桂林师范高等专科学校绿色环保协会外联白皮书外联部首编.docx

1、桂林师范高等专科学校绿色环保协会外联白皮书外联部首编目录：1、目录 22、前言 33、协会简介 44、协会荣誉 65、外联部简介 86、部门工作规定 97、活动赞助流程设计及组织机构再造 118、赞助后期经验总结 159、合作单位收录 1710、对外联系、接待来宾工作细则 1811、协会规划及展望 2012、附录一：与春光国旅的首次合作合同样本13、附录二：春光国旅后期市场调查表14、附录三：绿色环保协会赞助宣传后期市场调查问卷数据统计情况前言 绿协外联部作为绿色环保协会的一个部门，与协会的发展紧密相连，而做好本职工作将成为一个部门最好的奉献。然而，如果周而复始去完成一项工作，却没有进行创新，

2、再好的组织也将只会是走向涣散，走向没落。这一切不应该在外联部发生，外联部无论本职工作或者其本身的性质，都应该是一个活跃而富有创新的组织，所以由绿协外联部在学校首创编写外联的白皮书，便是为了让工作有规可循，却有可以进行更高水平的创新，这就是编者的目的所在。我们在努力探索外联培养新人的多位一体模式，探索对外联系新举措，探索赞助合作长期化，探索打造新型创造力组织。绿协外联部虽然只是协会一个部门，然而却可以进行独立化运作，进行的不是单一式用人，而是进行培养后分工合作，相互配合，听从调度，这样将更加胜任协会交予的任务工作。2010年末至2011年初，我们历时数月，从编写提纲到正式编写，最终完成，然由于时

3、间紧促，仍然有多处遗漏或叙述不清的地方，希望您能给予斧正，请联系绿协外联部，部门邮箱szlxwailian在此感谢各位朋友的支持！ 编者按 2011年2月11日协会简介桂林师范高等专科学校绿色环保协会前身为旅游环保协会，成立于2005年12月19日，于2006年初正式更名为绿色环保协会。从成立至今已有会员450余人，现在校会员有200余人，历经四次理事换届选举，现在任理事为绿色环保协会第五届理事。作为新兴团体，全体成员都是以高度饱满的热情，积极认真的工作态度投入到本社团各项工作中。绿色环保协会是一个本着以“山水会友”的宗旨，以“绿色家园”为活动原则，展开“关爱自然，爱护环境，珍惜资源”社会实践

4、活动，体验生活，感悟大自然，陶冶情操的学生自发性的学生社团。协会在校党委、校团委的领导下，在刘进副教授和朱柳萍老师的带领下，在各兄弟协会的支持下取得了不菲的成绩。我协会以“山水会友”的宗旨，以“绿色家园”为活动原则，推动我协会不断进步和完善，为我校贡献自己的一份微薄的力量，并为同学搭建一个展现自我的舞台。我们与其它社团之间一直是“竞争中有合作，合作中有竞争”，促使本社团实力不断提高，让我们绿色环保协会逐步成为诸多社团中一颗璀璨的明星。 为了扩大环保宣传力，提高活动影响力，桂林师专绿色环保协会将在下学期申请加入广西绿色联盟（附简介），借助这个由广西各高校环保社团联合发起产生的自发组织的民间NGO

5、组织，是以环境保护为主旨，不以营利为目的，为社会提供环境公益性服务的民间组织，在保持自己的独特性和协调性的同时，以向全社会宣传环保为己任，为保护环境，创建美好环境而努力，与广西各地区高校环保组织一同为环保事业奋斗！。主要活动：（1）以“环保”为主题，为广大会员提供交流平台，如：讲座、沙龙、旅游、游园等形式多样，内容丰富健康的活动，提高环保意识，营造校园和谐环境；清除校园“牛皮癣”，回收废电池。（2）在世界环境日（6月5日）期间，举行“保护母亲河漓江行”社会实践活动；（3）定期举办“环保服装秀”、“环保知识竞赛”等活动促进校园精神文明建设，丰富校园活动，提高师生的环保意识，加强师生间的交流。（4

6、）小学支教。我们的宣言：我们热爱蓝天，我想翱翔天空；我们渴望碧水，我想畅饮甘泉；我们保护大气，我想呼吸清新；我们仰望青山，我想与山同寿；我们愿意生活在绿色的生命！别让眼泪成为地球上的最后一滴水！桂林师范高等专科学校绿色环保协会相关联系方式介绍协会邮箱： glszlshbxh协会官网： 协会荣誉在多届会长带领下，还有各部门干事共同努力下，在所有会员支持下，我们取得的成绩硕果累累2006年12月15日，举办第一届环保服装秀，并定为本协会特色活动。2007年6月，举办善待资源，共爱一个家签名活动。2007年12月7日第三届社团活动周中，举办第二届“绿色环保服装秀”活动。2008年3月与师大、桂工、桂

7、电、桂医成立爱绿联盟。2008年3月参与了高校社团樱花节活动。2008年4月参加师专新势力大学生创业实践与商务策划十大明星团队赛。2008年5月21日为5.12遇难同胞祈福。2008年6月徒步漓江环保宣传活动。2008年10月参加广西绿盟举办的环保沙龙和讲座。2008年11月“阿拉善SEE济溪校园环境保护行动创意总动员”2008年12月2日第三届环保服装秀。2008年12月广西高校水果贺卡活动。2009年2月与七大高校组建桂林大学生环境保护联盟并开展调研活动。2009年3月桂林赀洲公园植树活动。2009年5月举办环保知识竞赛。2009年11月2日与校青年志愿者协会开展校园大清扫活动。2009年

8、11月27日与社团联合会、校团委学生会共同举办第五届社团文化节暨第一届女生节开幕式，第四届环保服装秀晚会。2009年12月24日桂林南宁高校水果贺卡活动。2010年学校社团联合会五次评选优秀社团,本协会五次均获“优秀学生社团”荣誉称号2010年12月4日晚，我协会“春光国旅蝴蝶谷杯”第五届环保时装秀暨协会成立五周年晚会成功举办，并荣幸成为学校的社团文化艺术节开幕式。2010年参与比邻星环保网站全国环保协会招新全国二等奖，并成为广西唯一获奖组织。 2011年我们的脚步从来都没有停止，我们一起并肩前行，新的一年，我们更有信心走得更远外联部简介外联部是一个新兴的具有朝气的部门，外联部以对内沟通、对外

9、联系、促进交流为主要的契机开展工作，我们将本着“为同学服务，为协会服务”为核心价值观，开展各项有意义的活动。而日常主要任务有三大块：一是对外联系，与桂林八大高校的环保组织加强交流合作；二是负责为协会活动与商家合作，赞助宣传；三是网络对外宣传，组织维护协会活动网，朝着网络化革新。作为外联部所有成员的最终目标，希望通过我部门的各种活动，能够培养人较强的人际交往能力、沟通能力和口头表达能力，为日后的实习和工作积累经验，还可以结识到更多的校外校内的朋友，加大自己的交友圈，让我们在以后的各项工作中能轻松应对。对于本部门的成员，我们首先是要求每位成员都必须有责任心、热爱外联工作、诚实守信。我外联部将打造经

10、验型，创新型，组织型外联人作为新一年的开年计划，一举突破“老带新”的这一单一模式，将朝着更有成效的多方位带新模式探索和发展。在对外交流方面，培养成员热诚大方，待人得体。在赞助宣传方面，培养成员富于创新，勇于开拓，认真对待这样我们才能打造出一个让赞助商放心、协助协会发展、对外形象好的优秀的外联部。绿协外联部邮箱：szlxwailian部门工作规定对外交流接待三原则：一则：待人真诚。不能为了所谓的维护协会面子，随便夸大其词，而损坏协会形象。二则：待人得体。接待到我校参加协会活动时，不能接到宾客了事，更应该表示欢迎，并对宾客进行简单介绍活动或者学校周边情况，落落大方，说话清晰明了。三则：待人始终。接

11、待是一个全过程的行动，除了迎接到宾客，还有过程中的咨询、安排、协调，待活动结束，组织宾客离场，并欢送，有始有终。赞助宣传三步走及注意事项：拉赞助：拉赞助作为整个赞助宣传的第一步，也是非常重要的一环。在接到协会交予的活动、晚会策划后，由外联部部长最迟三日内组织部门会议，副部长协助开展，在会议中首先由部长分析此次活动的特点，然后进行全体讨论确定大致赞助商的方向，指定专人记录，结束讨论后，部长分配好任务。并会后一天内完成赞助策划书的撰写，同时部长做好向协会上级报告的工作，确保上下联动。拿到赞助策划书便可以外出拉赞助，时限为两周一周期，因此至少提前一个月确定活动的开展。拉赞助期间，成员应该多留意商家的

12、动态，不能随意问问，而是要试探签合同：在拟定合同时，要再三推敲，绝对不能草率制定，要充分考虑公平公正性，不仅要维护我协会的利益，也要为赞助商考虑，不能以损害他人利益为前提，这样才能得到赞助商的尊重。同样我们不能因为赞助商的过分要求而定出有损我协会的条款。赞助宣传：此环节主要注重提高宣传效果为目标，赞助商信任得把宣传交给外联部，必须要做好宣传，富有责任感。宣传方式可以多种多样，在不违反法律法规、学校规章制度的前提下，进行大胆创新，这样不但可以吸引同学们的眼球，达到最好的宣传效果，也可以活跃外联部的赞助活动设计的思维，积累的经验日后在工作中都是游刃有余的。但是由于协会配合的其他部门并不熟悉赞助宣传

13、等赞助方面的活动，因此往往也是力不从心，这是外联部就要组织好宣传前期的培训工作，可以邀请赞助方培训，也可以由外联部自己内部派人做培训。赞助后期工作：经了解，赞助活动多数是在配套的晚会活动结束后也随之结束了，没有再和赞助方进行后期的联系合作，因此极少数可以做到长期合作的更深入更广泛的合作。为了规避这个问题，我协会外联部从春光国旅赞助开始便实行了后期市场调查规制。通过市场调查，可以给赞助商一个直观的数据，才能让赞助商知道投放的资金赞助是否值得，也为长期合作奠定了一个现实基础。在后期工作这一板块，还可以进行更多创新性发展，除了现阶段开始的后期市场调查，还可以进行录像采访、网络调查等等方式进行信息反馈

14、。活动赞助流程设计协会确认活动开展下达任务赞助商沟通协商赞助事宜协会外联部及时和协会会长汇报，与秘书部协商需要，安排宣传人力和时间。特色宣传晚会宣传宿舍宣传传单宣传定点宣传后期反馈：制定市场调查等方式进行宣传效果评估，及时反馈合作单位。寻求长期合作，做到诚实守信，认真对待。协会组织结构再造协会会长：1.领导协会各部门工作，把握协会大政方针； 2.沟通上下，做好学校和协会的桥梁； 3.做好工作计划和工作总结，对会员负责，向会员宣布各项重大事宜。 副会长：1.会长不在时，可代理会长行使会长职务2.协助会长管理协会3.对协会方针的监督部长：1.负责贯彻协会方针的实施2.协调部门间合作3.日常部门工作

15、沟通开展秘书部专员：行政专员：1.负责开会记录、资料收集整理2.传达通知、紧急会议组织对外联系专员：1. 负责协会官网信息更新发布2. 保持和广西绿盟、比邻星环保网、中国绿化基金会等组织单位的联系宣传部专员：幕布专员：1. 晚会幕布筹划2. 大型宣传展报专员：1. 展板、海报宣传2. 特色宣传实践部专员：申报专员：1. 协会活动场地和手续申请2. 经费申报管理活动专员：1. 活动设计2. 活动安全调度策划部专员：规划专员：1.制定协会规章制度2.提供协会发展参考文书专员：1. 起草协会书面文书2. 提供文字资料外联部专员：合作单位专员：1. 沟通联系桂林高校友好协会2. 沟通联系赞助合作单位接

16、待专员：1. 接待参与我协会活动领导老师2. 接待来我协会参观的友好单位声明：具体更多职责鉴于实践有所增减，再做调整赞助后期经验总结摆摊宣传存在以下几个问题导致宣传不到位：1. 在摆摊宣传过程中，各部门未能协调好，导致安排人员未能及时到宣传点进行宣传的情况出现。2. 负责宣传介绍的同学，不懂得如何去介绍，吸引更多的同学参加，以及未能将宣传与赞助商相结合起来做宣传。3. 摆摊宣传报名点不够大气。4. 摆摊宣传的展板制作的不够好，未能写上赞助商的相关简介。5. 摆摊宣传点过少。6. 只是在甲山校区摆摊，未能在信义校区也摆摊。对于以上存在的问题，主要是因为：1. 我们外联部未能及时与其他部门做好协商

17、沟通工作。 2. 由于签合同过迟，导致宣传时间与签合同时间有重叠的现象，影响了后面的宣传安排，比如未能有充足时间进行宣传培训。 3. 宣传点过少，是因为我们未能及时与学校相关部门联系，沟通好，因此只是单纯在一个地方做宣传工作而已。 4. 只是在甲山校区摆摊，是因为协会本部是在甲山校区，而信义没有分会，并且协会中的同学大家要上课学习，因此没有时间到信义区摆摊设点宣传。 对于以上所存在的问题及原因，我们将作出以下的解决方法：1. 加强部门与部门之间的沟通协调工作，让本部门的工作与其他部门的工作紧密相连在一起。 2. 在做宣传之前，做好培训工作。 3. 及时与赞助商签合同，然后制作相关的宣传展板时，

18、一定会注意加上有关赞助商的相关信息，报名点也一定制作的大气，并且美观。做好充足的宣传工作。 4. 在宣传前就及时与学校的相关部门提出申请，并且做好协调和沟通工作，争取得到更多的点进行宣传。 5. 尽量争取在信义校区开办一个绿色环保协会分会，让两个校区都可以同时进行更好的宣传工作，加强影响力。 宿舍宣传存在以下几个问题：甲山校区宿舍的宣传：1.有部分宿舍宣传不到位，导致有些宿舍成员不知道有这件事情2.在宣传过程中，只是单纯介绍本协会即将举办的活动未能将本次活动与赞助商的相关资料相结合起来。信义校区宿舍的宣传：1. 到信义校区宣传的时间过晚，虽然已经推迟了信义校区那边的报名时间，但是宣传的结果却不

19、理想。 2. 去信义宿舍宣传的时间选择的不对，是在周五晚上和周六过去的，导致一部分学生已经回家，宿舍没人，因此没有能做到每个宿舍都宣传了。 对于以上存在的问题，主要是因为：1. 出现宿舍宣传不到位，是因为本部门未能及时对负责宣传的同学做好相关宣传的培训工作。 2. 负责宣传的同学责任心不强，也是导致出现宿舍宣传不到位的原因之一，这主要是本部门未能做好监督工作，因此出现了同学责任心不强的现象。 对于宿舍宣传不到位的问题及原因我们将作出以下的纠正方法：1. 在进行宣传的时候，我们将做好相关的培训工作，从而提高负责宣传的同学的口才，以及让他们知道相关的注意事项，更好的宣传。 2. 在之后的宣传过程中

20、，我们将做好监督工作。 合作单位收录春光国际旅行社有限公司桂林春光国际旅行社有限公司，由一批业内资深人士创立于2008年，拥有经营中国公民国内旅游、入境旅游资质。从创立之初，“春光旅游”就致力于成为“专业的旅游零售渠道运营商”。“春光旅游”为机关团体、企事业单位、学校、社区居民、来桂游客提供桂林、周边、国内外旅游线路的销售和咨询服务，提供机票、火车票、船票和酒店的预定服务；提供会议服务，还为旅游者提供保险、演出票、温泉、滑雪等各种相关和衍生产品的代理服务。比邻星环保网比邻星环保网（）自2009年6月创立以来，秉着友好开放合作、团结环保力量、推动环保业成长的心态，积极传播环保最 新资讯，倡导环保

21、低碳生活。以建立全国校园环保社团官网交流平台为宗旨，免费为全国校园环保社团制作官网。通过一年的努力，已经让全国各个省份的众多大学 环保社团拥有了自己的网上家园，且一直在努力完善环保社团的网上家园，以期增强我们的平台凝聚力，让环保社团认识到网络宣传环保的强大力量。此外通过不定期的环保活动，提高环保社团 宣传和参与环保的能力和积极性。更多关注环保的企业组织，期盼与您的合作，我们秉承互利共赢共为环保的原则，致力于发展！对外联系、接待来宾工作细则对外联系原则：1、避免姿态过高或过低，平等沟通。2、本着友好的态度，真诚对待。3、不应承有违反法律法规的沟通，不损害协会的利益。接待来宾原则：1、明确对方身份

22、，头衔，职位等信息2、做到无论对方身份无差别对待，高度负责任接待接待来宾步骤程序：1、分派两路，每组接待不少于两人。2、一路派往25路站点接待，一路留守校门口接待。3、微笑接待来宾，解答来宾的问题，介绍学校和协会。4、引导来宾参加协会活动，并陪同。5、来宾返回，陪同到站点，微笑欢送。曾出现问题回顾总结：1、接待未能明确对方到达时间，浪费了大量人力时间2、接待者未能进行统一培训，对于应对突发事情能力较弱3、忽略接待和引导陪同分工，容易造成时间差，接不到来宾4、活动期间未能专人负责来宾的咨询5、活动中间或后期，来宾退场没有专人安排陪同欢送协会规划及展望协会成立五年以来，经过历届会长和整个团队的建设

23、，已经趋于构架完整，各方面已经成熟。对于协会未来而言，“走出去”战略无疑将是获得更大发展的一条捷径。然而对于“走出去”战略的理解确是慎重的，避免盲目、漫无边际的往外走，而没有了特色，许多例子都是可以作为前车之鉴。因此未来几届对于“走出去”的把握将极其关键。“走出去”有两条路，第一条是广泛与全国各大高校环保协会的沟通联系，参与各类环保组织，吸取百家之长，保持自身的特色，积累举办活动的经验，适时结合现实条件与一些友好协会进行活动策划，提高协会整个团队的组织能力。第二条是做特色的赞助，把传统的单一赞助向合作单位转变，进行长期而深入的合作，才能赢得市场对我们的支持。协会战略的探讨是长远而重大意义的，随

24、着时代的变化，更是要准确把握变化中的绝处逢生，让协会面对困难迎刃而上，取得更高的成功。 对于未来的协会，我们充满斗志，充满期待，更加充满对于环保的热情，相信协会可以在未来的日子里走得更远，成为永不熄灭的环保之火。附一 赞助合同书甲方（被赞助单位）：桂林师范专科学校绿色环保协会乙方（赞助单位）：桂林春光国际旅行社有限责任公司 甲乙双方根据国家和本市有关法规、规定，按照自愿、平等、协商一致的原则，签订本合同。经甲、乙双方协商，就第五届环保时装秀大赛的有关事宜达成以下协议：甲方义务：一、甲方在收到乙方提供的大赛的全额赞助，并由乙方提供本次校内宣传资料（包括宣传单、海报、广告Tshirt衫等）后，甲方

25、将为乙方提供以下宣传工作中的九项，具体开展时间按照甲方提供的活动策划执行。（1）信义校区和甲山校区同时进行传单宣传（宣传单结合协会和赞助商的旅游项目，印制由赞助商提供，不在赞助费中扣除）（2） 摆摊报名同时定点宣传赞助商和旅游项目（赞助商派出专门人员）（3） 由本协会理事到各个学生宿舍做宣传。（4） 晚会当晚所有工作人员身着赞助商宣传服装（服装赞助商提供）（5） 晚会幕布冠名“春光旅游蝴蝶谷杯第五届环保时装秀”，并在右下方显眼位置注明赞助商全称：桂林春光国际旅行社有限公司（6） 晚会当晚主持人口头鸣谢（7） 晚会中间抽奖活动主持人简短介绍赞助商的简介（8） 绿色环保协会活动博客，依靠新媒体及网

26、络宣传。（9） 在晚会现场分发旅游宣传单二、甲方计划在本年十一月份内举办的新老干事交流会外出活动，只能选择乙方作为服务方，具体出游价格双方商议，但不会高出宣传价格。（具体地点双方平等协商决定）乙方义务：甲方将于十一月下旬举行环保时装秀大赛。乙方为甲方提供本次大赛赞助现金伍百元整，蝴蝶谷生态旅游票（包含门票、车票）共计拾张，折算合计人民币捌百叁拾元整（大写）。注：1、本合同只适用于环保时装秀大赛。2、本协议的合作有效期为2010年11月1日至2010年11月26日。3、双方如有违约，赔偿利益受损方的赞助总费用的两倍。4、未尽事宜，双方经协商后再做补充解决，补充协议与本协议具有相同的法律效力； 在

27、执行过程中，如果双方有因不可预测的因素导致在双方之间可能产生的一切争论、异议和纠纷均双方可协商解决；本次协议一式两份，甲、乙双方各执一份，双方代表签名盖章后生效，复印件无效，本协议最终解释权属于桂林师范专科学校绿色环保协会主办单位。最后祝愿合作愉快，生意兴隆！甲方代表（签字盖章）：_乙方代表（签字盖章）：_年_月_日附二 绿色环保协会赞助宣传后期市场调查朋友您好！这是一份来自桂林师专绿色环保协会的赞助后期市场调查问卷，感谢您的积极配合，请您如实填写。第一部分：基本情况了解 （单选）1、您是否收到我协会发出的第五届环保时装秀的宣传单？ 是 否 （填否直接跳至第9题回答）2、您收到宣传单后，是否全

28、面细致看完宣传单？ 全面看完 忽略看 没有看完3、您是否留意到此次活动的独家赞助商桂林春光国际旅行社有限公司？ 有 没有 不记得了4、您在看完宣传单后，对于春光国旅的认识了多少？ 基本 一点 没有第二部分：公司业务了解 （单选及填写）5、您是否已经获悉春光国旅是一家桂林市拥有运营资质的旅游公司？ 是 否 没有想过6、您对于春光国旅的旅游路线是否感兴趣？ 很感兴趣 一般感兴趣 不太感兴趣 一定也不感兴趣7、您期望的旅游路线是什么？_8、您如果打算去旅游，是否会第一个选择春光国际旅行社？ 会 不一定 不会第三部分：旅游市场调查 （单选及填写）9、您是否想过去旅游？ 很想 一般想 不想10、您来到桂

29、林，是否经常去游玩？ 经常 偶尔 很少11、您是独自一个出游还是多人？ 独自 多人 说不定12、您最想去的旅游景点是？（仅限桂林）_13、您能承受的价格是？ 100元以下 100至300元 300至500元 500以上14、您觉得什么季节适合出游？ 春季 夏季 秋季 冬季感谢您的认真填写，我们万分感激！祝您生活愉快！附三 绿色环保协会赞助宣传后期市场调查问卷数据统计情况此次调查问卷发放200份，发放方式为桂林师专甲山校区抽样宿舍问卷方式。实际回收174份，回收率87%，属于有效调查。数据统计：第一部分：基本情况了解 1、 您是否收到我协会发出的第五届环保时装秀的宣传单？是（165人） 否（9人）分析： 说明宣传单在甲山校区的发放是全面的，覆盖面是广泛的，高达到了97%2、您收到宣传单后，是否全面细致看完宣传单？ 全看（86人） 忽略看（69人） 没有看完（19人）分析：全看的人数和忽略看的人数占了绝大部分的比例，然而也要看到忽略看的人数在里面占的比例也过于高，这是由于宣传工作中缺少工