湛江鸿智电器erp系统初步方案.docx

1、湛江鸿智电器erp系统初步方案1概述湛江鸿智电器有限公司位于湛江市官渡镇，是一家面向国际市场，集技、工、贸于一体的外向型民营企业。它由三位企业家集资建成后，在短短的几年内，发展成为年产值超1.8亿，实现利润超2000万元的湛江市利税大户。其产品主要销往英国、西欧、美国、加拿大、南非、澳大利亚、以及一些亚洲国家，今年开始开辟国内市场。鸿智电器的的主要产品有灯类和煲类两大类产品。其中的灯类产品又分为轨迹灯系列、工作灯系列、落地灯系列、GU10灯系列；煲类产品双分为慢炖煲系列、电饭煲系列、高压煲系列；此外，公司还生产开水壶系列。目前正在计划上一些其它项目，如医疗垃圾处理项目。鸿智电器公司共有中国市场

2、部、海外市场部、研究开发部、品质部、物料部、注塑部、五金部、总装部、财务部、行政部。 其生产方式为以销定产和销售预测定产两种方式，其中国外市拿到的订单主要是以以销定产的方式来进行生产，国内市场是以销售预测生产为主。由于公司的发展速度很快，订单也比较多，所以公司的主要精力都放到完成订单上来，还没有进行系统的管理规范化。但是随着公司规模的一天天壮大，公司的管理方式赿来赿不能适应生产规模的扩大，所以迫切希望进行管理方式的升级。为此，在公司内部上ERP成为公司今年的一项重大工作。该项目旨在提高公司的管理水平与效率、提高对客户的服务质量、提高产品质量并缩短产品开发周期，从组织体系、管理机制、数据标准化、

3、管理规范化和业务与技术培训等诸多方面入手，全面强化公司的运行机制，提高公司在业务和竞争方面的优势。ERP和其它信息系统，如CAD、财务系统等不同，不是买过来经过简单培训就可以正常使用的，ERP是和企业的管理流程、人员素质、基础数据、业务特点、管理模式等密切相关的。除了共性的一些基本模块外，不同的企业有着不同的侧重点和个性化需求，所以在企业内要成功实施ERP系统需要软件供应商和企业较长期的紧密配合，是充分按照企业的需求而定制性的一项企业管理系统改造工程，并且企业要使用一段时间，根据具体运行情况进行不断调整，慢慢才能使系统和管理业务充分融合成一体，相对稳定运行。在稳定运行时期还要根据业务流程的变化

4、进行必要的系统改进和维护升级。所以，上ERP绝不是通过简单购买和实施就能使企业满意的“交钥匙”工程。实施ERP往往先进行以业务流程重组（BPR，Business Processing Reengineering）为主要内容的管理模式改进和提高。BPR就是以业务流程为中心，打破企业职能部门的分工，对现有的业务流程进行改革或重新组织，以求在生产效率、成本、质量、服务等方面取得显著改善，提高企业的竞争力。其核心是要在彻底打破旧有的制度、流程的同时，理性地建造一个全新的系统框架，减少一切不必要的业务环节。经过初步调研分析，湛江鸿智电器有限公司目前具备了较好的ERP实施条件。该项目实施计划由华南理工大学

5、机械工程学院光机电一体化技术研究所的现代制造信息系统科研团队及以华南理工大学工商管理学院（华南理工大学工业工程中心）的企业管理流程课题组一起完成。项目由机械工程学院的孙延明副教授总负责，软件计划根据企业实际业务需求，参考借鉴原来在其它企业实施的不同ERP系统的技术和方法，以长期合作为目标，为湛江鸿智电器有限公司定制性重新开发一套完全适合企业需求的个性化ERP系统。BPR工作和人员管理方面的培训由工商管理学院的徐学军教授负责。三方面人员共同合作，以保证实现公司的预期目标。该方案可作为履行ERP系统开发合同的依据。2 需求分析华工机械学院的制造业信息化研究开发团队对鸿智电器ERP作了初步的需求分析

6、。2.1 系统总体需求企业的生产、采购、库存、销售等环节是生产加工型企业成本的重中之重，依靠传统的手段（手工管理、传统的计算机管理）对这些环节进行管理，无法使企业的生产、采购、库存、销售等环节的信息数据及时沟通、适时共享，造成原材料供应质量与效率低下、库存积压、生产配比失衡等现象，不仅降低了质量与效率，也为企业大大增加了不必要的成本。根据对鸿智电器的管理和业务的调查和初步分析，鸿智电器企业各部门及岗位职责明确，分工较合理，考虑到今后企业的发展与实施计算机网络化管理的要求，部份流程需要适当重组，部分岗位的划分需要进一步细化与调整，以满足管理流程化、处理事务化、传递电子化的需要。工程的主体是物流、

7、资金流、信息流的电子化实现，生产、销售和仓储是所有生产型企业运作和经营的核心环节。同时系统还必须涉及到相关的领域，如：生产监控，采购计划，应收应付帐款，客户关系管理。鸿智电器之所以要进行信息化改造，其主要原因是企业在自身的经营过程中逐步认识到了依靠传统的管理方法已经不可能克服这些困难，而信息化正是解决这些问题的方法。鸿智电器实施ERP的目标是根据鸿智电器目前在运营过程中的主要问题提出来的，概括如下：a. 提高信息的流转速度，进而提高工作效率，降低成本；b. 提高产品质量；c. 提高客户服务质量d. 提供决策分析；f. 提供安全机制； g. 将管理提升一个档次，完全达到ERP的档次。2.2 已建

8、系统现状系统网络现状目前，鸿智电器企业的主要办公地点已经建立了内部网，购置了邮件服务器、OA（办公自动化）服务器。但目前的内部网络环境配置比较落后，可靠性及速度不高，为满足ERP工程的需要，还需要进一步的设计与扩展，网络环境的覆盖面需要延伸。软件现状已开发了OA系统及内部BBS，生产经营管理类软件及应用状况非常落后。2.3 企业机构设置及职能根据我们对鸿智电器的初步调查，机构设置图如下：各部分的职能概述如下：经理（含总经理、副总经理）：统筹管理整个企业的生产、销售和日常业务。海外市场部：负责国外市场营销业务，包括：客户关系管理；合同、订单的跟踪与管理；出货、结汇事务；售后服务；与财务部及仓库密

9、切联系，及时沟通产、供、销信息。国内市场部：客户关系管理；市场预测并制定销售计划；制定生产计划，并下发给物料部门及生产部门；出货、结汇事务；售后服务；难销产品的处理。物料部：采购管理包括采购订货管理，采购验收货管理，入库管理，采购应（预实）付款，不合格品管理等；库存管理包括原材料半成品产品生产剩余物入库出库退库调库借还盘点等管理；生产管理包括物料预定到货期，生产（外协加工）排产单，生产环节任务完成登记，生产加工（外协加工）不良品登记，完工交货付款结算等。总装部：负责产品的装配。研究开发部：样品开发；产品设计。品质部：进货检验；成品检验；过程检验；成品月质量报告来料统计。五金部：模具开发；五金件

10、的生产；零件的表面处理；设备维护。注塑部：注塑件生产；注塑模具试制。财务部：财务部门的业务贯穿生产的过程的始终，日常业务包括：应收帐、应付帐、工资、现金、销售和材料等的资产管理；成本核算和财务报表与财务情况分析。财务部在以上的资产管理中有的需要外币换算。行政部：负责全厂的人事档案管理，员工招聘、考核与培训，后勤（包括食堂、宿舍和医疗保健），保安（包括消防）以及其它行政事务（包括组织生产工作用车、接待、文件打印、复印、厂容厂貌管理、思想工作等）。2.4 存在问题目前，鸿智电器企业亟待解决的问题可以概括为以下方面：（1）目前企业大部分工作流程仍采用传统的手工业务处理，降低了企业工作效率；（2）缺乏

11、对供应链的有效管理与控制，进货时间及质量难以满足要求，加大了企业的成本、风险，降低了产品质量；（3）市场部缺乏对企业的生产能力、过程及数据的掌握，减低了对市场的响应速度及对客户的服务质量。（4）生产用基础数据复杂而繁多，企业传统的生产管理已不能适应高效率的生产资源消耗、需求、储备动态变化的要求；（5）难以掌握准确的资金流量和成本情况，或者掌握的资料实时性差，真实性差。阻碍了公司对资金的高效利用和成本的控制；（6）物料的出入库、物料移动、盘点、货物补订、生产补料等业务处理过程，非常复杂而烦琐，依靠传统的手工处理，不仅浪费大量的人力、物力、时间，而且精确程度低，加上一些盲目采购现象，造成大量的库存

12、积压或短缺；（7）综上所述，采购、库存、生产等环节，作为生产加工型企业成本的最重要的组成，所采用的传统的操作方式及业务流程已严重削弱了企业的竞争力。2.5 系统功能要求改造及扩展现有的局域网系统，实现企业日常业务的信息化、网络化管理。建立企业数据中心，实现数据与知识的安全、统一、准确、可共享；完善企业的供应链：能够协调供应链中所有活动，减少整个业务流程对人力资源的需求，并提高产品的周转速度，加强对供应商的考核与管理。明显地提高企业响应客户需求的速度。提供决策分析：通过本系统可以准实时地获取企业各部门、车间及仓库的生产、库存和销售数据，同时可对企业客户信息和产品成本信息的收集和分析，帮助企业负责

13、人及时掌握和控制产品的生产、质量、销售情况、客户分布情况、市场占有和生产成本情况，并在此基础上加以多角度的科学分析，为企业负责人的决策提供支持。降低企业成本，提高工作效率：减轻管理人员的工作强度和不必要的重复劳动，对一些重要岗位可以通过电脑化管理减少人为因素生产的负面影响，提高生产的安全性和稳定性。真正实现人尽其责、物尽其用。系统操作便捷。系统采用标准的Windows GUI界面，人性化设计，操作简单易学；系统操作点击响应时间不超过3秒钟，局域网络内联机事务处理时间不超过10秒钟。系统安全可靠。系统为不同级别员工提供不同操作权限，企业上层人员可以看到下层操作信息，下层人员看不到上层信息，同一级

14、别人员在未授权情况下看不到相互业务；系统采用三层软件架构，具有较好的容错性，运行稳定、可靠，可以达到商品化软件的可靠性品质。3 系统总体设计思想3.1 方案总体考虑鉴于鸿智电器的生产管理现状及目前的软硬件设备情况，并且经过对企业需求的充分调查，现提出对鸿智电器ERP系统的建设及改造方案。本方案本着总体规划，分步实施的原则。对企业管理中的各类系统，包括财务、销售、生产、人力资源、决策支持、质量管理等等，按管理上的急需程度、实施中的难易程度等确定优先次序，在效益驱动、重点突破的指导下，分阶段、分步骤实施。本方案首先从对整个企业生产中最为迫切、对全厂生产可能造成的影响最大的仓库管理、供应商管理、生产

15、管理等问题入手，提出了分阶段开发实施的解决方案，通过整合全厂各个科室、部门、生产车间的数据资源，建立一个统一、规范、开放的企业资源数据库，帮助企业提升现有的管理手段，进一步提高生产及中层管理部门的管理效率；在此基础上，建立一个产、供、销信息的集成平台，及时、准确、真实地反映企业的物流、资金流情况，为企业高层管理者提供高效的信息查询和决策支持工具。3.2 系统设计原则企业信息网络及信息系统建设是一个企业的“百年大计”，系统的投资具有一定的规模，因此在设计时必须慎重，既要尽可能缩减投资额，又要获得较高的性能，还要保证系统的长期发展。总结华工制造业信息化研究中心在软件开发及系统集成中的经验，结合本系

16、统的实际需要，我们认为系统的设计必须遵循以下原则：(1)先进性：系统的硬件及软件功能具备当时的先进性，并具备随时升级换代要求，以提升企业的管理水平。(2)安全性：对用户权限进行严格管理，防止未授权访问，对于重要数据存储具备高级保密性和安全性，对用户可设定业务及数据访问权限并对其操作进程进行日志记录，同时防止灾害及人为的破坏性并具备可恢复能力。数据库实行双机异地或异机备份，确保其安全性。(3)实用性：系统具有友好的界面，可操作性强，便于维持和管理以提高操作人员的工作效率。(4)重用性：对用户当前硬件和软件资源进行整合，尽最大程度充分利用，以减少用户的成本投入。(5)开放性：系统软件设计遵循通用标

17、准具有灵活的开放性，便于用户在原系统上作进一步的开发，根据用户的业务需要能够与其现有或将来的其他系统兼容并相结合，如办公室自动化、企业外部网等。(6)扩展性：本系统所有软件设计均采用面向组件的方式，以便满足用户系统容量的扩容和业务量的增长需要。3.3 业务特点分析鸿智电器属于离散型制造企业，因而企业具有以下特征：（1） 生产计划a) 影响计划的因素较多，生产计划的制订比较复杂；b) 能力需求是根据每个产品混合建立，并且很难预测；c) 临时性的订单会极大的影响生产计划的安排。（2）生产过程控制a) 生产任务多，生产过程控制比较困难；b) 生产数据多，且数据的收集、维护和检索工作量大；c) 工作流

18、根据特定产品的不同经过不同的加工车间。因每个生产任务对同一车间能力的需求不同，因此工作流经常出现不平衡；d) 因产品的种类变化较多，非标准产品多，设备和工人必须有足够灵活的适应能力；e) 通常情况下，一个产品的加工周期较长，每项工作在工作中心前的排队时间很长，引起加工时间的延迟和在制品库存的增加。（3） 成本管理a) 原材料、半成品、产成品、废品频繁出入库、成本对象复杂，需要针对成本对象并随着生产过程进行成本的归集和分配； b) 使用标准成本法进行成本核算；c）注重实际成本和标准成本的差异比较和不同角度的成本分析。3.4 系统建设目标考虑到行业及企业特点，整套系统的业务目标模型如下图所示，本系

19、统涉及到企业供应链的各个环节，对于企业资源的计划和利用起到全局性指导和控制的作用。4 系统设计方案以下方案是初步调研的结果，还必须在进一步调研之后细化、修正。4.1系统功能设计上面通过系统分析，将企业的ERP系统按其实现的功能分为几个子系统，各分系统既相对独立又相互依存，共同实现系统建设的总体目标。由于在分系统的划分过程中不能完全体现系统的相对独立性，且考虑到今后系统实现的方便起见，须进一步细化分系统，将一些功能、规模还较复杂、庞大的分系统进一步划分为多个模块，以充分体现系统运行和实施的灵活性。4.4.1 财务管理（接口）由于财务系统的特殊地位，我们建议采用专业的财务软件，系统各部分：仓储、生

20、产、销售、固定资产、工资都利用财务软件接口连接，将每一笔交易情况的资金流动都在财务系统中反映。见下图：凡是发生资金流动的交易，都被系统自动分门别类，在财务帐簿中计入相关科目，为整个系统的高度电子化、业务财务一体化提供了良好的基础。当然，所有这些工作都必须在专用财务软件能够提供编程接口的前提下才可能实现。因此，在财务软件系统的选型问题上应当慎重考虑接口提供程度和可操作性。4.4.2 采购管理 采购管理直接关系到物料需求计划执行的好坏，企业资源整体效益好坏，也是企业资源降低资金占用、降低库存、降低成本和满足生产需要的重要环节和保证。采购管理的基本目的可概括为：在需要的时间和地点向需要的部门提供符合

21、要求(规格与质量)的需要数据的物料；以最经济合理的价格获得上述物料；物料的来源应是稳定和可靠的。还应考虑：尽量缩短采购周期和降低库存；尽量利用供应商的存贮空间，以减少本企业物料存贮空间的占用；尽量建立稳定、长期的供货渠道，需要和有条件时，可向供应商提供技术、资金等方面的帮助和支持；应尽量配合生产部门和设计部门审查和把握物料的质量；应尽量寻找质量更好、价格更低、供货更及时稳定的新的代用物料的来源和渠道；应尽量收集、掌握、分析与采购有关的信息的资料，预测有关物料未来市场供应趋势和走向；应注意提高采购人员的素质，加强培养和教育，使其能熟练有效地做好本职工作和适应未来变化。采购管理系统，是通过采购申请

22、、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理、质量检验管理等功能综合运用的管理系统，对采购物流和资金流的全过程进行有效的双向控制和跟踪，实现完善的企业物资供应信息管理。 该系统可以独立执行采购管理，也可以制造其他子系统、应付款管理系统等其他系统结合运用，提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。4.4.3 物料需求计划在BOM的基础上，生成阶段时间内，用以满足生产需要的物料需求计划。When，What，How many几个词代表了物料需求计划MRP的精华所在，含义是什么时间，需要什么和需要多少。它们不仅从数量上解决了缺料问题，更重

23、要的是从时间上来解决缺料的问题。主要功能包括：提前期管理： 录入、修改、删除提前期（加工时间准备时间采购时间）；查询： 帐款实时查询（支持模糊查询）；计划生产单的查询；生产进度查询；BOM表查询；成品仓查询；半成品仓查询；物料需求计划： 根据计划生产单查询成品库存，确定每个产品需要 生产的数量； 查询计划生产单中的每个产品的BOM表，再结合上一步得到的产品生产数量，确定出构成产品的每个零件或部件的需求数量；将整个订单的零部件进行汇总，统计出每个零部件需要采购的数量；数据报表统计打印：打印物料清单；打印计划生产单；生成及打印生产计划数据统计报表；生成及打印商品采购数据统计报表；生成及打印物料使用

24、数据统计报表；4.4.4 生产管理生产管理系统，是在财务、工业供需链、生产计划各子系统的基础上，为工业企业提供从生产任务、投料与领料、生产检验汇报、到产品入库全过程监督与控制的系统。旨在帮助企业提高业务管理效率与生产效率、减少车间在制品、降低损耗与成本、提高产品质量与客户满意度。4.4.4.1车间管理可以帮助企业实现过程管理：生产什么？生产多少？何时生产？如何安排生产？使用什么物料来满足生产？使用多少物料来满足生产？何时使用物料？能不能满足生产？使用什么资源来满足生产？使用多少资源来满足生产？何时使用资源？能不能满足生产？生产了什么？质量如何？消耗了多少物料？损耗率如何？消耗了多少资源？利用率

25、如何？效率如何？4.4.4.2 生产任务单管理生产任务单是生产系统唯一的需求来源，可以手工输入，也可由主生产计划/物料需求计划系统自动生成，同时系统提供MRP的模拟功能，根据指定的任务单生产其下级任务单；通过任务单的拆分，也可将一个任务单拆分成不同数量、不同加工单位的任务单。新增的任务单类型管理允许用户自定义各种生产类型并设置属性，从而使任务单更加灵活；允许用户直接根据销售定单生成任务单，特别适合严格按照销售定单生产的产品；提供对指定任务单可用物料的分析和任务单的拆分功能，便于用户随时对任务单调整和安排。4.4.4.3 生产、供应能力预测客户需求的不均衡，决定了工厂生产的不均衡，怎样合理安排生

26、产计划，充分利用关键资源，以及如何解决销售部接单过多、过急的问题。能力管理系统可以按资源计算能力利用率，并确保企业有足够的能力以满足您的生产需求。能力管理提供两层能力计划：（1）粗略能力计划可验证主生产计划（2）详细能力需求计划可验证物料需求计划4.4.4.4 模具生产管理查询模料采购进度；查询常用制模材料最低库存；模具制作过程的质量及进度跟踪；试模情况跟踪；根据定制模具的客户资料及要求，生成施工制作表；根据施工制作表，生成模具的编号及档案资料；根据试模情况，经确认后入库；4.4.5 仓库管理4.4.5.1 原材料仓管理原材料入库：根据原材料采购物料需求量确定应入库量、已入库量和未入库量；原材

27、料出库：生产线领取的出库量（定额），仓库结余量，损耗量；原材料退库；原材料调库；原材料借还；原材料仓盘点；原材料退换处理；短缺原材料的追补；原材料增购处理；积压原材料处理；4.4.5.2 半成品仓管理半成品入库：根据半成品采购物料需求量确定应入库量、已入库量和未入库量；齐套半成品领料：生产线领取的出库量（定额），仓库结余量，损耗量；单件半成品领料；半成品退库；半成品调库；半成品借还；半成品仓盘点；半成品退换处理；短缺半成品的追补；半成品增购处理；积压半成品处理； 4.4.5.3 成品仓管理成品入库：根据合同和订单确定应入库量、已入库量和未入库量；成品出库：根据合同和订单确定出库量和仓库结余量；

28、成品调库；成品借还；成品退库；成品仓盘点；4.4.5.4 试制品仓管理包装材料入库；包装材料出库；包装材料调库；包装材料借还；包装材料仓盘点；4.4.6 成本核算1.统计生产成本和损耗；2.分析统计加工效率成本；3.根据生产部门提供的生产数据自动分类汇总产成品，并进行工资的计提；4.根据物料部门提供的材料进销存数据自动计算当期材料成本，自动将材料成本在当月产成品及在产品之间进行分摊；5.能够自动计提和分配当期各项生产费用；6.决策支持功能，包括：成本的构成分析；产品成本升降的原因分析；每一成本类型在时间上的发展趋势分析；生成报表及分析图表。4.4.7 销售销售管理系统，是通过编制销售计划、发货

29、流程的管理、销售报价、销售订货、仓库发货、销售退货、销售发票处理、客户管理、价格及折扣管理、订单管理、信用管理等功能综合运用的管理系统，对销售全过程进行有效控制和跟踪，实现完善的企业销售信息管理。 该系统可以独立执行销售管理；与制造其他子系统、应收款管理系统等其他系统结合运用，将能提供更完整、全面的企业物流业务流程管理和财务管理信息。销售系统主要应包括以下模块：4.4.7.1 订单管理销售订单不仅是销售业务的业务处理源，更是工业系统整体的起源单据和最终目标，可以实现以销定生产、以销售定计划、以销定购等多种业务模式，因而在整个销售系统中处于核心地位。 订单管理主要是订单执行的管理，即对订单的情况

30、的记录、跟踪和控制，包括针对销售合同的执行；控制订货价格、数量和客户、业务员信用管理；随时对订单完成情况的跟踪、控制订单的实际执行；根据实际补货情况实现追加执行订单；进行比较并显示订单执行差异，并通过业务和分析报表进行订单执行情况的反映。 如果企业有集团内部的购销业务，还要包括集团内部销货执行情况。4.4.7.2 出货与结汇管理查询成品入库情况；生成出货通知单；自动生成发票、装箱单等；自动生成报关系统；出货汇总；货款跟踪；4.4.8 客户关系4.4.8.1 客户管理客户基本信息；与此客户相关的基本活动和活动历史；联系人的信息；订单的输入和跟踪；客户信用、信用额度的管理和跟踪。4.4.8.2 面

31、向客户、面向服务的销售管理销售管理系统中把营销活动与业务、客户、联系人建立关联，控制任务完成进度；售前的客户交流资料；售后服务跟踪。4.4.9 生产设备维护该系统提供功能强大的查询，为企业管理者提供丰富的设备信息，保证生产的顺利进行。它与采购、库存、生产计划等子系统集成。4.4.9.1 设备台帐维护详细记录和定义每台设备的基本信息，如设备编号、名称、类别、购置日期、服务年限、日常保养间隔期、大修周期等等。4.4.9.2 设备保养和维修计划和预算根据设备台帐信息可以自动生成今后一段时间内的设备保养和维修计划和资金预算，并自动提醒设备管理人员，计划生产部门可以通过本系统查询设备情况。4.4.9.3 设备历史运行记录记录设备的历史运行数据，如维修情况、故障情况、事故情况。4.4.9.4 设备备配件管理可根据设备运行的状况，生成设备运行所需的备配件清单，可根据备配件的库存情况自动生成设备的备配件采购单传递到采购管理子系统。如当前库存低于最低库存，则自动发出警告；4.4.10 办公自动化平台它包括人事管理、后勤保障管理、行政事务管理等内容。按工作对象分，它有如下模块：4.4.10.1 文档管理文档管理主要实现文件、信息的流转、审批、催办督办等功能，并对文件、信息