1、工作后如何记笔记【转】工作了,如何做笔记【为以后参加工作了的你打下基础】 “做笔记有什么可教可学的?”有人一定会这样子问 是啊,笔记谁不会做,从小到大,读了那么多年书,笔记怎么不会做了,还用学?或许对于很多人来说,笔记的好坏,完全在于记录的内容是否详尽,字迹是否清晰工整罢了。 但是,请你仔细想想,你是否有这样子的经验:(如果当过学生干部,或许就深有体会) 参加个会议什么的,随手翻开笔记本,看到空白页就开始记,几天后却翻遍整个本子,不知道记录到哪里去了; 只顾埋着头记下所听所闻的事,日后整理时,根本分不清哪些句子是讲述者的,哪些是自己的意见; 会议中拿到讲义、资料,随手对折就插在笔记本里,某次从
2、包包抽出笔记本时,不小心散落异地,哪份资料属于哪次会议,完全分不清了; 会议记录做得零零落落,事后完全靠着记忆做事,等到例会上,才发现自己遗漏了某某交办的事情; 临时接到电话,随手抓一张纸记下对方说的话,结果中午吃个饭回来,却怎么也找不到那张纸了; 这些或许都是小只是“小问题”,却常常给人一种丢三落四的印象,往往这对刚进入工作的你来说必须得避免的。 不管你做什么工作,都会涉及到对于资讯的处理,而“做笔记”正是所有资讯处理工作的基础。 光是把“笔记”做到确实,就能协助工作者理清各项工作的进度,减少错误和不确定性,避免浪费实践在反复确认与修改上面,大大提高自己的工作效率,避免陷入“我整天都很忙,可
3、是工作成果就是不怎么好”的瞎忙窘境。1 为什么要做笔记1.1 书写,有助于延伸思考 笔记对工作者来说是最好的思考锻炼,书写过程本身,就是对一连串资料进行辨识、思考和延伸,不但能使你触类旁通,提升你对信息资讯的敏感度,更有利于大脑的活化锻炼。 提醒:唯有一面思考一面书写的笔记,才能锻炼脑力人只有在思考时,才会对大脑有所刺激和活化,所以单纯抄书或听写这种行为的笔记,由于缺少自身有意识的思考,效果不如先自己理解分析后,再用自己的语言表述来的效果好。1.2 Q: 为何在电脑如此普遍的情况下,仍然强调纸币记录?A:1.电脑再轻薄,也不如笔记本方便携带2.比起打字,书写更加随意,自由发挥空间更大3.更重要
4、的是,笔记的书写是一套资讯分析与判断的流程。一个人唯有在完整理解所接受的资讯后,才能抓出重点,明白自己“要记什么”。可以说,比较不只是记录,更是一种价值判断。4.笔记还有助于唤醒记忆、强化记忆,还能增加对资讯的敏感度,让自己的构思和创造能力更上一层楼。基础篇:2 笔记八法:让记录内容井然有序好笔记都有两个特色:能判读和简化。2.1.采用活页笔记本:方便调换内页顺序 活页笔记本灵活度大,可以任意移动写过的笔记页面,方便笔记的整理和分类,还能任意抽换不同格式的活页纸,让笔记本运用更灵活。并且讲义或者会议资料,都可以用打孔机打孔后,与相关笔记页面夹在一起,让资料收纳更加有条理。避免翻阅和整理的麻烦。
5、 2.2.使用普遍的活页笔记本规格:26孔 26孔的版面是最佳选择,也是市面上最常见的规格,方便购买,使用起来比6孔或者32孔更便利。2.3.明确的表头标记:X mark标记法 表头标记其目的在于方便事后进行笔记内容的追踪和管理。一般的笔记本都有表头标记栏,如果没有那么可以采用日本笔记达人和田茂夫建议的“X mark”标记法:在笔记的页面上方画一个X ,顺时针依序写上“主题”、“相关资讯”(如与会人、资料来源、关键字等等)、“日期”,方便日后翻阅时,快速索引。2.4.有效的版面设置:康乃尔笔记法 康乃尔笔记法(Cornell Method)是由美国康乃尔大学发展出来的笔记技巧,最大特色就是:把
6、两条线,以“歪基心的倒T字”组合,将版面切割为“一大两小”3部分:左方小区块儿用以记录日期、主题、与会者等基本资料,右方大区块儿用作记录内容的主要范围,下放区块儿则作为补充资讯或个人想法的记录区。2.5.预留空白位置:方便补充注记 留白有两个好处:(1)方便补上临时想到的相关资讯或心得,不但可以避免页面上到处是拉线,显得凌乱不堪,还可以避免随手、随处记下灵感,事后根本忘了记在哪里的情况;(2)方便日后整理笔记时,可以写下心得或相关延伸思考,让笔记更完整。 2.6.抓出关键字:串字作文 在边听边写笔记时,无可避免地必须简化内容,但如何做到“简而不陋”,建议采用“串字作文”的方式,先抓出关键字(如
7、重要人名、专有名词、相关行动等等),并以“主词+述语”的方式简述彼此间关系,待事后整理笔记时,再将所有关键字串在一起,透过“串字词句段文”的延伸法,还原完整的叙述内容。2.7.活用线条和图解:呈现事物顺序与关系 线条与图解是简化笔记内容非常好的方法。最常用的线条为“”(直线)和“”(箭头),可以标出事情的顺序或彼此间的关系;最常用的图解则是“”和“”两种图形,主要用以标示“事情”与“行动”。其他诸如长线条、折线图、圆饼图等等,也是笔记时的好帮手,透过简单的几何图形,就能阐释原本需要大量文字叙述的资讯。 不过,不管是线条还是图解,描绘时只要能明确示意即可,没必要过度讲求精确和美观,免得浪费太多时
8、间在线图上,本末倒置。2.8.依序记录,宁可留空也别怕浪费纸张 笔记应从上至下按照主题依序记录,并配合句子间的叙述逻辑适时换行,确保每句话的“记录顺序”都能被辨识,以便日后做整理时,能够理清哪些事情叙述在前,哪些发生在后。千万不要为了省纸,把整张纸抄成一片字海,事后还得逐句阅读,才能找出咨询的顺序性关联,突然浪费时间与精力。3. 行事历九法:让工作排程一目了然3.1 工作排程第一步:确立目标 先确立自己的“主目标”(例如完成本学期的教学目标,达到什么水平),然后以树状展开,将主目标分解成数个阶段性目标,就能具体看见自己从现在起该做什么,并以此安排行事历。3.2 用倒推法拟定计划:从终点开始反推
9、 先计算出下一个阶段目标距离现在大约还有多少时间,据以拟定出详细的“年度计划”“单月计划”“单周计划”“单日计划”,并逐一填进行事历中。因为确认“在哪个时刻前要做哪些事”是十分重要的,统筹规划嘛。 3.3 在显眼处写下“一年的目标” 将年度目标从大到小、一项一项写在年度行事历上方明显处,或者是随身笔记本的第一页,内容包括工作、家庭、兴趣等各种年度目标,而且务必写得详实。必要时,也可以将各项年度目标加框,或用粗体、彩色标明,强迫自己每次翻阅行事历时都会注意到,才不容易半途而废。3.4 年行事历:记下主要活动,把握全体样貌 有了年度目标之后,接着还应在一年之初,在行事历填上已知工作日程、重要企划或
10、私人活动,并用“”标示出哪些时段已被填满,哪些仍属空闲,如此就能概算出自己有多少时间完成各项目标,甚至粗略计算出相关花费。“以长期视野清楚掌握整体样貌”是年行事历最重要的功能。3.5 使用记号与彩色笔,标记重大事项 每月开始时,应回顾年度目标,将本月代办事宜写入月行事历,并在空白处醒目的标示。可以用荧光笔或者红笔,将重大预定事相特别标示出来,或将公事与私事用不同颜色加以区分,务必做到“易于辨识”,文字力求简洁,必要时可以使用代号也无妨。3.6 切割版面,让工作规划更合理完善 在行事历上区分“上午和下午”“公事和私事”等空间,这有助于理清当天预定要做的事,是否比重失衡?例如,某天下午时段,陆续被
11、填入6项企划案完成日,或者说是查看所有学生相关讯息初步了解每个学生的大致情况,这些显然难以在一下完成,此时就必须及早重新安排工作。 可以使用四项限的方法,加以区分工作的重要程度,用“十”字将月行事历的每个区分为四象限,分别代表“重要”、“紧急”、“不重要”、“不紧急”,然后填入当天的工作,就能清楚知道哪些事情输入必须完成的了。3.7 醒目标示非预期、不确定的事项 订完年度目标,本月目标后,“本周目标”也必须写在行事历的醒目位置,作为提醒。 除了明确写入预定的内容、时间、地点、对象、电话和基本资料外,也要特别标示处“不是自己能预定的事项”(例如周二周五上司出差)和“未确定的预定事宜”(例如周三下
12、午某某领导可能会来) 这两个之所以重要,因为他们往往会对行动安排产生重大影响,甚至打算原定计划。3.8 制订检核表,避免遗忘与拖延 碰到“没有非在某个时间点执行”的工作(例如去邮局缴纳报刊杂志的续订费),此类事项建议列在每日行事历上方,并画上检核表作为提醒(就是在该事项前面画上一个“”,完成后打上勾勾),否则很容易就忘了,甚至一天拖延一天。3.9 使用便利贴,扩充版面空间 便利贴可以创造额外空间,发挥提醒作用,还可以在当日未能完成时移至其他地方。如果一件事被不断地拖延执行,甚至贴到便利贴一点粘性也没了,那么说明这件事可能并不值得做,不妨直接从预定计划中删除。进阶篇:4. 理出讯息逻辑关系,把复
13、杂变简单笔记本页面上空间有限,加上记录时往往十分匆忙,若能灵活运用数字、符号与图解,你也能简单几笔,记下千言万语。4.1.抓住数字和名词,将长句子化为关键字组合 抓取“数字”和“名词”作为重点,简化笔记,例如“明天从东京车站乘坐早上6点的新干线XX号出差到大阪,预计抵达时间是上午9点”,简化记录为“6:00 东京车站”,其余可省略,也不妨碍理解4.2.将资讯符号化,便于速记 记笔记时,很多人会使用一些简略符号,以加快书写速度,例如 F=传真,M=手机,会=会议,=重要事情,?=未确定事项,=注意事项等等,也可以建立自己的符号规则,自己熟悉就好,习惯就好。运用符号的要点:好写、不占用太多空间、一
14、眼就知道自己写了什么4.3.附上符号解说表,熟记符号的意义 为了不让自己忘记符号的意思,尤其是习惯使用英文字母缩写的人,不妨在笔记本最后一页附上“符号解说表”,并不时练习以便熟记。4.4.红线标记重点,快速理解笔记内容 利用红线绘制方框、圆圈、底线用以标记重点,不但可以在阅读时一眼看出重点,也让笔记更显得言简意赅。 1)在关键字上标上红线:每页的关键字控制在4、5个,过多失去了简化意义。 2)把结论圈起来:有助于快速理解。 3)印象最深的地方画红线:最深的地方当然只有一个,因此画线部分只有一处 4)觉得最有趣的地方画红线:只有一处。4.5.善用线条与箭头,标示彼此关系或阅读顺序 线条搭配箭头构
15、成“指示记号”常见用法如下: 1)标示阅读方向 2)标示彼此的从属或因果关系 3)表示时间轴 4)多个记号并列时,可作为项目符号使用 5)可做插入符号4.6.练习简单图解,将复杂资讯化为图解 图解用简单的视觉化图形,阐述复杂的意义,是一大利器。 不管用长方形、圆形还是箭头,首先要理解笔记当中各项内容的关系和顺序,这是绘制图解的先决条件,4步骤: 1)区分:抓出笔记内容的关键字和重要陈述。 2)整合:重新检查上一步取出的关键字和陈述,去掉修饰语,再次简化。 3)排列:将区分出来的内容,依序排成线性步骤。 4)制图:将上述过程排列后,绘制成一个矩形图。 时 流程详细内容间 轴 5. 为色彩赋予意义
16、,让重点一目了然 人们对于色彩的感受远比黑白文字强烈,懂得活用色彩,可以让你在阅读笔记时,迅速掌握重点。5.1 排列“色彩序列”:标示重点 一般人用蓝色或黑色笔做笔记,但事实上人们反对色彩的敏感度远远大于黑白文字。不妨选用不同颜色的笔,按照抢眼程度排列出“色彩序列”,分别表示不同程度的重要性,作为标示重点之用。例如:红粉红橙黄绿便于以后翻看时快速抓住相关内容。5.2 三色法:赋予颜色意义,协助资讯分类 通过赋予颜色不同的意义,也有助于资讯的分类。 红、蓝、绿三色法,简单易用。 在行程方面,红色代表“最重要待办事项”,蓝色代表“一般待办事项”,绿色代表“个人私事”; 在资讯管理上,红色表示“从别
17、人口中听来”或“比较主观的讯息”,蓝色表示“次要资讯”,绿色表示“自己的想法” 每个人对于颜色的定义或许不尽相同,你完全可以自己定制自己的用色规则。只要熟练,就能在日后浏览笔记或行程时,迅速抓住关心的事项,大大提高效率。5.3 选用3-5种颜色:避免色彩过多,混淆重点 色彩虽然好用,但是如果同一个版面上颜色过多,有时反而会阻碍阅读。35种颜色最适中,一旦超过7种迷魂阵造成混淆,让人分不清主次重点。5.4 红笔:抄写段落标题,作为笔记大纲 红色是最醒目而强烈的颜色,最适合用来标示重点,也可用来书写补充备注。例如,当有人展示幻灯片时,你可用红色记下标题,用黑笔或蓝笔记下内容。5.5 荧光笔/彩色铅
18、笔:区分色块,进行可视化管理 荧光笔画出的“色块”,非常适合进行视觉化的资讯管理。可备6、6支不同颜色的荧光笔,将相同属性的字词画上相同颜色,便可创造出比三色发更明显的段落区分与重点标示效果。 荧光笔尽量不要挑选饱和度过高或太深的颜色,以免不小心遮盖文字。5.6 各色便利贴:进行颜色管理 便利贴十分便于为笔记补充资料或标记重点。若再搭配颜色分类系统,以不同颜色区分资讯重要性或轻重缓急,效果更佳。5.7 贴纸与印章:增添色彩与趣味 各种颜色和图案的小贴纸或印章,也是笔记颜色管理的和工具。不同颜色的圆形小贴纸,适合代替彩色铅笔,而圣诞,生日等图案贴纸,也可用做行事历的提醒图示。增加版面的色彩和趣味
19、性。不过这全凭个人的喜好,如果把太多的时间用于装饰,不仅有碍阅读,反而不能有效管理资讯,本末倒置。6. 修改不涂改,让资讯得以追踪 无论是课堂笔记还是行程安排,难免都会需要修正。不过,修正可不是擦掉或涂黑就好,把握3个修改原则,可以方便你日后追踪或检视原有资讯、了解自己当初错在哪里,以及为什么要进行修正。6.1 以“删除线”修改记录:保留还原以及追踪的可能 用意在于: 1保留原先的记录以供辨识,防止因为行程变更或计划修改而引发混乱; 2避免在修改后又想改回原来内容,还要重新写一次。6.2 记录修改原因:不犯相同的错 在更新或修改笔记时,也可以在旁边附注修改的原因,或是这件事带给自己什么感觉等相
20、关意见,提醒自己下次别为相同理由而必须修改。6.3 醒目标示重点或大错:每次检阅笔记都能得到警惕 只要是格外需要注意的部分,例如犯了重大错误,或是务必要记住的重点,最好能以粗体字标示在显眼处,好让自己翻到那一页时,最先映入眼帘的就是那个错误或重点,立即得到提醒。7. 定期检视,做笔记才有意义 你也是当下努力做笔记,事后却再也不曾看过自己笔记的人吗?笔记不是记了就好,事后整理、不时检视,甚至定期去芜存菁、收纳归档,才能让以往日记化为未来工作上发想、行动与创意的资料库。 7.1 后续整理比当下记录更重要,发挥笔记的真正价值 很多人在上课、开会、听讲的当下,都会振笔疾书,拼命做笔记,但之后却一次也不
21、看,这就失去了笔记的意义。要充分发挥笔记的功用,后续的“整理”更重要,可让第一手内容大幅增值。有效的笔记整理与保存有下列4个流程: 1)审视:再度确认笔记内容,如果觉得某部分内容是不必要的,就此舍弃也无妨 2)标记:在笔记上标注明显记号,帮助自己之后即使不再重新阅读笔记,也能一目了然笔记的内容或重点 3)分类:将做记号的部分摘出重点,并依个人偏好的方式分类,为资讯做索引。 4)整理:将分类好的资讯,再依类型或相关性归档,供日后需要运用自如。7.2 利用归档,让就笔记成为资料库 旧的笔记本记载了很多难能可贵的生活经验或心得,不应该任意丢弃,借助上面4道流程可将笔记的活页拆下,做好索引,再分类装订
22、,变成资料库或工作使用手册,也能给自己新的启发。7.3 制作失败笔记,克服弱点与缺点 每个人应该为自己建立一本“失败笔记”。人生难免会犯错,能从错误中成长,犯错的经验才会产生价值。 先挑选一本合适的笔记本,然后在自己遇到失败、挫折,甚至只是疏忽大意犯了错时,简单的写成清单,并且反躬自省,列出具体的改善意见,避免自己重蹈覆辙。8 详列待办清单,为突发情况做准备 很多人即使详细列出了每一个工作的内容和耗时,可是还是忙的晕头转向的,到底自己的时间和精力花到哪里去了呢? 有时候会对工作感到疲惫,常常不是因为事情太多,而是事情做的不顺,好像怎么做都做不完,疲惫感便油然而生;反之,如果事情做的非常顺利,纵
23、使工作很多,大概也会觉得“做的很起劲”,很有成就感。 “利用备忘录,明确列出待办事项”不但是工作上常见的笔记行为,更有助于让事情做起来顺手又有效率。8.1 待办清单,是效率工作的基本要素 把应该办的事情,统统列成清单,然后分析轻重缓急,安排自己一天的工作,让事情做起来更加有调理。 在列写清单的时候,建议用“时间顺序”了排列,逐一列出“今天完成”“明天完成”“本周完成”等,甚至也可以列出长期未来目标;至于清单羡慕内容,务必力求详细,例如“打电话给张涛”,这种写法是不合格的,应该写成“打电话给XXX公司的张涛询问货款到位情况”,尽量减少大脑的思考时间。 列出清单后,需要判定每项工作的性质,在“应该
24、仔细思考”的前面标上,“单纯作业”标上,加以区分。 完成一项工作后,用红笔划掉该工作,一方面可强迫自己将工作内容划分的更明确;而来可以增加视觉上的成就感,有效振奋工作心情。8.2 为突发状况做好准备,资讯不遗漏 很多时候,就算拟定了非常完整的待办清单,难免会遇到突发状况,如果没有预留任何弹性及空间,工作计划还是很可能被全盘打乱,所以可以用一个带圆珠笔的B5本子,专门作为临时需要的备忘录。 而有时候打乱自己工作节奏的突发情况则是忽然响起的电话,以及随之而来的留言等,我们可以制作“规格化传话单”,详细列出日期、时间、地点、部门、人物、内容等必要项目,确保没有漏失。ps.这一块将会继续整理一内容,以
25、供学习,敬请期待。9 记录感动,从生活细节汲取创意 创意笔记本的内容也许杂乱,但别在意,重点在于勤于纪律。如果不知道该记录些什么,可以采用下面4种主题,强迫自己留下生活点滴,日积月累,多半能有所发觉和领悟: 1)写下今年的热门主题,并画出相关模式图 先选择一个现在感兴趣的主题,再由这个主题延伸探讨“我为何对此感兴趣”“哪一点特别吸引我”“此后可能会有哪些发展”并尝试画出相关的模式图,在画图时,“事物与事物之间的关联性”是最值得关注的部分,这有助于检证自己的思考模式,并延伸出新的想法或创意。 2)抄写名言、佳句,标注心得 抄写格言佳句不只是欣赏别人的智慧,更重要的意义在于这句话使人动心,与当时的
26、自己的心境产生了共鸣。 所以翻阅自己过往抄写的句子,可以看出自己在某个时段,曾对那些主题特别感触(例如恋爱、成长、生涯、友情等等),也显示处自己在不同人生阶段中的思索重点。更重要的是,翻阅之前记录的句子,常会因为历练的增加而有新的体悟,从中激发出有趣的想法和创意。 3)用数码相机做生活记录 不妨养成每天用数码相机拍摄至少一张照片的习惯,内容不必别出心裁,只需要是日常生活中的某个片段,这种生活剪影式的照片,看似平凡,其实隐含了更深层的心理状态,即使一花一木都是当时自己的心情投射。可以强迫自己观察周围环境,进而得到不一样的体会 4)涂鸦日记 有时候也可以尝试在笔记本上涂鸦、画画,因为想要表达某一瞬
27、间的印象是,图像往往比文字还能阐述更多的意义,而且比照片的自由度高,且完全不受时空的局限。 画图时,不管是素描或漫画都可以,也不必要仔细画出周围一切事物,只需要抓住特别注意到的主题饥渴。 画的好不好根本不重要,重点是构思画什么的时候,就已经在帮助自己进行主题式思考和联想。下面是提纲:WHY:【为什么要做笔记】:笔记是工作者最好的思考锻炼书写的过程本身,就是一连串的资料辨识与思考延伸,不但可以刺激人触类旁通,提升个人的资讯敏感度,更是最便利的脑力活化锻炼提醒:唯有一面思考一面书写的笔记,才能锻炼脑力人只有在思考时,才会引起脑力激荡,所以单纯抄书或听写这种行为的笔记,由于缺少自身有意识的思考,效果
28、不如先自己理解后,再用自己语言表述来的效果好。Q: 为何在电脑如此普遍的情况下,仍然强调纸币记录?A:1.电脑再轻薄,也不如笔记本方便携带2.比起打字,书写更随意3.更重要的是,笔记的书写时一套资讯分析与判断的流程。一个人唯有在完整理解所接受的资讯后,才能抓出重点,明白自己“要记什么”。可也是说比较不只是记录,更是一种价值判断HOW:好笔记的特色:能判读和简化。【具体做笔记的8个方法】:1. 采用活页笔记本:方便调换内页顺序2. 使用最普遍的活页笔记本规格:26孔3. 明确的表头:X mark标记法4. 有效的版面配置:康乃尔笔记法5. 预留空白:便于补充注记6. 抓出关键字:快速记录时先记录
29、关键字7. 活用线条和图解: 呈现事物顺序与关系8. 依序记录,宁可留空也别怕浪费纸补充说明:【X mark标记法】:在笔记页上方画一个X记号,顺时针依次写上:主题、相关资讯(关键字)、日期方便以后翻阅时,能快速进行索引。【康乃尔笔记法】:左上角小区域:用以记录日期、主题、与会者等基本资料。右边大块区域:记录主要内容。左下角区域: 记录补充资料或者个人想法【如何做行事历】1. 确立目标2. 用倒推法拟定计划:从终点开始反推3. 在显眼出谢谢一年的目标4. 年行事历:记录下主要活动,把握全体样貌5. 使用记号与色笔,标记“重大事件”6. 切割版面,让工作规划更合理完善7. 使用便利贴,扩充版面空
30、间【如何做笔记 要点】1. 理出讯息逻辑关系,把复杂变简单2. 为色彩赋予意义,让重点一目了然3. 修改不涂改,让资讯得以追踪4. 定期检视,做笔记才有意义【要点展开说明】理出讯息逻辑关系,把复杂变简单:1. 抓取数字和名词,将长句子化为关键字组合2. 将资讯符号化,便于速记(比如F 表示FAX,P表示PHONE等)3. 附上符号解说表,熟记符号意义(免的以后忘记符号代表什么后,看不懂笔记)4. 红色标注重点: (1) 关键字划上红线,关键字每页控制在4-5个,多了就失去意义了 (2) 把结论圈出来 (3) 印象最深的地方划出来5. 善用线条和箭头,提示物件关键或阅读动向6. 练习简单的图解,将复杂资讯化为图像。重要的不是画图的技巧,而是阅读理解的能力 将笔记内容作出图
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