秘书行政管理素质之我见.docx

1、秘书行政管理素质之我见秘书行政管理素质之我见摘 要秘书，是一个非常广泛的社会职业。在我们国家的各级政府机关、或者企事业单位中都有普遍的设置，对于社会的发展有着非常重要的作用。随着社会的发展，经济的进步，尤其是中国加入了WTO以后，秘书工作所面临的环境更加的多变，复杂。所以除了要提高秘书行业的工作效率，通过科学现代的方式进行办公以外，还要不断提高秘书在业务知识方面的水平，以及思想政治方面的素质，通过这些素质的提高，帮助企事业单位的领导更好的开展工作，促进本单位的发展。在本文，就将对一个现代化的秘书在行政方面所要具备的内在素质与外在素质进行阐述，明确现代秘书努力的方向。关键词：秘书；行政管理；素质

2、要求目 录摘 要 1绪 论 2一、何为秘书的行政管理素质 3（一）素质的概念 3（二）现代行政秘书的外在素质 31、良好的道德修养 32、谦虚而恭敬的态度 33、语言文明有礼貌 34、培养潇洒的仪表风度 3（三）现代行政秘书的内在素质 41、政治素质 42、知识结构的要求 43、业务能力的要求。 5二、行政管理素质在秘书工作中的具体表现 5(一)、法律素质。 5(二)、保密素质。 5(三)、服务素质。 5(四)、思想政治素质 6三、提高现代秘书行政管理素质的途径 6(一)强化学习意识。 6（二）强化敬业意识。 6（三）强化“窗口意识”。 7（四）强化角色意识。 7（五）强化现代意识，培养创新能

3、力。 8四、结语 8参考文献 9绪 论在不同的时代、不同的国度、不同的社会背景以及不同的文化背景下，都对秘书的行政素质有不同的要求。在当前的社会中，秘书必须要具备知识化和专业化的素质，这也是当前的整个社会对于秘书工作所提出的要求。随着社会与经济的发展，在综合素质方面提出了更高的要求，包括了所具备的知识的层次、理论水平以及领导的能力方面都提出了更高的要求。专业过硬，是一个合格秘书的基础，是做好行政秘书工作的最重要的保障。一个现代化的秘书工作者，如果理论功底不扎实，在知识方面的积累不够丰富，就会在实际的工作过程中出现很多的问题。如果对于所要处理的事情没有一个高度的敏感性以及求知欲，在法律意识方面不

4、够强，很容易会被快速发展的社会淘汰。一、何为秘书的行政管理素质（一）素质的概念素质，是一个人内在的、稳定的物质与精神要素的总和。秘书从业人员在社会各类人才中，在思想政治素质，业务知识水平方面的要求相对较。秘书的素质高低，与在工作中为领导提供的服务质量有着直接的关系。 （二）现代行政秘书的外在素质 秘书人员在日常工作中，既要协助领导的工作，做好参谋的角色，又要与其他各级部门协调好关系。所以，秘书必须要具备几种外在的素质：1、良好的道德修养秘书必须要具备一个良好的道德修养，在日常工作中要真实可靠，办事踏实，不轻浮。在工作中，要注意摆正位置，充分履行自己的职责。 2、谦虚而恭敬的态度秘书在工作中必须

5、要有一个谦虚的态度，这个态度既包括要对自己进行正确看待，也要对其他人正确看待。要对自己的缺点及时发现并改正，也要不断学习别人的优点。诚恳待人，不骄不躁。 3、语言文明有礼貌秘书所面对的工作环境比较复杂，需要与各个层次，各个部门打交道，所以要能够快速适应环境，具有一个开放的思想，同时在与人交往时还要注意自己的语言，要“会说话”，对言辞要讲究，达到健康、高尚的效果。 4、培养潇洒的仪表风度一个人的衣着仪表能够反映也自身的文化修养，也能够表现出自己从事的职业，与所自处的职位。所以，秘书在工作中，需要根据场合的不同，对穿着进行搭配，体现出一种优雅、得体的仪态。（三）现代行政秘书的内在素质 秘书为领导直

6、接服务，所处的地位比较特殊，所以对秘书人员的素质有很多要求。1、政治素质秘书在日常工作中，必须要把政治方向放在首要的位置。在政治素质方面的要求比较高：1.1理论修养的要求秘书在工作中，必须具备一个正确的世界观，通过对政治理论的学习，通过科学的方法对工作中遇到的问题进行分析和研究。还要具备比较强的法治观念，通过对有关法律法规的学习，做到懂法知法，具备比较强的法律观念。1.2职业道德的要求秘书人员在工作中还要具备较高的职业道德。秘书人员在工作中，一定要忠于职守，热爱本职工作，还要服从领导的指示，做好参谋的工作。同时还要实事求是，严守本分，熟练掌握秘书工作中所需要的各项知识技能。 2、知识结构的要求

7、一个真正合格的现代秘书，还要有广博的知识储备，拥有科学合理的知识结构。21基础知识的要求。对秘书在基础知识方面的要求主要包括：社会科学方面的基础知识储备，和自然科学方面的知识储备。22专业知识的要求。在专业知识方面，秘书人员一定要具备相关的秘书业务知识。23行业知识的要求。秘书人员必须要具备本行业中所需要的系统专业知识。24与秘书工作相关的各种知识秘书人员在工作中，一边工作还要一边学习，随着时代的发展，不断进修，充分满足社会发展和企业的实际需要。3、业务能力的要求。秘书在工作中必须要具备一定的业务能力。业务能力主要是把秘书人员在日常工作中所需要的各种技能进行一个有机的组合。把自身所具备的各种知

8、识在工作中进行实践和运用，保证秘书工作的高效完成。秘书人员所具备的业务能力，主要包括在文字表达方面的能力，良好的听知能力，条理分明的口语表达能力，对人际关系进行良好沟通和协调的能力等。另外，秘书还要在工作中保持一个良好的预见性，具备灵活的及时应变能力，通过对现代化办公设备的熟练掌握，提高工作效率。二、行政管理素质在秘书工作中的具体表现(一)、法律素质。现代秘书人员必须要具备一定的法律素质。在秘书的工作中和法律制度之间有着非常密切的相关性，秘书工作本身必须要遵循一定的法律规范，秘书工作也时常会被掺杂在对法律制度进行订立以及执行的过程当中。秘书工作者的主要工作就是要对各级领导的工作进行辅助，一定要

9、依法办事。秘书工作者必须要具备一个很强的法律素养，既要知法又要懂法。在进行秘书工作时既要遵法又要依法，从观念上对自身所具备的法律素质进行一个强化。(二)、保密素质。秘书工作具有综合性强性质。秘书工作中所包含的内容非常的繁杂，其中一项非常重要的职责就是保密的工作。秘书工作的身份比较特殊，所处的地位以及开展工作的条件，在工作的过程中，秘书工作者能够接触到很多内部机密，这些机密与各单位，甚至是国家的经济利益以及政治利益都密切相关，所以秘书工作者一定要具备保密的素质。(三)、服务素质。作为一个现代秘书工作者，必须要不断加强自身的服务素质。不断培养以及提高自身的素质，在工作中灵活运用各种技巧，对人际关系

10、进行妥善的处理，对本单位或者是本部门的发展起到促进的作用。同时还要降低自己的工作姿态，在工作过程中不断提升自身的服务意识。只有这样，才能够达到现代秘书的要求。(四)、思想政治素质对于一个现代秘书工作者，在工作的过程中，必须处处以大局为重。随着社会的发展，经济的进步，在社会的经济结构方面不断发生着调整，秘书这项工作所具备的职能也在不断的发生着转变。政府、现代化的企事业单位对于秘书工作在素质的要求方面也在不断的提高。一个现代化秘书工作者，需要不断提高自身所具备的思想政治素质，以及文化还有专业方面的素质，只有这样才能做好相关的行政管理工作，真正适应社会以及时代发展的需要三、提高现代秘书行政管理素质的

11、途径要想提高现代秘书行政管理的素质，需要针对目前在现代秘书行政管理素质培养当中所存在的具体问题一步步的进行，不能急于求成。在提高秘书工作者行政管理素质的方法上，通过总结可以得到以下几点:(一)强化学习意识。秘书人员在工作过程中需要不断进行自觉的学习，只有这样才能让自身储备的知识更加丰富，头脑更加充实，不断的拓展思维能力，加强自己对于是非的分辨能力，以及对问题的解决能力，通过这样的方式来提高自身所具备的综合素质。根据秘书工作自身的性质，需要加强以下几个方面的学习：一是要加强自身的思想政治理论，二是要加强对社会主义市场经济理论的学习，三是要加强自身的法律知识，四是要加强对新科技知识的知识，五是要加

12、强对时事政治的学习，六是要加强自身的业务知识。只有通过不断的学习，对知识结构不断更新，才能够真正适应社会与时代发展的要求。在对现代秘书行政管理素质进行培养时，需要建立起一个正规的教育体系。而且这个教育体系一定要进行全方位开放，只有这样才能开拓秘书从业者的学习范围，获得更加广阔的知识。从广义层面上来讲，秘书工作者在学习时的内容可以划分为三个方面：其中包括了智力以及能力方面的提升，在知识与技能方面的获取，在个人的行为习惯以及思想意识方面的培养。其中，在智力结构、能力结构以及知识结构方面所进行的学习，是一种狭义上的学习。一个现代秘书人员，首先需要掌握非常扎实的专业知识，对秘书学中所包含的各科知识非常

13、的精通。另外还要学习相关的法律知识、地理知识、历史知识、心理知识等等各种处于边缘学科的知识。所以，既要广又要博，是现代秘书对知识进行储备的主要标准。其次，现代秘书工作者还要对各种现代化的办公技术充分的掌握，既要懂得恰当适宜的公关礼仪，又要熟练掌握相关的办公流程等。（二）强化敬业意识。秘书工作者的敬业意识，不仅仅是在工作的过程中所需要具备的基本思想和基本的态度。对于秘书工作的开展以及为领导进行服务的水平和质量都产生了很大的影响作用。秘书工作者是强化自身的敬业意识时，需要从三个方面入手：第一，是要一专多能，进行一个全面的发展；第二，是要对工作中出现的问题，和所获得的经验，进行一个认真总结与积累；第

14、三，是要提倡一种创造性的思维方式。在工作的过程中，秘书从业者需要要根据遇到的新情况、新任务，通过有效的新方法与措施进行解决。只有在这三个方面都下功夫，才能够提高自身的行政管理素质。（三）强化“窗口意识”。秘书的地位具有一定的特殊性，这也决定秘书工作者所具备的工作形象，能够在一定的程度上影响到外界对于工作者所在机关所进行的评判。所以，秘书工作者在工作的过程中，一定要注意自己的言行，要把自己的一言一行都放在一个集体与组织当中进行衡量。（四）强化角色意识。每个人在社会中都承担着属于自己的责任，通过工作、劳动以及生活，在社会上扮演着属于自己的角色，拥有自己的地位，同时又和其他人之间存在着不同性质的关系

15、。秘书也是一样。一个现代秘书人员，应该了解自己所进行的社会活动以及所处的社会地位，既要承认自己在职业与职位当中所具备的从属性，又要对产生的依附性进行摆脱，具有一种非常清醒的角色意识，只有这样，才能够让自己在工作当中不断成熟，最终走向成功。另外，要真正提高现代秘书所具备的行政管理素质，还需要做到：第一，对自身人格品质方面的不断健全，以及在心理素质方面的提升。要把秘书工作做好，不断提高自己的工作效率，一个现代秘书工作者需要具备自己独特的人格品质以及良好沉稳的心理素质。一个高尚的人格品质，对于人们人们在思维方式上以及行为方式上都会产生很大的影响，起到感染与号召的作用；一个非常健康的心理素质，能够使让

16、现代秘书工作者拥有一个既从容又轻松的心境，这样的状态有利于发扬与其他人进行交流与合作的精神，不仅对于现代秘书自身的发展非常有利，对于秘书工作的开展也非常有利。首先，现代秘书从业人员在工作当中，具用服务性、辅助性以及协调性等工作性质，并且以此作为基础，在工作的过程中不断的开动脑筋，通过自己的主观能动性来解决问题，在工作的过程中，还要有属于自己的独立思想以及言行，并且把这些能力充分体现在对任务目标的解决方法上。同时，现代秘书工作者还要具有一种角色的意识，通过进行正规的教育学习，不仅要学习到专业的知识，还要有系统进行训练，通过这样的方式，树立起对于秘书角色的意识。其次，秘书人员在工作的过程中，需要通

17、过长期不断的积累，获得丰富的经验以及阅历，只有这样才能把自己充分融入到秘书的角色中。把工作中所运用的案例以及研究方法，还有工作当中所遇到的困难以及受到的挫折都详细的记录下来，通过不断的对自我进行分析与研究，最后提炼出有益的经验与教训。最后，培养现代秘书工作者的个性。对于一个人来说，所具有的个性，是在生理、心理以及社会行为这三个方面进行的总和，也是在与其他人的相处过程当中，所呈现出来的一种性格倾向。现代秘书从事行业人员，需要做好本职工作的同时，展示出自己独特的个人魅力，通过表现出自身所具备的非常鲜明的个性与特点，充分展示出自我价值。立足于自自己的工作，在工作的过程中展示出属于个人的形象特色。（五

18、）强化现代意识，培养创新能力。当前的社会，在技术以及信息知识方面飞速发展，日新月异，展示出一个全新的社会面貌。对现代秘书进行行政管理素质的培养，并不是简简单单的进行一个模式化培养，在培养的过程中一定要与社会的需要，经济的发展相适应，与时俱进，具备强烈的现代化意识。网络以及科技的的广泛应用，拉近了人与人之间的距离，在秘书的具体工作当中，也处处体现了网络时代所具备的特色。例如，现代秘书工作者在对会议活动进行安排、或者对上级通知进行传达、在各个部门之间进行文件传送、对有关文件进行处理等等，这些日常的办公室工作，都可以通过电子邮件的方式，或者是其他多种网络处理方式来非常快速有效的完成。和传统秘书的承担

19、的工作内容相比较，一个现代化秘书工作者在工作当中不需要对文件材料进行亲自的传递，在效率低下的体力劳动方面大大减少了。只需要通过一台电脑，就能够向各个部门进行相关信息的传递与通知的下达。在这样一个信息化的时代，现代化秘书工作者要想在工作当中为领导做好助理与参谋的工作，在激烈的市场竞争当中拥有自己的一席之地，在发日益迅速的现代社会当中真正立足，不仅需要在工作当中不断的进行创新，还需要在思想上以及和技术上进行不断的创新，让自己的综合素质得到不断的提高，增强解决问题的能力。目前，我们国家在社会与经济的发展方面所获得的资源越来越多，发展的越来越迅速。在面对着这样广阔的发展平台以及非常便捷的经济列车，现代

20、秘书工作人员，在工作的过程中不仅仅需要具备一种非常专业的行政管理素质，同时还需要通过一种创新的思维方式对自己的能力进行不断的训练与提升。由于秘书工作具有从属性的特点，而所服务的上级领导在自身活动方面的实际情况当中存在着很多的不定性，这就需要秘书工作者进行及时而又灵活的应用，通过创新思维进行妥善的解决。另外，公司与企业在发展的过程中，需要不断提高效率，采用更加准确有效的方案进行决策，这种情况下，就要求秘书工作者通过自身具备的创新意识突破传统解决方案中所设置的条条框框，打破传统观念所进行的设定，为所服务的上级领导以及公司或者是企业提出一种更加具有长远发展意义的方案。四、结语在实际工作中，一个现代秘

21、书所具备的行政管理素质的高低，能够对秘书工作所产生的质量与效率产生很大的影响作用，所以一定要全面提高现代秘书在行政管理方面所具备的素质，只有这样才能让秘书工作更加符合当前时代日新月异的变化，以及复杂多变的工作岗位的需要。全面提高现代秘书综合素质，对于政府，和企事业单位来说，有着非常重要而又积极的意义。在工作当中，需要秘书工作者对于自身工作有一个客观正确的认识以及把握，在熟知工作本质以及工作规律的基础之上，不断加强自身在思想政治方面的素质，塑造出一种健康而又积极的人格品质和，不断提升自身在心理方面的素质，让自身能力得到不断的完善，充分发挥出一个现代秘书工作者在行政管理工作当中应有的作用。综上所述

22、，当前，在对秘书进行培养的主要目标就是要建立一支真正具有高素质、高效率的综合现代秘书队伍，通过这样的方式来提高行政管理的质量。随着社会的不断发展，在社会的结构方面也在不断的作出相应的调整，从事秘书工作的人员无论是所处微观的环境还是所处宏观的环境也随着发生了非常巨大的变化。我国的行政部门，现代化的企事业单位，对于秘书岗位的素质要求也在不断的提高。作为一名现代化的秘书从业人员，不仅要掌握扎实的专业知识，还要在工作中不断强化自身的创新意识，加强在行政管理方面的素质，只有这样，才能充分适应一个信息化的时代在发展以及改革方面的需要。参考文献1 王竹现代秘书应具备的行政管理素质研究J中国城市经济，2010 年（07期）2 夏书章.行政管理学（第四版）（M）.北京：高等教育出版社,20083 张红.浅谈新时期办公室秘书人员应具备的素质J.医院管理，2007(01期)4 陆瑜芳.秘书学概论（第二版）(M).上海：复旦大学出版社，2007.5 刘晓慧.当前秘书工作存在的问题与对策J.科技信息,2010（19）:669-670.6 杨群欢.对新时期秘书人才素质培养的思考J.秘书之友.2004(08):30-32.7 徐宜宜.公共行政管理中的秘书角色论J.法制与社会.2008(06):178-178.