采购计划的制定采购程序.docx

1、采购计划的制定采购程序甘蔗渣采购计划的制定（一）纸业分公司根据公司年度生产目标，统计出年度除髓甘蔗渣需求量，扣减现有库存，制定出榨季期间蔗渣采购计划，说明存放地点、存放数量、每日卸车量，于每年9月底前形成业务报批，经公司生产部审核后（生产部提供内购蔗渣量参考数据给纸业分公司），报公司总经理审批。（二）采购计划内容包括蔗渣现有库存量、年度使用量、年度采购量。（三）采购计划应标明蔗渣的质量指标及要求。甘蔗渣采购程序（一）供应部根据公司蔗渣采购批复指示，会同生产部、纸业分公司、财务部核实年度应采购蔗渣数量，明确现有库存量，内购数量、外购数量，根据外购数量初步拟定采购范围，初步摸清本榨季蔗渣市场情况后

2、，编写榨季甘蔗渣采购方案，报公司总经理审批。（二）成立榨季蔗渣采购小组，落实采购小组成员组成，并对蔗渣采购、运输、卸车、贮存、检测等过程，相关人员进行明确分工。（三）本着就近采购原则，巩固老客户，发展周边新客户，于每年的10月份逐个落实供应商，争取签订意向采购合同。（四）榨季开始前，纸业分公司做好场地清理工作及场地人员工作培训，明确岗位职责。（五）供应部、纸业分公司于每年10月底前完成蔗渣运输、卸车队伍招标工作，认真选择有实力、讲信誉的运输队和装卸队，确保按时、按质、按量完成任务。（六）根据开榨后甘蔗渣市场实际情况，采取灵活的采购措施，适量签订蔗渣购销合同，形成业务报批报公司总经理批准后，按公

3、司规定办理合同审批手续，合同审批手续未获准前不能进货。因供应商方面原因，未能及时按报批程序办理相关手续而又需即时答复供应商的，经请示公司总经理同意后可先执行，但必须在三个工作日内补办、完善相关手续。（七）供应部榨季期间应配备专人专职负责办理蔗渣采购合同报批、付款、发票等单据收集工作，做好台帐记录。（八）设专人负责，合理安排蔗渣运输队提货，对以往榨季供货质量波动较大的厂家派员进驻，跟踪质量。低值易耗品、工具类物资采购计划的申报 （一）子（分）公司根据本单位技改、扩建、新建工程项目以及检修项目、正常生产的需要，对所需低值易耗品、工具类物资按公司审定的上下限定额标准分类填报采购计划申报表。（二）子（

4、分）公司原则上每月25日由管理员对红线控制物资根据库存和消耗情况，按申报表规定申报补充，申报补充的物资型号、规格必须准确、齐全，不能错写、漏写。（三）为确保生产正常进行，对技改、扩建、检修、大修所需的红线控制物资，根据实际使用情况，可超红线申报，但必须说明使用原因，未说明使用原因的不予批准购买。（四）对定额发放的低值易耗品红线控制物资（指劳保用品等），在定额发放期间内，可超红线申报，但必须说明使用原因。（五）未列入低值易耗品、工具类红线控制清单的低值易耗物资，暂按实际需求计划申报采购，在执行中逐步修改完善红线控制物资清单，补充列入红线控制物资范围。（六）子（分）公司分类填报低值易耗品、工具类物

5、资采购申报表，经公司总经理批准后方交供应部实施采购。低值易耗品、工具类物资的询价及供货商的确定（一）供应部主办采购员分类分别向合格供货商发出询价函进行收资，并收回询价函及有关资料。（二）根据收资及询价情况，对供货商的资质、业绩、供货能力、物资质量、信誉、时间保障等进行综合评定。采购物资批量在5万元以下，由供应部主办采购员综合评定报分管副经理议定供货商，报供应部经理批准。采购物资批量在5万元以上20万元以下,由供应部经理、分管副经理议定供货商。采购物资批量在20万元以上，由供应部综合评定供货商，报公司总经理批准。供货合同的签定（一）供货合同的签订必须符合中华人民共和国合同法的规定，杜绝无效合同。

6、（二）合同内容要准确、完整，标的、型号规格、供货范围、质量、价格、交货期、交货地点，运输方式及费用、付款方式、验收、售后服务、违约责任等都必须在合同中明确。（三）采购物资批量在5万元以下，由供应部主办采购员与经确定的供货商进行商务谈判，拟定商务合同报公司总经理批准。（四）采购物资批量在5万元以上20万元以下由供应部分管副经理与经确定的供货商进行商务谈判，拟定商务合同报公司总经理批准。（五）采购物资批量在20万元以上，由供应部经理及公司总经理指定专人，与经确定的供货商进行商务谈判，拟定商务合同报公司总经理批准。（六）所有低值易耗品、工具类物资采购商务合同，必须经财务部或生产部、公司分管领导审核，

7、报公司总经理批准方可生效，杜绝先发货后补办合同行为。应急采购因生产检修，救灾急需的低值易耗品、工具类物资，由子（分）公司总经理签批急件，经公司总经理批准后，可按急件采购，但在货到两天内必须补办合同手续。柴煤、烟煤采购计划的制定与采购程序1、各子（分）公司根据生产部的生产计划安排，书面上报各自单位的年度或榨季煤炭申购总计划和月度分计划,报公司总经理批准。2、供应部根据公司批准后的各子（分）公司的年度（榨季）采购总计划和月度分计划，对煤炭市场进行调研，与原有合格供货商进行询价、谈判和报批。对新供货商进行收资、筛选、评价等综合考察，并报批成为合格供货商。选定供货商原则：有实力、讲信誉、价格相同条件下

8、优先考虑供货质量好的供货商。价格不相同时，按上月供货质量换算出单位热值的价格后再作比较，优先选择单位热值价格低的供货商，并视各供应商的供货能力、原煤质量情况分配采购数量。3、供应部按公司总经理批复意见与供货商签订年度或榨季煤炭采购合同及月度供应计划。4、合同签订后，供应部根据合同要求及各子（分）公司的实际生产计划安排，以书面或电话的形式通知供货商，合理组织货源均衡到库，以利于各子(分)公司煤仓管理。5、如遇区内外煤炭市场紧张，供货商书面提出上调价格要求，供应部会同财务部进行市场了解，结合公司实际情况作出是否调价及调价幅度的建议，经生产部、使用单位领导会签后报公司总经理审批，供应部根据批复意见复

9、函供货商。如遇煤炭市场松动，供应部按同样程序与供货商协商下调价格，报公司领导审批后函复供货商。6、如使用单位需对煤炭进行试用，由使用单位办理业务报批，供应部按公司批复意见联系供货商提供煤样，送品控室化验符合公司煤炭质量标准的，供应部负责办理业务报批获批准后与供货商签订合同。原则上一次试用煤300至500吨，并尽可能一次性供货。使用单位书面向公司汇报使用情况，使用合格达到要求的新煤源才能成为公司准入采购的煤源。7、供应部每两个月对供货商所供煤炭质量、数量等进行信誉评定，并将评定情况书面报公司领导，对信誉等级差的供货商适当减少采购量直至取消供货资格。汽油、柴油采购计划的申请与批准子（分）公司根据公

10、司年度生产目标，制订出月度使用计划，以业务报批形式报公司总经理审批。汽油、柴油采购程序1、供货商的选择原则上选择有实力、质量好、讲信誉的供货商。（1）汽油、柴油，以广西中石化公司为主，广西中石油公司为辅。2、合同的签订：供应部根据公司批复意见，按公司规定的合同审批手续报公司总经理审批。3、合同签订后，按子（分）公司实际生产计划安排，以书面或者电话形式通知供货商，合理组织货源到库。4、如汽油、柴油市场紧张造成货源紧缺，供货商调高供货价格，供应部进行市场调研后根据实际情况以业务报批形式报公司总经理批准后适时采购 1、原料 2、化工辅材料的验收、保管、领料 3、燃料 4、机电物资、备件等物资 5、低

11、值易耗品、工具类物资 6、农资肥料1、原料甘蔗渣进场验收（一）纸业分公司蔗渣备料场负责对进入场地的每车除髓甘蔗渣进行过磅、现场指挥卸车、堆放，确保每天卸渣量，发现不合格的蔗渣及时停止卸车，并马上向供应部反映，供应部应在当天派人进行相应处理。（二）纸业分公司负责对排队待卸的蔗渣运输车辆进行管理，确保运输车辆人货安全，按到货时间先后有序进场。（三）要求购回的蔗渣全部经二次除髓。（四）由横县冠桂综合办负责每班派1人对过磅的蔗渣车进行监磅，蔗渣磅码单应由司磅员、综合办监磅员及货运司机三方签字确认。（五）综合办负责对每车蔗渣按蔗渣采样规则要求取样化验，出具手续齐全的化验报告单。（六）纸业分公司负责按甘蔗

12、渣湿场存放要求进行淋水压实保管。（七）供应部蔗渣采购人员榨季期间办公地点转移至纸业分公司，对购进蔗渣质量、数量进行跟踪，对验收情况进行抽检，协助纸业分公司处理蔗渣进场等相关事宜。甘蔗渣蔗渣的出库使用（一）按先到先用的原则，由纸业分公司合理调配使用。（二）纸业分公司入料渣要过磅得出数量。（三）入料蔗渣要求每球均匀取样两次以上，确保数据准确，便于制浆用碱数量的测算，减少生产成本。（四）供应部每月月底会同纸业分公司、财务部到蔗渣备料场盘点蔗渣数量，了解质量情况。2、化工辅材料的验收、保管、领料（一）子（分）公司物资科、生产科负责将到厂的物资对照货物清单过磅核实验收后，到指定存放点卸车，办理入库手续。

13、卸车前先由化验员取样化验，待化验结果合格后方可卸车，不合格作退货处理。供应部不定期到使用单位参与验收并抽检验收情况。（二）各制糖子（分）公司使用的糖袋等目前尚无检测设备的化工辅助材料，需由各子（分）公司物资科组织车间有经验的人员组成验收小组进行验收，认为合格的方可卸货。（三）纸业分公司物资科设定专人负责液氯、液碱的接收，按指定地点存放保管液氯、液碱。（四）液氯仓库存放量控制在允许范围内（以经上级相关部门批准同意的库存量为准）。（五）液氯仓防毒面具或氧气呼吸器必须保持完好，保管员要能熟练使用有关安全防护的物品及设施。（六）领料必须按公司物资领用制度相关规定办理手续，凡手续不完善者，仓库保管员拒绝

14、发货。（七）液氯用完后的空瓶要及时退回液氯库保管。3、燃料煤炭入库、验收、保管和出库规定1、入库（1）供应部通知各子（分）公司物资科每天煤炭进厂数量，物资科应做好煤进场准备工作，运煤车到厂后，先到地磅称毛重，要求供应商必须提供过磅单，物资科派专人每车监磅，司磅员将车号、供货单位名称录入电脑，由物资科领导、司机签字方才生效，每天做好台帐记录。过磅时如发现供货商磅码单与进厂过磅数字相差较大须报告领导。物资科人员、综合办、财务人员及供货商共同在场的情况下进行采样，化验合格后方可卸车。（2）运煤车卸煤后返回地磅磅皮重，由司磅员将打印出来的一式四联磅码单给司机签字确认，并退回一联给司机（供方），一联给仓

15、库办理入库手续，一联给供应部办理结算手续，一联存根联。物资科根据品控室化验结果和供货合同规定办理正常入库、折价入库、或退货等手续。（3）物资科保管员根据磅码单、化验报告单办理入库手续，库存总量须保持10天的生产用量。2、验收为使煤炭的检验工作真正做到“规范、准确、公正、可靠”，参照GB-1996商品煤样采取方法，结合我公司的实际，对原煤的采样验收、留样作如下规定：（1）验收人员：为做到客观、公正，由物资科采样员负责采样（采样员每月更换一次）。采样时生产科、综合办品控室、财务人员及供货商在场共同监督，供应部不定期到使用单位参与验收及抽检验收情况。供货商只能监督采样员是否按本规定进行取样，不允许供

16、货商或其它人员私自取样或指定采样员采集指定煤样。采得的样本必须当场注明公司名称、煤种、来源、车卡号、入厂时间、采样时间、采样者等。（2）采样原则：依据“均匀布点，使每部分煤都有机会被采出”的原则，要求每车（船）煤炭都要进行取样，同一天、同一公司、同一煤矿的煤可集合后进行分析。（3）子样数目的规定：只有一车时，要求所选取的子样数不少于12个，2车时，不少于18个，34车时，不少于24个，5车以上，子样应不少于30个。（4）采样点的选取：A车：采取先化验合格后再卸车的方式，过磅后的运煤车辆在煤场打开任何车门待原煤自行散落后，再遵循“均匀布点，使每部分煤都有机会被采出”的原则，采取上、中、下层煤。所

17、余煤待品控室化验为合格后方能卸完，如化验不合格则将剩余煤再次过磅后退回，采样煤我司收留使用。B船：采取先起船煤（约1015吨）然后再上船取样，采用对角线取样，按等均在对角线上取几个点，尽量做到对上、中、下层煤都进行取样，取样点不得少于12个。（5）采样时不能将应采的煤块或煤矸石、矿石和黄铁矿漏掉或舍弃，也不能专门把煤块或煤矸石、矿石和黄铁矿采入煤样中。（6）样本的处理：煤样经初步破碎后，采取四分法留取约6kg样本，分成三份（每份约2kg），一份装入牛皮纸袋中留作品控室分析，一份装入牛皮纸袋中，打上封条交给供货商，一份装入不受污染的自封口塑料袋中，打上有采样员及供货商签字的封条，留作仲裁存样。纸

18、袋内附上公司名称、煤种、来源、车卡号、采样时间的字条。（7）样本检验结果的处理A、为保证样本的公正性和唯一性，要求供货商和使用单位派员(动力车间)在取样时进行监督，如供应部通知供货商而其未到现场的，则视为认可我公司的采样程序及采样方法，检验报告得出后，供货商不得提出重新取样。B、如供货商对分析结果有异议需向仲裁机构送检时，由供应部书面通知综合办品控室，品控室负责人以采样时封存的样本为依据，委派品控室一人与供货商一同将样本送至合同中认定的权威机构进行检测，以检验机构出具的检验报告结果为准。3、煤炭的保管物资科、子（分）公司动力车间负责做好煤的保管工作，对不同产地、品质和入场时间的煤分开堆放，分期

19、分批使用，避免雨淋或暴晒，造成煤质下降，实行先入库先使用，后入库后使用，尽量避免自燃现象。卸车后尽快通知铲车归堆处理，避免流失。仓库内禁止吸烟，做好防火工作。4、煤炭的出库（1）为了准确确定煤的用量，物资科、使用单位、财务科等三个部门到场实地盘点，用尺丈量煤立方米，得出盘存数，签字确认，每半个月盘点一次。另一方面，也可建立投煤台帐，按投煤工一抓斗为1.7吨计，每投一斗记录一次，每班记录得出每班的投煤量，三个班得出一天的投煤量来作为参考，计算公式：本月领用数=上月库存+本月入库存-本月库存，数字确定后使用单位每半月开一次领料单办理出库手续。（2）物资科负责编制每日、每月煤炭出入库报表及时报送公司

20、领导，供应部负责填写入库单。柴油、汽油验收、保管、领用1、子（分）公司物资科、生产科负责将到厂的物资对照货物清单过磅核实，清点货物数量、规格型号、生产厂家是否与发货清单一致，有异议立即提出，核实清楚后方可办理入库手续。供应部不定期到使用单位参与验收及抽检验收情况。保管时置于室内做好防潮、防火、防盗、防爆工作。2、领料必须按公司物资领用制度相关规定办理手续，凡手续不完善者，仓库保管员拒绝发料。4、机电物资、备件等物资机电物资、备件等物资的入库验收按公司关于印发的通知（冠桂糖司200897号）执行。5、低值易耗品、工具类物资值易耗品、工具类物资的入库验收（一）子（分）公司物资科对每月补充的红线控制

21、物资按规定验收入库，5万元以下物资由物资科长、仓库保管员、生产科长、生产科质检员根据供货商随物资到厂的物资清单对照实物验收，核对无误，由仓库保管员负责如实填写材料交库单，经保管员和生产科质量检查员签字确认后5天内交供应部办理相关结算手续。5万元以上物资，按公司关于印发的通知（冠桂糖司200897号）执行。（二）验收时对质量有缺陷、数量不足、规格不符的物资必须在物资到库后两个工作日内书面反馈供应部，供应部接到书面反馈后一天内作出答复，须退、换的物资五天内完成。（三）供应部、财务部、生产部相关人员共同对子（分）公司物资材料的验收工作不定期随机抽查。低值易耗品、工具类物资的领用（一）按关于印发的通知

22、（冠桂糖司2008106号）执行。（二）工具类（详见清单）、轴承类物资的领用必须以旧换新，申领人申领工具类物资，填写物资领料单时必须注明以旧换新，经车间领导签字确认后持旧件换领新件。仓库保管员负责做好台帐记录，物资科长负责监督执行。（三）新进厂员工因工作需要第一次领取工具类物资，填写物资领料单时须注明为新进厂员工，第二次领用工具类物资同样执行以旧换新。（四）以旧换新积留下来的旧工具、轴承，由子（分）公司业务报批经公司总经理批准后按废旧物资处理，由供应部办理。（五）仓库保管员根据红线管理上、下线不定期做补充计划，确保领用。6、农资肥料农资肥料入库验收及出库使用（一）、各子（分）公司物资科、生产科对到厂农资、复混肥原料进行过磅、批量抽样检查，合格品及在合同质量指标扣罚范围内的不合格品办理入库手续，超质量指标扣罚范围的不合格品办理退货手续，同时收集、保管好物资原始磅码单据等凭证。供应部不定期到使用单位参与验收并抽检验收情况。（二）、原则上农资现场直接发放给蔗农，不再进厂存放，农务科配合做好农资接货、发放手续。（三）、各子（分）公司物资科做好货物进出台帐，各子（分）公司农务科做好农资发放、领用台帐。