Outlook设置分类文件夹.docx

1、Outlook设置分类文件夹日常工作中，在收到不同的联系人发来的邮件时，您是否希望让他们自动存入相应的文件夹以方便查看？您是否希望将相同主题或内容的邮件归入到同一个文件夹下备查阅？如果答案是有，那么请打开Outlook2007，跟随以下步骤进行操作吧。如上图，收件箱中有许多Aaron发来的邮件，而为了方便查阅，我们希望在今后Aaron发来邮件时，能够由Outlook自动将邮件存入到收件箱中叫做Aaron的文件夹中，该如何实现呢？Outlook给用户提供的规则功能让我们轻松搞定。首先，将鼠标放在任意一封由Aaron发来的邮件上，右击，选择“创建规则”，来创建一个接受邮件的规则。如下图：在弹出的对

2、话框中，我们来进行规则的设置，如下图：在“来自Aaron”前的复选框选中，则表示我们对来自Aaron的文件夹进行规则设置。而如果选中“主题包含”，则可对相关主题进行规则设置，与前者类似，本文暂不做介绍。在“执行下列操作”中，可以对来自Aaron的邮件进行相关的操作设置：选中“在新邮件通知窗口中显示”，则当Aaron发来邮件是会在新邮件通知窗口中显示相关内容；选中“播放所选择的声音”，则可对Aaron发来的邮件进行个性化的提示音设定；而最关键的，就是要选中“将该工程移至文件夹”这一项了，选中后，会弹出一个“规则和通知”的对话框，让我们选择文件夹，如下图“点击窗口右边的“新建”按钮，在收件箱下新建

3、一个叫做Aaron的文件夹，如下图：在“选中放置文件夹的位置”中选择一个你需要存放Aaron的邮件的位置，可以是收件箱，可以是其他文件夹，当然如果选中“个人文件夹”，那么就会建立一个和收件箱同一级别的文件夹来保存Aaron的邮件。然后点击确定，返回到“创建规则”对话框，如下图：此时，如果点击“高级选项”按钮，我们还可以对所创建的规则进行进一步的设置，Outlook2007为我们提供的规则几乎可以满足我们日常办公的所有需求，如下图：高级选项中规则的具体使用，与移至文件夹的规则设定类似，本文不做一一介绍，大家可以根据具体的工作需要来进行设定。点击确定，退出“创建规则”对话框，如下图，会出现一个提示

4、创建成功的对话框，记得选中“对当前文件夹中的现有邮件立即运用此规则”。怎么样，是不是发现Aaron的邮件已经移至自己专门的文件夹下面了？发一封邮件试试吧，再收到Aaron的邮件时，不必再手动进行移至文件夹的操作，邮件便会自动的存入相应的文件夹下了。如下图：其他规则的设置与此类似，大家在今后的工作中根据具体的需要可以进行具体的设置，本文就不再一一介绍了。（END）巧妙设置Outlook提高工作效率的几个方法Outlook是办公人士不可或缺的一款办公应用软件之一。然而,在通常的使用中,我们却没有发挥它的最大性能。那么,我们该如何发挥这款办公应用软件的最大潜力,从而达到提高我们的办公效率的目的呢？其

5、实只需要做如下几个简单的设置： 一,开机启动邮箱,自动收发邮件 1：将Outlook添加进自启动项。 和Microsoft office2007 其他组件一样,Outlook并没有提供开机自启动选项。要想自启动,需要手工添加。进入Outlook的安装目录(默认为:x:Program FilesMicrosoft OfficeOffice12,X为程序所在的盘符),将它的快捷方式添加到自启动文件夹中(默认为：C:Documents and SettingsAdministrator开始菜单程序启动,其中C为系统分区盘符)即可。 2：让程序启动后自动收发邮件。 在Outlook的主界面中,单击菜单

6、“工具/选项”,切换到“邮件设置”标签,在“发送/接收”栏下,勾选“联机情况下,立即发送”项。然后单击“发送/接收”按钮,打开“发送/接收组”对话框,勾选“安排自动发送/接受的时间问隔为”项,并根据情况将收信间隔设置为适当值,单击“确定”按钮。以后Outlook启动后,孰会在连网的情况下,自动发送“发件箱”中的邮件,并将邮件服务器中的邮件接收到本地,完全不需人工干预。 二,规则设置,邮件管理更轻松 收件箱中的邮件多了,不方便管理和阅读。比如笔者常和编辑打交道,习惯把来信都归于“OfficeBa”文件夹下。有时候编辑会发送一些主题为“关于xx文章的修改意见”之类的文章,这些邮件相对就比较重要,需

7、及时处理。如何解决这个问题呢,其实通过规则设置就可以搞定。 1：新建文件夹。 在Outlook右侧,右击“所有邮件工程”下的“个人文件夹”,在右键菜单中,选择“新建文件夹”,打开相应的对话框。在“名称”栏中输入“OfficeBa”；在“文件夹包含”项的下拉菜单中选择“邮件和公告工程”；在“选择放置文件夹的位置”列表中,选择“个人文件夹”,单击“确定”按钮,相应的文件夹即会出现在“个人文件夹”下。 2：创建规则,使邮件自动归类。 在“收件箱”中,右击OfficeBa的来信。在弹出的右键菜单中,选择“创建规则”,打开“创建规则”对话框,由于笔者要把OfficeBa发送的邮件都放到这个文件夹中,因此

8、以对方的邮件地址来创建规则,勾选“来自”。选择完毕,在“执行下列操作”栏中勾选“将该工程移到文件夹” ,点击“选择文件夹”,选择刚才建立的文件夹。 3：设置重要邮件。 上面设置不变,加选“主题包含”,关键字设为“修改意见”,单击“高级选项”按钮,打开“规则向导”对话框,在“选择操作”中勾选“标记为重要性”,然后在“步骤2：编辑规则说明”列表中,单击蓝色的“重要性”文字链接,打开相应的对话框,在“指定要设置的重要性”下拉菜单中,选择“高”,单击“确定”按钮。返回到“ 规则向导”对话框,按提示完成设置。 设置完后。点击“确定”,在跳出的对话框中一定要记得勾选“对当前文件夹中的现有文件立即运行此规则

9、”。这样程序就会对收件箱中的邮件进行自动分拣,以后收到的邮件会自动分类并标示出重要邮件。在 Outlook 2010 中按照您自己的方式对电子邮件进行整理查看本文应用于的产品本文介绍了如何使用 Outlook 2010 中的分类规则将海量的电子邮件自动分类归入不同的文件夹。因为我在 Outlook 2010 中收到大量电子邮件，因此我在收件箱中创建了一些文件夹，并将电子邮件分类归入这些文件夹。如果通过拖动邮件的方式进行移动，这实在是一项繁重的任务。如果您在 Outlook 2010 中配置分类规则，则接收的邮件可归入您指定的文件夹。哦！我不知道 Outlook 2010 还有这么有用的功能。例

10、如，使用分类规则可以配置将来自 A 先生的邮件归入文件夹 1，将来自 B 先生的邮件归入文件夹 2。您可以将发件人设置为分类条件。也可以将“主题”中的文本设置为分类条件。因此，如果一个邮件的主题中有“邮件杂志”的字样，它就会被归入邮件杂志的文件夹中，对吗？没错。如何在 Outlook 2010 中设置分类规则？如果您希望按发件人对邮件进行分类，请单击要分类的邮件，然后依次单击“主页”选项卡、“规则”和“总是移动来自此人的邮件”。即会出现“规则和警报”对话框。单击要将邮件归入的文件夹，然后单击“确定”。设置完成。来自同一发件人的邮件将被自动放入该文件夹。如果您想创建新的目标文件夹，请单击“新建.

11、”。原来这么容易啊！那么，如何按“主题”中包含的文字对邮件分类呢？选择要分类的邮件，然后依次单击“主页”、“规则”和“创建规则”。这次会显示“创建规则”对话框。您可以设置规则，并指定要将邮件归入的文件夹。如果您希望将“主题”中的文字设置为分类条件，请勾选“主题包含”复选框，并在右侧的文本框中输入文本。您可以通过选中“将该工程移至文件夹”来选择要将邮件归入的文件夹，然后单击“选择文件夹.”来选择文件夹。最后，单击“确定”完成设置。即会显示一则消息，指示规则已创建。如果您选中“对当前文件夹中的现有邮件立即运行此规则”复选框，并单击“确定”，该规则将不仅应用于现有的邮件，还会应用于未来接收的邮件。如

12、果我不再需要该规则该怎么办？在这种情况下，依次单击“主页”选项卡中的“规则”和“规则与管理规则和通知”，以显示分类规则列表。您可以在此处删除或编辑规则。如果我们充分利用 Outlook 2010 中的邮件分类规则，邮件的整理分类就会变得非常容易。您应当了解，Outlook 2010 中的“对话”功能可能也会帮助您处理大量邮件。按对话顺序进行排列显示了按邮件主题或“线程”分组的电子邮件工程。相关邮件按照线程中的主题在一个层次结构中进行可视化分组。只要您实际看到它，就能明白是怎么回事。在“视图”选项卡中，找到“对话”并选中“显示为对话”复选框。即会出现“显示按照对话排列的邮件”对话框。将询问您是将对话视图应用到此特定文件夹，还是应用到所有文件夹。此处单击“该文件夹”。在邮件左侧会出现几个白色的小三角形。是的，三角形是线程的标记。如果您选择邮件并单击该三角形，会显示该线程中的所有邮件，如果您再次单击该三角形，则邮件会被隐藏。当您从多个组和个人接收许多不同主题的邮件时，会话功能就特别有用。我将充分利用该功能和分类规则。