠纷、争议形成和协商期

5、间,应注意收集、补充对我方有利的证据;避免提供对对方有利的证据。要注意保存沟通记录:电话沟通的要注意进行电话录音取证,电子邮件沟通的要注意保存好邮件内容及邮件发送记录,传真沟通的要注意保存好传真件及传真机发送记录,信函沟通的要保存好快递皮及邮局回执等。合同签订部门负责合同洽谈、签订过程中记录、确认、会谈纪要等各种证据的收集、整理、存档。合同执行部门负责合同履行过程中往来函件、会议纪要、图纸资料、图片、录音、录像等各种证据收集、整理、存档。合同签订部门、合同执行部门根据所处阶段,负责相关证据收集、整理、存档工作。(2)保证诉讼或仲裁时效。相关部门沟通、协商必须保证为诉讼或仲裁准备工作留有充分的时

6、间。自争议、纠纷、问题发生之日起6个月内双方未达成较明确的解决意向的,如属对方责任或双方责任,相关责任部门应根据实际情况考虑提起诉讼或申请仲裁;相关责任部门认为可延长沟通时间的,应上报公司批准,延长时间亦需保证留有提起诉讼或申请仲裁的准备时间。(3)加强时限管理。凡已经出现的争议、纠纷,各项事务必须通过OA报送审批,已批复事项必须及时落实,并向业务主管部门反馈结果;每项工作必须派入ERP任务中,部门负责人每月25日前必须组织合同执行人核对工作进展,提出解决方案;合同在当月执行过程中出现的问题当月必须解决。因对方原因无法按时限完成的,相关部门、公司于每月26日前单独上报解决因合同执行产生争议、纠

7、纷的工作推进计划;上述工作应同时报法律中心备案,由法律中心提供法务意见以协助业务部门解决问题,规避法律风险。(4)对外报送、提供资料必须报批。凡以公司名义向法院、仲裁机构、监管机构以及我公司依法应予配合提供信息的其他法定机构等提交的所有法律文书(包括但不限于起诉状、答辩状、上诉状、代理词、授权手续等),必须报总公司批准后方可对外提供。3.分级负责,统一管理(1)诉讼管理遵循“属人”原则。凡发生争议或诉讼事项,以法律关系归属确定案件管理责任。保险合同案件一律由各承接该项保险业务的分公司承担管理工作;涉及多家分支机构业务的,由总公司根据案件情况指定其中一家或多家机构,对案件负责证据收集、研究诉讼对

8、策等项工作。(2)诉讼处理遵循“属地”原则。凡争议或诉讼发生在本机构辖区范围外的案件,为异地案件;案发机构应委托争议或诉讼处理机关(法院、仲裁委或行业协会等)所在当地机构进行处理,当地机构应认真接受委托,不得推诿。当地没有公司机构的,由案发机构拟定处理方案,报总公司审定。诉讼处理是指参与诉讼案件举证、开庭、调解、提交诉讼资料等实际处理诉讼案件的各项程序和流程。4.经济效率,节约成本诉讼案件管理要以节约成本,提高经济效率的原则,以公司利益最大化为出发点。(三)归口管理诉讼案件管理工作由总公司法律中心归口管理。法律中心对诉案件管理的主要内容包括:1.制定并修改诉讼管理工作的各项规章制度、工作流程和

9、实施细则;2.参与全国重大案件的督办、指导,并为各分支机构诉讼案件提供法律支持;3.签批与诉讼相关的各类报告,考核各分公司诉讼工作的成效;4.对各分公司以及案件责任人进行案件质量的评估考核和诉讼案件数据考核,并拟定各机构的月、季、年度指标;5.负责监督及审核各机构对外报送的诉讼数据;6.培育与外部的司法机构、律师事务所、调查公司的关系,对重大疑难案件提供法律支持;7.定期分析和总结诉讼工作中所遇到的普遍性问题和成功经验,汇编各类诉讼案例,建立统一的诉讼案件档案管理库;8.其他与诉讼管理工作有关的事项。(四)分级管理总公司的案件由总公司法律中心处理,各分支机构的诉讼案件处理权限实行授权管理,各机

10、构对自己机构范围内的诉讼案件负责处理,并接受总公司法律中心的指导。各分支机构可根据实际情况,指定本机构诉讼案件责任部门和责任人,或根据案件性质临时确定责任人。(五)结果审核诉讼案件实行结果审核管理制度。对于新增诉讼原因、案件结果胜败诉确定、重大减损、登记管理规范等,由总公司法律中心进行逐案审核并发布审核结果。对于诉讼案件中暴露出的经营管理中的问题,法律中心应及时将案件情况抄送相关部门,认真分析原因,总结经验教训,有针对性地改进经营管理制度,防止此类风险再次发生。二、受诉案件的处理合同签订及执行部门日常应注意与合同相对方的友好沟通,及时妥善解决合同签订和履行过程中出现的问题,避免产生纠纷。如出现

11、纠纷,合同签订、执行部门应当研究制定切实可行的风险评估及纠纷应对方案,在互相尊重的前提下通过协商谈判,促成纠纷的及时化解。除极特殊情况,经公司批准后,方可进行诉讼,通常情况下不准未经协商直接通过诉讼方式解决问题。(一)受诉案件以公司及分支机构为被告、被申请人、被追加为第三人的案件,属于受诉案件。(二)责任部门总公司法律中心为总公司诉讼案件经办部门,负责接收各类法律文书。各省级分公司风险合规部及其员工为分支机构诉讼案件经办部门和人员,负责接收法院传票等诉讼材料,并与总公司法律中心对接。(三)案件责任人总公司法律中心负责人或指定人员为总公司诉讼案件处理的初始责任人,初始责任人包括外诉责任人和内控责

12、任人,其中外诉责任人负责庭审、对接律师、法官、鉴定单位、评估机构等外部单位,内控责任人协助进行分析案件、证据收集。分公司风险合规部负责人或指定人员为分支机构诉讼案件处理的初始责任人。各部门、各分公司收到领取起诉状、上诉状、仲裁申请书的通知、邮件或快递后,应在10分钟内通知初始责任人,初始责任人应安排人员领取,并在4小时内上报代理手续文件(包括营业执照、法定代表人身份证明、授权委托书、身份证复印件、工作证明等)或介绍信,手续用印完毕后1日内,领取起诉状、传票、上诉状、仲裁申请书。领取起诉状、上诉状或仲裁申请书等应诉材料后,案发机构应于领取传票后,立即了解案件情况,1日内将案件情况及初步思路上报总

13、公司,并启动诉讼或仲裁准备程序。根据案件性质,可增加相应业务部门的人员为案件责任人。其中,保险合同类案件应增加理赔、承保、客服部门人员为案件责任人,劳资类案件应增加人力资源部门人员为案件责任人,后援类案件应增加办公室、信息技术中心等部门人员为案件责任人。(四)案件管理机构案件发生后,公司根据具体案情、涉案人员、各层级权责等因素,由案件责任部门牵头成立案件管理工作小组(以下简称“工作小组”),案发部门、董事会办公室、人力资源中心(如涉及)、行政办公室(如涉及)以及其他相关部门为工作小组成员;必要时,由公司总经理指定具体高管人员牵头并指导工作小组工作。(五)工作小组成员的职责工作小组的参加人员由相

14、关部门负责人指定,并代表本部门出具部门权责内的专业意见。具体职责如下:1.法律中心/分公司风险合规部(1)确定工作小组的组成部门;(2)收集和固定相关证据并形成案件详细材料,根据案件的具体情况对案件进行法律评估,并出具法律意见;(3)协调召开工作小组会议,确定处理方案,组织参加相关法律程序;(4)负责外聘律师的协调与管理;(5)负责管理案件的进程,对案件处理过程中出现的重大情况及时召集工作小组会议;(6)向公司管理层报告案件情况;(7)结案以后相关后续工作的落实和追踪;(8)按照监管部门要求和权责规定完成案件材料的外部报告(9)法律中心/分公司风险合规部岗位人员权责范围内的其他工作事宜。2.发

15、案单位(1)按照证据调取标准积极提供相关证据资料;(2)根据本部门权责向公司管理层报告;(3)结案以后相关后续工作的落实和追踪;(4)总公司对口部门对分公司上报的超出权责的案件履行相关的管理职责;(5)发案单位权责范围内的其他工作事宜。3.董事会办公室(1)加强与媒体的沟通和联络;(2)在案件发展过程中追踪案件报道,避免或减少负面新闻;(3)权责范围内的其他工作事宜。4.其他相关部门根据案件的具体情况,人力资源中心、核保客服中心、财务中心、精算中心、产品开发中心、信息中心、投资管理中心、各业务渠道事业部、审计中心等与案件相关的部门,负责处理本部门权责范围内的专业问题。在与其他相关部门对接需提供

16、材料或予以说明时,案件责任人需明确提供资料的具体要求,不可其他部门说明提供资料作用、目的,并不可向其他部门解释说明目前案件进展及法官、律师等对案件诉讼程序及案件实体诉讼的各项意见。5.分公司负责人(1)督办权责内的案件处理;(2)对于超出权责的案件,按照本制度规定的流程呈报总公司对口部门;(3)按照公司的相关规定审批内外部的报送文件;(4)其他权责内的相关事宜。(六)初步分析初始责任人应在收到案件材料后立即进行分析研究,需要另行指定责任人的,在1日内指派完成。责任人在收到案件材料后的2日内完成案件材料审阅和分析工作,并根据案情制作书面答辩状,并在法定答辩期内提交法院,如有特殊情况不能及时提交的

17、,最迟不得迟于开庭审理之日提交到法院。(七)意见征询如需征求其他部门意见的,由案件责任人列明需求后,立即转交相关部门。被咨询部门应对案件责任人的需求优先处理,在1日内完成书面意见回复并反馈案件责任人。(八)证据收集和提供案件责任人应在答辩意见明确后,立即开始抗辩证据的搜集和准备工作,并且在举证期限届满前提交法院。如存在合理的客观原因而无法在举证期限内采集所有证据的,至迟应提前2日向法院书面申请延期举证。(九)诉讼证据调取标准诉讼或仲裁程序启动后2日内,相关部门应按案件责任人或法律中心列出的证据材料明细要求,书面提供下列证据材料(复印件需标注原件存档位置):1.通用证据明细涉案的合同、补充协议(

18、对方公司的企业营业执照、法定代表人身份证复印件、公司账户信息);双方往来函件(以及公司外发函件的快递回执、妥投记录);财务凭证(含发票、收据、付款凭证等);公司内部前期上报审批的各项资料和审批记录。2.分类案件专用证据明细(除通用证据外)劳动争议类证据明细劳动合同、补充协议;辞职申请、解除劳动合同证明书、工资条、考勤记录、(内培)培训记录、(外培)培训协议、发票;证人证言、请假条、诊断书、医疗费用票据(如涉及);如员工违反公司制度,违反公司制度的证据(视频录像、录音、书面确认书/承诺书、公示的公司相关规章制度等);如员工给公司造成损失,造成损失的证据(如政府事故报告、维修合同、发票、书面确认书

19、/承诺书等)。其他应该提供的证据。保险合同类案件证据明细保险合同,包括投保单、询问告知记录、特别提示函;通过网络投保的,应有投保流程的步骤显示,尤其是关于投保人对免责条款和告知义务的确认和填写内容。单位或集体投保另签有保险协议的,还包括保险协议。投保人、被保险人及受益人(如有)身份信息;被保险人或受益人申请理赔的相关资料,包括但不限于事故证明、住院病历、鉴定结论、医疗费单据等中心证明保险事故发生及损失程度的证据等。涉及合同解除的,应提供在期限内解除保险合同的通知及退还保险费的依据;涉及责任免除的,应提供免责事由的证据,根据对方所提供证据确定的,应予以说明。案件调查或鉴定资料。如需委托第三方调查

20、或鉴定的,应提前说明。房屋租赁合同争议类证据明细房屋租赁合同、物业管理合同及保洁合同等主合同及相关附件;公司付款凭证、收条、借据、付款指示函;往来函件(包括邮件、微信、通话记录录音等内容);我公司起诉且金额较大,还包括对方可供执行的财产线索;买卖合同争议类证据明细买卖合同及相关补充协议(包括技术协议等);付款凭证;货物交付凭证(包括送货单、验收单等);往来函件(包括质量问题、付款问题、交货问题、时效问题等);录音录像、谈话记录;质量检验报告、出厂检验合格证书等;外委维修合同、付款凭证、函件等证据材料。保险业务委托代理/经纪合同争议证据明细委托代理/经纪合同原件(包括各类补充协议、产品协议等);

21、所有代理/经纪保险业务保单明细、投保资料影像件(根据实际情况调取);佣金(手续费)支付明细(包括发票、转账记录等);往来函件(包括保单数据往来、手续费结算沟通等);保单电话回访问题件清单、电话回访录音(根据实际情况调取);掌握的对方培训课件等对案件有帮助的其他资料。其他类型案件根据实际情况准备证据。3.证据来源业务部门提供的及法律中心搜集到的证据材料;我司收到法院转交的对方证据。4.证据分析案件责任人或法律中心将上述证据逐项分析、整理完毕后3日内组会,对应业务部门、财务等相关部门负责人参加讨论,各部门需对证据材料的完整性、证明事项的关联性和准确性、有无原件等给予明确意见。案件责任人或法律中心在

22、上报诉讼方案(含证据分析)时将上述讨论结果作为重点内容,并选择对应业务部门、财务等相关部门负责人审核、确认,经各部门审核无问题且经公司批示后方可向法院提交。5.证据搜集要求案件责任人或法律中心如需业务部门配合提供材料、补充证据、说明及其他资料的,应以书面形式列明需要提供的证据名称、时间节点、性质及内容、是原件还是复印件即可,不许阐述所需材料的目的、证明作用等。业务部门应按案件责任人或法律中心要求及时提供。涉及诉讼的材料提供,必须由案件责任人发起OA配合工作流,会签分公司配合部门经理及配合部门对应条线的总公司审核人员及部门负责人;分公司配合部门应当在配合OA流中提交全部案件材料(包括案件责任人书

23、面申请的材料及配合部门认为其他与案件事实有关的材料),对应总公司部门负责人在配合工作流中复核证据,确认无误的提供至案件责任人。案件责任人或法律中心应针对业务部门提供的证据材料及本部门搜集到的证据材料,严格审核证据的真实性、合法性和关联性,并进行分析和梳理,按照证据分析表格进行分析,随诉讼方案一并上报;案件结案后,证据原件资料应于1日内归还原保管部门。在诉讼过程中,如发现证据不足的,案件责任人或法律中心应于1日内组织与业务部门开会讨论,还原合同执行过程,查找对方违约事实,补充相关书证、物证、证人证言、录音录像等证据材料,完善证据链并上报。(十)案情分析每个案件均应进行案情分析。案件分析由案件责任

24、人召集工作小组成员,包括相关业务部门、需要提供证据的其他部门或机构等人员参与,就案件诉讼方案、证据提供、诉讼参与人员等进行讨论,并形成讨论笔录。诉讼标的100万以下(含100万)或案情简单的案件,案件责任人应在收到案件后2日内组织各部门开会讨论,并咨询顾问律师(如需要);诉讼标的100万以上或案情重大、复杂的案件,案件责任人应在收到案件后5日内组织各部门开会讨论,并咨询顾问律师及外委律师。同时需分管法律中心的高管参加会议。(十一)诉讼方案上报案件责任人应根据讨论会意见形成书面诉讼方案,在讨论会后当日上报,对于标的高于10万元及其他影响范围广、案件争议大的案件,法律中心总经理及分管法律中心副总经

25、理应当申请面报。诉讼方案中应包括以下内容:1.公司在本案中承担的责任以及涉及费用等;2.明确公司的诉讼请求或答辩意见,分析公司提出诉讼请求或答辩意见的理由(包括法律依据、证据支持、法理分析等);3.公司主诉(反诉)时的诉求点及要求:必须列清每一条诉求点,列清相应的事实证据、合同约定条款、相关法律依据等,作为公司证据。4.公司答辩(抗辩)、质证对方诉求点的要求:列清对方每一条诉求点,针对对方证据,列出公司答辩的事实证据、合同约定条款、相关法律依据作为公司抗辩主张。5.列明录音证据诉求点及证明事项:针对录音谈话内容整理列明双方诉求点,每一个诉求点进行写明对方或公司拟证明的事项。6.录音证据诉求点分

26、析意见:公司答辩(抗辩)、质证对方诉求点,要有逐项的抗辩意见、实体的事实证据、相关法律依据及合同约定条款等依据进行抗辩;公司主诉(反诉)时的诉求点需列出支持公司的实体的事实证据、相关法律依据及合同约定条款等依据进行主张;7.列明下一步证据提交情况:上报诉讼方案时必须将证据材料准备清楚,严格审核证据的真实性、合法性和关联性,并进行分析和梳理,按照证据分析表格进行分析。分析公司诉请或答辩需要哪些证据支撑,公司目前有哪些证据,还需要补充哪些证据,拟向法院提交哪些证据。如有对方提供证据,一并分析对方证据并拟出质证意见;8.关于证据补充:需对公司的诉讼请求及答辩意见进行补充的证据情况,进行补充证据讨论上

27、报获批后方可提交。9.明确公司的诉讼目标;10.针对是否做诉讼财产保全提出明确建议;11.对案件焦点问题进行分析,总结风险点及庭审对策;12.有代理律师的,应写明代理律师的意见;13.需分析我司是否需要反诉;能反诉的案件,不得另诉。另诉适用于:相对于被诉案件,不是同一法律关系(权利义务关系)的案件。对于被诉案件,且原告已对公司财产采取查封措施的,必须一并提出反查封方案,自我司收到传票之日起一周内制定反查封方案,并及时与保险公司联系查封对方账户,对方账户由业务部门、财务部门、法务部门共同寻找。14.将法条分析、证据分析、部门会议记录列为附件。在证据分析表中,应列清需补充的证据内容(证据有什么瑕疵

28、,如何补救)等。(十二)案件调查对于需要公司内部调查取证的,公司相关部门和人员均须无条件配合并提供一切便利。对于需要外部取证调查的,案件责任人或被指派的调查人员必须恪尽职守,如实、客观、全面完成调查工作。(十三)出庭安排案件责任人必须按传票所确定的时间、地点出庭应诉。遇有异地开庭等客观原因不能出庭或法院安排的开庭时间过于紧张等情况,案件负责人必须采取申请延期审理、另行委派专人应诉等有效措施应对,不得不出庭应诉。对于情况紧急无法出庭也无法安排他人代为出庭的,应当立即与法官沟通,通过延期审理或者二次开庭等有效方式予以补救。凡需委派他人应诉的,案件责任人可直接与公司相关部门负责人联系解决,相关部门必

29、须予以支持配合。各分支机构的负责人对此负有督导和协调的责任。(十四)质证要求案件责任人必须及时取得对方提供的所有证据。凡遇有不利于公司的证据,案件责任人或出庭人员必须立刻依法抗辩。对于尚不了解的情况或与案件胜负有重大影响的证据,案件责任人或出庭人员应立即请求延期发表意见,并在4小时内与公司相关部门沟通做出应对或上报总公司,不得在未得到上级明确批复的情况下随意发表个人的主观臆测意见或擅自表示认可。在取得交换的证据后4小时内,案件责任人须将案件相关材料分发给公司相关部门,并就办理案件所需的专业支持及时取得相关部门的书面意见。(十五)积极抗辩对于涉及公司利益的诉讼主张或事实认定,必须提出明确的抗辩主

30、张,据理力争,不得消极应对。对庭审中明显不利于公司的事实和对方当事人的诉讼请求,出庭人员不得擅自发表认可或赞同意见。(十六)庭审及进展情况上报案件责任人应严格按照法院或仲裁机构下发的传票及时到达法院或仲裁机构参加庭审,做好庭审记录。庭审证据质证过程中,出庭人员或代理律师严格按照前期报批诉讼方案中的答辩意见及证据进行开庭。如庭审对方提交证据为我司之前未准备及分析的证据,当庭不对此证据进行质证,需向法官表示对此证据情况不清楚,需庭后核实。庭审结束后1日内,案件责任人应针对对方当庭提交的证据与其他相关部门、律师一同进行组会分析,并针对对方提供证据的证明事项,组会后3日内收集整理出相应反证的书面证据,

31、并当日将反证书面证据及相关质证意见上报,报批后向法院提交反证书面证据及质证意见。每次开庭必须录音(法院特殊要求不允许携带任何录音、录像等电子设备的除外)。所有开庭案件,案件责任人必须录音。注意庭审笔录的真实性和完整性。庭审完毕认真核对庭审笔录后签字。原则上应将庭审笔录拍照回我司留存,如法院不许我司拍照,案件责任人及分公司执行部门人员2日内将录音整理为开庭记录进行上报。庭审后上报庭审进展,针对双方庭审的争议点及所有诉求点,逐个诉求点分析上报,是否与诉讼方案有出入要列清,如有下一步针对新的与诉讼方案中不一致诉求点,按诉讼方案分析诉求点方式,写明下一步结合实体的事实证据、相关法律依据及合同约定条款等依据如何举证。责任人在庭审结束后当日完成庭审情况上报,报件内容应包括:1)庭审结果;2)庭审中双方观点、争议焦点、双方相关诉求点、对公司不利证据等相关重要事项;3)分析公司在案件中存在问题;4)针对问题提出应对措施。庭审辩论时注意文明用语,做到不卑不亢,维护良好的公司形象。对于庭审后需要补充提交材料的,案件责任人应在1日内发函协调相关部门提供,并按照法庭要求时限补充。(十七)调解公司鼓励在案情清楚、损失明确、有利减损的情况下,从维护公司企业形象和长远利益的情况下采取调解的方式处理案件,但以下案件,不宜

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