企业档案管理制度.docx

1、企业档案管理制度档案管理制度 1 目的为规范公司（以下简称“公司”）档案管理，充分发挥档案的作用，更好地为生产经营服务，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法和国家档案局颁发的有关标准、条例、规定的要求，结合公司具体情况，制定本制度。2 适用范围本制度适用于公司本部，公司所属单位可参照执行。3 档案管理原则公司的档案按照集中统一管理的原则，由总经理工作部负责管理公司各种门类和载体的档案。4 文件的形成和归档4.1根据国家法规和档案部门的规定，公司在生产、经营、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的各种门类和各种载体的文件材料，按其职能范围，由各部门的专（兼）职档案员负责积累，整

2、理归档。各类档案凡有电子文件的，电子文件一并归档。4.2文书档案的归档时间在次年3月底以前，各部门专（兼）职档案管理人员每年一季度应将前一年的文件材料收集齐全、完整，按规定和要求填写移交清单及时向档案室移交归档，个人不得私自保存。4.3科技档案的归档应在工程竣工验收后三个月内完成，科研档案按年度向档案室移交。基建工作在立项时，要指定专人负责做好文件材料的收集、积累和保管工作，按阶段及时整理，并按有关规定和要求移交归档。4.4合同档案在合同签订之后即时归档，移交方制作移交清单一式两份，列明合同标题、签订双方及签订时间等,交接双方签字移交。4.5每年形成的会计档案，由财务部门按照归档要求负责整理立

3、卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年。期满之后，由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。4.6需要保密的审计资料，监察、信访等案件档案，应由有关部门按要求立卷归档，进行封存后移交档案室保管。4.7声像、实物档案的归档工作应根据声像、实物档案本身的保存价值，在形成一个月之内进行归档。5 文书档案管理5.1文书档案是指职能管理部门在各项活动中形成的、具有保存价值的各类文件材料。5.2应归档的上级机关及其它单位的文件材料5.2.1上级单位颁发的属于本单位主管工作并要执行的文件，以及普发性的非本公司主管业务但要执行的法规性文件;5.2.2

4、上级单位召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料;5.2.3代上级单位草拟并被采用的文件最后草稿和印本;5.2.4上级单位领导视察、检查本单位工作时的指示、讲话、批示、题词、照片和有特殊保存价值的声像材料。5.2.5同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主管业务但需要执行的法规性文件。5.2.6下级单位报送的重要请示、计划、总结、报告、典型材料、统计报表、财务预算等文件材料。5.3本单位形成的应归档的文件材料5.3.1本单位党、政、工、团以及各项业务管理工作中形成的文件材料；5.3.2本单位召开的工作会议、党组会议、董事会会议、领导班子碰头会、总经理会议、办公会议、民主生活会以及公司领导主持召开的各种

5、重要的专业会议的文件、材料和会议记录等；5.3.3本单位颁发的及与有关单位联合颁发的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件修改稿；5.3.4本单位的请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与本单位的批复文件；5.3.5内容重要的来信、来访材料、领导的指示及本单位处理形成的记录、调查处理报告、统计分析材料等；5.3.6本单位领导在公务活动中形成的重要文件、电报、电话记录、从外单位带回的与本单位有关的经文书处理登记的文件材料；5.3.7本单位及其职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；5.3.8本单位各部门重要的签报，以及领导批示；5.3.9本单位人员到其它单位调查研究形成的各类调研材料、报告及外

6、出会议带回的与本单位有关的文件材料；5.3.10本单位成立、合并、撤销、更改名称、启用印章、组织机构变化等文件材料；5.3.11本单位（包括上报和批复）干部任免、调配、培训、奖惩、评定职称、聘任、调资晋级、职工名册、党员名册、纪律检查等文件材料；5.3.12本单位的历史沿革、大事记、反映本单位重要活动事件的简报等；5.3.13各种外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；5.4总经理工作部于每年12月下达次年度文书档案归档计划，组织各部门进行文书档案的收集、整理、移交等工作，按照收发文登记核对，归档率应达100%。5.

7、5各部门在向档案室移交档案之前，应编制档案移交清单，一式两份经交接双方在清单上签字后保存备查。如发现整理不符合要求或不齐全情况，档案室拒绝接收，应重新收集整理后，再行归档。5.6按照归档范围的要求,归档的文件材料种类、份数以及每份文件均应齐全完整，有分管领导和经办人签署及办毕日期等字样。5.7归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。5.8归档后的电子文件的内容应与纸质文件的内容完全一致，且不能被删除或非法改动。5.9归档文件按照装订、分类、排列、编号的方法进行整理5.9.1装订5.9.1.1归档文件应按件装订；5.9

8、.1.2装订时，正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，正文在后。5.9.2分类5.9.2.1不同年度的文件，应分开排列；5.9.2.2“年度”的确定，应遵循以下办法：一般的文件材料，放在其形成的年度；计划、预决算、总结、报告、统计报表等，应放在文件针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，放在结案的一年。5.9.2.3将同一年度的收文和发文分开，收文按不同保管期限排序即：年度保管期限文件序号（件号）。发文首先分机构，同一机构下发文分不同保管期限排序，

9、即：年度机构保管期限文件序号（件号）。5.9.3排列：归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件字号排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。5.9.4编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上方加盖档案号章并填写相关内容。6 科技档案管理6.1科技档案的内容6.1.1公司工程项目前期综合文件、基本建设项目设计文件、工程管理文件、工程施工文件、工程竣工文件及竣工图等；6.1.2公司科学技术研究成果申报、鉴定、评审、推广等文件资料。6.2基本建设项目的档案资料工作要与建设项目工程同步，要有专人负责。项目申请立项时，即开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目进行时，档案

10、室派人指导完成文件材料的归档；项目竣工验收时，档案室专人参加验收工作。6.3归档的范围和期限按照基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表执行。移交的资料要求完整、准确、系统，能准确地反映出工程项目的真实内容和历史过程。6.4 归档的文件材料和图纸按照科学技术档案案卷构成的一般要求进行认真整理、立卷并输入计算机管理，保证案卷的质量。6.5档案室在接收移交资料后，应进行科学分类整理，编制科技档案目录，以便查找利用。6.6对收集归档的科技文件要进行价值、密级和质量鉴定。要及时调整保管期限和做好剔除、销毁工作。6.7上架的案卷其组卷、编目、卷皮规格及其制成材料的质量都要符合档案的要求。在确定案卷的标题

11、时，应做到简短、概括、明确，切忌含糊笼统。6.8移交单位编制档案移交清单，经交接双方在清单上签字后保存备查，对不完整不齐全的归档材料，档案人员有权要求业务部门配合，设法收集补齐，否则档案室不予接收。7 合同档案管理7.1合同档案的收集应包括合同（正本）和电子版本、合同审批表（原件）、履行情况记载、纠纷或争议的处理情况记载及有关材料。7.2合同档案由合同主管部门编号、管理，合同承办部门应负责将合同（正本）及其电子版、合同审批表（原件）在合同签订完毕后送公司档案管理部门归档。7.3合同档案要分类并设立专柜存放管理，编制合同档案目录以备查找利用。8 会计档案管理8.1会计档案的管理，严格按照财政部财

12、会字199832号文下发的会计档案管理办法规定执行。8.2会计档案收集归档范围8.2.1会计凭证（包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等）；8.2.2会计账簿（包括日记账、明细账、总账、固定资产账等）；8.2.3财务报告（包括月、季、年度会计报表等）；8.2.4其它会计资料、财务有关文件（包括工资计算表、发票、收据存根、移交清册、销毁清册等）。8.3会计档案保管8.3.1各类会计档案由财务部门负责保管一年后，移交档案室保管。归档的文件、账簿、报表、会计凭证、工资名册等必须装订成册，编制移交清册。册数齐全、经办人签字后方可移交；8.3.2档案室接收保管的会计档案，原则上应保持原册的封装，个别需要拆封

13、重新整理的，应当会同财务经办人共同拆封整理，做好记录，以分清责任；8.3.3会计档案应分年度、分类编制目录，按顺序排列存放，做到查阅方便，摆放整齐，经常清点，保证档案资料的完整无缺，严防毁损和泄密。9 声像档案管理9.1声像档案是指在生产、管理工作中形成照片（包括底片、反转片）、影片、录音、录像资料等，有外事接待、领导视察、重要会议、重大事件、事故、工程等内容，各部门应按以上类别和重要程度，及时向档案室归档。9.2归档时要标注声像档案的时间、地点、人物、事件、摄录者等相关信息。档案室按类别先后顺序排列归档，并按有关要求进行保管。10 实物档案管理10.1实物档案是指上级或同级单位颁发本公司的各

14、类奖品，或著名人士为本单位题词作画以及各类证件等。奖品分奖旗、奖杯、证书、奖牌、奖章等五类，名人题画分为签名留念册，领导人题词和名人书画三类，证件主要是指营业执照及其它证件等。10.2实物档案每一件为一个保管单位。各部门应及时制作移交清单并归档。档案室根据有关规定，做好实物档案的管理工作。11 档案资料查阅利用管理11.1凡本公司的职工，均可在档案室或办公自动化网络上查阅与本部门业务范围有关的档案信息资料。11.2查阅机要档案、重要档案、重要会议记录必须经公司分管领导批准，专人负责查阅。11.3文书、科技档案原则上只能在档案室阅读使用，不得外借，如确因工作需要，需经公司总经理工作部负责人批准。

15、11.4调阅会计档案、本单位人员查阅会计档案，需经公司财务部负责人批准。11.5档案资料一般不得借出室外，不准擅自复印，经批准同意借出或复印的档案，不准转借他人和擅自拆卷、私自摘抄，不得带出公司外，更不得划道填字，涂改、损坏文件。11.6 外单位查阅档案一律凭单位介绍信，经公司总经理工作部负责人批准方可查阅。11.7利用档案的人员要填写档案利用效果登记表，主动提供档案利用效果，及时反馈档案利用信息。11.8档案管理工作人员应结合公司生产经营管理工作的需要，在有关部门的支持下，开展文件汇编、大事记、深层次编研等各种信息服务工作。11.9档案管理纳入办公自动化系统，要利用办公自动化系统，作好档案信

16、息资源的开发利用工作。12 档案监督指导管理总经理工作部是公司档案的归口管理部门。12.1对公司文书、业务部门文件材料的归档移交工作，进行业务指导并组织业务研讨。12.2对公司所属单位的档案管理工作进行业务指导和监督检查，组织开展业务协作、交流活动。12.3开展重点工程建设项目档案管理工作，在项目申请立项时，要有专人负责文件材料管理指导工作，项目竣工验收时，档案室派专人参加，促进文件材料的归档和验收工作。13 档案的鉴定和销毁13.1根据国家有关部门的规定，本公司的各类档案可分为永久、长期、短期三种。会计档案分为3年、5年、10年、15年、20年、25年等。13.2文件材料一经立卷归档后，未经

17、办理正式手续，任何人不得擅自销毁。13.3对到期档案的鉴定工作，应在公司分管档案负责人的领导下，由总经理工作部负责人以及档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，对档案进行鉴定。13.4经鉴定需要销毁的档案必须登记销毁档案清册，由公司领导审查批准后进行监销。销毁会计档案要由单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。二个以上人员负责监销签字，才能销毁。14 支持性文件与相关附件、图表14.1 支持性文件14.1.1中华人民共和国档案法14.1.2中华人民共和国档案法实施办法14.1.3公司保密管理办法14.2 相关附件和图表14.2.1档案管理流程14.2.2文件材料归档范围与保管期限参照表14.

18、2.3文件材料移交清单14.2.4档案借阅登记表14.2.5涉密档案查阅登记表14.2.6制度执行情况反馈意见表附件1：一、流程描述（一）文书档案、科技档案、合同档案、会计档案、审计、监察、信访档案、声像、实物档案归档。1.文书档案的归档时间在次年3月底以前，各部门专（兼）职档案管理人员将前一年的文件材料及时向档案室移交归档。2.工程竣工验收后三个月内完成科技档案归档。3.合同档案在合同签订之后即时归档。4.会计档案由财务部门按照归档要求负责整理立卷，装订成册，暂由财务部门保管一年。期满之后，由财务部门编制移交清册，移交档案室统一保管。5.保密的审计资料，监察、信访等案件档案，由有关部门按要求

19、立卷归档，进行封存后移交档案室保管。6.声像、实物档案的归档工作应根据声像、实物档案本身的保存价值，在形成一个月之内进行归档。（二）录入归档信息、档案上架。（三）对档案进行鉴定，经鉴定需销毁的档案按照规定进行销毁。（四）对档案数据进行维护、统计。（五）对档案进行编研、编制检索工具。（六）提供档案利用。（七）利用效果分析。二、流程图附件2： 文件材料归档范围与保管期限参照表一、党群管理序号基本范围保管期限1党务工作1.1党委（支部）工作计划、总结1.1.1工作规划、总结永久1.1.2年度工作计划、总结长期1.2党委（支部）决定、决议、办法、通知、通报等永久1.3党委（支部）会及召开的工作会议、民

20、主生活会会议记录、纪要永久1.4党员（代表）大会文件材料永久1.4.1主报告、决定、决议、通报短期1.4.2发言、简报等1.5党委（支部）调查研究材料、专题总结报告等1.5.1重要的永久1.5.2一般的短期1.6党委（支部）评先创优文件材料长期1.7党委（支部）综合性文件材料1.7.1重要的长期1.7.2一般的短期1.8党务工作大事记永久1.9上级单位关于党务工作的文件材料1.9.1针对重大问题的指示、批示文件永久1.9.2针对一般性、普发性的文件短期1.10对下属单位关于党务工作请示的批复长期2 组织工作2.1对党员、党员干部考察、考核、任免、政审决议、决定等永久2.2党员入党、转正、延期、

21、退党、取消预备期资格的决议、决定及党员名册永久2.3党委（支部）组织工作的规章制度长期2.4党群机构设置、调整、人员编制等方面决议、决定及通知长期2.5党费收支与党组织关系介绍信及存根长期2.6党员学习教育与整党工作中形成的文件材料长期2.7老干部工作中形成的文件材料 长期2.8党组织情况方面的统计报表永久3宣传工作3.1宣传工作报告、会议记录、调研材料等长期3.2本单位编辑的简报、出版物样本与定稿永久3.3反映本单位活动的的报刊、广播稿长期3.4精神文明建设方面的文件材料3.4.1重要的长期3.4.2一般的短期4纪检与监察工作4.1.1纪检与监察工作的规定、决定、通报、通知、统计报表、会议记

22、录与纪要、请示报告及上级批复永久4.1.2纪检监察会议材料、效能监察及监督检查材料长期4.2违纪案件调查处理材料4.2.1重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久4.2.2信访和一般案件的调查处理材料长期5 工会工作5.1工会工作计划、总结、会议记录、统计报表长期5.2职工代表大会及有关会议文件5.2.1重要的永久5.2.2一般的短期5.3工会制发的规章制度、决定、通知长期5.4民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利方面的文件材料长期5.5女工工作、文体活动等方面的文件材料短期5.6工会会费与财务管理材料长期6共青团工作6.1共青团工作计划、总结长期6.2共青团组织情况方面的

23、统计报表永久6.3团代会、团委（常委、扩大）会会议文件材料6.3.1重要的永久6.3.2一般的短期6.4团员及团组织管理方面的决定、通知、批复长期6.5团费收据与团组织关系介绍信及存根长期7民间团体工作7.1专业学会、协会7.1.1重要活动的文件材料长期7.1.2一般活动的文件材料短期7.2 民间组织7.2.1重要活动的文件材料长期7.2.2一般活动的文件材料短期二、行政管理序号基本范围保管期限1行政事务1.1上级单位颁发的本单位应执行的有关文件长期1.2上级领导视察本单位的题词、指示、讲话材料永久1.3行政工作计划、总结等长期1.4总经理办公会会议记录、纪要、决定等永久1.5本单位制发的行政

24、决定、通报和签订的行政协议、合同长期1.6工商行政管理方面的材料长期1.7本单位的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件材料永久1.8本单位文秘、机要、保密、信访等方面的文件材料长期1.9本单位编史修志方面的文件材料永久1.10本单位其他行政事务方面形成的材料1.10.1重要的长期1.10.2一般的短期2安全保卫工作2.1上级单位颁发的本单位应贯彻执行的有关文件短期2.2安全保卫、民征兵工作的计划、总结、报告、请示与批复、决定、办法、通知、报表等长期2.3对本单位及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表长期2.4武装保卫、民兵、预备役人员名单及有关机构设置、干部任免文件长期

25、2.5法律及公证事务中形成的文件材料永久3审计工作3.1上级单位颁发的本单位应贯彻执行的有关审计工作文件长期3.2经审计机关批准的审计任务书永久3.3本单位审计工作会议记录与纪要、计划、报告、总结、决定、办法、请示与批复等长期3.4本单位专项审计的重要通知、报告、决定、评价书（结论）、工作底稿、调查与证明等材料永久3.5下级单位报送的审计工作文件短期4劳动人事4.1上级机关颁发的本单位应贯彻执行的有关材料长期4.2本单位制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等长期4.3本单位内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料永久4.4本单位干部职工的任免与招聘、升降、奖惩、考察、职称评聘等方面的文件材

26、料永久4.5本单位干部职工调动介绍信及存根、工资转移证等长期4.6本单位干部职工离退休、停薪留职、剩余人员与复转退军人安置等有关材料长期4.7本单位劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等长期4.8劳动保护、保险的方针、政策、规定、统计报表等永久5教育工作5.1上级单位颁发的本单位应贯彻执行的有关文件长期5.2本单位教育工作的计划、总结短期5.3本单位制定教育工作规章制度、请示与批复、决定等长期5.4本单位教育工作统计报表等永久5.5本单位干部职工进修培训名单、合同等长期6外事工作6.1上级单位关于外事工作的规定、通知等长期6.2本单位外事工作的请示与批复永久6.3本单位外事工作的来往函电、谈

27、判记录、考察资料与报告等永久三、经营管理序号基本范围保管期限1经营决策1.1本单位发展规划、方针目标及管理材料长期1.2企业转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等永久1.3本单位董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料永久1.4公务公开文件材料长期1.5经理责任制、任期目标等长期1.6股东大会文件材料1.6.1重要的永久1.6.2一般的短期1.7董事会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议等永久1.8监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等永久1.9股票、股市方面的材料长期1.10红利分配材料长期2生产经营计划2.1生产经营计划、总结、报告及计划调整

28、等材料短期2.2计划任务书或作业计划短期2.3生产技术、经济指标完成情况分析长期3统计工作3.1统计工作制度、规定、办法、通知长期3.2生产、技术、经济统计报表永久3.3企业综合性统计报表及分析材料长期3.4工业普查报表永久4财务管理4.1财务管理制度、规定、办法、通知长期4.2财务管理计划、总结短期4.3固定资产的新增、报废、调拨材料长期4.4生产财务和成本核算永久4.5税务方面的材料长期4.6资金管理、会计管理的材料长期4.7价格管理规定、制度长期5资产管理5.1本单位的房地产5.1.1房地产的权属证明材料永久5.1.2房地产的租赁、使用方面材料长期5.2对外投资项目5.2.1投资规划、决策等方面的材料永久5.2.2投资企业的董事会、股东会材料永久5.2.3投资企业的财务报告、红利分配材料永久5.2.4股权证、转让协议等股权管理方面的材料永久5.3本单位的产权变动5.3.1产权变动的请示、批复方面的材料永久5.3.2清产核资、资产评估工作的文件材料永久5.3.3产权变动的协议、合同等永久5.3.4资产处置方案、归属方面的材料永久5.3.5因产权变动所致职工身份变化的材料永久5.4多种经营管理5.4.1经营机构的工作计划、汇报、总结长期5.4.2内部承包章程、合同、协议长期5.4.